4. Nota overbrenging naar archiefbewaarplaats 2020 (2021.0000148).pdf

gemeente Haarlemmermeer

nota van B&W onderwerp

Portefeuillehouder Collegevergadering Inlichtingen Registratienummer

Overbrenging naar archiefbewaarplaats 2020 Johan Rip 2 februari 2021 Jarg Weidema (+31235674610) 2021.0000148

1. Voorstel Collegebesluit(en) Het college heeft besloten om: 1. het besluit overbrenging archieven gemeente Haarlemmermeer 2020 vast te stellen; 2. het besluit openbaarheidsbeperkingen gemeente Haarlemmermeer 2020 vast te stellen; 3. het besluit hotspotmonitor gemeente Haarlemmermeer 2020 vast te stellen; 4. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. 2. Samenvatting De Archiefwet 1995 (Aw) bepaalt, dat te bewaren gemeentelijke archieven die ouder zijn dan twintig jaar, dienen te worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het college is als zorgdrager van de gemeentelijke archieven bij overbrenging bevoegd tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid. Daarnaast is het college bevoegd tot het uitzonderen van vernietiging van archiefbescheiden die betrekking hebben op een zogenaamde 'hotspot', daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken. Met het vaststellen van de drie hierboven genoemde besluiten geven wij invulling aan deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het jaar 2020. 3.

Uitwerking

3.1 Wat willen we bereiken?

Overbrenging archieven 2020 De Aw bepaalt, dat te bewaren gemeentelijke archieven die ouder zijn dan twintig jaar dienen te worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De Aw laat ook ruimte om - in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats - te bewaren archieven vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaats. In overleg met onze beheerder, de gemeentearchivaris, maken wij hier ook gebruik van. Met de overbrenging van deze archieven naar de archiefbewaarplaats komen deze archieven in beheer bij het Noord-Hollands Archief en zijn deze archieven in beginsel voor iedereen openbaar en kosteloos te raadplegen: het openbaarheidsregime gaat over van de Wet openbaarheid van bestuur naar de Aw.

Overbrenging naar de archiefbewaarplaats 2020

Pagina 2

Beperkingen aan de openbaarheid 2020 Als zorgdrager van de gemeentelijke archieven zijn wij bij overbrenging bevoegd tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden met het oog op: a. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; b. het belang van de Staat of zijn bondgenoten; c. het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Beperking aan de openbaarheid is voor een periode van maximaal 75 jaar na afsluiten van het betreffende dossier. Daarnaast hebben wij de bevoegdheid deze beperking aan de openbaarheid op te heffen dan wel ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing te laten, indien het belang van de gestelde beperking niet opweegt tegen het belang tot raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden. Hotspotmonitor 2020 Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit het cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd.

Daarnaast wordt de neerslag van particuliere archiefvormers met betrekking tot deze gebeurtenissen in de regel niet geacquireerd (verworven). Door regelmatig een hotspotmonitor - een lijst van 'hotspots' - vast te stellen, wordt relevante cultuur-historische informatie veiliggesteld. De hotspotmonitor resulteert namelijk in een selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden van de gemeente Haarlemmermeer en eventueel van particuliere archiefvormers. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen?

Overbrenging en beperkingen aan de openbaarheid Het uitvoeren van de besluiten met betrekking tot overbrenging en beperkingen aan de openbaarheid leidt tot het fysiek plaatsen van de archieven in de archiefbewaarplaats en het opnemen van de toegangen tot deze archieven, inclusief de beperkingen aan de openbaarheid, in het archiefsysteem van het Noord-Hollands Archief. De toegangen zijn openbaar te raadplegen in de studiezaal en op de website van het Noord-Hollands Archief op https://noord-hollandsarchief.nl/bronnen/archieven. Hotspotmonitor Het besluit met betrekking tot de hotspotmonitor leidt tot het uitzonderen van vernietiging van archiefbescheiden van de gemeente Haarlemmermeer en/of het acquireren van particuliere archieven door het Noord-Hollands Archief, voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots. 3.3 Wat mag het kosten?

