5. VIC en Auditjaarplan 2024

VIC en Auditjaarplan 2024 14 februari 2024, Haarlemmermeer

1

Inhoudsopgave 1.

Algemeen......................................................................................................................................... 3 1.1 Leeswijzer ...................................................................................................................................... 3 1.2 Wettelijk kader .............................................................................................................................. 3

2.

VIC jaarplan ..................................................................................................................................... 4 2.1 Inleiding ......................................................................................................................................... 4 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................................. 4 2.3 VIC onderwerpen........................................................................................................................... 7 2.4 Bevoegdheden inzake onrechtmatigheden .................................................................................. 9 2.5 Informatievoorziening ................................................................................................................. 10 2.6 Jaarplanning Verbijzonderde Interne Controle ........................................................................... 11

3.

Behoeftegerichte audit jaarplan ................................................................................................... 13 3.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 13 3.2 Overzicht geplande audits 2024 .................................................................................................. 13

Bijlagen .................................................................................................................................................. 17 Begrippenlijst..................................................................................................................................... 17

2

1. Algemeen In onze gemeente wordt dagelijks gewerkt aan het bereiken van onze maatschappelijke doelen op het gebied van het leef- en werkklimaat voor onze inwoners, instellingen en ondernemers. Deze werkzaamheden vinden plaats binnen de kaders die daarvoor zijn vastgesteld. Onze kaders zijn onder andere het vastgestelde beleid, de vigerende wet- en regelgeving, processen, afspraken en middelen. Wij hebben met elkaar controle en auditinstrumenten afgesproken om aan te tonen in welke mate de gemeente opereert binnen de kaders. Daarnaast dienen deze instrumenten om de omvang van de impact op het realiseren van onze maatschappelijke doelen inzichtelijk te maken. In dit Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en Auditjaarplan 2024 is vastgelegd op welke wijze wij uitvoering geven aan de VIC’s en behoeftegerichte audits vanuit de derde lijn voor controlejaar 2024. Met ingang van het boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording wettelijk voorgeschreven. De rechtmatigheidsverantwoording vormt ook dit jaar een belangrijk onderdeel en heeft invloed op de werkzaamheden en planning in 2024.

1.1 Leeswijzer Het VIC en Auditjaarplan geeft inzicht in de geplande werkzaamheden inzake de VIC en audits. Na een schets van het wettelijk kader volgt het document de volgende indeling: 1. VIC a. Inleiding b. Rechtmatigheidsverantwoording en de werkzaamheden in de derde lijn c. Onderwerpen d. Procedure inzake onrechtmatigheden en de opvolging binnen de organisatie e. Inrichting van de informatievoorziening en de planning 2024 2. Audits a. Inleiding b. Overzicht behoeftegerichte audits 2024 De bijlage geeft inzicht in de begrippenlijst. Het VIC en Auditjaarplan Gemeente Haarlemmermeer 2024 wordt, na afstemming met de accountant, ter vaststelling voorgelegd aan het college van B&W en ter kennisname voorgelegd aan de auditcommissie.

1.2 Wettelijk kader Het college stelt periodiek het VIC en Auditjaarplan vast, inclusief de uit te voeren VIC’s en audits. De wettelijke grondslag hiervan is artikel 212, 213 en 213a van de gemeentewet en artikel 31 van de financiële verordening Haarlemmermeer 2023 (RV 10164435). Tot uitvoering van de behoeftegerichte audits is door de directie besloten in 2018.

3

2. VIC jaarplan 2.1 Inleiding De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is een instrument van Corporate Control (cluster CC) die met een vooraf vastgestelde planning periodiek controleert of de processen en ondersteunende systemen inclusief de hierin opgenomen maatregelen van interne controle dusdanig zijn ingericht en werken om ervoor zorg te dragen dat de uitvoering van het beleid past binnen de kaders en in overeenstemming is met de afspraken. De VIC is daarmee een instrument dat onafhankelijk objectieve sturingsinformatie biedt en (mede) bijdraagt aan de versterking van de lerende en reflecterende organisatie. De VIC vormt ook de basis voor de jaarlijkse interim- en jaarrekeningcontrole van de accountant. Daar steunt de accountant grotendeels op.

