2026_Raadsvoorstel- Controlecyclus accountantscontrole 2026_sgns

raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder Steller Auditcommissie Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Vaststellen controlecyclus accountantscontrole 2026 Auditcommissie jaap baars 25 juni 2026 2 juli 2026 13490998

Voorstel De Auditcommissie stelt de raad voor om: 1. De goedkeurings- en rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole over 2026 als volgt vast te stellen: a. De goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden tezamen te stellen op 2% van het totaal van de lasten (dit zijn de maximale standaardtoleranties die met ingang van 2025 wettelijk zijn voorgeschreven in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). b. De rapporteringtolerantie overeenkomstig de vorige jaarrekeningcontrole vast te stellen op € 200.000,2.

Voor de controle voorlopig gebruik te maken van bijgaande voorlopige normenkaders, vastgesteld in de raad van 18 december 2025, raadsvoorstelnummer 12778653, welke einde 2026 nog geactualiseerd zullen worden: a. het voorlopig normenkader van externe regelgeving b. het voorlopig normenkader van interne regelgeving

3.

In de raadsvergadering te besluiten over de voorgestelde specifieke onderzoeksvragen aan de accountant: a. Digitalisering en realiseren meerwaarde Reflecteer op de wijze waarop bestuur en organisatie inzicht verkrijgen in de mate waarin investeringen in digitalisering bijdragen aan verbetering van de dienstverlening, vermindering van handmatige werkzaamheden en beheersing van uitvoeringskosten. Beschrijf hoe deze effecten worden gemonitord, geëvalueerd en betrokken bij de sturing op digitaliseringsinitiatieven, bijvoorbeeld aan de hand van een casus op dienstverlening voor inwoners. b. Sociaal domein: sturing, beheersing en informatiewaarde Reflecteer op de wijze waarop de organisatie stuurt op de ontwikkeling van kosten, volumes, verwijzingen, contractprestaties en aanbieders binnen het sociaal domein. Beschrijf welke sturings- en monitoringsinstrumenten beschikbaar zijn voor

pagina 2

bestuur en raad en in hoeverre deze bijdragen aan tijdige signalering en bijsturing. c.

4.

Ontwikkelvermogen Welke ontwikkeling ziet de accountant over de periode van de contractjaren in de wijze waarop bestuur en organisatie opvolging geven aan de bevindingen uit de Managementletters en Accountantsverslagen, Reflecteer op die ontwikkeling tegen de achtergrond van governance en lerende organisatie.

Kennis te nemen van de volgende controledocumenten: a. Nota en VIC en Auditjaarplan 2026 van cluster Concerncontrol b. Controleplan 2026 PWC (bijlage) c. De Startnotitie 2026 met de afspraken tussen de gemeentelijke organisatie en PWC over de uitvoering van de accountantscontrole (bijlage)

1. Samenvatting Met dit raadsvoorstel stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole 2026 door PWCaccountants vast. De accountant heeft de rol van onafhankelijke controleur en is daarmee de vertrouwenspersoon voor de raad en in algemene zin voor het maatschappelijk verkeer. Met de accountantscontrole wordt aangetoond hoe betrouwbaar de jaarrekening is en of de uitgaven goed zijn verantwoord. Waar het gaat om de controle van de rekening staat de accountant ten dienste van de raad ten behoeve van zijn controlerende functie op het gevoerde bestuur en beheer1.

De accountant controleert de getrouwheid van de jaarrekening en beoordeelt of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening. De voorgestelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de accountantscontrole zijn sinds 2025 op grond van de landelijke regelgeving uit het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) gewijzigd2: de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden tezamen zijn op maximaal 2% van het totaal van de lasten gesteld. Sinds 2023 geeft het college zelf de verantwoording over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, waarvoor dezelfde toleranties als hiervoor genoemd gelden. Met de verschuiving naar de verantwoording over rechtmatigheid door het college van B&W wordt beoogd om het zgn. horizontale toezicht3 door de raad duidelijker tot uitdrukking te laten komen. Daarmee is een zuivere verantwoordingslijn tussen college en raad ingezet, die voor raadsleden verduidelijkt dat de verantwoordelijkheid over het gemeentelijk bestuur primair een zaak tussen raad en college is. De raad ontving vorig jaar het Organisatiebesluit4 en stelde de geactualiseerde Visie op Control vast. Daarmee is de volgende stap in de ontwikkeling van de

