35. Reactie op raadsvoorstel Versterken informatiewaarde Planning & Control cyclus d.d. 17 maart 2021.pdf

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Raadhuisplein 1 Hoofddorp Telefoon 0900 1852 Faxnummer 023 563 95 50

Cluster Contactpersoon Doorkiesnummer

Financiën en Administratie Conny Mensen +31235676446

Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

X.2020.06807 Raadsvoorstel Versterken informatiewaarde Planning & Control cyclus Reactie op raadsvoorstel Versterken informatiewaarde Planning & Control cyclus

Verzenddatum

1 7 « 2021

Geachte heer, mevrouw. Van de auditcommissie heeft de raad het raadsvoorstel Versterken Informatiewaarde Planning & Control cyclus (2020.4242721) ontvangen. Aan ons college is gevraagd een bestuurlijke reactie aan de raad aan te bieden, welke u hieronder aantreft. Wij verzoeken de raad deze reactie mee te nemen in de overwegingen rondom de besluitvorming over het voorstel. De behoefte om de informatiewaarde van de Planning & control (P&C) producten te versterken onderschrijven wij. Het is belangrijk dat de raad voldoende instrumenten heeft om zijn kaderstellende en controlerende rol goed in te vullen. Het verbeteren van de informatiewaarde is een continu proces. Zoals ook benoemd in het raadsvoorstel zijn de volgende verbeteringen de laatste tijd doorgevoerd: 1. infographic bij de jaarstukken en de programmabegroting; 2. doorlinken naar de beleidsnota's in de jaarstukken en de programmabegroting; 3. doorlinken naar betreffende tabellen en grafieken in de jaarstukken en de programmabegroting; 4. nummering van de tabellen en grafieken in de jaarstukken en de programmabegroting; 5. concrete formuleringen, minder proces en meer inhoud. Voorgesteld wordt om de versterking van de informatiewaarde van producten in de P&C cyclus stapsgewijs te bewerkstelligen.

Informatiewaarde in raadsvoorstellen Door de auditcommissie wordt voorgesteld om in raadsvoorstellen waarin nieuw beleid wordt voorgesteld te beschrijven hoe het gewenste maatschappelijke effect (het streefdoel) wordt behaald en dit vast te leggen met een nul-waarde en een streefwaarde. Tevens moet in het

Ons kenmerk: X.2020.06807

Pagina 2

raadsvoorstel een keuze worden voorgelegd van de te hanteren beleidsindicatoren en op welke wijze over de indicatoren gerapporteerd gaat worden, in een P&C-product of op andere wijze.

Reactie college

De voorgestelde werkwijze onderschrijven wij. Maar wij vragen de raad wel rekening te houden met de volgende kanttekeningen: a. Alleen in raadsvoorstellen waarin nieuw beleid wordt geïnitieerd worden voorstellen voor beleidsindicatoren opgenomen. Het gaat hierbij om het vaststellen van beleid voor een langere termijn, bijvoorbeeld voor een periode van vier jaar. b. De leesbaarheid van de stukken willen we niet in het gedrang laten komen. Het aantal beleidsindicatoren dat per programma/beleidsdoel in de programmabegroting en jaarstukken kan worden opgenomen is daardoor beperkt. Naar onze mening is drie beleidsindicatoren per beleidsdoel het maximumaantal. In andere rapportages die de raad ontvangt kunnen meer indicatoren worden opgenomen. In die rapportages kan de ontwikkeling van een indicator ook beter worden geduid. In de vorige raadsperiode is besloten om het aantal beleidsindicatoren te reduceren in de P&C-producten om meer balans aan te brengen in de hoeveelheid indicatoren/kengetallen per programma. Toen is geconcludeerd dat meer indicatoren niet tot meer inzicht hoeft te leiden. c. Om te kunnen voldoen aan dit voorstel, vinden we het belangrijk dat de beleidsambtenaren over voldoende kennis over het werken met beleidsindicatoren beschikken. Hiervoor zal een training worden ontwikkeld en gegeven. Dit kan in de loop van 2021 worden opgepakt.