Aan de uitvoering van dit voorstel zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden.

Overbrenging naar de archiefbewaarplaats 2020

Pagina 3

3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

Ons college is op grond van artikel 30, eerste lid Aw zorgdrager voor de archiefbescheiden van gemeentelijke organen. Binnen het college is de portefeuillehouder Bedrijfsvoering, organisatie en ICT eerste aanspreekpunt. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar?

Overbrenging archieven Artikel 12, eerste lid Aw bepaalt dat te bewaren gemeentelijke archieven die ouder zijn dan twintig jaar dienen te worden overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Artikel 13, eerste lid Aw geeft de mogelijkheid gemeentelijke archieven vervroegd over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Beperkingen aan de openbaarheid Artikel 14 Aw bepaalt dat naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven openbaar zijn, voor zover er geen beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld, en dat iedereen die archieven kosteloos kan raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen kan maken. Artikel 15 Aw geeft de bepalingen, waaronder de zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid kan stellen. Het advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, onze gemeentearchivaris, is hier dwingend voorgeschreven. Hotspotmonitor Op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995 bevat een selectielijst een opsomming van criteria op basis waarvan archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. De selectielijst gemeenten en intergemeentelijk organen 2020 benoemt de hotspotmonitor als middel waarmee archiefbescheiden van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. 3.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd?

Onze gemeentearchivaris doet jaarlijks verslag over het toezicht op nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie en het beheer over de archiefbewaarplaats, waaronder de uitvoering van onze besluiten. Wij verantwoorden ons hierover naar de raad in de toezichtparagraaf (interbestuurlijk toezicht) in de jaarstukken. 4. Ondertekening Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer,

Bijlage(n) • Besluit overbrenging archieven gemeente Haarlemmermeer 2020 • Besluit openbaarheidsbeperkingen gemeente Haarlemmermeer 2020 o Advies gemeentearchivaris o Advies Strategisch Informatie Overleg • Besluit hotspotmonitor gemeente Haarlemmermeer 2020 o Advies Strategisch Informatie Overleg

gemeente Haarlemmermeer

besluit Datum Onderwerp

Januari 2021 Overbrenging archieven gemeente Haarlemmermeer 2020

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer ten aanzien van naar de archiefbewaarplaats over te brengen archieven

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Gelet op:

het bepaalde in artikel 12 Archiefwet 1995; Besluit tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats van de volgende archieven:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Het archief van de Bestuursdienst, 1991-2000 Het archief van de Bestuursdienst, 2001-2006 Het archief van de Dienst Openbare Werken, 1991-2000 Het archief van de Brandweer en ambulancedienst Gemeente Haarlemmermeer, 1981-1999 Het archief van de Brandweer Gemeente Haarlemmermeer, 2000-2008 Het archief van Stichting Mainport en Groen te Hoofddorp, 1996-2014

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer,

gemeente Haarlemmermeer

besluit Datum Onderwerp

Januari 2021 Openbaarheidsbeperkingen gemeente Haarlemmermeer 2020

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer houdende openbaarheidsbeperkingen ten aanzien van naar de archiefbewaarplaats over te brengen archieven

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Gelet op:

het bepaalde in artikel 15 Archiefwet 1995; het advies van de gemeentearchivaris; het advies van het Strategisch Informatie Overleg; Besluit tot de volgende openbaarheidsbeperkingen:

Het archief van de Bestuursdienst, 1991-2000 1. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 109, 648, 649, 650, 651, 653, 654, 655, 657, 658, 659, 661, 662, 663, 664, 665, 667, 668, 815, 862, 936, 963,1167,1233, 1240 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 2. Met het oog op het belang van de staat en zijn bondgenoten ten aanzien van inventarisnummers 344, 345, 346, 347, 1186,1189 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van de Bestuursdienst, 2001-2006 3. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 193, 194, 195, 196, 197, 198, 200, 201, 202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 210, 214, 215, 216, 217, 218, 219, 220, 221, 222, 223, 225, 231, 237, 239, 241, 242, 245, 246, 398, 399, 472, 484, 524, 525, 526, 527, 528, 532, 569, 570, 571, 572, 573, 574, 576, 583, 598, 634, 736, 774, 776 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 4. Met het oog op het belang van de staat en zijn bondgenoten ten aanzien van inventarisnummers 803, 806, 829, 830, 831, 832,833, 834, 835, 836, 837, 839 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 5.