1 Hfds 4 Memorie van toelichting, Wet dualisering gemeentebestuur

2

Wijzigingsbesluit BADO , zie titel 4.7. De aparte toleranties van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden zijn daarmee komen te vervallen. Hiervoor in de plaats is één gecombineerde goedkeuringstolerantie van 2% gekomen. 3 Horizontaal toezicht / Wet revitalisering generiek toezicht. 4 Document Haarlemmermeer - Bijlage Organisatiebesluit gemeente Haarlemmermeer 2025 - iBabs Publieksportaal

pagina 3

gemeentelijke control gemaakt. Inmiddels is ook een uitvoeringsagenda bij de Visie op Control opgesteld, waarmee de ambities voor control in de tijd geplaatst zijn5. De voorlopige normenkaders voor de rechtmatigheidscontrole zijn op 18 december 2025 door de raad vastgesteld. Deze kaders worden met dit voorstel van toepassing verklaard en zullen einde van dit jaar geactualiseerd worden ten behoeve van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2026. Op 16 juni jl. ontving de raad e.a. via Raadsinformatie de uitnodiging om specifieke aandachtspunten bij de accountantscontrole 2026 aan te dragen. Specifieke aandachtspunten dienen betrekking te hebben op posten in de jaarrekening, de gemeentelijke producten en/of onderdelen van de gemeentelijke organisatie. De voorstellen onder beslispunt 3 zijn de uitkomst van de ontvangen voorstellen. Het is aan de raad om te besluiten om deze onderwerpen als specifieke aandachtspunten voor dit jaar aan de accountantscontrole toe te voegen. Ten behoeve van de uitvoering van de accountantscontrole leggen de gemeentelijke organisatie en PWC ieder jaar aan de start van een controlecyclus afspraken vast in een Startnotitie, inclusief de uitwerking van doelstellingen en ambities uit het offertetraject voor deze contractperiode6.

In hoofdzaak gaan de ontwikkelambities in deze contractperiode met PWC om de ambities met de interne controle te versterken door middel van het Three Lines of Defence control model7 en het implementeren van systemen waarmee data en processen automatisch worden gemonitord (continuous monitoring). In de geactualiseerde Visie op Control zijn de ambities door het college tevens vastgesteld.

2. Uitwerking 2.1 Wat willen we bereiken? We willen bereiken dat de informatie in de jaarstukken betrouwbaar is en de gemeente in control is. De accountantscontrole is gericht op het verkrijgen van zekerheid over de getrouwheid van de inhoud van de jaarstukken, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die het college aan de raad zal afleggen. We bereiken hiermee dat de raad de jaarrekening kan gebruiken voor zijn controlerende taak. Context Na afloop van het begrotingsjaar legt het college aan de raad verantwoording af over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening, het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet8) en de rechtmatigheidsverantwoording. De accountantscontrole is een wettelijke verplichting die in de Gemeentewet is vastgelegd in artikel 2139. Lange termijn doelstelling De gemeente werkt aan een duurzame control van de administratieve organisatie en interne beheersing. Eerder al is ingezet op de implementatie van digitale monitors rondom key ITapplicaties en databases. Beoogd is om met datagedreven controles te gaan maken. Door meer systeemgericht en datagedreven te controleren wordt de organisatie als mede de accountant in 5 Uitvoeringsagenda doorontwikkeling Visie op control en de bijbehorende bestuurlijke context in de Visie op Control