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording In dit hoofdstuk wordt uiteengezet op welke wijze er invulling wordt gegeven aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en welke invloed dit heeft op de werkzaamheden vanuit de derde lijn. Bij het opstellen van dit hoofdstuk is gebruik gemaakt van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 (versie november 2023) en van diverse notities gepubliceerd door de commissie Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). De rechtmatigheidsverantwoording is vanaf het boekjaar 2023 wettelijk voorgeschreven. Het college is verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven die integraal onderdeel is van de jaarrekening. De VIC zal hierbij een toetsende en monitorende rol vervullen. De criteria die vallen onder de rechtmatigheidsverantwoording zijn het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De wijze waarop hier gevolg aan is gegeven wordt in de volgende paragrafen uitgewerkt.

Criteria van rechtmatigheid De wetgeving onderscheidt negen criteria van rechtmatigheid. De criteria één tot en met zes worden afgedekt door de toets van de accountant over getrouwheid (voldoet de jaarrekening aan het BBV) en worden niet afzonderlijk opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Vanzelfsprekend maken de zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. Over de criteria zeven tot en met negen wordt vanaf het verslagjaar 2023 verantwoording afgelegd in de rechtmatigheidsverantwoording.

4

Figuur 1, criteria van rechtmatigheid Afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten Criteria

Omschrijving

1. Calculatiecriterium

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

2. Valuteringscriterium

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

3. Leveringscriterium

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.

4. Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).

5. Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

6. Aanvaardbaarheidscriterium

De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

Afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording Criteria

Omschrijving

7. Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma.

8. Voorwaardencriterium

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.

9. Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik). Misbruik wordt beschouwd als onrechtmatig. De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik). Oneigenlijk gebruik wordt niet als onrechtmatig beschouwd.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Voor de controle van het voorwaardencriterium wordt mede gesteund op VIC werkzaamheden.

Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en aan de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma's. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever (Gemeentewet) bepaald en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de verordening financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Voor de controle van het begrotingscriterium wordt gesteund op de reguliere planning en control cyclus 5

met inachtneming van de regels vermeld in de financiële verordening Haarlemmermeer 2023 (RV 10164435).

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Onze gemeente kent diverse instrumenten en regelingen ter voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik. Er is een notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik (RV2020.000423) en er is daarnaast onder meer een gedragscode en een regeling Melden Vermoeden voor integriteitmeldingen. Jaarlijks wordt een jaarverslag integriteit opgesteld. Ook in de processen, procedures en interne controles is er aandacht voor de voorkoming van fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik en er is aandacht voor risicomanagement in brede zin. Het college heeft d.d. 16 januari 2024 kennisgenomen van de rapportage Frauderisicoanalyse 2023 (X.2023.07563). De frauderisicoanalyse is een aanvulling op de eerdergenoemde instrumenten en regelingen en geeft inzicht in het begrip fraude, de geïdentificeerde risico's en de aanwezige beheersmaatregelen om deze risico's te beperken. Deze overkoepelende frauderisicoanalyse wordt in 2024 doorontwikkeld waardoor periodiek inzicht ontstaat via de VIC-cyclus. Tevens wordt in 2024 een nieuwe notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld. Hiermee wordt invulling gegeven aan het advies van de Commissie BBV. Naast misbruik en oneigenlijk gebruik kan er sprake zijn van fraude. De term fraude is juridisch niet gedefinieerd.

In het dagelijks taalgebruik is het gebruikelijk misbruik en oneigenlijk gebruik ook als fraude te bestempelen, denk hierbij aan een term als ‘bijstandsfraude’ of aan ‘fraude’ met vergunningen. Dit type fraudes valt nadrukkelijk onder het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Het gaat hier om derden die misbruik maken van (gemeentelijke) regelingen. Dit misbruik en oneigenlijk gebruik moet wel duidelijk worden onderscheiden van fraude in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit type fraudes omvat opzettelijke handelingen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Een voorbeeld is het betalen van valse facturen waarbij één of meerdere personen binnen de gemeente betrokken zijn.

Verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens is door de raad vastgesteld op 1% (€ 5.800.000 voor 2024). Naast de verantwoordingsgrens, wordt ook een rapportagetolerantie gehanteerd. Dit houdt in dat de raad wordt geïnformeerd over alle afwijkingen vanaf een afgesproken ondergrens. De rapportagetolerantie is door de raad op 28 januari 2021 vastgesteld op € 200.000 (2020.0003279). De rapportagetolerantiegrens is een absoluut bedrag en niet afhankelijk van de omvang van een begrotingspost.

