7225689 rv Visie op digitalisering - samen slimmer

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Collegevergadering

Visie opdigitalisering: samen slimmer Charif El Idrissi, MSc Jeroen Brink (023 5674484) 31 januari2023

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

7225689

1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college besluit de raad voorte stellen om: 1. de visie opdigitalisering vast te stellen als gezamenlijk toekomstbeeld tot 2030; 2. de principesvoordigitalisering vast te stellen zoals deze in de visie zijn opgenomen; 3. de principesvoordata vast te stellen zoals in de visie zijn opgenomen. 2.

Samenvatting

Onze 'Visie opdigitalisering' beschrijft wat voorgemeente we willen zijn ophet gebied van de inzet van digitalisering. De visie laat zien welke trends wij tot 2030 zien ontwikkelen en hoe wij binnen die trends digitalisering en data gaan inzetten om onze dienstverlening verder te ondersteunen. De vier trends zijn: 'overheid: eenvoudig & transparant','data is overal', 'alles wordt slim' en 'alles is verbonden'. In de visie benoemen we de principesdie we omarmen als het gaat om onze dienstverlening, hoe we digitaliseren en hoe we data hiervoorinzetten: Digitale principes

Data principes

Dienstverlenende principes

■ Digitaliseringvraagt democratische besluitvorming ■ Van maatschappelijke waarde en ethisch verantwoord ■ Organiseren en evalueren voor ethiek, verantwoordingen controle ■ Transparantie centraal ■ Rechten over data geregeld ■ Juridische basis oporde ■ Toegankelijke, veilige en gedeelde digitale technologie

■ ■ ■ ■ ■ ■

■ ■ ■ ■

Inclusief Zeggenschap Menselijke maat Open en transparant Legitiem en gecontroleerd Van iedereen - vooriedereen

Makkelijk Betrouwbaar Menselijk Verbonden

Visie opdigitalisering: samen slimmer

pagina2

Bij de aanpakvan maatschappelijke opgavenwordt steeds vaker gebruik gemaakt van digitalisering en data, bijvoorbeeld in de vorm van algoritmen. Digitaliseringzetten we in opeen manier die vooronze inwoners, ondernemers en voorde gemeente bijdraagt aan het verbeteren van onze dienstverlening. Digitaliseringbeïnvloedt daarmee de relatie tussen de overheid en haar inwonersen ondernemers. Dit dwingt onsgoed na te denken over wat we met digitalisering en data willen doen. Ook denken we na over de inzet van algoritmen,aan welke voorwaarden deze algoritmen moeten voldoen en hoe we de uitkomsten hiervan kunnenen mogen gebruiken. De principes die we omarmen gebruiken we om hierbij het evenwicht te bewaren tussen enerzijds de ambitie om verder te digitaliseren, en anderzijds de risico's niet uit het oogte verliezen. We stellen tweejaarlijks een uitvoeringsagendavast die ondersteuningbiedt aan de opgaven waar we als gemeente voorstaan. De uitvoeringsagendalaat ookonsambitieniveau zien waarmee we digitaliseren. De uitvoeringsagendavoordigitalisering koppelen we aan de uitvoeringsagendadienstverlening, die begin 2023 wordt geactualiseerd opbasis van de Visie dienstverlening: makkelijk, betrouwbaar, menselijk en verbonden (2022.0000375). We brengen deze koppelingbewust aan, omdat we zien dat steeds meer van onze dienstverlening digitaal plaatsvindt. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

Digitaliseringgaat met name over hoe we onze dienstverlening inrichtenen uitvoeren en hoe onze inwonersen ondernemers deze ervaren. Onze inwonersen ondernemers verwachten dat zij voorgemeentelijke producten (ook)digitaal bij de gemeente terecht kunnen.In de afgelopen jaren hebben we gemerkt dat technologischeontwikkelingendermate snel gaandat een meerjarige strategie niet de benodigde flexibiliteit biedt om snel bij te kunnensturen. Daarnaast gaat digitalisering veel verder dan alleen de 'harde' techniek van ICT-middelen. Nu is het uitgangspunt vaak nog'het systeem', waarbij we inwoners helpen om 'digivaardiger' te worden en ondersteuning te regelen voorwie er tochniet uitkomt.Wij zetten in deze visie de mens centraal, zodat de afstand tussen onsals overheid en onze inwonerskleiner wordt. Hierbij is onze inzet om onze systemen mensvaardig en menswaardig in te richten. Daarnaast zetten we gebruikersgroepen in om de digitale ervaring meer gebruiksvriendelijk te maken. We verschuiven onze focusdaarmee van 'het systeem staat centraal en we helpen mensen digivaardiger te worden' naar 'de mens staat centraal en onze systemen moeten mensvaardiger worden'. De technologischemiddelen die we hierbij inzetten zijn ondersteunend en voldoen aan de principes die we in onze visie omarmen. Daarbij zorgen we ervoor dat we voldoen aan geldende wet- en regelgeving.

