4632778 reactie op raadsvoorstel Versterken informatiewaarde Planning & Control.pdf

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Raadhuisplein 1 Hoofddorp Telefoon 0900 1852 Faxnummer 023 563 95 50

Cluster Contactpersoon Doorkiesnummer

Financiën en Administratie Conny Mensen +31235676446

Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

X.2020.06807 Raadsvoorstel Versterken informatiewaarde Planning & Control cyclus Reactie op raadsvoorstel Versterken informatiewaarde Planning & Control cyclus

Verzenddatum

1 7 « 2021

Geachte heer, mevrouw. Van de auditcommissie heeft de raad het raadsvoorstel Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus (2020.4242721) ontvangen. Aan ons college is gevraagd een bestuurlijke reactie aan de raad aan te bieden, welke u hieronder aantreft. Wij verzoeken de raad deze reactie mee te nemen in de overwegingen rondom de besluitvorming over het voorstel. De behoefte om de informatiewaarde van de Planning & control (P&C) producten te versterken onderschrijven wij. Het is belangrijk dat de raad voldoende instrumenten heeft om zijn kaderstellende en controlerende rol goed in te vullen. Het verbeteren van de informatiewaarde is een continu proces. Zoals ook benoemd in het raadsvoorstel zijn de volgende verbeteringen de laatste tijd doorgevoerd: 1. infographic bij de jaarstukken en de programmabegroting; 2. doorlinken naar de beleidsnota's in de jaarstukken en de programmabegroting; 3. doorlinken naar betreffende tabellen en grafieken in de jaarstukken en de programmabegroting; 4. nummering van de tabellen en grafieken in de jaarstukken en de programmabegroting; 5. concrete formuleringen, minder proces en meer inhoud. Voorgesteld wordt om de versterking van de informatiewaarde van producten in de P&C cyclus stapsgewijs te bewerkstelligen.

Informatiewaarde in raadsvoorstellen Door de auditcommissie wordt voorgesteld om in raadsvoorstellen waarin nieuw beleid wordt voorgesteld te beschrijven hoe het gewenste maatschappelijke effect (het streefdoel) wordt behaald en dit vast te leggen met een nul-waarde en een streefwaarde. Tevens moet in het

Ons kenmerk: X.2020.06807

Pagina 2

raadsvoorstel een keuze worden voorgelegd van de te hanteren beleidsindicatoren en op welke wijze over de indicatoren gerapporteerd gaat worden, in een P&C-product of op andere wijze.

Reactie college

De voorgestelde werkwijze onderschrijven wij. Maar wij vragen de raad wel rekening te houden met de volgende kanttekeningen: a. Alleen in raadsvoorstellen waarin nieuw beleid wordt geïnitieerd worden voorstellen voor beleidsindicatoren opgenomen. Het gaat hierbij om het vaststellen van beleid voor een langere termijn, bijvoorbeeld voor een periode van vier jaar. b. De leesbaarheid van de stukken willen we niet in het gedrang laten komen. Het aantal beleidsindicatoren dat per programma/beleidsdoel in de programmabegroting en jaarstukken kan worden opgenomen is daardoor beperkt. Naar onze mening is drie beleidsindicatoren per beleidsdoel het maximumaantal. In andere rapportages die de raad ontvangt kunnen meer indicatoren worden opgenomen. In die rapportages kan de ontwikkeling van een indicator ook beter worden geduid. In de vorige raadsperiode is besloten om het aantal beleidsindicatoren te reduceren in de P&C-producten om meer balans aan te brengen in de hoeveelheid indicatoren/kengetallen per programma. Toen is geconcludeerd dat meer indicatoren niet tot meer inzicht hoeft te leiden. c. Om te kunnen voldoen aan dit voorstel, vinden we het belangrijk dat de beleidsambtenaren over voldoende kennis over het werken met beleidsindicatoren beschikken. Hiervoor zal een training worden ontwikkeld en gegeven. Dit kan in de loop van 2021 worden opgepakt.