Activiteiten in de organisatie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording Activiteiten in de organisatie gericht op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn: •

•

De jaren 2021 en 2022 zijn gebruikt als pilotjaren voor de implementatie. De rechtmatigheidsverantwoording is als pilot opgenomen in het jaarverslag 2022. De paragraaf bedrijfsvoering opgenomen in het jaarverslagen 2021 en 2022 geeft inzicht in de geconstateerde onrechtmatigheden en de maatregelen om deze in de komende jaren te voorkomen. Over boekjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording definitief geformaliseerd. Deze wordt voor 2023 in coproductie door clusters CC en F&A opgesteld inclusief een toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering. De rechtmatigheidsverantwoording is per 2023 een integraal onderdeel van de jaarrekening. 6

•

• •

•

De toetsing van het criterium Misbruik en Oneigenlijk gebruik is onderdeel van de VICwerkzaamheden. De kaders voor de toetsing worden in 2024 opnieuw geformaliseerd door het opstellen van de nieuwe nota Misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Dit als onderdeel van een overkoepelende frauderisicoanalyse die in samenwerking met cluster HRM sinds 2022 jaarlijks wordt opgesteld en uitgevoerd. Deze overkoepelende frauderisicoanalyse wordt in 2024 doorontwikkeld waardoor periodiek inzicht ontstaat via de VIC-cyclus. Met de aangeschafte procesondersteunende applicatie wordt het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording gefaciliteerd. De verordeningen 212, 213 en 213a zijn in 2023 geactualiseerd. Mogelijk worden deze in 2024 verder in lijn gebracht met wijzigingen in of nadere duidingen van de commissie BBV inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Het cluster CC streeft naar een decentrale verantwoording waarin clustermanagers hun verantwoordelijkheid nemen over rechtmatig beheer. De organisatie heeft hierover nog geen besluit genomen. De mogelijke invoering van een decentrale verantwoording wordt in 2024 besproken en in de besluitvorming betrokken.

2.3 VIC onderwerpen Selectie VIC onderwerpen Een belangrijk criterium voor het bepalen of een VIC wordt uitgevoerd op een proces is de materialiteit (financiële omvang van de baten en/of lasten) van dit proces in de begroting. Als materialiteitsgrens voor een jaarlijkse VIC wordt de grens van € 2.900.000 gebruikt in controlejaar 2024. Dit is een half procent van de omvangbasis van de begroting 2024 en de berekeningswijze is in overeenstemming met voorgaand jaar. Een ander criterium is dat de financiële beheershandelingen binnen de processen een sterk repeterend karakter hebben en periodiek plaatsvinden. De uitvoering van een VIC over meerdere periodes wordt anders niet passend geacht. Het aantonen van de getrouwheid en rechtmatigheid van niet-periodieke financiële beheershandelingen vindt plaats aan de hand van een gegevensgerichte controle, met name in het kader van het financiële jaarrekeningtraject.

7

Overzicht onderwerpen VIC In figuur 2 wordt weergegeven welke processen en deelprocessen onderdeel zijn van een VIC. Figuur 2, overzicht onderwerpen VIC Proces Baten en Lasten Aankopen grond en vastgoed

Sociaal Domein

Verkopen grond

•

Huren en Pachten Inkoop en Aanbestedingen Inkoopfacturen Burgerzaken leges Parkeren opbrengsten

• • • • • •

Balansmutaties**

Uitkeringen Inkomensvoorziening PW/Bbz2004/IOAW/IOAZ Re-integratievoorzieningen PW Bijzondere Bijstand Doelgroepenvervoer Wmo oude taken (ZiN en PGB) nWmo (ZiN en PGB) Jeugdwet (ZiN en PGB)

Personeelslasten Subsidieverstrekkingen Omgevingsvergunningen leges Tijdschrijven*

*De VIC op het onderdeel tijdschrijven wordt eerstens ingericht wanneer procesaanpassingen zijn geeffectueerd op grond van het verbeterplan naar aanleiding van de audit IOS. Een VIC op de huidige opzet wordt als niet effectief gekwalificeerd. **De kapitaallasten worden één keer per jaar in het derde kwartaal gecontroleerd aan de hand van de staat C en de notitie activabeleid. De balansmutaties zijn onderdeel van de controle op de jaarrekening.

VIC Bevindingen De VIC’s zijn primair gericht op getrouwheid (fouten en onzekerheden) en rechtmatigheid (financiële onrechtmatigheden en onduidelijkheden). Zie voor een overzicht van de rechtmatigheidscriteria paragraaf 2.2. Tijdens de controle naar getrouwheid en financiële rechtmatigheid kunnen ook bevindingen naar voren komen van kwalitatieve aard of op het gebied van juridische rechtmatigheid en/of fraude (niet zijnde misbruik door derden). Deze zullen bij constatering uiteraard ook worden gerapporteerd.