Met deze visie zetten we de stap om een lange termijn toekomstbeeld tot 2030 voorogen te houden, die tegelijkertijd de flexibiliteit biedt om in te kunnenspelen opontwikkelingendie op onsafkomen. De principes zijn daarbij de kaders waarmee we publieke waarden als privacy, autonomieen menselijke waardigheid beschermen. Naast oogvoorlokale behoeften en verwachtingen in Haarlemmermeer, kijken we goed naar regionale en landelijke inzichten en signalen.Zoals de Nederlandse Digitaliseringsstrategie van de rijksoverheid en de Digitale Agenda Gemeenten 2024 van de VNG. Digitaliseringen dienstverlening zijn nauwmet elkaar verbonden. Digitaliseringis daarbij geen doel opzich, maar een middel om onze dienstverlening te ondersteunen. Veel van onze medewerkers leveren een directe bijdrage aan onze dienstverlening. Daarmee raakt digitalisering veel van onze medewerkers in hunwerk. Daarom geldt: van baliemedewerker,

Visie opdigitalisering: samen slimmer

pagina3

beleidsmaker, manager en directeur tot bestuurder, samen brengen we deze visie op digitalisering tot leven. Digitaliseren gaat dus niet alleen over 'de techniek', maar ookover onze manier van samenwerken, en het gezamenlijk willen werken aan de visie om deze handen en voeten te geven. Wat is de aanleiding,context?

We zijn trots opwat er afgelopen jaren is bereikt om onze dienstverlening verder te digitaliseren. Met de notaIT-Strategie 2015 (2015.0044120) en de notaVerbetering digitale dienstverlening en IT-innovatie(2017.0021302) hebben we stappen gezet om onze dienstverlening te verbeteren. Dat hebben we intern gedaan door de IT-organisatieoporde te brengen, het IT-landschapte moderniseren en onze medewerkers de gelegenheid te geven plaats- en tijdonafhankelijkte werken. De dienstverlening aan onze inwonersen ondernemers is verbeterd door steeds meer meldingen en aanvragen digitaal mogelijk te maken. We zien dat ontwikkelingenophet gebied van digitalisering enorm snel gaan.Voorsommige groepen in de samenleving gaandeze ontwikkelingenmisschien zelfs te snel. Daarom is het belangrijk dat we ookvoordie groepen aandacht hebben, zodat iedereen dezelfde toegangtot onze dienstverlening heeft. Van onsals overheid wordt verwacht dat we meegaan in die ontwikkelingenen deze ontwikkelingenookvooronze dienstverlening inzetten. Vaak gaat dit prima, maar niet altijd. In de afgelopen jaren zien we regelmatig berichten in de media, waaruit blijkt dat de inzet van digitalisering en data onbedoelde en onverwachte risico's met zich meebrengt.

Voorde raad was dit aanleiding om een raadssessie aan te vragen die in augustus 2021 plaatsvond.In deze sessie werd onder andere de wens geuit te onderzoeken hoe het bestuur van de gemeentelijke organisatiebeter zicht en gripkrijgt opde inzet van digitalisering en data. In deze sessie is uitgesprokendat de raad zelf graageen actievere rol pakt. Welkdoel wordt nagestreefd?

