6. Concept controleplan Haarlemmermeer 2024 v0.1
Tekst van het document
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Controleplan 2024
Gemeente Haarlemmermeer 20 juni 2024
0I
1
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Begeleidende brief
Gemeente Haarlemmermeer T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Taurusavenue 100 2132 LS HOOFDDORP 20 juni 2024 Referentie: [Referentie] Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2024. Net als in voorgaande jaren is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw audit vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.
Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.
Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke rol heeft de raad als opdrachtgever voor de controle van de jaarrekening? Daarna komen uw en onze risicoanalyse, onze controleaanpak, belangrijke actuele ontwikkelingen en de wijze waarop we samenwerken aan bod. Voor het komende jaar heeft de implementatie van de nieuwe systemen onze bijzondere aandacht.
Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.
N. van Someren RA
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop) voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
2
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Inhoudsopgave Begeleidende brief
1
Verantwoordelijkheden
19
Inhoudsopgave
2
Onze audittools
20
Onze boodschappen
3
Afhankelijkheid van derden
21
Onze kernboodschappen
4
Uw feedback
5
Onze controleaanpak
6
Reikwijdte van de controle
7
Materialiteit
8
Normenkader 2024
9
Controlefilosofie
10
Controlerisico’s
11
IT-aanpak
12
Vooruitkijkend
13
Communicatie
14
Ons team
15
Controleplanning
16
Honorarium
17
Bijlagen
18
3
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze boodschappen In dit hoofdstuk staan we stil bij onze belangrijkste boodschappen en de fundamenten van onze controle. Ook staan we stil bij de feedback die we vanuit gemeente Haarlemmermeer hebben gekregen.
01
4
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Onze kernboodschappen
Risicobeoordeling
We hebben onze risicobeoordeling geactualiseerd. Op basis van de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole 2023 hebben wij het risico op onjuiste wijzigingen in de crediteurenstamgegevens verlaagd naar een normaal risico. Er zijn verder geen wijzigingen in onze risicobeoordeling voor de jaarrekeningcontrole 2024.
Onze opdracht Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2024 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Naast de jaarrekening bevat de jaarstukken het jaarverslag. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen onjuistheden zien.
Uw speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Tijdens de vergadering van de auditcommissie op 20 juni 2024 zullen we deze bespreken. [hier aanvullen].
Onze opdracht
Risicobeoordeling
Materialiteit van de controle Uw speerpunten
Jaarrekeningcontrole 2024
Materialiteit van de controle Onze controleaanpak
Belangrijke ontwikkelingen
Als raad bepaalt u door het vaststellen van de goedkeuringstolerantie met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, net als veel andere gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten. U hebt ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie van €200.000 aan u te rapporteren.
Evaluatie 2023
Evaluatie 2023 Belangrijke ontwikkelingen •
De voorbereidingen op de implementatie van de nieuwe systemen zijn gestart. Wij zijn en blijven in gesprek met de organisatie over de impact op de jaarrekeningcontrole en de interne beheersing.
•
Het college heeft in 2023 een onrechtmatig oordeel afgegeven. De onrechtmatigheden waren voornamelijk veroorzaakt door de begrotingsonrechtmatigheden. Wij hebben de organisatie geadviseerd om de financiële verordening te actualiseren op het onderdeel ‘tijdigheid meldingen van begrotingsafwijkingen’ om mogelijke onrechtmatigheden in 2024 te voorkomen.
•
Onlangs is het hoofdlijnenakkoord gepresenteerd waarin ook voornemens zijn opgenomen die impact hebben op de gemeenten. Onlangs heeft de VNG de impact van het akkoord op de gemeentefinanciën toegelicht. De voornemens leiden nog niet tot een verbetering van de financiële positie van gemeenten en er is nog steeds aandacht nodig voor de tekorten vanaf het begrotingsjaar 2026.
De jaarrekeningcontrole 2023 is goed verlopen. Het dynamiseren van de controle heeft rust gebracht in het controleproces. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, zullen we opnieuw een evaluatie uitvoeren met de ambtelijke organisatie.
5
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Uw feedback en hoe wij die opvolgen Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze kernboodschappen Uw feedback Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. Aangezien we voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, zullen we opnieuw een evaluatie uitvoeren met de ambtelijke organisatie. In maart 2024 hebben we ook een evaluatie met de auditcommissie uitgevoerd. Op basis van de evaluatie met de auditcommissie en vooruitlopend op de evaluatie met de organisatie, benoemen we een viertal observaties en actiepunten voor het controlejaar 2024. Doorlooptijd van de startnotitie Jaarlijks stellen we gezamenlijk met de ambtelijke organisatie een startnotitie op waarin diverse afspraken worden geformaliseerd. De startnotie 2024 is inmiddels afgestemd met de organisatie en de auditcommissie. We merken dat de doorlooptijd van de startnotitie lang is. Als onderdeel van de evaluatie met de organisatie zullen we kijken naar een gestroomlijnder proces.