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden

Openbaarheidsbeperkingen gemeente Haarlemmermeer 2020

Pagina 2 van 2

ten aanzien van inventarisnummers 32,120, 121, 226, 232, 247, 249, 250, 257, 258, 726, 761 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van de Dienst Openbare Werken, 1991-2000 6. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 130, 817 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van de Brandweer en ambulancedienst Gemeente Haarlemmermeer, 1981-1999 7. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 112, 125, 128 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 8. Met het oog op het belang van de staat en zijn bondgenoten ten aanzien van inventarisnummer 134 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van de Brandweer Gemeente Haarlemmermeer, 2000-2008 9. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 87,102,103,189, 191 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van Stichting Mainport en Groen te Hoofddorp, 1996-2014 10. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 264 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 11.

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden ten aanzien van inventarisnummers 123,134,135, 181,193, 194 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeester.

advies Onderwerp

Advies SIO: Overbrenging en openbaarheidsbeperkingen 2020

Het Strategisch Informatie Overleg van de gemeente Haarlemmermeer, Gelet op: het bepaalde in de artikelen 12 en 15 Archiefwet 1995; het advies van de gemeentearchivaris; Adviseert het college de onderstaande archieven over te brengen en daarop de aangegeven beperkingen aan de openbaarheid te stellen: Het archief van de Bestuursdienst, 1991-2000 1. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 109, 648, 649, 650, 651, 653, 654, 655, 657, 658, 659, 661, 662, 663, 664, 665, 667, 668, 815, 862, 936, 963, 1167, 1233, 1240 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 2. Met het oog op het belang van de staat en zijn bondgenoten ten aanzien van inventarisnummers 344, 345, 346, 347, 1186, 1189 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van de Bestuursdienst, 2001-2006 3. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 193, 194, 195, 196, 197, 198, 200, 201, 202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 210, 214, 215, 216, 217, 218, 219, 220, 221, 222, 223, 225, 231, 237, 239, 241, 242, 245, 246, 398, 399, 472, 484, 524, 525, 526, 527, 528, 532, 569, 570, 571, 572, 573, 574, 576, 583, 598, 634, 736, 774, 776 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 4.

Met het oog op het belang van de staat en zijn bondgenoten ten aanzien van inventarisnummers 803, 806, 829, 830, 831, 832,833, 834, 835, 836, 837, 839 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 5. Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden ten aanzien van inventarisnummers 32, 120, 121, 226, 232, 247, 249, 250, 257, 258, 726, 761 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar.

Advies SIO: Overbrenging en openbaarheidsbeperkingen gemeente Haarlemmermeer

Pagina 2 van 2

Het archief van de Dienst Openbare Werken, 1991-2000 6. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 130, 817 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van de Brandweer en ambulancedienst Gemeente Haarlemmermeer, 1981-1999 7. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 112, 125, 128 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 8. Met het oog op het belang van de staat en zijn bondgenoten ten aanzien van inventarisnummer 134 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van de Brandweer Gemeente Haarlemmermeer, 2000-2008 9. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke ten aanzien van inventarisnummers 87, 102, 103, 189, 191 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het archief van Stichting Mainport en Groen te Hoofddorp, 1996-2014 10. Met het oog op de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van inventarisnummers 264 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. 11.