Doorontwikkeling VIC De organisatie investeert permanent in de versterking van de interne beheersorganisatie. Voor 2024 continueren wij met de aandachtspunten uit 2023 binnen de kaders van de evaluatie Visie op Control die in 2023 door het college is vastgesteld. Ontwikkellijnen voor de VIC in 2024 zijn: •

Verder investeren op versterking van de AO/IC in de eerste en tweede lijn (gericht op het bestaan en de werking), zodat de derde lijn daar in hoge mate op kan steunen en een meer systeemgerichte VIC kan zijn. Uitgangspunt is het 'push-left' principe. Dit vanuit het 8

•

•

•

• • • •

uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Hierdoor is de organisatie “aan de voorkant” in control en zijn herstelwerkzaamheden achteraf in mindere mate of niet meer noodzakelijk. Dit past binnen een organisatie waar middelen en capaciteit onder druk staan. De focus kan dan verlegd worden naar het inzetten op de belangrijkste opgaven en het behalen van de maatschappelijke doelen. Verbreding driehoeksgesprekken. Ook de rol van proceseigenaar in het kader van het ‘pushleft’ principe wordt hierbij betrokken. Dit draagt bij aan rolverduidelijking van proceseigenaren VIC. Onderzoek mogelijkheden om meer gebruik te maken van IT-controls in de processen inclusief de effectieve werking hiervan vast te stellen. Ook dit past in de ontwikkeling richting een meer systeemgerichte VIC. Cluster CC heeft in 2023 het adviesrapport ’nadere duiding GITC's’ laten opstellen met behulp van externe expertise. Deze externe IT-auditor is langer verbonden aan cluster CC om (gezamenlijk met CC) i.o.m. de organisatie afspraken te maken met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen in de vorm van een actieplan. Implementatie en evaluatie van een directiemonitor bevindingen en aanbevelingen VIC en accountant (inclusief Frauderisico's). Hiermee ontstaat een effectief en efficiënt sturingsinstrument voor de directie.

De opvolging van gedetecteerde tekortkomingen in de VIC wordt hiermee sterker bewaakt. De directiemonitor stelt dit gremium ook beter in de gelegenheid om hun verantwoordelijkheid te nemen met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen VIC. Onderzoek naar mogelijkheden om de VIC inzet op termijn meer geclusterd op domeinniveau te organiseren. In dit kader wordt begin 2024 overdracht gerealiseerd van VIC werkzaamheden voor het proces Subsidieverstrekkingen van cluster SSC naar MOZ. Jaarlijkse evaluatie van inhoud en opzet van de VIC's, mede langs de lijn van de rechtmatigheidsverantwoording. Kennisborging en procesbeschrijving VIC (dit laatste in samenwerking met cluster Info+). Finetunen rapportages in het Key Control Dashboard en nadere introductie bij het management.

2.4 Bevoegdheden inzake onrechtmatigheden Bevoegdheden college en raad Geconstateerde fouten kunnen bewust wel of niet worden hersteld door het college. De onderstaande procedure geldt om bevoegdheden in dit verband vast te leggen.

Raad De raad heeft de bestuurlijke kaders vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens is door de raad vastgesteld op 1% (€ 5.800.000 voor 2024), in aansluiting op de goedkeuringstolerantie voor fouten bij de accountantscontrole. Daarnaast is de rapportagetolerantie door de raad vastgesteld op € 200.000. Dit houdt in dat de raad wordt geïnformeerd over alle afwijkingen vanaf een afgesproken ondergrens. Ten slotte bevestigt de raad jaarlijks het door het college opgestelde normenkader van interne en externe wet- en regelgeving.

College Het college borgt de rechtmatigheid binnen de processen en interne beheersing, de interne toetsing hierop wordt uitgevoerd door de VIC. Uitgangspunt hierbij is volledige naleving van de vigerende wet- en regelgeving opgenomen in het normenkader. Indien sprake is van overtredingen van het normenkader, dan worden deze in de basis hersteld. Indien de primair verantwoordelijke functionaris valide overwegingen heeft om een onrechtmatigheid niet te herstellen, dan worden deze overwegingen opgenomen in de VIC-managementrapportage en de VIC-voortgangsrapportage 9

