4. RV Vervanging werkplekapparatuur en laptops.pdf

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel

Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Collegevergadering

Vervanging werkplekapparatuur en laptops Fouad Sidali Arno Witte 2 maart 2021

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

2020.0002943 1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. een krediet van € 3.235.000 te autoriseren en vrij te geven in 2021 ten behoeve van de vervanging van werkplekapparatuur en laptops, waarvoor reeds in de Programmabegroting 2021-2024 de kapitaallasten zijn geraamd en hiertoe vast te stellen de 17e kredietverstrekking van 2021. 2. de financiële effecten als gevolg van de opsplitsing van de geraamde investering van € 4.200.000 bij de Voorjaarsrapportage 2021 te verwerken in het investeringsplan. 2. Samenvatting

Sinds 1999 hanteren wij een periodieke regelmaat bij de vervanging van werkplekapparatuur. Dat was aanvankelijk op basis van lease en sinds de Programmabegroting 2016-2019 in de vorm van een budget voor rente en afschrijvingen. Dit vervangingskrediet, dat iedere vier jaar in het investeringsplan opgenomen staat, moet conform de Financiële verordening gemeente Haarlemmermeer 2016 (2016.0024990) door de raad worden geautoriseerd omdat de investering groter is dan € 2.000.000. De afschrijvingstermijn is vier jaar, in lijn met de verwachte economische levensduur van de investering. De huidige laptops, werkplekapparatuur en bijbehorende inrichting van software van het project De Nieuwe Werkplek zijn in 2021 economisch afgeschreven en technisch verouderd. Dit leidt tot vertragingen bij reparaties en tot stilstand bij mogelijkheden om de technische beheerfaciliteiten te verbeteren. De coronacrisis heeft het belang van een goede digitale werkplek zichtbaar gemaakt. Doordat onze organisatie goed digitaal en virtueel geëquipeerd was, waren wij in staat snel om te schakelen en te zorgen dat alle processen ordentelijk door konden lopen. Tevens sorteren wij voor op het toekomstbestendig werken in de tijdelijke en nieuwe huisvesting. Het toekomstige gemeentehuis is circa 20% kleiner in oppervlakte (bezuinigingsvoordeel).

Daarnaast willen streven we naar minder mobiliteit en minder nietnoodzakelijke verkeersbewegingen. Dit betekent dat er minder kantoorruimte nodig is voor het klassieke kantoorwerken. Onder de noemer van het Haarlemmermeerse Werkconcept zullen onze medewerkers veel meer niet-locatiegebonden werken (thuis, in het werkveld, bij partners,

Vervanging werkplekapparatuur en laptops

pagina 2

virtueel), waardoor traditionele kantoorplekken minder nodig en aanwezig zijn. Hiervoor is een belangrijke voorwaarde dat de virtuele ruimte en de daaraan gekoppelde ICT-devices (laptops) van hoge kwaliteit zijn. Om de continuïteit van onze bedrijfsvoering te garanderen, zullen we daarom de middelen inzetten die hiervoor reeds in het investeringsplan staan opgenomen. Met de hieruit voortvloeiende kapitaallasten is dus reeds rekening gehouden in de meerjarenbegroting; de voorgestelde besluiten resulteren niet in extra structurele- en/of incidentele lasten ten opzichte van het huidige meerjarenbeeld, maar leiden tot een besparing door lagere kapitaallasten als gevolg van uitstel van een deel van de in het huidige investeringsplan geraamde investering van € 4.200.000. We houden ons aan de afschrijvingstermijnen die zijn vastgesteld in de Notitie Activabeleid (2019.0054155). De uitgifte van nieuwe laptops aan medewerkers staat gepland in het derde kwartaal van 2021. We stellen voor om bij de Voorjaarsrapportage het investeringsplan 2021 aan te passen, zodat de gereserveerde middelen voor tussentijdse vervangingen en uitbreidingen gespreid beschikbaar komen in de periode 2022 tot en met 2024. De vaste apparatuur op werkplekken in het Raadhuis en Polderlanden wordt meeverhuisd naar de tijdelijke huisvesting.