1 2 Het door ontwikkelen van ‘dynamiseren van de audit’ In 2023 hebben we het controleproces verbetert door werkzaamheden op belangrijke processen eerder in het jaar uit te voeren. We zetten deze lijn door en kijken waar we het dynamiseren van de audit verder kunnen verbeteren.
Tijdige afstemming rondom de werkzaamheden ITmigratie Op korte termijn gaan wij in gesprek met de organisatie om hier duidelijkheid over te krijgen. Uit ervaringen bij andere klanten, kunnen we zeggen dat IT-migraties uitdagende en intensieve trajecten zijn. Zeker als het gaat om drie verschillende systemen binnen een jaar. Wij maken een onderscheid in wat minimaal nodig is voor de jaarrekeningcontrole en onze rol vanuit onze natuurlijke adviesfunctie.
3 4 We blijven de communicatielijnen kort houden
Wij communiceren proactief met zowel de ambtelijke organisatie als de griffie en de auditcommissie. Wij zullen periodieke afstemmomenten houden in alle fasen van de controle om de (uren)voortgang te kunnen monitoren en vaktechnische vraagstukken en eventuele knelpunten te kunnen opvolgen. Dit met het doel om te waarborgen dat de raad tijdig over onze controleverklaring en rapportages beschikt.
6
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Onze controleaanpak Dit hoofdstuk is bedoeld om u een duidelijk overzicht te geven van de wijze waarop wij met de inbreng van het voorgaande de controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer gaan uitvoeren. Dit omvat inzichten in materialiteit, reikwijdte, normenkader, controlefilosofie, controlerisico’s, IT-aanpak en risico’s rondom fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving.
02
7
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Reikwijdte van de controle
Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s
U hebt ons verzocht de jaarrekening 2024 van gemeente Haarlemmermeer te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken. Onze controleopdracht Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2024 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de
IT-aanpak
rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen onjuistheden zien. Speerpunten van de Raad geïncorporeerd in onze controleaanpak Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. Dit zullen we bespreken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 20 juni 2024.
Jaarstukken
Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Jaarrekening
Jaarverslag
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNTbijlage
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen
SiSa-bijlage
Bijlage taakvelden
8
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Materialiteit De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht Diepgang van de controle
Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid
Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel.
De gemeenteraad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) toelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de Materialiteit is bepaald op €5,5 miljoen rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij stellen wij vast dat de jaarrekening geen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie (de materialiteit materialiteit. Wij stellen bepaalde kwantitatieve drempels voor materialiteit vast. die wij als accountant hanteren). De verantwoordingsgrens is dus uitsluitend Op basis van deze drempels, en vanuit kwalitatieve overwegingen, hebben wij de bepalend voor de nauwkeurigheid van de informatie die het college verstrekt over aard, het tijdschema en de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden voor de rechtmatigheid. De goedkeuringstolerantie bepaalt met welke diepgang wij de individuele jaarrekeningposten en toelichtingen in de jaarrekening kunnen verstrekte informatie controleren en de strekking van ons oordeel. vaststellen en het effect van geïdentificeerde onjuistheden op ons oordeel kunnen beoordelen. < 1%
< 3%
U bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Goedkeurend Beperking Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de Fouten goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen Onzekerheden Goedkeurend aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden. Als raad kunt u besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te Soort tolerantie controleren. Dit hebt u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, Goedkeuringstolerantie eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is onderstaand Uitvoeringstolerantie weergegeven. Herziening van de materialiteit naarmate de controle vordert We evalueren onze beoordeling van de materialiteit het gehele jaar door om veranderingen in uw gemeente en haar financiële prestaties weer te geven.
Rapporteringstolerantie Wet Normering Topinkomens (WNT) Single information, Single audit (SiSa)
> 3%
> 10%
Afkeuring
Afkeuring
Beperking
Oordeelonthouding
€5.500.000 (2023: €5.100.000) €4.955.000 (2023: €4.590.000) €200.000 (2023: €200.000)
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Rapporteringstolerantie
Single information, Single audit (SiSa)
Op basis van het nieuwe controleprotocol, hanteren we een rapporteringstolerantie van €200.000. Dit betekent dat wij alle fouten en onzekerheden groter dan dat bedrag aan u rapporteren. Indien wij het relevant achten rapporteren we ook fouten en onzekerheden met lagere bedragen.
Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De goedkeurings- en uitvoeringstolerantie zijn gelijk aan die voor de jaarrekening. De rapporteringstolerantie wijkt af van de jaarrekening:
Wet Normering Topinkomens
•
Voor regelingen < €125.000: €12.500.
Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het Controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van €0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording.
•
Voor regelingen > €125.000 en < €1.000.000: 10% van de omvangsbasis van de specifieke uitkering.
•
Voor regelingen > €1.000.000: €125.000.
9
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit
Het normenkader als meetlat voor de controle De verantwoordelijkheid voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording ligt bij het college. De onderstaande aspecten van de rechtmatigheid dienen te worden meegenomen in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording: •
Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door u beschikbaar gestelde budgetten en kredieten?
•
Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?
•
Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s
voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de controle. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. Het voorlopige normenkader voor 2024 is op 18 januari 2024 door de raad vastgesteld. Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader dient te worden opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen, zoals u ook heeft gedaan. In 2023 zijn de begrotingsonrechtmatigheden boven de verantwoordingsgrens uitgekomen, mede omdat er geen afspraken over het begrip ‘tijdig melden’ zijn gemaakt in de financiële verordening. Wij hebben de organisatie geadviseerd om de financiële verordening nogmaals te herzien op het onderdeel tijdig melden van begrotingsafwijkingen.
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente
IT-aanpak Vooruitkijkend
Verplicht onderdeel van het normenkader
Communicatie Bijlagen
• Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Inkoopbeleid
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
• Overige besluiten
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
N.B.: het inkoopbeleid van gemeente Haarlemmermeer maakt geen deel uit van het normenkader
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Collegebesluiten
10
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024
Onze controlefilosofie Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen: De derde lijn vanuit het drielijnenmodel bestaat bij de gemeente Haarlemmermeer uit de auditfunctie waaronder ook de VIC-functie en Corporate Control als toezichthouder op het systeem van control. De VIC-
1e
Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak
Communicatie Bijlagen
Gemeente
Vooruitkijkend
lijn
adviseurs voeren interne controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen. Daarnaast adviseren zij, samen met de corporate controller, over verbeteringen in de eerste en de tweede lijn. Naast de VIC-functie en audit bestaat Corporate Control uit de organisatiebrede Corporate Control-functie en Informatie- en gegevensbeveiliging (en sturing op opvolging IT-auditbevindingen).
2e
lijn
3e
lijn
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde Interne controlefunctie
Afdelingen (inclusief Financiën)
Financiën en Control
Verbijzonderde Interne Controle
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.
• De VIC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische processen.
PwC
• Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• Adviseert (met de VIC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces.
• Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.
• Adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.
• Geeft feedback om leesbaarheid/ informatiewaarde P&C-documenten te verhogen.
• Geeft adviezen om effectiviteit controlwerkzaamheden te vergroten.
• Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de VIC.
• Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen wordt.
11
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave
Controlerisico’s
Onze boodschappen
Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s
Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie
Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico's in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord. De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s. Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico van de gemeente Haarlemmermeer is gedaald ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit komt doordat we het risico op wijzigen van crediteurenstamgegevens hebben verlaagd naar normaal als
gevolg van de jaarrekeningcontrole 2023. De mogelijke invloed van klimaatrisico’s op de waardering van activa of projecten binnen de gemeente Haarlemmermeer en de daaraan gerelateerde toelichtingen in de jaarstukken hebben steeds meer de aandacht vanuit onze controle. Op dit moment hebben wij geen significant risico geïdentificeerd op dit gebied, maar wij willen als PwC graag in gesprek blijven met de ambtelijke organisatie over dit onderwerp.
Controlerisico’s
Inherente risico
Type risico
IT-aanpak
Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Significante schattingspost, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen
Sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Grondverkopen: het risico van niet zakelijke transacties bij grondverkopen
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Frauderisico als gevolg van het wijzigen van crediteurenstamgegevens
Haarlemmermeer specifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Managementbeïnvloeding: Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management Achtergrond
Onze controleaanpak
Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management van entiteit tot entiteit zal verschillen, is het risico bij alle entiteiten aanwezig en tevens significant, in overeenstemming met ISA 240.
•
Journaalposten controleren onder andere door gebruik van data-analyse.
•
Detailcontrole niet-routinematige boekingen.
•
Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude.
Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management wordt beïnvloed door:
•
Werkzaamheden op diverse schattingen waaronder de waardering van de grondexploitaties.
•
schattingen zoals de waardering grondexploitaties en voorzieningen;
•
Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en non-compliance met wet- en regelgeving.
•
handmatige journaalposten.
Belangrijkste observaties voor dit risico
Audit tools Interne beheersing De directie van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.
Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze dataanalysetool Halo for Journals in.
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Waardering voorraden: Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties Achtergrond
Onze controleaanpak
De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de grondexploitaties.
•
Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten en in grondexploitaties.
Belangrijkste observaties voor dit risico
•
Controle van de gehanteerde uitgangspunten en parameters ten behoeve van de waardering.
•
Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden.
De kans is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macro-economische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen. Interne beheersingsmaatregelen •
Functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.
•
Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad middels een besluit.
•
Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen Achtergrond
Onze controleaanpak
Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording.
•
Beoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
Belangrijkste observaties voor dit risico Door de complexe regelgeving is de kans aanwezig dat de aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd. Hierdoor zien wij een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.
•
Interne beheersing rondom het inkoopproces.
•
Offerteprocedures.
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Aanbestedingen: het risico dat aanbestedingen worden gegund aan bevriende partijen Achtergrond
•
Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat.
Onze controleaanpak •
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
•
Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures.
•
Specifieke aandacht voor het risico op corruptie en omkoping door een risicogerichte controle uit te voeren op het meerwerk en de vaststelling van de geleverde prestatie.
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Daarnaast is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet- en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd. Interne beheersingsmaatregelen • •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse. Interne beheersing rondom het inkoopproces.
Naleving van interne aanbestedingsprocedures waaronder offerteprocedures.
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Grondverkopen: het risico van niet zakelijke transacties bij grondverkopen Achtergrond
Onze controleaanpak
Omdat er geen vaste kaders zijn en grondprijzen zowel in de tijd veranderen alsook afhankelijk zijn van vele zaken (ligging, bestemming, omvang, etc.) bestaat er de gelegenheid een nietmarktconforme prijs overeen te komen. Zolang de kwaliteit van het project er niet onder lijdt, kan er mogelijk ook sprake zijn van rationalisatie. Of er druk is, hangt af van de persoon betrokken bij de transactie.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Haarlemmermeer met betrekking tot verkopen van onroerend goed.
•
Uitvoeren van deelwaarnemingen op materiële verkooptransacties.
•
Controle op de marktconformiteit van de gehanteerde verkoopprijzen.
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van opbrengsten uit grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening. Ook individuele transacties kunnen materieel zijn voor de jaarrekening. Interne beheersingsmaatregelen Er is functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.
12
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak De opvolging van de IT-bevindingen en de IT-migratie
De implementatie van CMP is uitgesteld
Tijdens de afronding van de jaarrekeningcontrole 2023, hebben wij vernomen dat de opvolging van de bevindingen wordt opgepakt in het licht van de overgang naar de nieuwe systemen. De organisatie maakt een bewuste keuze door de capaciteit in te zetten op de implementatie van de nieuwe systemen, waarbij ook aandacht is voor een adequate inrichting van de IT-omgeving. We zien 2024 als een overgangsjaar, dit betekent dat we onze IT-auditors inzetten voor de implementatie van de nieuwe systemen. De controleaanpak op de ‘oude omgeving’ is overwegend gegevensgericht en wijzigt niet ten opzichte van de controle 2023.
Het Continous Monitoring Platform (CMP) was initieel gericht op de financiële administratie waarbij het idee was om dit uit te breiden naar de salarisadministratie en ook naar de IT-controls. De ambtelijke organisatie heeft na overleg besloten om de implementatie van CMP op Enterprise One uit te stellen en opnieuw op te pakken bij de nieuwe systemen.
De ‘scoping’ rondom de IT-audit nader toegelicht Wij hebben applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur beoordeeld. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Deze systemen en de IT-infrastructuur (of een deel daarvan) kunnen daardoor van belang zijn voor de controle. De scope van de systemen voor de jaarrekeningcontrole is als volgt: a) de financiële administratie (E1); b) de uitkeringsadministratie (SAM); en c) de personeels- en salarisadministratie (ADP).
12I
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie
IT-aanpak De impact van de nieuwe systemen op de jaarrekeningcontrole In 2024 zullen wij tijdig in gesprek gaan met de organisatie over de implementatie van de nieuwe systemen en de impact daarvan op de interne beheersing en jaarrekeningcontrole. Uit ervaringen bij andere klanten, kunnen we zeggen dat dit uitdagende en intensieve trajecten zijn. Zeker als het gaat om drie verschillende systemen binnen een jaar. Voor onze werkzaamheden maken we een onderscheid in wat wij minimaal nodig hebben in het kader van de jaarrekeningcontrole 2025 en wat wij u kunnen bieden vanuit onze natuurlijke adviesfunctie. Ook zijn aanvullende werkzaamheden mogelijk.