Gezien de grote werkdruk als gevolg van onder andere de coronamaatregelen en het proces om te komen tot ombuigingen, is de verwachting dat voor het eerst in de beleidsvoorstellen die in 2022 aan de raad worden aangeboden, de door de auditcommissie voorgestelde wijzigingen een plek kunnen krijgen. Methode Duisenberg bil P&C-producten De auditcommissie stelt voor de methode Duisenberg te gebruiken bij de voorbereidingen op de raadsbehandeling van de jaarstukken en de programmabegroting. De methode Duisenberg houdt in dat een of meer rapporteurs worden aangewezen uit de raad om bijvoorbeeld de begroting of een bepaald thema voor te bereiden en vragen te inventariseren die namens de gehele raad worden gesteld aan de verantwoordelijk bestuurder. Reactie college

De methode Duisenberg is volgens ons college een voorstel omtrent de werkwijze van de raad, waarbij geen ondersteuning gevraagd wordt van de ambtelijke organisatie. De huidige grote werkdruk als gevolg van onder andere de coronamaatregelen en het proces rondom de ombuigingen geeft geen ruimte voor ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. Gezien het negatieve meerjarenbeeld gaan wij er ook vanuit dat de kosten van de methode Duisenberg worden gedekt binnen de voor de raad beschikbare middelen. Verzoek auditcommissie Versterken informatiewaarde van 4 maart 2020 In een verzoek aan het college wordt voorgesteld om medewerking te verlenen aan de methode Duisenberg door middel van: • het onder embargo beschikbaar stellen van de (concept-) Jaarstukken 2020 op 14 april 2021.

Ons kenmerk: X.2020.06807

Pagina 3

Reactie college

Op 14 april 2021 heeft het college nog geen kennis kunnen nemen van de Jaarstukken 2020. De collegebehandeling staat gepland op 28 april 2021. Het college acht het niet wenselijk om de Jaarstukken 2020 onder embargo beschikbaar te stellen wanneer deze nog niet besproken zijn in het college. Projectmatige aanpak van informatieversterking van begrotingsprogramma's door werkgroepen Door de auditcommissie wordt voorgesteld om in het najaar van 2021 te bespreken of in het voorjaar van 2022 kan worden gestart met de versterking van informatiewaarde van twee begrotingsprogramma's. Dit gebeurt projectmatig in werkgroepen bestaande uit raadsleden, portefeuillehouders en ambtelijke vertegenwoordiging, om de bestaande informatie in beleidsstukken per begrotingsprogramma uit te diepen. Hierbij wordt nagegaan of er een beperkt aantal relevante indicatoren is die meerwaarde hebben bij het vergroten van de informatiewaarde bij dit programma, of er mogelijkheden zijn tot het korter, bondiger, duidelijker en beter formuleren van de teksten in dit programma en of er informatie ontbreekt bij dit programma. Reactie college

Wij steunen de door de auditcommissie voorgestelde werkwijze om op een geleidelijke wijze de begrotingsprogramma's te verrijken met beleidsindicatoren. Het concreter maken van de beleidsdoelen en het hierover rapporteren via indicatoren ondersteunt de controlerende rol van de raad. Wel vragen we de raad nadrukkelijk rekening te houden met de volgende kanttekeningen: a. De werkdruk van de ambtelijke organisatie is dusdanig hoog dat bezien moet worden welke inzet redelijkerwijs mogelijk is. De kennis en expertise van vaste medewerkers is in dit proces onontbeerlijk en daarom gaat onze voorkeur niet uit naar eventuele externe inhuur. b. Op basis van de nog niet afgeronde dóórontwikkeling van het begrotingsprogramma Economische zaken is het van belang rekening te houden met een ambtelijke inzet van circa 50 uur per beleidsdoel van een programma.

Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlei de secretaris, de b

% drs. Carel Brugman

_____

* Marianne

rmans-Wijdeven