Haarlemmermeer. 6 Zie ook de eerste Startnotitie uit deze contractperiode, agendapunt 5.1.f 7 Three Lines of Defence 8 Artikel 197 Gemeentewet 9 Artikel 213 Gemeentewet

raadsplein van 8 juli 2021

pagina 4

staat gesteld om mogelijke tekortkomingen in de interne beheersing effectiever en efficiënter te detecteren10. Daarnaast wordt de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving door geautomatiseerde beheersmaatregelen beter gegarandeerd als gevolg van het gebruik van data-analyses11. Op grond van het traject Versterken Informatiewaarde12 werken de organisatie, het college en de raad aan de kwaliteit van informatie in raadsstukken. Vanaf 2026 zal de raad daar zelf de vinger bij aan de pols dienen te houden13. 2.2 Wat gaan we daarvoor doen? Met het vaststellen van de beslispunten in dit raadsvoorstel voorziet de raad de accountant van de kaders voor de controleopdracht voor 2026. 2.2.1. Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden samen is gesteld op 2% van het totaal van de lasten(2026: € 693,046 miljoen (exclusief reservemutaties)). Daarbij is uitgegaan van het totaal van de geraamde lasten exclusief reservemutaties volgens de stand van de begroting 2026 na de begrotingswijziging van de Voorjaarsrapportage 202614. De toleranties betreffen momenteel de maximale standaardtoleranties die wettelijk zijn voorgeschreven in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO[1]). Ter illustratie van de omvang van deze toleranties is onderstaande tabel opgenomen.

Daarbij is uitgegaan van het totaal van de geraamde lasten exclusief reservemutaties volgens de stand van de Voorjaarsrapportage 2026. Goedkeuringstoleranties en strekking van de controleverklaring Strekking van de controleverklaring Goedkeuringstoleranties

Goedkeurend

(≤2%) fouten (x) in de gemeenterekening + x+y<€ onzekerheden (y) in 13.860.914 de controle

Met beperking

Oordeelonthouding of Afkeurend

(> 2% ≤ 4%)

(> 4%)

€ 13.860.914 < x + y < € 27.721.828

x + y > € 27.721.828

2.2.2. Rapportering De rapporteringtolerantie is op € 200.000 gesteld. Dit houdt in dat een fout in de jaarrekening of een onzekerheid in de controle door de accountant aan de raad wordt gerapporteerd indien die groter is dan € 200.000,-. De gerapporteerde fouten en onzekerheden zijn te lezen in het verslag van bevindingen (het accountantsverslag) dat met de accountantsverklaring bij de Jaarrekeningcontrole wordt meegezonden, i.c. is dat medio mei/juni 2027.

10

Zie o.a. hfdst. 6 uit de startnotitie en p.9 van het VIC- en Auditjaarplan 2025

11

Zie o.a. hfdst. 6 uit de startnotitie en p.9 van het VIC- en Auditjaarplan 2025 Raadsplein van 29 april 2021, agendapunt 6.1.d 13 Plan van Aanpak Versterken Informatiewaarde, Raadsplein van 1 juni 2023 14 Indien deze conform voorstel wordt vastgesteld. 12 Versterken informatiewaarde,

pagina 5

2.2.3 Rechtmatigheidscontrole op grond van de Normenkaders In de raadsvergadering van 18 december 202515 zijn de voorlopige normenkaders ten behoeve van de jaarrekeningcontrole over 2026 vastgesteld. Einde van dit jaar of begin of begin volgend jaar kan worden overzien welke wijzigingen zich in 2026 hebben voorgedaan. De raad ontvangt dan van het college een raadsvoorstel ter vaststelling van het geactualiseerde normenkader 2026. Met ingang van 2023 is de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur een verantwoordelijkheid die rechtstreeks bij de raad is komen te liggen. Het college biedt de raad daar sinds 2023 de rechtmatigheidsverantwoording toe aan16. De accountant richt zich sinds 2023 bij zijn oordeel sec op de getrouwheid van de jaarrekening, ínclusief de (getrouwheid van de) rechtmatigheidsverantwoording door het college. 2.2.4 Startnotitie Controlecyclus 2026: de verbinding tussen interne- en externe controle Bij de start met PWC-accountants is afgesproken dat de samenwerking tussen de organisatie en de accountant ieder jaar aan de start van een controle in een startnotitie wordt beschreven. De startnotitie is het overkoepelende document waarin de afspraken voor de uitvoering van de controle en ambities voor de samenwerking worden vastgelegd.