Controlerisico’s
General IT controls
IT-aanpak
Wij zullen vanuit onze natuurlijke adviesfunctie klankborden over de effecten van de overgang naar SaaS-oplossingen voor de general IT-controls. Zo heeft de overgang naar een SaaS oplossing bijvoorbeeld impact op de IT beheerorganisatie die beweegt naar een regieorganisatie wat andere vaardigheden vraagt en zult u op een andere wijze zekerheid moeten verkrijgen over de IT-beheerprocessen die deels worden uitbesteed aan de leverancier. In 2025 moeten we voor de jaarrekeningcontrole hernieuwd zekerheid verkrijgen over de opzet en het bestaan van de aangepaste inrichting van de general IT-controls.
Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Dataconversie Na implementatie en conversie is het vaststellen van de betrouwbaarheid van de dataconversie voor de data-objecten in scope van de controle minimaal
benodigd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Ook zullen we de wijzigingen in de financiële processen in kaart moeten brengen in opzet en bestaan toetsen en de impact hiervan op de controle bepalen. Ons uitgangspunt is dat we daarbij zoveel mogelijk gebruik maken van de werkzaamheden die u als gemeente hierop heeft uitgevoerd, bijvoorbeeld door aanlevering van een conversie dossier waarin alle documentatie en uitkomsten naar aanleiding van de uitgevoerde conversie controles zijn opgenomen. Het aanvullende budget voor onze werkzaamheden is onder andere afhankelijk van de complexiteit van de conversie, kwaliteit van vastlegging van de nieuwe processen en interne beheersing en de kwaliteit van de door Haarlemmermeer uitgevoerde controlewerkzaamheden en de mate waarin we hiervan gebruik kunnen maken. In ons accountantsverslag van 2023 hebben wij de relevante aandachtspunten meegegeven aan de organisatie. Evaluatie interne beheersing Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie willen we voorafgaand aan de implementatie van de financiële administratie, salarisadministratie en subsidie administratie al met de organisatie klankborden over vraagstukken die er zijn ten aanzien van de conversie, overgang naar de cloud en inrichting van beheersmaatregelen in het nieuwe systeem. Hierdoor kunnen we tijdig attenderen op veelvoorkomende risico’s op basis van onze ervaringen bij andere klanten.
12II
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Controlefilosofie
In onze controleverklaring 2023 hebben wij gerapporteerd over de frauderisico’s die zijn geïdentificeerd voor gemeente Haarlemmermeer. De evaluatie van de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2023 vormt de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar.
Controlerisico’s
Frauderisico management programma
Normenkader 2024
IT-aanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
geactualiseerd, hierbij is specifiek aandacht gegeven aan het belang van soft controls. Voor het versterken van uw frauderisicoanalyse kan een breder perspectief worden meegenomen. Bijvoorbeeld de aan cybersecurity gerelateerde risico’s bij uw leveranciers en serviceorganisaties, wat is de impact hiervan op de gemeente Haarlemmermeer?
In deze video wordt uitgelegd wat wij verwachten van een organisatie waarin goede governance belangrijk is voor het voorkomen en opsporen van fraude. Daarnaast geven we in de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie.
•
We willen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en beheersingsproces met u delen op het gebied van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving:
In onze controleverklaring 2024 zullen wij onze geactualiseerde risicoinschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude rapporteren.
•
Gemeente Haarlemmermeer beschikt over een informeel proces voor het vaststellen en beoordelen van het risico van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico's en voor tijdige opvolging van (aanwijzingen voor) fraudegevallen. Uw organisatie is zich bewust van risico’s ten aanzien van fraude en heeft dit bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (interne) controles.
•
Gemeente Haarlemmermeer heeft in 2023 de frauderisicoanalyse
In 2023 is er een vermoeden op fraude geconstateerd bij een tweetal zorgleveranciers. De overeenkomsten zijn inmiddels ontbonden. De interne beheersing rondom het vaststellen van de prestatielevering wordt nader aangescherpt. Daarnaast hebben wij uw aandacht gevraagd voor de interne communicatie van dergelijke casussen.
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit
Vooruitkijkend Hoofdlijnenakkoord en de impact op gemeente Haarlemmermeer Voornemens uit het hoofdlijnenakkoord De VNG heeft in haar analyse op het hoofdlijnenakkoord aandacht gegeven aan de gemeentefinanciën. Enkele opvallende observaties zijn als volgt: •
Geen correctie op het lager vaststellen van het gemeentefonds vanaf 2026.
•
Specifieke uitkeringen (met uitzondering van de BUIG) worden afgeschaft vanaf 2026. De middelen worden na aftrek van een efficiencykorting van 10% toegevoegd aan het gemeentefonds.
