7458827 Beantwoording IV VVD over rv 'Vaststellen voorlopig ontwerp nieuwe gemeentehuis' (2022.0002621).pdf

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

postbus250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Taurusavenue100 Hoofddorp Telefoon0900

Projecten Contactpersoon mevrouwT. van den Berg Telefoon 0900 1852 Uw brief 10 maart 2023 Ons kenmerk X.2023.01836 Bijlage(n) Geen Onderwerp Beantwoordinginformatievevragen van de fractie van de VVD over het raadsvoorstel 'Vaststellen voorlopig ontwerpnieuwegemeentehuis' (2022.0002621) Cluster

1852

Verzenddatum

1 6 HMM 2023

Geachte heer, mevrouw. Op 10 maart 2023 ontvingenwij informatievevragen van de fractie van de VVD over het raadsvoorstel 'Vaststellen voorlopig ontwerpnieuwegemeentehuis' (2022.0002621). Onderstaand treft u de beantwoordingaan. Vraag1 Wordtmet eenrepresentatieve afspiegeling vandeorganisatie enkeldeeigenambtelijke organisatie bedoeld afzijnexternemedewerkers zoalscateringmedewerkers enbeveiligers ook vertegenwoordigd in degenoemde meedenkwerkgroep? Welkefunctiesengebruikers vanhet gemeentehuis zijn vertegenwoordigd in dezemeedenkwerkgroep? Antwoord: In de projectorganisatie voor het nieuwegemeentehuis - waaronder dus de meedenkgroep- is een grootaantal onderwerpenen domeinenvertegenwoordigd. In het bijzonder heeft cluster Facility Managementeen prominente rol. Dit cluster is straks de beheerder van het nieuwe gemeentehuis, en denkt daarom nual intensiefmee over onder andere de beveiliging en horecafaciliteiten in het nieuwegemeentehuis. Ook cluster Grondzaken en Vastgoed is nauw betrokken,aangezien zij straks eigenaar zijn van het gebouw. Verder werken diverse vertegenwoordigersvan Financiën,HRM, het sociaal domein, stedenbouw, cluster Projecten (waaronder projectcontrol), onderzoek, dienstverlening, de Ondernemingsraad, informatiebeveiligingen cluster lnfo+actief mee aan de ontwerpfase. Vraag2 Tot welkeopmerkingen, aanvullingen e.d.

ophetVO heeftdeinspraakvande meedenkwerkgroep geleid?

Ons kenmerk: X.2023.01836

Pagina2

Antwoord: De betrokkenvertegenwoordigers hebben met name waardevolle opmerkingenen aanvullingen gemaakt met betrekking tot het aanpassenvan de flexfactor en werkplekmix, akoestiek, klimaat, de integrale toegankelijkheid, de keukenvoorzieningen, de PV-panelenen behoud van elementenuit het voormaligeraadhuis. Vraag3 Hoeis deorganisatie rondditprojectinterningericht,welkeafdelingen/afdelingshoofden zijn betrokken?Hoewordtervoorgezorgd datersprakeis vaneenoptimaleinternecontroleen zowelinhoudelijk alsfinancieel? beheersing, Antwoord: Het is in de verantwoordelijkheidsverdeling tussenraad en college niet gebruikelijk om de bemensingvan en taakverdeling binneneen ambtelijke projectorganisatieopfunctieniveaute voorde raad is immers altijd het college en daarbinnen een specifieke delen. Aanspreekpunt portefeuillehouderof portefeuillehouders.Gezien het bijzondere karakter van het nieuwe gemeentehuis kiezen we er ditmaal wel vooreen beschrijving van de projectorganisatiegeven. Het geeft ookeen goed beeld van de brede ambtelijke betrokkenheid bij dit vraagstuk. Dit doet uiteraard niets af aan onzebestuurlijkeeindverantwoordelijkheid richting uw raad. Dat gezegd hebbende schetsen wij hieronder ophoofdlijnen de projectorganisatie: Een Projectgroep,aangestuurd door de Projectmanager Nieuw gemeentehuis. Een Coördinatieoverlegcq.

Stuurgroep.Deze Stuurgroepwordt voorgezetendoor de Ambtelijk Opdrachtgever (dit is de directeur Grondzaken en Vastgoed). Een Ambtelijk Opdrachtgevers Overleg, aangestuurd door de Ambtelijk Opdrachtgever. Een Ontwerpteam,aangestuurd door de bouwkundigadviseur namensde Projectmanager Nieuw gemeentehuis. Een GROTICK-overleg (deze afkortingstaat voor:geld, risico's, organisatie, tijd, informatie,controlen kwaliteit), aangestuurd door de Projectmanager Nieuw gemeentehuis. Het projectNieuw gemeentehuis is verder onderdeel van het Programmateam Stadscentrum Hoofddorp. Tot slot wordt de projectorganisatiegeadviseerd door een Meedenkgroep, een WerkgroepFinanciën,een WerkgroepDienstverlening,de Ondernemingsraad en sinds december 2022 door een Raadswerkgroep. Eerder was er ookeen werkgroep Stedenbouw en Vergunningen. Deze is met overgangvan de fase van het voorlopig ontwerpnaar de fase van het definitief ontwerpkomente vervallen.