In de startnotitie wordt op die wijze per jaar uitwerking gegeven aan de doelstellingen en ambities uit het offertetraject voor deze contractperiode17. In hoofdzaak gaat het om de ambitie om de interne controle te versterken, waarbij het ‘Drielijnenmodel’ (eerder het Three Lines of Defence ) als control model18 wordt doorontwikkeld. Tevens is het implementeren van systemen waarmee data en processen automatisch worden gemonitord (Continuous Monitoring Platform) een speerpunt. 2.2.5 Aandachtspunten controle 2026 Op 16 juni jl. is via Raadsinformatie een oproep verzonden om specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole over 2026 in te zenden. De ontvangen Specifieke Aandachtspunten bespreekt de Auditcommissie met de accountant, om te bepalen of deze uitvoerbaar zijn binnen de accountantscontrole. Deze worden vervolgens aan de raad voorgesteld voor vaststelling (zie de beslispunten bij dit raadsvoorstel). Een overzicht van de specifieke aandachtspunten uit voorgaande jaren vindt u in de bijlagen. 2.3 Wat mag het kosten? De kosten van de jaarlijkse accountantscontrole bedroegen bij de start van de contractperiode (juni 2021) € 238.940,-. Hierbij inbegrepen is de mogelijkheid om specifieke aandachtspunten bij de controle mee te geven.

Met ingang van 2023 is een inflatiecorrectie doorgevoerd en de controleopdracht is over de afgelopen jaren steeds opnieuw met diverse SiSa-controles19 uitgebreid c.q. gewijzigd. De kosten van de accountantscontrole hebben zich over de jaren van het huidige contract als volgt ontwikkeld (stand maart 2026). ControleJaar 2021

15

Honorarium

Indexatie

€ 238.940

€-

Sisa Scope € 16.500

Overig maatwerk € 12.800

Toelichting maatwerk

Totaal

IT-omgeving en aanbestedingen

€ 268.240

Raadsvoorstel, normenkader externe regelgeving, normenkader interne regelgeving Op 21 januari 2022 stelde de raad reeds de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college vast (rv 2020.0003279, stemmingenlijst punt 5.c) 17 Zie ook de eerste Startnotitie uit deze contractperiode, agendapunt 5.1.f (doorscrollen naar beneden) raadsplein van 8 juli 2021 18 Three Lines of Defence 19 SISA – Single Information Single Audit 16

pagina 6

2022

€ 255.440

€ 21.300

€ 7.288

€ 2.490

2023

€ 284.028

€ 15.228

€ 18.783

€ 7.512

2024

€ 316.813

€ 6.789

€ -9.731

€ 23.844

2025

€ 313.871

pm

pm

€ 42.000

Nieuwe controleverklaring en ISA 315 R Consultatie verklaring en casus sociaal domein Diversen waaronder ADR-review en twee bijzondere casussen. IT-scope uitbreiding FHIT

€ 286.518

€ 325.551

€ 337.715

€ 355.871 +pm

Wat zijn de financiële risico’s Financiële risico’s die rechtstreeks verbonden zijn met de accountantscontrole houden verband met de administratieve organisatie en de kwaliteit en beheersing van de gemeentelijke (financiële) informatiesystemen. Onoverkomelijke tekortkomingen hierin leiden tot meerwerk en/of aanvullende, speciale accountantsonderzoeken. Verder, wanneer een jaarrekening niet tijdig wordt opgeleverd en/of door de raad is vast te stellen20 kan dat onder andere leiden tot allerlei effecten en mogelijk zelfs het inhouden of stopzetten van gelden die de rijksoverheid voor (mede-)bewindstaken beschikbaar stelt. De gevolgen daarvan zijn niet eenvoudig te becijferen. 2.4 Wie is waarvoor verantwoordelijk? Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de rechtmatigheidsverantwoording. Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door haar gevoerde bestuur, door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het college voegt daarbij de verslagen van zijn onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur (zie hieronder bij 2.5). De raad publiceert deze stukken, alsmede de accountantsverklaring en het accountantsverslag openbaar en stelt ze daarmee algemeen verkrijgbaar.