Omdat deze apparatuur minder gevoelig is voor schade en veroudering, vervangen we deze apparatuur pas bij het betreden van het nieuwe gemeentehuis, wat gepland is in 2024. Door de investeringen te spreiden en dit gedeeltelijke uitstel van de vervangingen is het mogelijk om in de komende vier jaar cumulatief gedurende de periode 2021-2024 een bedrag van € 660.000 aan kapitaallasten te besparen. Als in de praktijk blijkt dat vaste apparatuur op werkplekken inderdaad een langere levensduur kent, wordt de afschrijvingstermijn hiervoor in de toekomst mogelijk structureel aangepast. We zijn ons ervan bewust dat de geraamde investeringen van € 3.235.000 in 2021 en € 965.000 over de periode 2022 tot en met 2024 aanzienlijk zijn. Het totale bedrag over de aangegeven periode is wel gelijk gebleven aan de vorige investering in het jaar 2016, terwijl het aantal medewerkers in de afgelopen jaren is opgelopen tot circa 1.400, waardoor het aantal laptops naar verhouding ook is gestegen. Zoals gezegd besparen we door het spreiden van de investeringen en door gedeeltelijk uitstel € 660.000 aan kapitaallasten. Bij het uitwerken van dit voorstel hebben we ook andere besparingsmogelijkheden verkend. Zo is gekeken naar de kosten van de apparatuur, andere financiering, uitbesteding en een gedeeltelijk of volledig uitstel van de investering. 3.

Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? Wat is de aanleiding, context?

In het jaar 2016 hebben we met het project De Nieuwe Werkplek al onze medewerkers voorzien van nieuwe werkplekapparatuur. Daarbij is het met de keuze voor een laptop of tablet en specifieke software mogelijk gemaakt om plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Door onder meer de succesvolle realisatie van het project De Nieuwe Werkplek konden onze medewerkers tijdens de coronacrisis zonder noemenswaardige aanpassingen of storingen per direct vanuit huis werken. De tijdens het project De Nieuwe Werkplek aangeschafte middelen zijn in 2021 economisch afgeschreven en technisch verouderd. Er ontstaat uitval door slijtage en veroudering, met bijkomende vertraging, aangezien de verschillende types uit 2016-2017 niet meer leverbaar zijn. Vervangende apparatuur inzetten kost tijd, omdat deze eerst nog moet worden getest en

Vervanging werkplekapparatuur en laptops

pagina 3

conform de veiligheidseisen voorbereid moet worden voordat het in gebruik genomen kan worden. Ook is de garantie op de bestaande apparatuur verlopen, waardoor reparatie leidt tot extra kosten. De coronacrisis heeft ons geleerd dat een goede digitale ondersteuning van belang is als medewerkers tijd en plaats-onafhankelijk hun werk doen. Daarnaast sorteren de tijdelijke en toekomstige huisvesting ook voor op hybride werkvormen waarin medewerkers steeds meer plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken. De omvang van het toekomstige gemeentehuis zal circa 20% kleiner in oppervlakte zijn. Medewerkers zullen meer thuis dan wel op andere locaties werken. Kwalitatief goede laptops zijn dan van groot belangvoor doorgaande en betrouwbare dienstverlening. Sinds 1999 hanteren wij een periodieke regelmaat bij de vervanging van werkplekapparatuur. Dat was aanvankelijk op basis van lease en sinds de Programmabegroting 2016-2019 in de vorm van een budget voor rente en afschrijvingen. Dit vervangingskrediet, dat iedere vier jaar in het investeringsplan opgenomen staat, moet conform de Financiële verordening gemeente Haarlemmermeer (2016.0024990) door de raad worden geautoriseerd omdat de investering groter is dan € 2.000.000. Welk doel wordt nagestreefd?