ten behoeve van het college en worden de betreffende directeur en portefeuillehouder vroegtijdig geïnformeerd. Het college neemt het formele besluit om een fout (tijdelijk) wel of niet te herstellen. Cluster CC stemt het proces hiertoe af met de organisatie. Besluitvorming door het college kan plaatsvinden door middel van vaststelling van de VIC-voortgangsrapportage, dan wel op basis van een afzonderlijk collegevoorstel van de primair verantwoordelijke, dat na advies van cluster CC en de directie ter besluitvorming wordt voorgelegd. De organisatie kan op basis van valide overwegingen besluiten tot het uitvoeren van een onrechtmatige handeling, bijvoorbeeld afwijken van de Europese aanbestedingsregels voorafgaande aan een opdrachtverlening. Een dergelijk besluit moet altijd vooraf door het college worden goedgekeurd in een afzonderlijk collegevoorstel. De Raad wordt binnen de reguliere P&C-cyclus geïnformeerd over alle financiële onrechtmatigheden met een individuele omvang groter dan € 200.000 (rapporteringstolerantie).

2.5 Informatievoorziening In dit hoofdstuk wordt de samenhang van informatiestromen over de uitvoering van de VIC en rapportage omtrent de VIC uiteengezet.

De externe accountant De accountant controleert de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) en verstrekt een verklaring waarin zij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. De verantwoording over de specifieke uitkeringen blijft onderdeel uitmaken van de zogeheten SiSa-bijlage (Single Information Single Audit). Dit is een afzonderlijke bijlage in de jaarrekening. De accountant rapporteert aan de raad haar constateringen in de boardletter1 en het verslag van bevindingen. De accountant maakt hiervoor onder andere gebruik van de VIC’s.

Samenhang informatievoorziening De VIC’s en accountantscontroles leveren aanbevelingen en adviezen op waarmee onze interne beheersing kan worden verbeterd. Over de voortgang van de acties die bijdragen tot deze verbetering wordt periodiek gerapporteerd. In figuur 3 wordt dit schematisch weergegeven.

1

De Boardletter is een gecomprimeerde versie van de managementletter.

10

Figuur 3, samenhang informatievoorziening

VIC

Interimcontrole

VIC managementrapportage (driemaal per jaar)

Ontvangen door procesverantwoordelijke

Voortgangsrapportage

Ontvangen door: directie (voorzien van directiemonitor), procesverantwoordelijke en VIC-er

(driemaal per jaar)

Brief voortgang t.b.v. rechtmatigheid en getrouwheid (driemaal per jaar)

Ontvangen door: college, raad en auditcommissie

Managementletter

Directiereactie

Rechtmatigheidsverantwoording

Ontvangen door: procesverantwoordelijke, VIC-er, directie, college, raad en auditcommissie

Accountantsverslag

Bestuurlijke reactie

Ontvangen door: procesverantwoordelijke, VIC-er, directie, college, raad en auditcommissie

Jaarrekeningcontrole Ontvangen door: procesverantwoordelijke, VIC-er, directie, college, raad en auditcommissie

2.6 Jaarplanning Verbijzonderde Interne Controle Voor de VIC’s op processen met een repeterend karakter is het essentieel om de controles tijdig en periodiek uit te voeren. Op deze wijze is er tijdig inzicht in welke mate het proces gedurende het jaar wel of niet in control is en kan er direct bijgestuurd worden indien resultaten uit een controle hier aanleiding toe geven. De kans dat een fout een repeterend karakter krijgt wordt hierdoor verkleind. De uitvoering en geplande oplevering van de VIC’s vinden derhalve verdeeld over het jaar plaats.

Hoofdplanning Verbijzonderde Interne Controle In figuur 4 staan de momenten weergegeven waarop respectievelijk de directie en het college worden geïnformeerd over de uitkomsten van de VIC 2024. Figuur 4, planning VIC VIC Planning 2024 Opzet en lijncontrole Controle dossiers eerste periode 2024 (januari-april) Controle dossiers tweede periode 2024 (mei-juli) Controle dossiers derde periode 2024 (augustus-december)

Opleverdatum 6 mei 2024 10 juni 2024 23 september 2024 17 februari 2025

Behandeling in directie

Behandeling in college

3 juli 2024

16 juli 2024

6 november 2024 12 maart 2025

19 november 2024 25 maart 2025

De perioden zijn gebaseerd op de volgende verdeling van de uitvoering van de VIC’s over het jaar: periode 1 januari t/m april, periode 2 mei t/m juli, periode 3 augustus t/m december. Deze verdeling en planning maakt het mogelijk dat de accountant bij haar interimcontrole en managementletter niet alleen naar de eerste 4 maanden van het jaar kijkt, zoals tot 2022 het geval was, maar naar de eerste 7 maanden van het jaar. Dit verhoogt de informatie- en sturingswaarde van zowel de managementletter als de voortgangsrapportage VIC periode 2 voor bestuurders. Er is dan ook een betere afstemming tussen de planning van de voortgangsrapportage VIC periode 2 en de managementletter. 11

