3. Advies Auditcommissie JR2023

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

Postbus 250 2130 AG Hoofddorp Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

Cluster Contactpersoon Telefoon Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

Auditcommissie jaap baars 06-23234267 n.v.t. XS-24052607.299 Accountantsrapport bij JR2023 Advies Auditcommissie bij vaststellen Jaarstukken 2023

Verzenddatum

30 mei 2024

Geachte raadsleden, Op 6 juni aanstaande bespreekt de gemeenteraad de Jaarstukken 2023 en ontvangt daarvoor de controleverklaring, het definitieve accountantsverslag en de bestuurlijke reactie van het college van b&w. Deze stukken zijn in iBabs aan de vergadering toegevoegd. In deze brief brengt de Auditcommissie advies uit aan de raad en gaat in op enkele van de adviezen uit het accountantsverslag en de bestuurlijke reactie. Positief advies aan de raad De raad stelde in juli 2023 de controleopdracht over 2023 vast en de Auditcommissie heeft sindsdien regelmatig overlegd met de accountant, wethouder financiën en ambtelijke organisatie over de uitvoering hiervan. Vanuit zowel PwC als de organisatie is de constructieve samenwerking benadrukt. De accountant geeft een goedkeurende controleverklaring af over de getrouwheid van de informatie in de jaarrekening 2023. En vanaf 2023 geeft het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording af. De accountant bevestigt de getrouwheid hiervan en in de jaarstukken 2023 zijn de onrechtmatigheden voldoende toegelicht. De Auditcommissie geeft een positief advies bij het vaststellen van de jaarstukken 2023. Accountantsverslag Uit het accountantsverslag komt in algemene zin een goede indruk over de administratieve organisatie van de gemeentelijke organisatie naar voren.

Er zijn evenwel aandachtspunten in de bedrijfsvoering en de schaarste aan capaciteit blijft om prioritering van taken vragen en het versterken van de uitvoeringskracht. Voor de gemeente zijn de financiële ontwikkelingen en een structureel evenwicht op de middellange termijn de overkoepelende aandachtspunten. Bestuurlijke reactie van het college In de bestuurlijke reactie van het college is constructief op adviezen van de accountant ingegaan. En in de bijlage Status opvolging adviesrapport nadere duiding general IT-controls wordt verslag over de voortgang gedaan.

Ons kenmerk: XS-24052607.299

Pagina 2

Vervolg voor 2024 Op enkele punten uit het accountantsverslag en de bestuurlijke reactie gaan we hieronder in. De Auditcommissie wil daarover graag de (toelichting op) de plannen van het college vernemen. Naast de reguliere aandachtsgebieden willen we daarover in 2024 het gesprek met de accountant, het college, de directie, het management en corporate control vervolgen: - Realistisch begroten; - De rechtmatigheidsverantwoording en tijdig melden van onrechtmatigheden; - IT/ICT beheersing, nieuwe systemen en Visie op control - Verlofsparen; -Verbeteren van de informatiewaarde Realistisch begroten De Auditcommissie is benieuwd om te vernemen hoe college en directie planmatig toewerken naar betere kwaliteit van prognoses en het toenemen van het voorspellend vermogen. Wanneer de kwaliteit van de schattingen op een hoger niveau wordt gebracht zal er tevens minder geld aan stelposten toegekend hoeven worden. Rechtmatigheidsverantwoording en tijdig melden van onrechtmatigheden bij de raad De grote omvang van het bedrag aan onrechtmatigheden houden in belangrijke mate verband met de tijdigheid van het informeren van de raad van onderschrijdingen van lasten en investeringen.

Naast het versterken van de prognosekracht (en daarmee de kwaliteit van de opgenomen schattingen in de najaarsnota) benadrukt de accountant opnieuw dat de definitie van tijdigheid in de financiële verordening bepaald dient te worden om helderheid te geven wat de raad ‘tijdig’ vindt zodat het college daarop kan anticiperen. De bestuurlijke reactie van het college is niet overtuigend op dit punt en is beperkt tot het in overweging willen nemen van dit advies. In de Auditcommissie is afgesproken om het onderwerp te agenderen en het college bereidt daartoe een notitie voor. De raad zal over de uitkomsten van die bespreking later in dit jaar worden geïnformeerd, waarna het gesprek over de wensen en verwachtingen van de raad geagendeerd kan worden. IT/ICT beheersing, nieuwe systemen en Visie op control In 2024 worden voorbereidingen op implementatie van nieuwe systemen getroffen voor de financiële administratie, salarisadministratie en de subsidie administratie. In 2024 wordt hiertoe aan een visie op de beheersing van de IT/ICT-omgeving voor zowel de oude en nieuwe ICT-omgeving gewerkt. Tevens staat de actualisatie van de Visie op control en het Controlstatuut op de agenda. Functies, systemen, technologie en mensen dienen in die visies met elkaar verbonden te zijn en de visies dienen met elkaar in verband te staan.

Over dat verband en de onderlinge afstemming binnen de organisatie verneemt de AC in de komende overleggen met de wethouder en algemeen directeur graag hoe de bestuurlijke aansturing hiervan is georganiseerd. Verlofsparen De adviezen en aanbevelingen van de accountant worden idealiter eenmalig in een accountantsverslag gelezen. Ten aanzien van verlofsparen is de situatie met het vorig accountantsverslag niet gewijzigd. Het college geeft in de bestuurlijke reactie aan dat dit bij Najaarsrapportage 2024 aan de vereisten uit het BBV zal voldoen. Uiterlijk in september a.s. kan de uitkomst hiervan met de accountant en Auditcommissie worden gedeeld.

Ons kenmerk: XS-24052607.299

Pagina 3

Verbeteren van de informatiewaarde Bij de vaststelling van de jaarstukken 2018 (in juni 2019) benadrukte de raad het advies van de accountant om de informatiewaarde te verbeteren. Het project Versterken informatiewaarde is sinds april 2021 de rode draad in de controlerende rol van de raad. Het traject heeft drie lijnen: de toepassing van de methode Duisenberg door rapporteurs uit de raad bij de Programmabegroting en jaarrekening (sinds 2021), het doorlichten van programma’s uit de programmabegroting (eind 2023 gestart) en het verhogen van de informatiewaarde in raadsstukken. De raadsstukken zullen vanaf september 2024 aan de criteria gaan voldoen. Voor de criteria en formats van zowel raadsstukken als P&C-producten betekent dit het doorvoeren van wijzigingen ten aanzien van het verzorgen van informatie voor college en raad. En het borgen van de kwaliteit zoals die is vastgelegd in de raadsbesluiten Optimale Raadsstukken, Versterken Informatiewaarde en aanbevelingen uit de rapportages Methode Duisenberg. Namens de Auditcommissie van de gemeente Haarlemmermeer, Erik Vermeulen

Voorzitter Auditcommissie

Ons kenmerk: XS-24052607.299

Verzendlijst t.b.v. FM/DRM Steller Telefoon Geadresseerde Uw brief Bijlage(n) Onderwerp Kenmerk

: : : : : : :

Jaap Baars 0900 1852 De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer n.v.t. Advies Auditcommissie bij vaststellen jaarstukken 2023 XS-24052607.299

Afschriften aan: − Archief FM/DRM − raadsinformatie@haarlemmermeer.nl

Pagina 4