Onze doelstelling is om de continuïteit van onze bedrijfsvoering te garanderen. Daartoe zullen we de middelen inzetten die hiervoor in het investeringsplan zijn opgenomen. Met de hieruit voortvloeiende kapitaallasten is reeds rekening gehouden in de meerjarenbegroting. Daarmee houden we ons voor de laptops aan de afschrijvingstermijnen voor hardware die zijn vastgesteld in de Notitie Activabeleid gemeente Haarlemmermeer 2019 (2019.0054155) en gebruiken de laptops hiermee een jaar langer dan de minimale afschrijvingstermijn. We streven er daarom naar dat de medewerkers opnieuw worden voorzien van moderne en betrouwbare laptops, waarbij tijdsverlies door storingen of reparaties wordt geminimaliseerd. Voor noodzakelijke tussentijdse vervangingen en uitbreidingen reserveren we op basis van bestaand beleid jaarlijks een investeringsbedrag van € 125.000 per jaar. Daarnaast willen we bij de gebouwgebonden apparatuur rekening kunnen houden met wijzigingen in de toekomstige inrichting van de nieuwe huisvesting. Gebouwgebonden apparatuur betreft met name beeldschermen en port replicators (apparaten om een laptop te verbinden met een beeldscherm, netwerk en andere randapparaten). Omdat deze apparatuur minder gevoelig is voor slijtage, vervangen we deze pas bij de verhuizing naar het nieuw te bouwen gemeentehuis.

Hierdoor is het mogelijk om een bedrag van cumulatief circa € 660.000 aan kapitaallasten te besparen over de periode van 2021 tot en met 2024. Als in de praktijk blijkt dat deze vaste apparatuur op werkplekken inderdaad een langere levensduur kent, wordt de afschrijvingstermijn hiervoor in de toekomst mogelijk structureel aangepast. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen?

We vervangen de huidige werkplekapparatuur van medewerkers en bieden een nieuw ingerichte softwareomgeving aan op basis van actuele inzichten. Daarbij streven we ernaar dat medewerkers zelf een keuze voor een laptop of tablet kunnen maken uit vooraf geselecteerde apparatuur. Oude apparatuur wordt afgevoerd naar een recyclebedrijf, dat ervoor zorgt dat de gegevens op de harde schijven gecertificeerd worden vernietigd, en dat materialen worden afgevoerd voor hergebruik. Zowel het plaatsen, leveren als afvoeren van apparatuur wordt als een dienst ingekocht bij gespecialiseerde leveranciers. Het traditionele installeren van een software-image (een computerbestand waarin een exacte kopie van de harde schijf is opgeslagen) op iedere machine willen we vervangen door een moderne cloud-oplossing zoals

Vervanging werkplekapparatuur en laptops

pagina 4

Windows Autopilot. Hierdoor wordt het mogelijk dat medewerkers voortaan zonder ondersteuning van ICT-specialisten de software op hun laptop zo nodig opnieuw kunnen installeren. Daarnaast hoeft niet meer voor ieder nieuw type laptop een nieuw software-image gemaakt te worden, wat circa € 1.000 per type bespaart (circa eenmaal per jaar). De vervanging van de apparatuur van de medewerkers staat gepland in het derde kwartaal van 2021, zodat we klaar zijn voordat we verhuizen naar een tijdelijke huisvesting. Vervanging in het derde kwartaal betekent wel dat de apparatuur en de bijbehorende dienstverlening ruim voor de zomer van 2021 besteld moeten worden. Naast de vervanging van apparatuur van medewerkers, heeft het vervangingskrediet ook betrekking op apparatuur op de werkplekken die zich nu nog in het Raadhuis, de Polderlanden en andere locaties bevinden. Daarbij gaat het om port replicators (apparaten om een laptop te verbinden met een beeldscherm, netwerk en andere randapparaten), toetsenborden en beeldschermen. Deze apparatuur is minder gevoelig voor slijtage en heeft dus naar verwachting een iets langere levensduur. De verhouding tussen overlegruimtes, samenwerkplekken, projectruimtes en reguliere werkplekken zal in de nieuwe huisvesting naar verwachting anders zijn dan nu.