De raad beraadslaagt over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving21. De raad is verantwoordelijk voor de opdracht aan de accountant. De raad stelt daarvoor de kaders van de opdracht vast, zie de beslispunten van dit raadsvoorstel. De Auditcommissie onderhoudt de relatie met de accountant, namens de raad. De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening en beoordeelt de verenigbaarheid van de jaarrekening met het jaarverslag. De accountant controleert tevens de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie en beoordeelt of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De accountant verklaart de gebruikers van de jaarrekening of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De bevindingen uit het controleonderzoek legt de accountant vast in het accountantsverslag (verslag van bevindingen) dat bij de controleverklaring aan de raad wordt verstrekt.

2.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar? Het college voert op grond van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet)onderzoek naar de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen (doelmatigheid) en 20

Gemeentewet (Art. 213 en 197) de gemeenteraad moet de jaarrekening vóór 15 juli van het opvolgende jaar vaststellen. 21 Artikel 197 Gemeentewet

pagina 7

de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen. Eens in de twee jaar voert het college tenminste een onderzoek naar de doelmatigheid van de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente en/of naar de doeltreffendheid van een of meer programma's en paragrafen van de begroting en jaarstukken of onderdelen daarvan uit22. De afdeling Concerncontrol voert o.a. de interne VIC-controles (Verbijzonderde Interne Controles) uit en richt zich tevens op de uitvoering van interne Audits. De raad ontvangt over de VIC-rapportages driemaal per jaar bericht van het college. De raad ontving eerder dit jaar het Auditjaarplan 2026 van het college (Nota en VIC en Auditjaarplan 2026 van cluster Concerncontrol). Het controleplan van PWC bevat het plan en de onderwerpen die PWC in 2026 uitvoert, dit document is tevens in de bijlagen toegevoegd. De Startnotitie 2026 bevat de afspraken tussen de gemeentelijke organisatie en PWC over de uitvoering van de accountantscontrole 2026 en de realisatie op de ontwikkelambities, ook dit document is in de bijlagen toegevoegd. Alle voornoemde documenten liggen in elkaars verlengde.

De Auditcommissie benadrukt nog graag de aandacht die tevens door de accountant op het raadstraject Versterken Informatiewaarde is gericht en dat tot doel heeft dat de raad optimale informatie voor zijn te nemen besluiten ontvangt. 2.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? Halverwege het jaar verzorgt de accountant de interim-controle. In deze controle ligt de focus op de werking van processen en systemen in de interne beheersing en de checks and balances binnen het bestuur. De accountant brengt daarover aan de raad verslag uit in zijn Brief aan de raad (cq boardletter), die medio november-december beschikbaar komt. Deze brief ondersteunt de rol van de raad als toezichthouder en is een samenvatting van de zgn. Managementletter. Het college en de directie ontvangen de integrale managementletter, die is gericht op de bedrijfsvoering, voor de directie ter versterking van de bedrijfsvoering en voor het college in haar toezichthoudende rol op de bedrijfsvoering. 3. Ondertekening De tijdelijke Auditcommissie Haarlemmermeer, Vice-voorzitter

ambtelijk secretaris

Carin Smand

Jaap Baars

Bijlage(n): - Voorlopig Intern- en extern normenkader 2026 (zie de hyperlinks)

a. b.

het voorlopig normenkader van externe regelgeving het voorlopig normenkader van interne regelgeving

- Nota en VIC en Auditjaarplan 2026 van cluster Concerncontrol - Overzicht van ontvangen Specifieke aandachtspunten en historische reeks t/m 2025 - Controleplan PWC 2026 - Startnotitie PWC-HLMR 2026 22 Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Haarlemmermeer