Controlerisico’s
•
Afspraken met gemeenten over het maximeren van de woonlasten.
IT-aanpak
•
De extra bezuiniging op de Jeugdzorg van €511 miljoen vervalt.
•
Extra middelen voor woningbouw en infrastructuur.
Normenkader 2024 Controlefilosofie
Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
De bovenstaande voornemens leiden niet tot een verbetering van de financiële positie van gemeenten. Er is nog steeds aandacht nodig voor de financiële positie vanaf 2026, waarin Haarlemmermeer te maken heeft met tekorten. Onlangs is ook de meicirculaire 2024 verschenen waarin onder andere wijzigingen van het gemeentefonds zijn opgenomen naar aanleiding van de voorjaarsnota 2024 van het rijk. Wij blijven de ontwikkelingen op dit gebied volgen en rapporteren over de analyses op de financiële positie die Haarlemmermeer maakt in de P&C-cyclus in ons accountantsverslag 2024.
13
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Reikwijdte van de controle Materialiteit Normenkader 2024 Controlefilosofie Controlerisico’s IT-aanpak Vooruitkijkend Communicatie Bijlagen
Vooruitkijkend Stappen die u kunt zetten op het potentieel van AI en de impact van AI-regelgeving te verkennen Precies drie jaar na de eerste versie is de EU AI Act eindelijk een feit. De Europese wet heeft als doel om verantwoord en ethisch gebruik van kunstmatige intelligentie te waarborgen en tegelijkertijd innovatie en concurrentie te stimuleren. De invoering van de wet zorgt wel voor enige dynamiek bij worganisaties. Voor de meeste bedrijven valt namelijk het nadenken over de risico's en de naleving van de regelgeving samen met het verkennen van het business potentieel van AI. In de dagelijkse praktijk leidt dit vaak tot de vraag welke van de twee - de risico’s en naleving of het verkennen van de mogelijkheden - als eerste duidelijk moet zijn om de andere richting te geven. In werkelijkheid gaat het over tee kanten van dezelfde medaille. Daarom kunt u als organisatie profiteren van enkele directe no-regret-acties, terwijl u zowel de mogelijkheden als de risico's van AI voor uw bedrijfsvoering aan het verkennen bent. •
No-regret-actie #1: breng uw huidige en verwachte AI-toepassingen in kaart
•
No-regret-actie #2: vergroot de bewustwording en vaardigheden van werknemers
•
No-regret-actie #3: implementeer richtlijnen voor verantwoord AI-gebruik
De inhoud van de acties die u kunt nemen zijn toegelicht in de blog van Mona de Boer: ‘De EU Artificial Intelligence Act is er, wat nu?’.
13I
14
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Honorarium Bijlagen
Communicatie In dit hoofdstuk belichten we onze samenwerking, de planning van de werkzaamheden en de basis van het overeengekomen aantal uren.
03
15
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Ons team Een betrokken controleteam
Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Honorarium Bijlagen
We zorgen voor een snelle onboarding van nieuwe kernteamleden Nils-Erik van Someren is met ingang van 2024 uw eindverantwoordelijke accountant voor de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer. Emre Aydemir is de opdrachtmanager en is voor u de aanspreekpunt voor de controle. Frederike Dopper stuurt het controleteam aan. Marjan Hof is onze IT-specialist, zij zal voornamelijk betrokken zijn bij onze werkzaamheden rondom de ITmigratie. Wij zorgen voor een goede overdracht van kennis binnen het team en organiseren daarnaast een aantal deep dives op onder meer de grondexploitaties en de strategische speerpunten van Haarlemmermeer. Observaties en nieuwe inzichten delen we met u via onze rapportages. Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken we, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico's te evalueren, zoals pensioenen, financiële instrumenten, WNT, SiSa en Sociale Zaken. Deze specialisten zorgen ervoor dat we over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best practice-kennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.
Nils-Erik van Someren Eindverantwoordelijk accountant 06 132 165 57 Nils.van.someren@ pwc.com
Emre Aydemir Senior manager 06 193 047 36 emre.aydemir@ pwc.com
Een betrokken controleteam
Marjan Hof Director IT audit 06 129 799 46 Marjan.Hof@pwc.com
Frederike Dopper Manager 06 124 035 59 Frederike.dopper@ pwc.com
16
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning
Controleplanning Een overzichtelijk controleproces We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van mogelijke transacties en accountingkwesties. Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze
zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2024 gevisualiseerd.