Om ervaring met de juiste verhoudingen op te kunnen doen, vervangen we de beeldschermen en port replicators daarom pas bij de inrichting van het nieuwe gemeentehuis op de huidige locatie. Volgens de huidige planning vindt dit plaats in 2024. Als in de praktijk blijkt dat deze vaste apparatuur op werkplekken inderdaad een langere levensduur kent, wordt de afschrijvingstermijn hiervoor in de toekomst mogelijk structureel aangepast. Naast de vervanging van laptops gaan we in 2021 aan de slag met de gebruikersinterface. De huidige gebruikersinterface op basis van Citrix zullen we evalueren en doorontwikkelen. Daarin zullen we rekening houden met de actuele wensen van onze medewerkers. Uiteraard moet de inrichting hiervan voldoen aan richtlijnen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en ons gemeentelijke informatiebeveiligingsbeleid. Het vervangingskrediet betreft alleen laptops, beeldschermen, port replicators, toetsenborden en werkplek gerelateerde apparatuur van de ambtelijke organisatie. Het gaat dus niet om telefoons, apparatuur voor vergaderzalen of voor raadsleden. Voor raadsleden geldt een aparte cyclus die gekoppeld is aan de verkiezingen. Nieuwe apparaten zoals video-vergadermiddelen die onlangs zijn aangeschaft in het kader van de coronamaatregelen worden niet nu vervangen, maar pas bij de inrichting van het nieuwe Gemeentehuis. Wat zijn de argumenten?

Voor de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening dienen onze medewerkers te beschikken over betrouwbare en gebruiksvriendelijke bedrijfsmiddelen. Zeker in tijden waarop een groot beroep op de flexibiliteit van medewerkers wordt gedaan, zowel door het thuiswerken als door de tijdelijke en nieuwe huisvesting, willen we hieraan geen concessies doen. We willen ook niet investeren in nieuwe gebouwgebonden apparatuur in een tijdelijke huisvestingssituatie. Daarbij doet zich nu een kans voor om in de huidige financiële situatie een besparing te realiseren, waarvan we graag gebruik maken. We zijn ons ervan bewust dat de geraamde investeringen van € 3.235.000 in 2021 en € 965.000 over de periode 2022 tot en met 2024 aanzienlijk zijn. Het totale investeringsbedrag van

pagina 5

Vervanging werkplekapparatuur en laptops

€ 4.200.000 is echter gelijk gebleven aan de vorige investering, terwijl het aantal medewerkers in de afgelopen jaren is opgelopen tot circa 1.400, waardoor het aantal laptops navenant is gestegen. We realiseren een besparing op de begroting door een deel van het investeringsbedrag te spreiden over de komende vier jaar en door de gebouwgebonden apparatuur pas te vervangen bij het betreden van het nieuwe gemeentehuis. We hebben onderzocht of het mogelijk is om verder te besparen op de kosten van het project. Zo is gekeken naar de kosten van de apparatuur, andere financiering, uitbesteding en uitstel. Kosten van de apparatuur: Een professionele tablet-laptop is duurder dan een consumentenmodel, omdat deze geschikt moet zijn om de werkzaamheden van de medewerkers gedurende de gehele afschrijvingsperiode te ondersteunen. De laptops wijken ook af van consumentenlaptops, omdat het model vanuit het oogpunt van standaardisatie voor de ondersteuning enkele jaren leverbaar moet blijven. Een goedkopere laptop zal eerder schade oplopen (bij een slechtere materiaalkeuze) en eerder verouderen (in verband met zwakkere prestaties waaraan door toekomstige software mogelijk hogere eisen worden gesteld).