We streven ernaar om digitalisering in te zetten om dienstverlening te bieden die optimaal aansluitbij de leefwereld van onze inwoners, ondernemers en bezoekers. Digitaliseringdraagt zo bij aan onze dienstverleningsprincipes: makkelijk, betrouwbaar, menselijk en verbonden. Voordigitalisering voegen we hieraan toe dat onze systeemwereld mensvaardig wordt ingericht. Met de visie dragen we bij aan de bewustwording rondomde kansen en risico's die digitalisering met zich meebrengt, waarmee de visie een handvat biedt om het gesprek met elkaar te kunnenvoeren over digitalisering. 3.2 Wat gaanwe daarvoordoen?

Het rapport'Raad weten met digitalisering' (2020) van het Rathenau Instituutbeschrijft dat privacy, autonomieen menselijke waardigheid enkele van de publieke waarden zijn die onder druk kunnenkomen te staan bij digitaliseren. Om deze publieke waarden te bewaken zetten we de in de visie beschreven principesvoordigitalisering, data en dienstverlening in. Het toepassen van deze principes helpt onsom niet alleen de 'kan het' en 'mag het' vragen te beantwoorden, maar ookde 'willen we het' vraag. Deze laatste vraag is een ethische vraag die, wat betreft digitalisering, vaker gesteld moet worden naarmate er meer nieuwe digitale technologie door de gemeente wordt ingezet. De visie biedt in dit vraagstukeen kader waarbinnen publieke waarden getoetst en bewaakt worden. Het volledige rapportkan gevonden worden opde website van Rathenau: Raad weten met digitalisering. Het is belangrijk om voorogen te houden dat we met dit raadsvoorstel een richtinggevende visie neerleggen die noggeen volledige invulling geeft aan wat we gaandoen en hoe we dat

pagina4

Visie opdigitalisering: samen slimmer

gaandoen. In de uitvoeringsagendadie voorde visie opgesteld gaat worden zal de ambitie concreet gemaakt worden, met meetbare resultaten. 3.3

Watzijn de kosten?

Aan de uitvoeringvan dit voorstel zijn, naast de beschikbare verbonden.

ambtelijke

capaciteit, geen kosten

Watzijn definanciële risico's?

Onze gemeente voorstel. 3.4

looptgeen vermeldenswaardige

financiëlerisico's bij de uitvoeringvan dit

Wie is daarvoorverantwoordelijk?

De gemeenteraad is verantwoordelijk voorhet vaststellen van de visie opdigitalisering. Het college is verantwoordelijk voorde uitvoeringervan. Dat betekent dat het college verantwoordelijk is voorhet prioriteren en het maken van keuzes binnen de opgavenen activiteiten die nodigzijn om de visie te realiseren en tot uitvoeringte brengen. Het college stelt eens in de twee jaar de uitvoeringsagendadigitalisering vast, voorhet eerst in Q2 2023. Binnen het college is de portefeuillehouder Digitaliseringhet eerste aanspreekpunt. 3.5

Welkeoverigerelevante informatieis beschikbaar?

Communicatie

Bij de communicatieover onze visie opdigitalisering sluiten we aan opde aanpakdie we voor dienstverlening hanteren. De aanpakvoorcommunicatie na vaststelling van de visie is daarom als volgt: • we publiceren de essentie van de visie opdigitalisering via de InforMeer; • om de visie voorlezers zo concreet mogelijk te maken zullen we daarbij gebruik maken van interviews met collega's die uitleggen wat de visie opdigitalisering betekent voor inwonersen ondernemers. Hierbij gebruiken we relevante praktijkvoorbeelden waar het werk van collega's ookecht wordt ervaren door de inwonerdie met dat werk te maken krijgt. Daarbij verwijzen we naar de visie opdigitalisering als rode draad; • digitalisering wordt een vast onderdeel van het continuproces om onze dienstverlening te verbeteren. 3.6

Wanneeren hoe zal de raad/hetcollegeoverde voortgangworden geïnformeerd?

De raad wordt eens in de twee jaar geïnformeerd over de uitvoeringsagendadienstverlening, en de uitvoeringsagendadigitalisering zal daarin meegenomen worden. Jaarlijks ontvangtde raad een brief over de voortgang van deze agenda's. De portefeuillehouder Digitaliseringzal de aanbieding van deze brief gebruiken om het gesprek met de raad over digitalisering voortte zetten. 4.

Ondertekening

Burgemeester de secretaris

en wethoui'

Michiel Ruis Bijlage: • 'Visie opdigitalisering:

'

....

^

urmans-Wijdeven