Gezien de grote werkdruk als gevolg van onder andere de coronamaatregelen en het proces om te komen tot ombuigingen, is de verwachting dat voor het eerst in de beleidsvoorstellen die in 2022 aan de raad worden aangeboden, de door de auditcommissie voorgestelde wijzigingen een plek kunnen krijgen. Methode Duisenberg bil P&C-producten De auditcommissie stelt voor de methode Duisenberg te gebruiken bij de voorbereidingen op de raadsbehandeling van de jaarstukken en de programmabegroting. De methode Duisenberg houdt in dat een of meer rapporteurs worden aangewezen uit de raad om bijvoorbeeld de begroting of een bepaald thema voor te bereiden en vragen te inventariseren die namens de gehele raad worden gesteld aan de verantwoordelijk bestuurder. Reactie college

De methode Duisenberg is volgens ons college een voorstel omtrent de werkwijze van de raad, waarbij geen ondersteuning gevraagd wordt van de ambtelijke organisatie. De huidige grote werkdruk als gevolg van onder andere de coronamaatregelen en het proces rondom de ombuigingen geeft geen ruimte voor ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. Gezien het negatieve meerjarenbeeld gaan wij er ook vanuit dat de kosten van de methode Duisenberg worden gedekt binnen de voor de raad beschikbare middelen. Verzoek auditcommissie Versterken informatiewaarde van 4 maart 2020 In een verzoek aan het college wordt voorgesteld om medewerking te verlenen aan de methode Duisenberg door middel van: • het onder embargo beschikbaar stellen van de (concept-) Jaarstukken 2020 op 14 april 2021.

Ons kenmerk: X.2020.06807

Pagina 3

Reactie college

Op 14 april 2021 heeft het college nog geen kennis kunnen nemen van de Jaarstukken 2020. De collegebehandeling staat gepland op 28 april 2021. Het college acht het niet wenselijk om de Jaarstukken 2020 onder embargo beschikbaar te stellen wanneer deze nog niet besproken zijn in het college. Projectmatige aanpak van informatieversterking van begrotingsprogramma's door werkgroepen Door de auditcommissie wordt voorgesteld om in het najaar van 2021 te bespreken of in het voorjaar van 2022 kan worden gestart met de versterking van informatiewaarde van twee begrotingsprogramma's. Dit gebeurt projectmatig in werkgroepen bestaande uit raadsleden, portefeuillehouders en ambtelijke vertegenwoordiging, om de bestaande informatie in beleidsstukken per begrotingsprogramma uit te diepen. Hierbij wordt nagegaan of er een beperkt aantal relevante indicatoren is die meerwaarde hebben bij het vergroten van de informatiewaarde bij dit programma, of er mogelijkheden zijn tot het korter, bondiger, duidelijker en beter formuleren van de teksten in dit programma en of er informatie ontbreekt bij dit programma. Reactie college

Wij steunen de door de auditcommissie voorgestelde werkwijze om op een geleidelijke wijze de begrotingsprogramma's te verrijken met beleidsindicatoren. Het concreter maken van de beleidsdoelen en het hierover rapporteren via indicatoren ondersteunt de controlerende rol van de raad. Wel vragen we de raad nadrukkelijk rekening te houden met de volgende kanttekeningen: a. De werkdruk van de ambtelijke organisatie is dusdanig hoog dat bezien moet worden welke inzet redelijkerwijs mogelijk is. De kennis en expertise van vaste medewerkers is in dit proces onontbeerlijk en daarom gaat onze voorkeur niet uit naar eventuele externe inhuur. b. Op basis van de nog niet afgeronde dóórontwikkeling van het begrotingsprogramma Economische zaken is het van belang rekening te houden met een ambtelijke inzet van circa 50 uur per beleidsdoel van een programma.

Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlei de secretaris, de b

% drs. Carel Brugman

_____

* Marianne

rmans-Wijdeven

raadsvoorstel

Onderwerp Portefeuillehouder Steller Auditcommissievergadering

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus Maaike Ballieux (voorzitter van de auditcommissie) Conny Hensen en Jaap Baars 28 januari 2021

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

2020.4242721

1. Voorstel De Auditcommissie stelt de raad voor om: 1. de versterking van informatiewaarde van producten in de Planning & Control cyclus te realiseren op basis van de informatiecriteria zoals beschreven in de notitie Versterken informatiewaarde (bijlage 1); 2.

3.

de versterking van informatiewaarde stapsgewijs te realiseren door: a. ten aanzien van raadsvoorstellen: 1. in raadsvoorstellen waarin nieuw beleid wordt voorgesteld, voor zover als mogelijk is, een beleidstheorie, nul-waarde en streefwaarde voor het maatschappelijk beoogde doel vast te leggen; 2. per raadsvoorstel waarin (geactualiseerd) beleid wordt voorgesteld keuzes voor beleidsindicatoren door het college aan de raad voor te laten leggen; b.

ten aanzien van de producten uit de planning & controlcyclus: de informatiewaarde verder te versterken door de methode Duisenberg in te zetten: 1. in de voorbereiding van de raadsbehandeling van de jaarstukken; 2. in de voorbereiding van de raadsbehandeling van de programmabegroting;

c.

het doorlichten van het bestaande beleid ten behoeve van beschikbare gegevens voor het versterken van informatiewaarde in de planning & control cyclus: 1. projectmatig in werkgroepen, samengesteld uit college, raad en ambtelijke vertegenwoordiging de bestaande informatie in beleidsstukken per begrotingsprogramma uit te diepen; 2. de uitkomsten hiervan in een advies voor verdere versterking van de informatiewaarde aan de raad voor te leggen; 3. na vaststelling van de Programmabegroting 2022-2025, in het najaar van 2021, met het college te bespreken of in het voorjaar van 2022 kan worden gestart met de versterking van informatiewaarde van twee begrotingsprogramma’s;

de methode Duisenberg in 2021 voor een bedrag van € 25.000 te dekken uit het opleidingsbudget van de raad en het adviesbudget van de auditcommissie.

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 2

2. Samenvatting Naar aanleiding van de vaststelling van de Jaarstukken 2018, in juni 2019, besloot de raad dat de informatiewaarde van de jaarstukken versterking behoeft om dieper in te kunnen gaan op de drie W-vragen: Wat willen we bereiken, Wat gaan we daarvoor doen en Wat mag dat kosten. Versterken van de informatiewaarde draagt bij aan het kunnen bepalen van de resultaten met betrekking tot de maatschappelijke doelstellingen, zodat duidelijk wordt wat er is bereikt, of dat doelmatig en doeltreffend is bereikt en wat het daadwerkelijk heeft gekost. De auditcommissie heeft het initiatief genomen om in de eerste helft van 2020 met PriceWaterhouseCoopers (PwC) werksessies te organiseren om tot inventarisatie van de wensen en mogelijkheden tot versterking van informatiewaarde te komen. De uitkomsten zijn dat de raadsleden het belangrijk vinden dat de opzet van informatie in Planning & Control (P&C) stukken compact en overzichtelijk is. En dat de raad keuzes kan maken ten aanzien van maatschappelijke effecten en indicatoren. Aan de hand van een beleidstheorie dient te worden beschreven hoe het gewenste maatschappelijke effect (het streefdoel) wordt behaald, waarbij de gekozen indicatoren informatie weergeven over de mate waarin het doel wordt bereikt.

Naar aanleiding van deze uitkomsten heeft de Auditcommissie met de wethouder financiën, de directie en de ambtelijke organisatie overlegd. Daarbij is gebleken dat versterking van de informatiewaarde optimaal zijn beslag kan krijgen door enerzijds de vaste momenten in de cyclus van de P&C producten te benutten door bij het opstellen en behandelen van de programmabegroting en de jaarstukken de informatiewaarde te versterken. En anderzijds in de continue stroom van raadsvoorstellen aan het versterken van informatiewaarden te werken. Met de wisselwerking tussen de raadsvoorstellen en de P&C-producten wordt de versterking van informatiewaarde op een praktische wijze cyclisch tot stand gebracht. Het proces dat gedurende 2020 is doorlopen heeft bovendien al tot de nodige verbeteringen geleid. Bij de P&C producten die sinds de workshop van 23 januari 2020 door het college zijn aangeboden aan de raad zijn de volgende verbeteringen inmiddels gerealiseerd: -

infographic; doorlinken naar de beleidsnota’s; doorlinken naar betreffende tabellen en grafieken; nummering van de tabellen en grafieken; concrete formuleringen.

3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? We willen de informatiewaarde versterken om te kunnen bepalen of we hebben bereikt wat we wilden bereiken, op welke wijze dat is bereikt en tegen welke kosten. Wat is de aanleiding, context? In het accountantsverslag over de jaarrekeningcontrole 2018 is aanbeveling aan de raad gedaan om met het college de dialoog te zoeken om voor de verplichte Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) beleidsindicatoren een streefwaarde uit te diepen. Dat kan worden gedaan door dieper in te gaan op wat we willen bereiken, hoe we dat willen bereiken en wat we hebben bereikt.

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 3

Welk doel wordt nagestreefd? Het doel is de informatiewaarde van de producten in de P&C cyclus te vergroten zodat de raad het te verwachten of bereikte resultaat beter kan beoordelen op de doelmatigheid van de gedane uitgaven en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen? We gaan de versterking van informatiewaarde van producten in de P&C cyclus stapsgewijs bewerkstelligen: -

-

door middel van de informatiewaarde in raadsvoorstellen en de bespreking van die raadsvoorstellen. Dit is een continu proces; door het verdiepen van informatie in de P&C-producten, door middel van de methode Duisenberg. Dit is op vaste momenten in het jaar aan de orde, bij de jaarstukken en bij de programmabegroting; door projectmatig bestaande informatie uit beleidsstukken in werkgroepverband uit te diepen. Dit kan op regelmatige basis, bijvoorbeeld 1 beleidsprogramma per kwartaal.

Belangrijk argument voor de stapsgewijze werkwijze is de geleidelijke ontwikkeling die het mogelijk maakt om vanuit de reguliere werkprocessen aan versterking van de informatiewaarde te werken. Kanttekeningen hierbij zijn dat het traject voor versterking van de informatiewaarde over meerdere jaren en tot ver in de volgende bestuursperiode door zal lopen. In feite gaat het om het ontwikkelen van nieuwe werkwijzen in de praktijk van kaderstelling en controle tussen raad en college. Voor de activiteiten op projectbasis, voor inhuur van capaciteit voor procesbegeleiding en bij toepassing van de methode en technieken zoals de methode Duisenberg zullen kosten worden gemaakt voor de inhuur van externe expertise en ondersteuning. Informatiewaarde in raadsvoorstellen Indicatoren zijn zinvol wanneer er een nulmeting is gedaan, een beleidstheorie is opgesteld en een einddoel is bepaald. De beleidstheorie geeft de veronderstellingen die aan een beleid ten grondslag liggen weer, beschrijft de motivering voor het beleid en de met het beleid beoogde doelen en maakt duidelijk welke bijdrage de inzet van beleidsinstrumenten aan het beleidsdoel leveren.

Het college dient hier bij raadsvoorstellen waarin maatschappelijke doelstellingen en beleidsdoelen worden beschreven invulling aan te geven en alternatieven aan te bieden voor de te gebruiken indicatoren, zodat de raad daarin zijn keuzes kan maken. Verder zal hierbij aangegeven moeten worden op welke wijze over de indicatoren gerapporteerd wordt, in de P&C producten, in rapportages of op een andere manier. Want in de P&C producten komen alleen de belangrijkste indicatoren terug om doelstellingen van de programma’s te kunnen monitoren. Overige indicatoren kunnen worden opgenomen in terugkerende (voortgangs)rapportages zoals bijvoorbeeld de Bestuurlijke Voortgangsrapportage Wonen (BVR), het Uitvoeringsprogramma Mobiliteit of de TransforMeerMonitor. Methode Duisenberg bij P&C producten De methode Duisenberg is gericht op de jaarstukken en de programmabegroting. De methode houdt onder andere in dat er raadsleden worden benoemd tot rapporteurs om aan de hand van zes vragen een (feitelijke, niet politieke) analyse te maken van (de kwaliteit van) de informatie in een programmabegroting/jaarstukken. De bevindingen worden besproken met alle de woordvoerders en de conclusies en aanbevelingen worden door de rapporteurs vervolgens in een raadsvergadering gepresenteerd.

De methode kan tweemaal per jaar worden ingezet, bij de raadsbehandeling van de jaarstukken en de raadsbehandeling van de programmabegroting.

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 4

Projectmatige aanpak van informatieversterking van begrotingsprogramma’s door werkgroepen Per programma wordt een werkgroep samengesteld van raadsleden die woordvoerder op het betreffende programma zijn, de portefeuillehouder, minimaal één ambtenaar vanuit het inhoudelijke perspectief en een ambtenaar vanuit financieel perspectief. Iedere werkgroep gaat voor een begrotingsprogramma de volgende zaken na: zijn er een beperkt aantal relevante indicatoren die meerwaarde hebben bij het vergroten van de informatiewaarde bij dit programma; zijn er mogelijkheden tot het korter, bondiger duidelijker en beter formuleren van de teksten in dit programma; mist er informatie bij dit programma. Voor deze opdracht is het mogelijk om gesprekken te voeren met externen, bijvoorbeeld vertegenwoordigers van verbonden partijen of organisaties die voor de gemeente taken uitvoeren. De projectleiding kan per programma wisselen en afhankelijk van de beschikbare ambtelijke capaciteit extern worden ingevuld. De werkgroepbijeenkomsten worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Het is daarom belangrijk om in overleg met het college af te stemmen over de inzet van de ambtelijke organisatie per programma, per jaar gedurende dit traject.

Uit mededeling van de directie is gebleken dat in 2020 en 2021 als gevolg van de coronacrisis geen start van de projectmatige aanpak per begrotingsprogramma mogelijk is. In het najaar van 2021 kan de raad met het college in overleg gaan om de projectmatige aanpak per 2022 van start te laten gaan. 3.3 Wat mag het kosten? Voor de voorbereidingen in het project Versterken informatiewaarde is PwC-consultancy ingehuurd om gedurende 2020 de werksessies te begeleiden, webinars en digitale werkgroepbijeenkomsten te verzorgen en de uitkomsten in de notitie Versterken informatiewaarde vast te leggen. De kosten van dit traject bedroegen € 14.500 en zijn gedekt uit het in de Programmabegroting 2020-2023 beschikbare budget onder beleidsdoel ‘Het goed functioneren en faciliteren van formele gemeentelijke organen (gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders, burgemeester en rekenkamercommissie’ van het programma Bestuur, samenleving en publiekscontact, taakveld 0.1. Voor het vervolgproces wordt voor inhuur van procesleiding- en ondersteuning bij de methode Duisenberg een budget van € 25.000 per jaar voor de komende vijf jaar verwacht. Voor het doornemen van de begrotingsprogramma’s kan in het najaar van 2021 wordt bezien of de ambtelijke capaciteit toereikend is om de werkzaamheden in de reguliere P&C cyclus op te nemen.

Het streven is om vier begrotingsprogramma’s per jaar uit te werken, waarbij wordt uitgegaan van twee bijeenkomsten per werkgroep, per begrotingsprogramma. De begrotingsprogramma’s worden op deze wijze over een periode van drie jaar behandeld. Methode Duisenberg

€ 25.000

3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De auditcommissie is namens de raad verantwoordelijk voor de uitvoering van het traject Duisenberg. De raad is gezamenlijk met het college verantwoordelijk voor het verbeteren van de informatiewaarde van de P&C producten. De auditcommissie kan een adviserende rol spelen. Het college is verantwoordelijk voor de voorbereiding van raadsvoorstellen die het aan de raad voorlegt en voor de uitvoering van beslissingen van de raad.

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 5

3.5 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? De raad kan dit voorstel agenderen voor bespreking in een sessie of debat. Bij voorkeur is daarbij de bestuurlijke reactie op het advies beschikbaar. Op verzoek van de raad biedt het college de raad naar aanleiding van de raadsbehandeling van dit raadsvoorstel en de bestuurlijke reactie uiterlijk ten tijde van de Voorjaarsrapportage 2021 een voorstel aan over de wijze waarop de informatiewaarde in de toekomstige raadsvoorstellen, evaluaties, rapportages en P&C-producten verwerkt zal gaan worden. In het najaar van 2021 kan de raad met het college over de mogelijkheden spreken om in 2022 te starten met de projectmatige aanpak van informatieversterking van begrotingsprogramma’s door werkgroepen. Indien mogelijk kan dan op voorstel van het college worden beslist welke programma’s in 2022 door de werkgroepen ter hand genomen kunnen worden. 4. Ondertekening de ambtelijk secretaris,

de voorzitter,

Jaap Baars

Maaike Ballieux

Bijlage(n): - Beschrijving Methode Duisenberg - Notitie Versterken Informatiewaarde

Bijlage Methode Duisenberg Hoe controleer ik de begroting en de verantwoording? De methode Duisenberg is gericht op het jaarverslag en de programmabegroting. Er worden raadsleden benoemd tot rapporteurs om aan de hand van 6 vragen een (feitelijke, niet politieke) analyse te maken van (de kwaliteit van) de informatie in een begroting/jaarverslag. De bevindingen worden besproken met alle de woordvoerders en de afgestemde conclusies en aanbevelingen worden door de rapporteurs vervolgens in de raadsvergadering gepresenteerd. De methode is zo geschreven dat deze op alle publieke organen zoals gemeentes, provincies, onderwijsinstellingen, zorginstellingen etc. Het is mogelijk om het gehele beleid of alleen een programma/artikel onderdeel te analyseren. Ook is de kern van de methode (de 6 vragen) door individuele leden van een fractie te gebruiken om een begroting of jaarverslag te doorgronden. In de separate handleiding worden de 6 vragen één voor één behandeld. Daarna wordt nog kort ingegaan op het formuleren van feitelijke vragen. 1. Wat is het beeld van het beleidsterrein op hoofdlijnen? - hoe staat het er lokaal voor? hoe in andere gemeenten? - ontwikkeling door de tijd? - wat gaat goed en wat kan beter? 2. Welke doelen zijn gepland/behaald? - wat willen we bereiken / wat heeft het college bereikt? - juiste doelen? - juiste indicatoren? - invloed wethouder/college? 3.

Welke prestaties zijn gepland/geleverd? - wat wil het college doen/heeft het college gedaan? - juiste prestaties? - prestaties/activiteiten specifiek en meetbaar? - duidelijke rol voor het college? 4. Wat gaat het kosten/heeft het gekost? - begroot/besteed? - grote over- en onderschrijdingen? - ombuigingen en intensiveringen te volgen? - subsidies verantwoord? / garanties verleend en loopt de gemeente risico? - kosten die de gemeente maakt en kosten die uitvoeringsorganisaties maken? - uitgaven verdeeld over meerdere beleidsonderdelen en/of programma’s? - financiële positie van verbonden partijen? 5. Wat is het oordeel over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid? - aandachtspunten bedrijfsvoering en beleidsinformatie? - oordeel van de corporate controller en accountant over de rechtmatigheid? - bevindingen uit beleidsdoorlichtingen en evaluatieonderzoeken? - juiste planning beleidsdoorlichtingen? - aandacht speerpunten en onderwerpen van de raad? - vergelijkende (gemeentelijke) kengetallen doelmatigheid? 6. Welke conclusies en aanbevelingen worden gerapporteerd aan de raad? - overwegingen dechargeverlening? - verzoeken aan de wethouder?

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 7

Betreft: Notitie versterken informatiewaarde P&C cyclus Van: Leon van den Dool Introductie Op verzoek van de audit-commissie van de gemeenteraad van Haarlemmermeer heeft PwC op 23 januari 2020 een werksessie voor raadsleden verzorgd over het versterken van de informatiewaarde van de P&C cyclus. Uit deze werksessie werd duidelijk dat de raadsleden enthousiast zijn om de begroting, het jaarverslag en de andere P&C-documenten te versterken. Daarbij is na afweging van diverse richtingen voor verbetering gekozen voor inzet op twee onderdelen: a. meer aandacht voor maatschappelijke effecten en indicatoren en b. een compactere en overzichtelijker opzet. Daarbij vinden de raadsleden het belangrijk om tijdens het proces keuzemogelijkheden voorgelegd te krijgen. Na de werksessie van januari 2020 heeft de ambtelijke organisatie op basis van de suggesties het programma Economische Zaken in een nieuwe vorm uitgewerkt. Deze uitwerking is aan de raadsleden aangeboden, voorzien van een toelichtende brief van het college. Op 8 juni is een tweede werksessie gehouden om te zien of de uitwerking voldoet aan de verwachtingen van de raadsleden. Uit deze werksessie is gebleken dat het vernieuwde programma Economische Zaken grotendeels voldoet aan de wensen van de raad. Het programma EZ bevat hiermee potentiële beleidsprioriteiten, inhoudelijk moet het programma nog worden vastgesteld.

Direct na deze werksessie is een vragenlijst uitgezet onder alle raadsleden met concrete vragen en voorstellen om de informatiewaarde te versterken. Deze vragenlijst werd door 25 raadsleden ingevuld. In de eerste week van juli zijn de resultaten besproken in 4 kleinere bijenkomsten met raadsleden, hieraan hebben ruim 20 raadsleden meegedaan. Aan de hand van de uitkomsten van het bovenstaande proces geeft deze notitie de resultaten, te maken afspraken en spelregels weer. Format programma De vragenlijst en gevoerde gesprekken maken helder dat er veel draagvlak is voor het voorgestelde format dat is gebruikt voor de voorbeelduitwerking van het programma Economische Zaken. Kort samengevat is dit format weergegeven in de onderstaande tabel. Hoofddoel

Samenvatting in maximaal 200 woorden

Subdoel

Beschrijving subdoel, circa 2 tot 5 subdoelen per hoofddoel, met bijbehorende acties en indicatoren Tabel met realisatie voorgaande jaren, streefwaarden en bronvermelding

Indicatoren

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

Taakvelden

Verbonden partijen en beleidsstukken

pagina 8

Meerjarenoverzicht baten en lasten per taakveld, vanwege (verplichte) administratie volgt dit een landelijke indeling Eventueel kan hier een link opgenomen worden voor verdere toelichting (https://vraagbaakiv3gemeenten.nl/taakvelden) Korte opsomming

Spelregels bij het gebruik van indicatoren Voor het gebruik van indicatoren in de P&C documenten zijn de raadsleden het eens over de volgende spelregels. Spelregel 1: Bij beleidsprioriteiten horen indicatoren die gespreid zijn over het gehele proces dus indicatoren voor input, proces, prestatie en uiteindelijk effect. In de onderstaande afbeelding is die spreiding van indicatoren schematisch weergegeven.

Indicatoren: efficiency en effectiviteit Langere keten is moeilijker meten

beleidstheorie

Efficiency

Input

Throughput (‘activiteiten’)

Output

Outcome (‘effect’)

Effectiviteit Gemeentehuis

Maatschappij

Spelregel 2: Een indicator is alleen zinvol als er een nulmeting, een beleidstheorie en een einddoel (of streefwaarde) is.

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 9

Indicator alleen zinvol bij nulmeting, beleidstheorie en einddoel (eventueel mijlpalen)

Helder gedefinieerd Bruikbare nulmeting

Vastgestelde mijlpalen

einddoel

Beleidstheorie

(zie ook Resultaten Tellen, 2008, Rekenkamer Rotterdam)

Spelregel 3: Indicatoren dienen in cijfers of een getallenreeks en zoveel mogelijk ook grafisch weergegeven te worden. Bij de grafische weergave is het belangrijk om de nulmeting of nulwaarde te laten zien, de huidige meting en de streefwaarde. Spelregel 4: Per programma stuurt de raad op een beperkt aantal subdoelen met per subdoel enkele indicatoren. Spelregel 5: In de programmabegroting worden alleen voor de door de raad gekozen (beleids-)prioriteiten indicatoren opgenomen. Uit de gesprekken bleek dat de raadsleden er aan hechten zelf keuzes te kunnen maken over de prioriteiten. Dat kan betekenen dat er in de raad een besluit over genomen moet worden. Spelregel 6: Voor de overige activiteiten (reguliere taken) zijn enkel ERdoelstellingen opgenomen (beter, sneller, minder, ..) in de programmabegroting. Er wordt voor deze overige activiteiten gerapporteerd over afwijkingen qua prestaties en/of middelen en waar van toepassing worden de verplichte indicatoren hierbij aangegeven. Mits de raad zelf de keuzes kan maken is er begrip voor het feit dat niet voor alle activiteiten indicatoren kunnen worden verzameld en/of gemeten. Er is een set van verplichte indicatoren die ook gebruikt wordt voor Waarstaatjegemeente.nl (zie ook www.findo.nl). Deze indicatoren kunnen vermeld worden bij de meest relevante activiteiten.

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 10

Weergave van budgetten en taakvelden Voor de vermelding van de budgetten wordt gebruik gemaakt van de budgetten per taakveld. Het kan voorkomen dat de activiteiten en budgetten geheel bijdragen aan één beleidsdoel, maar het kan ook zo zijn dat het deels aan één beleidsdoel bijdraagt en deels aan andere beleidsdoelen. Hieronder is dat schematisch in de vorm van een voorbeeld weergegeven.

Taakvelden In welke mate richt het taakveld zich op het programma?

Programma Economische zaken

Vrijwel gehele taakveld

Een deel van het taakveld

Taakveld 3.1 Taakveld 3.2

Taakveld 2.1

Taakveld 8.1

Econ. Ontw. Bedrijfsinfra

Verkeer

Ruimt. Ontw.

Taakveld 3.1 bedrijvenloket

Spelregel 7: Het is belangrijk dat het budget per programma helder is. Bij de taakvelden dient daarom het budget aangegeven te worden en of dit taakveld zich helemaal richt op het gepresenteerde programma of dat het taakveld meerdere programma’s ondersteunt.