Hoofdplanning accountantscontroles De planning van de accountant met betrekking tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden voor boekjaar 2024 is: • Vanaf 7 t/m 18 oktober 2024 • Vanaf 3 maart t/m 21 maart 2025

→ interimcontrole → eindejaarscontrole

12

3. Behoeftegerichte audit jaarplan 3.1 Inleiding Met de opdrachtformulering “leren en verbeteren door audits” (directiebesluit 19 juli 2018) is het besluit genomen om naast VIC’s ook interne audits (behoeftegerichte audits) uit te gaan voeren. De reikwijdte betreft (financiële) rechtmatigheid, getrouwheid, efficiëntie en/of effectiviteit van onze processen. De primaire focus ligt daarbij op het functioneren (en het verbeteren) van de interne organisatie. De audits zijn gericht op het verbeteren van de interne beheersing van de organisatie. De directie is daarmee als opdrachtgever in de leidende positie met betrekking tot deze audits. Door de audits op te nemen in het VIC en Auditjaarplan 2024 wordt op transparante wijze weergegeven op welke wijze er wordt ingezet op het verbeteren van de interne organisatie.

3.2 Overzicht geplande audits 2024 Selectie behoeftegerichte audits Voor het selecteren en prioriteren van relevante en kansrijke audit onderwerpen is in het najaar van 2023 een nieuwe inventarisatie uitgevoerd onder alle clusters en zijn belangrijke ontwikkelingen binnen de gemeente gemonitord (o.a. beoordelen van risico’s, management letter en VIC rapportages). Door Corporate Control is vanuit de verkregen input en uitgevoerde analyse een longlist opgesteld van mogelijke auditonderwerpen. Deze is intern besproken en getoetst en nader gefilterd op basis van materialiteit, risico (kans maal impact) en strategisch karakter (aansluiting met de strategische opgaven van de gemeente). Hieruit is een nadere selectie gemaakt die is vastgelegd in een shortlist. Deze shortlist is besproken met de Gemeentesecretaris en de directie en heeft uiteindelijk geleid tot de onderzoeksonderwerpen in dit audit jaarplan.

Doorlopende audits uit jaarplan 2022/2023 In het audit jaarplan 2024 is rekening gehouden met het gegeven dat twee behoeftegerichte audits uit het eerder vastgestelde audit jaarplan 2022/2023 doorlopen in 2024. Het betreft enerzijds een audit naar de beheersing van de VTA kosten die langer duurt dan oorspronkelijk gepland. Anderzijds wordt de follow-up audit naar het verbeterprogramma leges Wabo in het eerste kwartaal van 2024 uitgevoerd in plaats van in het laatste kwartaal van 2023. De reden hiervoor was dat in het najaar van 2023 in opdracht van de gemeentesecretaris prioriteit is gegeven aan het opzetten van art. 213a onderzoek (zie volgende paragraaf). Ook de inventarisatie naar soft-controls (resulterend in een plan van aanpak), die gepland stond voor het najaar van 2023, is door de focus op de invoering van 213a onderzoek en de hiervoor geactualiseerde verordening uitgesteld en nu opgenomen in het audit jaarplan 2024.

Gemeentewet artikel 213a onderzoek In het najaar van 2023 is aandacht besteed aan het actualiseren van de verordening art. 213a onderzoek naar de effectiviteit en doelmatigheid van gevoerd bestuur. Ook is een plan van aanpak gemaakt voor de implementatie van dergelijk onderzoek. Besloten is om in 2025 invulling te geven aan de herziene verordening en hiervoor capaciteit vrij te maken vanuit de behoeftegerichte audit. Artikel 213a onderzoek heeft derhalve geen impact op de capaciteit voor behoeftegerichte audits in 2024 (tenzij anders wordt besloten), anders dan dat in de tweede helft van 2024 bepaald moet worden op welk onderwerp in 2025 een art. 213a onderzoek uitgevoerd gaat worden.