In deze gremia zijn diverse domeinen, professionalsen onderwerpenvertegenwoordigd: Grond­ en Vastgoedzaken (waaronder een planeconoom, vastgoedeconoomen vastgoedadviseur), Financiën(waaronder een Financial en businesscontroller), Projecten(waaronder een planner en projectcontroller), HRM, Facility Management, Communicatieen Externe Betrekkingen,het Klantcontactcentrum (waaronder diverse adviseurs dienstverleningen medewerkers Burgerzaken),Sociale Dienstverlening,Inkoopen Juridische Zaken (waaronder een inkoopadviseur)en lnfo+.In het Ontwerpteamworden wij bijgestaan door de gebouwarchitect, een installatieadviesbureau, een constructiefadviesbureau, een bouwfysisch adviesbureau, een bouwkostendeskundigeen een duurzaamheidsadviseur. Voorde bestuurlijkeafstemming is er een staf Gemeentehuis, periodiek terugkerende bilaterale overleggentussende portefeuillehouderen de Projectmanager en zo nodig een bestuurlijk afstemmingsoverlegmet portefeuillehouderStadscentrum Hoofddorp. Ook stemt de

Ons kenmerk: X.2023.01836

Pagina3

projectorganisatieregelmatig af met de griffie en het zogenoemde Driehoeksoverleg (burgemeester, griffier en gemeentesecretaris). Verder zijn er recent bijeenkomstengeweest met de Raadswerkgroep, in voorbereiding opde raadsbehandeling van het voorlopigontwerp. Vraag4 We makenopuit hetvoorsteldateenexternbureau IGG is ingehuurd om eenkostenraming te maken.Vervultdit bureau derol vandetoegezegde externbouwkundige? Zo nee,wie ofwelke organisatie vervultdierol danwel? Antwoord: Nee, IGG-bouweconomie vervult de rol van bouwkostendeskundige.Onze externe bouwkundig adviseur sinds juli 2022 is Diepenhorst, De Vos en Partners. Daarvoorwas dit Co2ncepts. Vraag5 Wat is derolopvatting vandetoegezegde externbouwkundige volgenshetcollege? Antwoord: Onze bouwkundigadviseur adviseert de projectorganisatieNieuw gemeentehuis over de bouwkundige-en contractaspectenvan het ontwerpvan de nieuwbouwen is namensde Projectmanagervoorzittervan het Ontwerpteam. Vraag6 Wat beschouwt hetcollegeals normaleinflatie?Welk inflatiepercentage is hierbijgehanteerd. Met andere woorden, kanhetcollegedeberekening met deraaddelen? Antwoord: De bouwkostenraming voor het voorlopig ontwerpis opgesteld in het derde kwartaal van 2022. In die raming is uitgegaan van een gemiddelde prijsstijgingvan circa 3%, opbasis van de planningdat de bouwvan het gemeentehuis start in 2024.

Vraag7 Kanhetcollegeeenduidelijke onderbouwing gevenvanderisico's met daarbij perrisico dekans datdezezich voordoet, hetmaximalerisicobedrag enhetgeschatte risicobedrag? Antwoord: De ongewogenfinanciëlerisico's geven een bandbreedte van de mate van onzekerheid in een project.Per kwartaal worden deze risico's in de Projectgroepbesprokenom zo de risico's inzichtelijk en beheersbaar te houden. Zoals benoemd in het raadsvoorstel van december 2022 zijn d.d. september 2022 de belangrijkste risico's en bijbehorende bedragen en kans (van optreden)als volgt: aanpassingenvan het ontwerpna de DO-fase: dit risico kent een financieel risico van € 1.500.000 met een kans van optreden van 25%; de aanbesteding: dit risico kent een financieel risico van € 3.000.000 met een kans van optredenvan 1%; de toekomstigerentestand: dit risico gaat ten laste van het reguliere huisvestingsbudget; vertraging ophet gebied van de vergunningen met een financieel risico van € 100.000 met een kans van optredenvan 10%; vertraging van de collectieve warmte-koudeopslag(WKO) met een financieel risico van € 1.500.000 met een kans van optredenvan 10%.