Honorarium Bijlagen
Juni - september
Oktober
November - December
Maart - mei
Planningsfase
Interim-controle
Vroegtijdige zekerheid
Eindejaarscontrole
• Bespreken controleplan • Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opzetten en bespreken risicoanalyse • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering inclusief ‘dynamiseren van de audit’ • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen Opdrachtbevestiging raad
• Bespreken opzet financiële processen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met tweede VIC-periode
• Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met 31 oktober • Bespreken risicovolle dossiers met organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Met de organisatie op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole bespreken
• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december • Bespreken uitkomsten controle • Controleaanpassingen in definitieve jaarrekening • Bespreken accountantsverslag met organisatie, college en raad (auditcommissie) • Evaluatie
Controleplan raad Startnotitie directie
Managementletter college Raadsbrief raad
Accountantsverslag raad Controleverklaring raad
17
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze samenwerking tijdens de controle Een overzicht van onze geplande uren
Onze controleaanpak Communicatie Ons team Controleplanning Honorarium Bijlagen
De controle van de jaarrekening van gemeente Haarlemmermeer vereist vragen, zoals afgesproken, daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor de auditcommissie. inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming Er zijn geen andere controles of controleverwante en niet-controlediensten die u met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport In het publiek belang, ons gevraagd heeft te verrichten, met uitzondering van de overeengekomen geven wij hieronder een samenvatting van aantal uren dat wij verwachten te specifieke werkzaamheden in relatie tot de verantwoording fractievergoedingen. besteden aan de controle over 2024. Wij hebben geconcludeerd dat er geen bedreigingen zijn geïdentificeerd ten aanzien van de onafhankelijkheid als accountant van de gemeente Functie Totaal geplande uren % Haarlemmermeer. Partner
130
5
(Senior) manager
490
20
Overige teamleden
1.860
75
Totaal
2.480
100%
* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan we werkzaamheden uitbesteden zoals het Sourcing-team). ^ Exclusief scope-uitbreidingen met betrekking tot de SiSa-regelingen
Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd Het Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer - vooraf - dat elk controleverzoek en verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en
18
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Bijlagen In dit hoofdstuk hebben we de bijlagen opgenomen waaronder de vereiste communicatie, en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en ons als externe accountant. Tot slot staan we stil bij de ‘audit tools’ die we inzetten gedurende de controle van gemeente Haarlemmermeer.
04
19
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen Verantwoordelijkheden
Verantwoordelijkheden van het college en de raad voor de jaarrekening
Verantwoordelijkheid van de accountant
Het college is verantwoordelijk voor:
Onze verantwoordelijkheid is het plannen en uitvoeren van een controleopdracht op een manier die ons in staat stelt om voldoende en passende controle-informatie te krijgen die een basis voor onze verklaring biedt.
•
Onze audittools Afhankelijkheid van derden
het opstellen en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (‘BBV’) en het bepaalde bij en krachtens de Wet normering topinkomens (‘WNT’);
•
de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen; en voor
•
interne beheersingsmaatregelen die het college noodzakelijk acht om een jaarrekening te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang bevat door fraude of fouten.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het college afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeente in staat te stellen de risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. De raad is verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van de financiële verslaggeving door de gemeente.
Onze doelstellingen zijn het krijgen van redelijke zekerheid of de jaarrekening als geheel geen onjuistheden van materieel belang bevat of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten, en het afgeven van een controleverklaring waarin onze verklaring is opgenomen. Redelijke zekerheid betekent een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor wij mogelijk niet alle materiële onjuistheden ontdekken. Onjuistheden kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten. Zij worden als materieel beschouwd wanneer redelijkerwijs kan worden verwacht dat ze, elk afzonderlijk of in totaal, gevolgen kunnen hebben voor de economische beslissingen die gebruikers op grond van de jaarrekening nemen. Materialiteit heeft gevolgen voor de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van vastgestelde onjuistheden op onze verklaring. Voor een gedetailleerde beschrijving van onze verantwoordelijkheden verwijzen wij u naar de bijlage bij onze controleverklaring.
19I
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie
De verantwoordelijkheden van het college
Bijlagen
Deze bestaan uit: • het identificeren en bewaken van de wet- en regelgeving die van toepassing is op de entiteit en zorgen voor volledigheid ervan; • het uitvoeren van een risicobeoordeling waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan het risico van fraude door het bespreken van prikkels en pressiepunten, kansen, en instellingen en rationaliseringen, evenals het risico van niet-naleving van wet- en regelgeving; • het ontwerpen en implementeren van programma’s en beheersingsmaatregelen om fraude (fraudebestrijdingsprogramma’s) en niet-naleving van wet- en regelgeving te voorkomen, te bestrijden en op te sporen; • ervoor zorgen dat de cultuur en de omgeving van de entiteit eerlijkheid en ethisch gedrag bevorderen; • ervoor zorgen dat de activiteiten van de entiteit worden uitgevoerd conform de bepalingen van wet- en regelgeving, en dat deze voldoen aan de wet- en regelgeving waarin de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening wordt geregeld; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van het college zijn gebracht.
Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheden van degenen die zijn belast met governance, dat wil zeggen de raad Deze bestaan uit: • het versterken van een cultuur van eerlijkheid en ethisch gedrag door middel van actief toezicht; • het evalueren van de beoordeling door het management van de risico's in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving, implementatie van passende maatregelen en zorgen voor een juiste tone at the top; • ervoor zorgen dat het college passende maatregelen nemen om fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving te bestrijden en te voorkomen en om werknemers en andere stakeholders beter te beschermen; • het onderzoeken van vermeende of vermoede misstanden die onder de aandacht van de raad zijn gebracht; • het stellen van vragen aan het college over beheersingsmaatregelen ter bewaking van doelstellingen, zodat deze in redelijkheid haalbaar zijn.
19II
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Verantwoordelijkheden Overzicht van verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude en wet- en regelgeving
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
De verantwoordelijkheid van de accountant De accountant is verantwoordelijk voor:
In de context van onze controle van de jaarrekening zijn onze doelstellingen met betrekking tot fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving als volgt:
• het inplannen en uitvoeren van de controle om redelijke zekerheid te
•
het vaststellen en beoordelen van het risico van materiële onjuistheden in de jaarrekening als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving;
•
het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot de beoordeelde risico's van materiële onjuistheden als gevolg van fraude, door een gepaste controleaanpak te ontwerpen en te implementeren;
•
het verkrijgen van voldoende geschikte controle-informatie met betrekking tot naleving van de bepalingen van die wet- en regelgeving waarvan algemeen wordt erkend dat ze directe gevolgen hebben voor de bepaling van materiële bedragen en toelichtingen in de jaarrekening; en
•
het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
bieden dat de jaarrekening geen materiële onjuistheden bevat, ongeacht of deze worden veroorzaakt door fraude of door fouten;
• het evalueren of de programma's en beheersingsmaatregelen van de entiteit waarmee geïdentificeerde risico's van materiële fouten als gevolg van fraude en als gevolg van niet-naleving van wet- en regelgeving worden aangepakt op de juiste wijze zijn opgezet en in werking gesteld;
• het evalueren van het proces van het management voor het beoordelen van de effectiviteit van programma’s en beheersingsmaatregelen in verband met fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving;
• het evalueren van noemenswaardige fraude aan de zijde van het seniormanagement en de gevolgen voor de controleomgeving;
• het adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude en niet-naleving van wet- en regelgeving.
20
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Onze ‘controletools’ Onze belangrijkste technologieen
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
We hebben geïnvesteerd in digitale controletools die voldoen aan onze verwachtingen. Onze investeringen in technologie zorgen voor een controle zonder verrassingen, transparante communicatie en gedetailleerd inzicht in uw bedrijfsprocessen.
Aura Ons ERP-systeem dat de drijfveer is achter wereldwijde kwaliteit en consistentie.
Halo Bekroonde data-analysetool waarmee de betrouwbaarheid van informatie kan worden getoetst.
Connect Een tool voor gezamenlijk werken waarmee informatie snel en veilig kan worden gedeeld.
HR Insights HR Insights is een applicatie die zich richt op de geautomatiseerde controle van de salariskosten.
21
Gemeente Haarlemmermeer | Controleplan 2024
Begeleidende brief Inhoudsopgave Onze boodschappen
Afhankelijkheid van derden Een opsomming van de serviceorganisaties waaraan taken zijn uitbesteed die relevant zijn voor de jaarrekening
Onze controleaanpak Communicatie Bijlagen
Een deel van uw gemeentelijke taken hebt u uitbesteed aan derden. Dit betekent dat voor de verantwoording van de bijbehorende baten en lasten u afhankelijk bent van verantwoordingen (vaak inclusief controleverklaringen) van derden voor het opstellen van uw jaarrekening.
Onderstaand hebben wij de met de organisatie uitgevoerde inventarisatie van deze afhankelijkheden weergegeven, inclusief de impact hiervan op onze werkzaamheden.
Verantwoordelijkheden Onze audittools Afhankelijkheid van derden
Onderwerp
Partij waaraan is uitbesteed
Heeft het college reeds afspraken gemaakt over tijdige aanlevering Ja
Nee
1. Pgb Jeugd en Wmo
SVB
2. Eigen bijdrage Wmo
CAK