13

Flexibiliteit in audit jaarplan Gedurende het jaar kunnen aanpassingen en toevoegingen plaatsvinden als op dat moment daarvoor capaciteit en/of middelen beschikbaar zijn. Waar nodig zal gebruik worden gemaakt van specifieke interne en/of externe expertise indien de aard van de werkzaamheden dit vereist. Voor iedere audit afzonderlijk zal als onderdeel van de planningsfase een Plan van Aanpak worden opgesteld met risico’s, onderzoeksvragen en scope. Ook deze plannen van aanpak worden geagendeerd in de directie. Daarnaast kan in het jaarplan capaciteit worden gereserveerd of, indien geen capaciteit beschikbaar is, vrijgemaakt om specifieke verzoeken vanuit de directie, clusters en/of college van B&W op te kunnen pakken. Ook voor de opvolging van de door de directie goedgekeurde aanbevelingen naar aanleiding van uitgevoerde audits is in het jaarplan ruimte gecreëerd. Naast de audit onderwerpen die in het audit jaarplan zijn opgenomen voor 2024 houdt Corporate Control (beperkte2) ruimte beschikbaar om enkele second opinions of verzoekopdrachten van de directie en/of het college van B&W (in het kader van art. 213a onderzoek) uit te kunnen voeren. De aard en omvang van eventuele verzoekaudits heeft invloed op de beschikbare capaciteit en daarmee op de uitvoerbaarheid van onderstaand auditplan.

Wettelijk verplichte audits Naast de behoeftegerichte audits die intern worden geïnitieerd zijn er ook wettelijk verplichte audits die vanuit wettelijke eisen uitgevoerd dienen te worden. Voorbeelden zijn de ENSIA3 en WPG audit4. Deze worden uitgevoerd door externe onafhankelijke auditors. De inzet op de wettelijk verplichte audits wordt dus niet gepleegd door de auditor die bij Corporate Control is aangesteld om de behoeftegerichte audits uit te voeren. Voor de wettelijke verplichte audits dient de organisatie de noodzakelijke documentatie aan te leveren en kan mogelijk om toelichting worden verzocht. Corporate Control neemt de opdrachtverlening, coördinatie en centrale bewaking van de uitvoering van deze audits voor zijn rekening. De inzet hierop is geborgd binnen Corporate Control en gaat niet ten koste van inzet op de behoefte gerichte audits.

2

Indien beschikbare capaciteit ontoereikend is en in het geval een verzoekopdracht gewenst is, zal worden bezien of een ander thema geherprioriteerd kan worden of dat aanvullende middelen beschikbaar zijn / capaciteit extern wordt ingehuurd. 3 ENSIA: Gemeenten verantwoorden zich over informatiebeveiliging en informatiekwaliteit middels ENSIA. Dat staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. 4 WPG audit: Gemeenten dienen zich per 2022 voor het eerst te verantwoorden over de verwerking van persoonsgegevens door een Buitengewoon opsporingsambtenaar, wanneer deze in het kader van opsporing zijn verkregen. Deze gegevens vallen onder de Wet politiegegevens (Wpg).

14

Audits 2024 Onderwerp

Categorie

Toelichting

Start/afgerond in kwartaal

Audit (groot), externe inhuur

Onderzoek naar de toepassing van VAT kosten (normering en realisatie), volume VAT versus de geleverde prestaties.

Leges Wabo

Follow-up audit (klein)

Nagegaan wordt of de aanbevelingen zijn opgevolgd en in hoeverre de getroffen maatregelen n.a.v. de aanbevelingen effectief zijn gebleken

Soft controls

Nog te bepalen

Plan van aanpak soft controls, nader te bepalen of dit de insteek krijgt van een onderzoek, een inventarisatie of een andere vorm. Samenwerking met Control en HRM.

Gestart in Q3 2023, verwachte rapportage eind Q1, 2024 Tussentijdse check uitgevoerd, eindbeoordeling start in Q1, 2024, rapportage eind Q1 2024 Start Q2, 2024

TOPICS UIT 2023 VTA kosten

NIEUWE TOPICS (2024) Risico’s bij Audit (groot), investeringsportefeuille inhuur expertise

Gemeente heeft een imposant grote investeringsambitie, de komende 10 jaar moet voor +/- 1 mrd. geïnvesteerd worden. Met de huidige realisatiekracht kan voor een bedrag van 50 mln. worden besteed op jaarbasis. Bij gelijkblijvende omstandigheden kan dan geen 1 mrd. maar “slechts” 500 mln. worden geïnvesteerd. Een deel hiervan betreft subsidies die bij niet tijdig leveren mogelijk terugbetaald moeten worden. Dit thema raakt aan de eerder uitgevoerd analyse naar de realisatiegraad die vanuit Corporate Control is uitgevoerd en op basis waarvan verbetermaatregelen zijn getroffen. Met deze behoeftegerichte audit kan gekeken worden naar (1) de mate waarin reeds getroffen verbetermaatregelen effect hebben gehad, (1) inventarisatie van de (omvang en aard van de ) risico’s en (2) welke aanvullende maatregelen getroffen kunnen of moeten worden om de beoogde ambities waar te kunnen maken.

Start Q2, 2024, afronding Q4, 2024

15

Prestatielevering / facturatie in de zorg

Monitoring / advisering (samen met control) (middel/groot), inhuur expertise

De VIC en de accountant maken al jarenlang een opmerkingen over de prestatielevering bij zorgfacturen. Zijn er gemeenten waar dit wel goed gaat en hoe hebben zij dit dan georganiseerd (benchmark / inventarisatie / wat kunnen we leren van andere voorbeelden)? Het gaat om aantoonbaarheid van geleverde zorgdiensten. Sturing en beheersing, vastlegging, weten we wat geleverd wordt en welke prijs/kwaliteit wordt geboden?

Start Q3, afronding Q1, 2025

16

Bijlagen Begrippenlijst In dit VIC en Auditjaarplan wordt verstaan onder: Audit: Een audit is een activiteit (proces) die wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij (voldoende distantie) die beschikt over de competenties om een dergelijk ‘onderzoek’ uit te voeren. Het uiteindelijke resultaat moet de opdrachtgever zicht bieden op enerzijds de mate waarin men voldoet aan de kwaliteitsstandaarden of aspecten uit het referentiekader en anderzijds de mate waarin de organisatie zich nog kan verbeteren of ontwikkelen5. Bedrijfsvoering: Dit omvat de bedrijfsvoering clusters Financiën & Administratie, Human Resource Management, lnfo+, Inkoop & Juridische Zaken, Facility Management en Communicatie & Externe Betrekkingen. Ook stafcluster Staf, Bestuur & Directie voor wat betreft hun bedrijfsvoeringstaken. Control (in control): De wijze van sturen, beheersen, verantwoording afleggen en toezicht houden teneinde het realiseren van de vooraf vastgestelde doelstellingen van werkprocessen, projecten of beleid met de overeengekomen kwaliteit (effectief-doeltreffend), inzet van middelen (efficiëntdoelmatig) en binnen de daartoe geldende regelgeving (rechtmatig). Corporate controller: De functionaris die door de gemeentesecretaris is aangewezen om de onafhankelijke control functie uit te oefenen.

Deze functionaris is tevens verantwoordelijk voor de auditfunctie en verantwoordelijk voor het systeem van control. De corporate controller is tevens clustermanager van het cluster Corporate Control. Fout: Er is sprake van een fout wanneer bepaalde verplichtingen, uitgaven, ontvangsten of balansposten onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld omdat geld niet is uitgegeven of ontvangen volgens de daarvoor geldende wetten en regels. Getrouwheid: Of de transacties, zoals ze hebben plaatsgevonden, juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt. Interne controle (IC): Heeft als doel om onvolkomenheden in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. De interne beheersing (interne controle) vindt plaats in de lijn, dus in de werkprocessen. Lijnmanagement: Bestaat uit directie, clustermanagement en teammanagement. Procesverantwoordelijke: De clustermanagers/ procesverantwoordelijken geven leiding aan en zijn verantwoordelijk voor de (deel) processen die binnen hun cluster plaatsvinden. Sommige processen worden door meerdere clusters uitgevoerd. Bij deze processen is één procesverantwoordelijke als eindverantwoordelijke aangewezen. Rechtmatigheid: Het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer.

Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.

5

Met open vizier Ronald Stevens: 2012

17

Verbijzonderde interne controle (VIC): De VIC is een controle vanuit de onafhankelijke derde lijn. In de VIC wordt gecontroleerd of het proces juist is doorlopen, werkt zoals het is ontworpen en of de uitkomst / het resultaat uit het proces juist zijn. Bij bevindingen dan wel afwijkingen wordt de procesverantwoordelijke geadviseerd tot verbetering. De implementatie van de verbetermaatregelen leidt tot een verbetercyclus. VIC’er: Uitvoerder van de verbijzonderde interne controle. Veelal decentraal georganiseerd in de tweede lijn. 3 Lijnen model: Model voor de verdeling van verantwoordelijkheden binnen het ‘systeem van control’ binnen de gemeentelijke organisatie6. Met als doel het bevorderen van een effectieve samenhang van control werkzaamheden.

6

2018.56726 Visie op control en Controlstatuut. Het Three Lines model heette tot juli 2020 het “Three Lines of Defense” model. Deze wijziging is doorgevoerd om naast de oorspronkelijke focus op waardenbehoud ook meer het belang van waardencreatie te benadrukken.

18