5.1.b Raadsbesluit Evaluatie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en Gebiedssessies. (11654093)

gemeenteraad Haarlemmermeer

Raadsbesluit 11654093 Onderwerp RV Evaluatie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie en Gebiedssessies

De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelezen het voorstel van de Werkgroep Werkwijzen Raad, nummer XS-24U1102.679/11654093; besluit met inachtneming van amendement AM 02: 1.

2.

3.

De verbinding tussen de Gemeenteraad en de kernen, wijken en buurten in de gebieden nog verder uit te werken in de agenda's waarmee periodiek met elkaar in gesprek wordt gegaan in én buiten het Raadhuis. De frequentie van per jaar drie Bijzondere raadsvergaderingen op locatie door het Presidium te laten borgen in de jaaragenda's van de gemeenteraad, gericht op een totaal van 12 per bestuursperiode, zodat voor ieder gebied de opvolging van de agenda en onderwerpen op locatie besproken en verantwoord kan worden. Met de vorm van de Bijzondere raadsvergaderingen op locatie verder te experimenteren, met daarbij als denkrichtingen: a. 1. De raad en zijn leden meer zichtbaar bij de voorbereiding van de agenda te betrekken door onderwerpen aan de raad voor te leggen die de raad voor de uitvoering van de agenda kan aanwijzen (agendasetting); a. 2. Onderwerpen voor de bovengenoemde selectie te betrekken uit: i. Onderwerpen die door dorpsraden en inwoners worden aangereikt; ii. Onderwerpen waarvan de raads- en commissieleden die in een kern binnen een gebied wonen weten dat er een maatschappelijk vraagstuk speelt, of komt te spelen. iii. De onderwerpen uit de gebiedsagenda's van het gebiedsmanagement; iv. Het gebiedsprogramma dat voor ieder gebied is opgesteld met bestuurlijke opgaven en plannen; b.

Met de werkvorm te experimenteren door informatievoorziening ten behoeve van de uitvoering van een bijzondere raadsvergadering op locatie vóóraf te verzorgen, bijvoorbeeld door schriftelijke informatievoorziening over de historie en context van onderwerpen en waar wenselijk voorafgaande werkbezoeken voor de raad- en commissieleden te organiseren; c. De objectieve en feitelijke informatievoorziening zowel voorafgaand als na afloop van een bijzondere raadsvergadering via de griffie rechtstreeks uit de ambtelijke organisatie te betrekken op grond van de Verordening ambtelijke bijstand (in plaats van de bestuurlijke reactie van b&w). d. Gelet op het tijds- en capaciteitsbeslag en gegeven de verantwoordelijkheid die de raad voor zijn eigen vergaderingen heeft voortaan de organisatie van de bijzondere raadsvergaderingen op locatie op grond van 'Ambtelijke Bijstand' via de griffie bij de Gemeentesecretaris aan te vragen, zodat de betrokken ambtenaren onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad werkzaam zijn; e. Voor de opvolging van onderwerpen het college een overzicht in het publieke deel van iBabs in te laten stellen en onderhouden, dit periodiek te actualiseren en een koppeling hiervan te maken in

Pagina 2 van 2

4.

Geoviewer, zodat per gebied, kern en buurt de actualiteit door zowel inwoners als allen die bij het gemeentebestuur betrokken zijn gevolgd kan worden en bestuurlijk geborgd is. Aan de betrokken dorpsraden, pitchers e.a. kan in een brief van de raad over de uitkomsten van het proces een terugkoppeling worden gegeven; f. De raad over de periodieke actualisatie uit het vorige punt actief te informeren; g. Het college te verzoeken de kosten in ambtelijke tijd en financiële uitgaven voor de organisatie met betrekking tot de huidige én de voorgestelde werkwijze in kaart te brengen. h. De WWR het mandaat te geven om voorstellen voor de verdere ontwikkeling van de bijzondere raadsvergaderingen op locatie en gebiedssessies aan het Presidium en de Gemeenteraad voor te leggen. De Bijzondere raadsvergaderingen op locatie in deze bestuursperiode tot een halfjaar vóór de verkiezingen te organiseren (september 2025).

Vastgesteld in de openbare vergadering van 30 januari 2025.