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden ten aanzien van inventarisnummers 123, 134, 135, 181, 193, 194 een beperking aan de openbaarheid te stellen voor een periode van 75 jaar. Het Strategisch Informatie Overleg, Hoofddorp, 15 december 2020, Audrey Cremer, voorzitter.

gemeente Haarlemmermeer

besluit Datum Onderwerp

Januari 2021 Hotspotmonitor gemeente Haarlemmermeer 2020

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer ten aanzien het uitzonderen van vernietiging van archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Gelet op:

het bepaalde in artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995; de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020; het advies van het Strategisch Informatie Overleg; Besluit tot uitzondering van vernietiging van archiefbescheiden met betrekking tot de volgende onderwerpen:

Voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude (tot 31-12-2018): 1. Groene Schip - barrière tussen Haarlemmerliede en haven Amsterdam (vanaf 1997); 2. Outletcenter Sugar City (vanaf 2004); 3. Station Halfweg-Zwanenburg (2012); 4. Verzakking raadhuis Haarlemmerliede en Spaarnwoude te Halfweg (vanaf 2018); Voormalige gemeente Haarlemmermeer (tot 31-12-2018): 5. omlegging A9 bij Badhoevedorp (2010-2018); 6. TeleVerde-dossier (vanaf 2013) 7. Nuclear Security Summit (NSS) Den Haag (2014); 8. Vestiging nationaal monument MH17 in Haarlemmermeer (2014); 9. Europees Kampioenschap Honkbal 2016; 10. Crisisopvang vluchtelingen Expohal te Vijfhuizen (2015-2016); 11. Fusie Haarlemmermeer en Haarlemmerliede en Spaarnwoude (2015-2020); 12. VNG-congres in Haarlemmermeer (2016); 13. Cruquiuspenning - duurzaamheid (vanaf 2016) 14. Taxistandplaats Schiphol (snorders) (2016-2018) 15. Ida (2017); 16. Park21 - Holland World (vanaf 2017); 17. Nieuw Haarlemmermeer museum te Cruquius (vanaf 2018);

Pagina 2 van 2

Hotspotmonitor gemeente Haarlemmermeer 2020

Gemeente Haarlemmermeer (vanaf 1-1-2019): 18. Corporale Games in Haarlemmermeer (2019); 19. COVID-19 (vanaf 2020).

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de burgermeeste^ de secretaris,

II drs. Carel Brugman

/

" MariannéInSchuurmans-Wiideven

advies Onderwerp

Advies SIO: Hotspotmonitor 2020

Het Strategisch Informatie Overleg van de gemeente Haarlemmermeer, Gelet op: het bepaalde in artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995; de selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020; Adviseert het college tot uitzondering van vernietiging van archiefbescheiden met betrekking tot de volgende onderwerpen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Groene Schip – barrière tussen Haarlemmerliede en haven Amsterdam (vanaf 1997); Outletcenter Sugar City (vanaf 2004); omlegging A9 bij Badhoevedorp (2010-2018); Station Halfweg-Zwanenburg (2012) TeleVerde-dossier (vanaf 2013) Nuclear Security Summit (NSS) Den Haag (2014); Vestiging nationaal monument MH17 in Haarlemmermeer (2014); Europees Kampioenschap Honkbal 2016; Crisisopvang vluchtelingen Expohal te Vijfhuizen (2015-2016); Fusie Haarlemmermeer en Haarlemmerliede en Spaarnwoude (2015-2020); VNG-congres in Haarlemmermeer (2016); Cruquiuspenning – duurzaamheid (vanaf 2016) Taxistandplaats Schiphol (snorders) (2016-2018) Ida (2017); Park21 – Holland World (vanaf 2017); Nieuw Haarlemmermeer museum te Cruquius (vanaf 2018); Verzakking raadhuis Haarlemmerliede en Spaarnwoude te Halfweg (vanaf 2018); Corporate Games in Haarlemmermeer (2019); COVID-19 (vanaf 2020).

Het Strategisch Informatie Overleg, Hoofddorp, 14 december 2020, Audrey Cremer, voorzitter.