Ter illustratie wijzen we hier op de snelle stijging van de eisen die bijvoorbeeld Microsoft Office in de afgelopen twintig jaar heeft gesteld aan pc's en laptops: Systeemeisen Microsoft Office 4500

4000

3500

In de afschrijvingsperiode van vier jaar is een verdubbeling van de benodigde capaciteit van de processor en het geheugen dus niet ongebruikelijk. Ook bij een buurgemeente van een vergelijkbare omvang wordt daarom professionele laptopapparatuur in dezelfde prijsklasse aangeschaft. De kosten van het project omvatten veel meer dan alleen laptops. Bij balies en een aantal specifieke werkplekken moeten in totaal circa 160 pc's met specifieke vereisten worden

Vervanging werkplekapparatuur en laptops

pagina 6

vervangen. € 1.075.000 is geraamd voor werkzaamheden, zoals projectuitvoering en de evaluatie en herinrichting van de werkplek gerelateerde softwareomgeving. Daarnaast omvat het geraamde investeringsbedrag € 550.000 aan computeraccessoires en garantie (onder andere toetsenborden, toetsenbord covers, digitale pennen, muizen, tassen en drie jaar verlengde garantie) en € 590.000 aan werkplek gerelateerde apparatuur (beeldschermen en port replicators) die we in 2024 vervangen. Op basis van een Europese aanbesteding maken we gebruik van een leverancier die met aanzienlijke kortingspercentages meerdere alternatieven van verschillende fabrikanten naast elkaar kan aanbieden. Andere financiering en uitbesteding Zoals aangegeven, hebben we in het verleden gebruik gemaakt van lease voor de financiering van de werkplekapparatuur. Onder meer in de Nota van B&W 'Borging technische continuïteit informatievoorzieningsfunctie' (2018.0056523) is echter toegelicht dat we hiermee moesten stoppen, omdat de implementatiekosten in verhouding een steeds groter deel gingen uitmaken van de investeringen, maar niet in lease kunnen worden opgenomen. Daarnaast hanteren leasemaatschappijen een winstmarge bovenop de rente, waardoor de kosten bij lease ook hoger zijn dan wanneer we investering zelf financieren.

Ook het uitbesteden van de werkplek als een dienst, zoals bij de provincie Noord-Holland, levert geen besparing op de apparatuur. Deze blijft namelijk in eigendom. Zo kan een andere dienstverlener bij beëindiging van het contract het beheer overnemen, zonder dat gelijk alle apparatuur vervangen moet worden. Uitstel Ook uitstel van de investering levert geen voordeel op. Doordat laptopapparatuur per definitie mobiel is, is deze kwetsbaarder voor schade, verlies of diefstal. Na drie tot vier jaar ontstaat hierdoor meer uitval dan voor de overige apparatuur. Van de laptops die in 2016 en 2017 zijn aangeschaft, is inmiddels ruim 16 % buiten gebruik (220 stuks). Dergelijke onherstelbare apparatuur moet tussentijds worden vervangen, waarbij tot dusver al meer dan € 200.000 aan extra aanschafkosten zijn gemaakt. De vergelijkbare buurgemeente hanteert daarom ook een afschrijvingstermijn van vier jaar. Uitstel van de evaluatie en herinrichting van het werkplekconcept is ook niet haalbaar. In de overschakeling naar het thuiswerken is gebleken dat een up-to-date werkplek rendement oplevert. Het softwarelandschap ontwikkelt zich op dit moment bovendien sterk naar de cloud en naar het integrale gebruik van data, waarin ons werkplekconcept moet ondersteunen. Dit betekent dat we bij uitstel over vier jaar een achterstand moeten inlopen, wat op termijn zal leiden tot extra kosten.

Wat zijn de kanttekeningen?

Er is nog geen sprake van grootschalige uitval van de huidige apparatuur en software-inrichting. Dergelijke grootschalige uitval willen we echter ook juist voorkomen door tijdig actie te ondernemen. 3.3 Wat mag het kosten?