Ons kenmerk: X.2023.01836

Pagina4

Vraag8 Waaromkiest hetcollegeervoorhetprojectrisiconietopte nemenals investeringskosten? Daarmeeis hetrisico ongedekt enhetdoelvaneenrisicoanalyse is tochjuist om in te schatten welkekostenermogelijkbijkomenzodatdaardekkingvooris? Antwoord: De geraamde investeringskostengeven het meest realistische beeld van de te maken kosten weer. Doorhet benoemen,financieelmaken en bewaken van risico's kunnenwe in het geval van het daadwerkelijk optredenvan een risico tijdig de investeringsramingaanpassen,maar houden we wel een zo realistisch mogelijke investeringsramingaan. Vraag9 De raadheefthetbudgetrecht enmoetdaarmee financieel volledig zijn geïnformeerd overhet project.Eind2022 is deraadgeconfronteerd met eenforseoverschrijding opdebouwkosten met daarbij deaanvulling dathetVO nognietvolledigis. Op welkewijze enmet welke regelmaat ontvangt hetcollegerapportages enis hetcollegebereidom dezerapportages in samenvatting te delenmet degemeenteraad? Antwoord: In de eerste plaats benadrukken wij dat de raad noggeen krediet heeft verleend voorde bouw van het gemeentehuis. In de fase van het voorlopigontwerpleggen wij noggeen voorstelvoor een krediet voor,maar is de bouwkostenraming van het ontwerpaangescherpt. Wij ontvangen geen tussentijdse rapportagesover de ramingenvoorhet ontwerpvan het gebouw.

Deze ramingen zijn immers direct gekoppeld aan keuzemomenten,zoals het vaststellen van afwijkingenophet programmavan eisen en het voorlopig ontwerp(en later: het definitief ontwerp).Deze ramingen,gebaseerd ophet voorlopig ontwerpen de wijzigingsvoorstellen, hebben wij nuaan de raad voorgelegd. Tijdens de fase van het voorlopig ontwerpzijn ambtelijk de wijzigingsvoorstellenophun kosten, kansen en risico's geanalyseerd en beoordeeld en vervolgensaan het college en nuaan de raad ter besluitvormingvoorgelegd. De totaalraming is gemaakt ophet momentdat het voorlopig ontwerpen de voorgestelde wijzigingenophet programma van eisen inzichtelijk waren. Tijdens de (aanstaande) uitvoeringvan de bouwzullenuiteraard financiële voortgangsrapportages worden opgesteld. Indien gewenst kunnenwij deze te zijner tijd met de raad delen. Vraag10 Wat was hetfinancieel kaderwaarbinnen dearchitecten hunschetsontwerp mochten aanbieden? Antwoord: Er zijn vier architectenbureaus uitgenodigd om deel te nemenaan de aanbesteding. Vooralle vier de bureauswas het financiëlekader gelijk, namelijk het bouwkostenbudget.Het programma van eisen van 2020 moest binnendit budget gerealiseerd worden. De daktuin en zaal maken tot opheden geen deel uit van het programma van eisen van november2020. Het realiseren van de daktuin en -zaal valt dus buitendat gestelde financiëlekader.

Ons kenmerk: X.2023.01836

Pagina5

Vraag11 Waaromis ervoorgekozen om dearchitectnadeselectieruimtete gevenvooraanvullingen die eengrotere investering metzich meebrengen danbegroot enwaaromis ernietaangegeven dat dewijzigingen eenvoorwaarde zijn voorselectieenbinnen hetbegrote budget moestenpassen ? Antwoord: Tijdens de aanbesteding voorde architectenselectie zijn opbasis van criteria scores toegekend aan de inschrijvers, binnende categorieënstedenbouwkundigekwaliteit, architectonische kwaliteit van het exterieur en functionaliteit van het gebouw.Architectenbureau Cepezed had van de inschrijvers de hoogste totaalscore. In het raadsvoorstel over het programmavan eisen is benoemd dat het ontwerpeen aantrekkelijke, lichte en representatievegevel moest hebben aan het Raadhuisplein. De inschrijving van genoemde architect voldeed ookaan deze vereisten. Wel is door de bestuurlijkecommissie in de beoordeling van de cultuurhistorische aspectenvan dit ontwerpopgemerktdat de schaalgrootte aan het Raadhuisplein relatief bescheiden is en dat een daktuin daarom een mooiidee is. De architect heeft oponsverzoek met deze beoordeling voorogenvoorhet voorlopigontwerp daarom een daktuin en zaal ingetekend. Wij leggen deze expliciet en transparantter besluitvormingvooraan de raad.

De overige investeringskostenzijn niet het gevolg van voorstellenvan de architect, maar het gevolg van onder andere inflatie, stijgende bouw-en materiaalprijzen, de noodzaak tot sloopvan de kelder, extra voorzieningen vanwege de groei van het gemeentelijke apparaat en een hogere raming van de onvoorziene kosten. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachterjd, de

;r nieuwegemeentehuis,

r. Charlotte van der Meij