Het vervolgproces Via de vragenlijst en bij de vervolggesprekken is met alle aanwezige raadsleden het vervolgproces besproken. In grote meerderheid sprak men zich uit voor de volgende werkwijze: -

Per te formuleren programma wordt een werkgroep samengesteld van raadsleden, de portefeuillehouder en ondersteund door één of enkele ambtenaren. De werkgroep kan ook gesprekken voeren met externe stakholders (verbonden partijen en andere externen die bij het realiseren van beleidsdoelstellingen zijn betrokken).

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 11

-

De bijeenkomsten van de werkgroep worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Het is daarom belangrijk af te stemmen over de inzet van de ambtelijke organisatie bij dit traject.

-

Het college (ondersteund door de ambtelijke organisatie) dient alternatieven aan te bieden voor de te gebruiken indicatoren, zodat de raad keuzes kan maken.

Omdat niet alle programma’s tegelijk opgepakt kunnen worden is ook gevraagd naar de voorkeur voor de volgorde van de programma’s. Dit leverde de volgende volgorde op: 1. Zorg en werk 2. Wonen 3. Maatschappelijke ontwikkeling 4. Kwaliteit fysiek leefomgeving 5. Ruimtelijke ontwikkeling 6. Mobiliteit 7. Veiligheid 8. Bestuur, samenleving en publiekscontact Voor de werkgroepen zijn ambtenaren nodig met inhoudelijke kennis van het programma. Enerzijds om een goede voorbereiding van de werkgroep te organiseren, zodat er doelmatig gewerkt kan worden. Anderzijds om in verbinding met de organisatie te werken en op de uitvoerbaarheid van uitkomsten te reflecteren.Voor de wat complexere programma’s zijn waarschijnlijk twee bijeenkomsten nodig. In de eerste bijeenkomst wordt inventariserend gesproken over de belangrijkste doelen en verdere uitgangspunten voor de uitwerking. De ambtelijke organisatie werkt dit vervolgens uit, waarna een tweede bijeenkomst van de werkgroep volgt. In die bijeenkomst worden zaken verder ingevuld en waar belangrijke keuzes nodig zijn, worden die voorgelegd aan de raad. Mogelijk kan voor de wat kortere programma’s (die ook meer onderaan in de voorkeursvolgorde staan) volstaan worden met één bijeenkomst van de werkgroep. Ruim de helft van de gesproken raadsleden sprak de ambitie uit dit proces voor de raadsverkiezingen af te willen ronden.

Alle programma’s uit de programmabegroting worden hiertoe dan vóór de Voorjaarsrapportage van juni 2021 doorlopen, zodat de Programmaberoting van 2022 in de nieuwe opzet kan worden voorbereid. Dit heeft als voordeel dat er dan met dezelfde groep aan gewerkt wordt en de aanpak consistent kan blijven. Een aantal raadsleden geeft aan dat een dergelijke ambitie wel afhankelijk is van de beschikbare ambtelijke capaciteit en de tijd die de raadsleden beschikbaar hebben. Zij geven aan zich

Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus

pagina 12

vooral te willen richten op de belangrijkste programma’s die ook in de voorkeursvolgorde het meest bovenaan staan. Bij een nieuwe bestuurlijke prioriteit (bijvoorbeeld door nieuwe beleidsontwikkelingen) worden beleidsindicatoren in een startnotitie bij de raad voor bespreking en uitwerking voorgelegd. Resumé 1 Hoofddoel 2-5 Subdoelen

Wat willen we bereiken? Wat gaan we daarvoor doen? -Wat is de beleidstheorie? -Wat zijn de activiteiten?

beleidsprioriteiten Enkele indicatoren per beleidsprioriteit gespreid over proces (input, proces, prestatie en uiteindelijk effect) Indicatoren -Hoe weten we of we op de goede weg zitten? *nulmeting / vertrekpunt *huidige stand *streefwaarde(n) Taakvelden

Verbonden partijen en beleidsstukken

Samenvatting in maximaal 200 woorden Beschrijving subdoel, circa 2 tot 5 subdoelen per hoofddoel, met bijbehorende acties en indicatoren

Tabel met realisatie voorgaande jaren, streefwaarden en bronvermelding

Meerjarenoverzicht baten en lasten per taakveld, vanwege (verplichte) administratie volgt dit de landelijke indeling Korte opsomming