Kosten gedekt door al in het investeringsplan opgenomen investering De investering in 2021 voor de uitvoering van dit voorstel wordt geraamd op € 3.235.000. Voor de jaren daarna ramen we jaarlijks € 125.000 voor noodzakelijke tussentijdse vervangingen en uitbreidingen. Voor de werkplek gerelateerde apparatuur ramen we een bedrag van € 590.000 in 2024.

pagina 7

Vervanging werkplekapparatuur en laptops

In het investeringsplan voor 2021 is een bedrag opgenomen van € 4.200.000. Met deze investering en de hieruit voortvloeiende kapitaallasten is zodoende al rekening gehouden in de begroting. Onderstaand een overzicht van de eerder geraamde kapitaallasten. Omschrijving Hardware & diensten

Investering 2021

Kapitaalasten

Kapitaalasten

Kapitaalasten

Kapfcaalasten

2022

2023

2024

2025

€ 1.155.000

€ 1.128.750

€ 1.102.500

€ 1.076.250

€ 4.200.000

Totaal kapitaallasten 2022-2025 € 4.462.500

Om onze investeringen in de komende jaren beter te prognosticeren, maken we nu echter een uitsplitsing over de komende vier jaar, in plaats van één volledig bedrag in 2021. Dit doen we op basis van eerdere ervaringen, met als onderliggende reden dat het aantal medewerkers van de gemeente Haarlemmermeer al enkele jaren groeit en dat tussentijds apparatuur stuk kan gaan en vervangen moet worden. In de Voorjaarsrapportage 2021 zal deze aanpassing van de investeringsperiodes worden verwerkt. Hierdoor ontstaat voor de komende vier jaar onderstaand financieel beeld: Omschrijving

Bedrag

Kapitaalasten

Kapitaalasten

Kapitaalasten

Kapitaalasten

2022

2023

2024

2025

Totaal kapitaallasten 2022-2025

2021 - Hardware jaar 1

€2.160.000

€ 594.000

€ 580.500

€ 567.000

€ 553.500

€ 2.295.000

2021 - Diensten- en organisatiekosten

€ 1.075.000

€ 295.600

€ 288.900

€ 282.200

€ 275.500

€ 1.142.200

€ 34.400

€ 33.600

€ 32.800

€ 100.800

€ 34.400

€ 33.600

€ 68.000

€ 196.600

€ 196.600 € 3.802.600

2022 - Hardware jr 2

€ 125.000

2023 - Hardware jr 3

€ 125.000

2024 - Hardware jr 4

€ 715.000

Totaal

€ 4.200.000

€ 889.600

€ 903.800

€ 917.200

€ 1.092.000

Oorspronkelijke bedragen

€ 4.200.000

€ 1.155.000

€ 1.128.750

€ 1.102.500

€ 1.076.250

€ 4.462.500

€ -265.400

€ -224.950

€ -185.300

€ 15.750

€ -659.900

Besparing op de kapftaalasten

In de berekening van de kosten is er rekening mee gehouden dat de inkoop-btw deels kostprijsverhogend is. Het bedrag hiervoor is geraamd op € 34.000. Deze investering valt onder de categorie Machines, apparaten en installaties - ICT Hardware van het activabeleid en wordt conform deze categorie afgeschreven. De afschrijvingstermijn is vier jaar, in lijn met de verwachte economische levensduur van de investering. Met de kapitaalen exploitatielasten is in de programmabegroting bij beleidsdoel Informatievoorziening en automatisering, vanuit programma Overzicht overhead, taakveld 0.4 rekening gehouden. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

De raad is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van krediet. Het college is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de organisatie en daarmee voor de keuze van de meest geschikte werkplekvoorzieningen. Binnen het college is de portefeuillehouder ICT het eerste aanspreekpunt.

3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar?

Voor de aanschaf en levering van ICT-hardware hebben wij een raamovereenkomst met één leverancier op basis van een Europese aanbesteding. Deze aanbestedingen vinden iedere vier jaar plaats. In deze raamovereenkomst is geen afnameverplichting opgenomen. Deze overeenkomst staat los van de besluitvorming over het krediet voor vervanging van werkplekapparatuur en laptops.

Vervanging werkplekapparatuur en laptops

pagina 8

3.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd?

In verband met de omvang van de geraamde investering worden de raad en het college elk half jaar over de voortgang geïnformeerd in het Meerjarenperspectief Investeringen. 4. Ondertekening

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer,