2025_RV - Controlecyclus accountantscontrole 2025_df_sgn

\

raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder Steller Auditcommissie Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Vaststellen controlecyclus accountantscontrole 2025 Auditcommissie jaap baars 12 juni 2025 10 juli 2025 12228245 Voorstel De Auditcommissie stelt de raad voor om: 1. De goedkeurings- en rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole over 2025 als volgt vast te stellen: a. De goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden tezamen te stellen op 2% van het totaal van de lasten (de maximale standaardtoleranties die met ingang van dit jaar wettelijk zijn voorgeschreven in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). b. 2.

De rapporteringtolerantie overeenkomstig de vorige jaarrekeningcontrole vast te stellen op € 200.000,Voor de controle voorlopig gebruik te maken van bijgaande normenkaders, vastgesteld in de raad van 16 januari 2025, raadsvoorstelnummer 115716951, welke einde 2025 nog geactualiseerd zullen worden: a. het normenkader van externe regelgeving b. het normenkader van interne regelgeving In de raadsvergadering te besluiten over de voorgestelde specifieke onderzoeksvragen aan de accountant:

3. a.

kan er met de nieuwe systemen op grond van data-gedreven monitoring aan control worden gewerkt en welk voordeel is daarvan te verwachten t.a.v. capaciteit voor de ambtelijke organisatie en voor de accountantscontrole?

b.

In hoeverre sluit de gemeentelijk visie op beheersing en control ten aanzien van ICT/IT systemen aan op de IT- governance; Hoe wordt de governance daarmee afgedekt, wie ziet daar op toe en is functioneel verantwoordelijk voor de stelselwerking?

c.

Op welke wijze kan de raad op grond van de paragraaf Risicobeheersing een inhoudelijk verdiept en accuraat beeld van de geïnventariseerde (significante) risico’s vormen?

d.

Hoe wordt in de ruimtelijke planning en grondexploitaties rekening gehouden met netcongestie? Hoe wordt dit risico gekwantificeerd en gemonitord?

1

Voorlopig Normenkader 2025

pagina 2

e.

Gebruikt Haarlemmermeer algoritmes of AI-toepassingen (bijv. in handhaving, zorg, of subsidies)? Zo ja, hoe wordt geborgd dat deze voldoen aan de aankomende wetgeving en ethische normen?

4.

Kennis te nemen van de volgende controledocumenten: a. VIC en Auditjaarplan 2025 van cluster Corporate Control b. Controleplan 2025 PWC c. De Startnotitie 2025 met de afspraken tussen de gemeentelijke organisatie en PWC over de uitvoering van de accountantscontrole.

1. Samenvatting Met dit raadsvoorstel stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole 2025 door PWCaccountants vast. De accountant heeft de rol van onafhankelijke controleur en is daarmee de vertrouwenspersoon voor de raad en in algemene zin voor het maatschappelijk verkeer. Met de accountantscontrole wordt aangetoond hoe betrouwbaar de jaarrekening is en of de uitgaven goed zijn verantwoord. Waar het gaat om de controle van de rekening staat de accountant ten dienste van de raad ten behoeve van zijn controlerende functie op het gevoerde bestuur en beheer2.

De accountant controleert de getrouwheid van de jaarrekening en beoordeelt of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening. De voorgestelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de accountantscontrole zijn op grond van de landelijke regelgeving uit het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) gewijzigd3: de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden tezamen zijn op maximaal 2% van het totaal van de lasten gesteld. Dit zijn de maximale standaardtoleranties die met ingang van dit jaar wettelijk zijn voorgeschreven in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Tot en met 2024 gold dat de jaarrekening voor een goedkeurende verklaring maximaal 1% aan fouten en 3% aan onzekerheden mocht bevatten om voor een goedkeurende accountantsverklaring in aanmerking te komen. Sinds 2023 geeft het college zelf de verantwoording over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, waarvoor dezelfde toleranties als hiervoor genoemd gelden. Met de verschuiving naar de verantwoording over rechtmatigheid door het college van B&W wordt beoogt om het horizontale toezicht4 door de raad duidelijker tot uitdrukking te laten komen.

Hiermee is een meer zuivere verantwoordingslijn tussen college en raad ingezet, die voor raadsleden verduidelijkt dat de verantwoordelijkheid van het bestuur primair een zaak tussen raad en college is. De raad ontving onlangs, via de lijst ingekomen stukken van week 23 het geactualiseerde voorstel voor de Visie op control van het college. Hiermee wordt de volgende stap in de ontwikkeling van de gemeentelijke control mogelijk gemaakt. Na het zomerreces zal het voorstel in de Auditcommissie worden besproken en van advies aan de raad worden voorzien. De voorlopige normenkaders voor de rechtmatigheidscontrole zijn op 16 januari 2025 door de raad vastgesteld. Deze kaders worden met dit voorstel van toepassing verklaard en

2 MvT , Wet dualisering gemeentebestuur

3

Wijzigingsbesluit BADO

4

Horizontaal toezicht / Wet revitalisering generiek toezicht.

pagina 3

zullen einde van dit jaar geactualiseerd worden ten behoeve van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2025. Op 28 mei jl. ontving de raad e.a. via Raadsinformatie de uitnodiging om specifieke aandachtspunten bij de accountantscontrole 2025 aan te dragen. Specifieke aandachtspunten dienen betrekking te hebben op posten in de jaarrekening, de gemeentelijke producten en/of onderdelen van de gemeentelijke organisatie. De voorstellen onder beslispunt 3 zijn de uitkomst van de bespreking in de Auditcommissie en worden onder 2.2.5 toegelicht. Het is aan de raad om te besluiten om deze onderwerpen als specifieke aandachtspunten voor dit jaar aan de accountantscontrole toe te voegen. Ten behoeve van de uitvoering van de accountantscontrole leggen de gemeentelijke organisatie en PWC ieder jaar aan de start van een controlecyclus afspraken vast in een Startnotitie, inclusief de uitwerking van doelstellingen en ambities uit het offertetraject voor deze contractperiode5. In hoofdzaak gaan de ontwikkelambities in deze contractperiode met PWC om de ambities om de interne controle te versterken door middel van het Three Lines of Defence control model6 en het implementeren van systemen waarmee data en processen automatisch worden gemonitord (continuous monitoring).

2. Uitwerking 2.1 Wat willen we bereiken? We willen bereiken dat de informatie in de jaarstukken betrouwbaar is en de gemeente in control is. De accountantscontrole is gericht op het verkrijgen van zekerheid over de getrouwheid van de inhoud van de jaarstukken, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die het college aan de raad zal afleggen. We bereiken hiermee dat de raad de jaarrekening kan gebruiken voor zijn controlerende taak. Context Na afloop van het begrotingsjaar legt het college aan de raad verantwoording af over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening, het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet7) en de rechtmatigheidsverantwoording. De accountantscontrole is een wettelijke verplichting die in de Gemeentewet is vastgelegd in artikel 2138. Lange termijn doelstelling De gemeente werkt aan een duurzame control van de administratieve organisatie en interne beheersing. Met de implementatie van de eerste monitors rondom key IT-applicaties en databases wordt in 2025 een start gemaakt om op grond van datagedreven controles te gaan werken. Door meer systeemgericht en datagedreven te controleren wordt de organisatie alsmede de accountant in staat gesteld om mogelijke tekortkomingen in de interne beheersorganisatie effectiever en efficiënter te detecteren 9.

Daarnaast wordt de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving door geautomatiseerde beheersmaatregelen beter gegarandeerd als gevolg van het gebruik van data-analyses10.

5 Zie ook de eerste Startnotitie uit deze contractperiode, agendapunt 5.1.f

raadsplein van 8 juli 2021

6 Three Lines of Defence 7 Artikel 197 Gemeentewet 8 Artikel 213 Gemeentewet

9

Zie o.a. hfdst. 6 uit de startnotitie en p.9 van het VIC- en Auditjaarplan 2025

10

Zie o.a. hfdst. 6 uit de startnotitie en p.9 van het VIC- en Auditjaarplan 2025

pagina 4

Met het traject Versterken Informatiewaarde11 werken de organisatie, het college en de raad aan de informatievoorziening ten behoeve van het doelbereik van beleid 12. 2.2 Wat gaan we daarvoor doen? Met het vaststellen van de beslispunten in dit raadsvoorstel voorziet de raad de accountant van de kaders voor de controleopdracht voor 2025. 2.2.1.

Goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden samen is gesteld op 2% van het totaal van de lasten (2025: € 668,154 miljoen (exclusief reservemutaties)). Daarbij is uitgegaan van het totaal van de geraamde lasten exclusief reservemutaties volgens de stand van de begroting 2025 na de begrotingswijziging van de Voorjaarsrapportage 2025. De toleranties betreffen momenteel de maximale standaardtoleranties die wettelijk zijn voorgeschreven in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO[1]). Ter illustratie van de omvang van deze toleranties is onderstaande tabel opgenomen. Daarbij is uitgegaan van het totaal van de geraamde lasten exclusief reservemutaties volgens de stand van de Voorjaarsrapportage 2025. Goedkeuringstoleranties en strekking van de controleverklaring Strekking van de controleverklaring Goedkeuringstoleranties

Goedkeurend

fouten x in de (≤2%) gemeenterekening + x+y<€ onzekerheden y in 13.363.000 de controle

Met beperking

Oordeelonthouding/Afkeurend

(> 2% ≤ 4%) € 13.363.000 < x + y < € 26.726.000

(> 4%) x + y > € 26.726.000

2.2.2. Rapportering De rapporteringtolerantie is op € 200.000 gesteld. Dit houdt in dat een fout in de jaarrekening of een onzekerheid in de controle door de accountant die groter is dan € 200.000 door de accountant aan de raad wordt gerapporteerd. Deze zijn te lezen in het verslag van bevindingen (het accountantsverslag) dat met de accountantsverklaring bij de Jaarrekeningcontrole wordt meegezonden. 2.2.3 Rechtmatigheidscontrole op grond van de Normenkaders In de raadsvergadering van 16 januari 202513 zijn de voorlopige normenkaders ten behoeve van de jaarrekeningcontrole over 2025 vastgesteld. Einde van dit jaar of begin of begin volgend jaar kan worden overzien welke wijzigingen zich in 2025 hebben voorgedaan. De raad ontvangt dan een raadsvoorstel ter vaststelling van het geactualiseerde normenkader 2025. Met ingang van 2023 is de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur een verantwoordelijkheid die rechtstreeks bij de raad is komen te liggen. Het college biedt de raad 11 Versterken informatiewaarde,

Raadsplein van 29 april 2021, agendapunt 6.1.d

12 Plan van Aanpak Versterken Informatiewaarde, Raadsplein van 1 juni 2023 13

Raadsvoorstel, normenkader externe regelgeving, normenkader interne regelgeving

pagina 5

daarvoor sinds 2023 de rechtmatigheidsverantwoording aan14. De accountant richt zich sinds 2023 bij zijn oordeel sec op de getrouwheid van de jaarrekening, ínclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college. 2.2.4 Startnotitie Controlecyclus 2025: verbinding tussen interne- en externe controle Bij de start met PWC-accountants is afgesproken dat de samenwerking tussen de organisatie en de accountant in een startnotitie wordt beschreven. De startnotitie is het overkoepelende document waarin de afspraken uit het VIC- (Verbijzonderde Interne Controle) en Auditjaarplan van Corporate Control en het Auditplan van de accountant worden vastgelegd (zie bijlagen). In de startnotitie wordt tevens per jaar uitwerking gegeven aan de doelstellingen en ambities uit het offertetraject voor deze contractperiode 15. In hoofdzaak gaat het om de ambitie om de interne controle te versterken door middel van het Three Lines of Defence control model 16 en het implementeren van systemen waarmee data en processen automatisch worden gemonitord (Continuous Monitoring Platform). 2.2.5 Aandachtspunten controle 2025 Op 28 mei jl. is via Raadsinformatie een oproep verzonden om specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole over 2025 in te zenden. Hierop zijn geen voorstellen van uit de groep geadresseerden ontvangen.

In de Auditcommissievergadering van 10 juni zijn wel aandachtspunten geformuleerd die als speerpunten aan de raad voorgelegd worden en die ieder hun achtergrond in eerdere accountantsverslagen en Auditcommissiebesprekingen hebben. De Specifieke Aandachtspunten zijn met de accountant en auditcommissie besproken en uitvoerbaar binnen de accountantscontrole en worden aan de raad voorgesteld onder beslispunt 3a tot en met e. Een overzicht van de specifieke aandachtspunten uit voorgaande jaren vindt u in de bijlagen. 2.3 Wat mag het kosten? De kosten van de jaarlijkse accountantscontrole bedroegen bij de start van de contractperiode (juni 2021) € 238.940,-. Hierbij inbegrepen is de mogelijkheid om specifieke aandachtspunten bij de controle mee te geven. Met ingang van 2023 is een inflatiecorrectie doorgevoerd en de controleopdracht is over de afgelopen jaren steeds opnieuw met diverse SiSa-controles17 uitgebreid cq gewijzigd. De begroting voor de controlekosten over 2024 omvatte bij aanvang 316.813,- plus pm en zijn in juni van dit jaar afgerond met bijkomend een bedrag van €14.276 aan de volgende meerkosten: 1.1 SiSa- scope uitbreiding 1.2 ADR – review 1.3 Heraanlevering SiSa 1.4 FHIT vooroverleggen 1.5 Inefficienties reserves 1.6 Afwikkeling casussen Totaal

14

€-9.731 €6.565 €2.590 €3.156 €2.511 €9.022 €14.276

Op 21 januari 2022 stelde de raad reeds de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college vast (rv 2020.0003279, stemmingenlijst punt 5.c) 15 Zie ook de eerste Startnotitie uit deze contractperiode, agendapunt 5.1.f (doorscrollen naar beneden) raadsplein van 8 juli 2021 16 Three Lines of Defence 17 SISA – Single Information Single Audit

pagina 6

Wat zijn de financiële risico’s Financiële risico’s die rechtstreeks verbonden zijn met de accountantscontrole houden verband met de administratieve organisatie en de kwaliteit en beheersing van de gemeentelijke (financiële) informatiesystemen. Onoverkomelijke tekortkomingen hierin leiden tot aanvullende, speciale accountantsonderzoeken. Wanneer een jaarrekening niet tijdig wordt opgeleverd en/of door de raad is vast te stellen kan dat onder andere leiden tot het inhouden of stopzetten van gelden die de rijksoverheid voor (mede-)bewindstaken beschikbaar stelt. De gevolgen daarvan zijn niet eenvoudig te becijferen. 2.4 Wie is waarvoor verantwoordelijk? Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de rechtmatigheidsverantwoording. Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het college voegt daarbij de verslagen van zijn onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur (zie hieronder bij 2.5). De raad publiceert deze stukken, alsmede de accountantsverklaring en het accountantsverslag openbaar en stelt ze daarmee algemeen verkrijgbaar. De raad beraadslaagt over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving18.

De raad is verantwoordelijk voor de opdracht aan de accountant. De raad stelt daarvoor de kaders van de opdracht vast, zie de beslispunten van dit raadsvoorstel. De Auditcommissie onderhoudt de relatie met de accountant, namens de raad. De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening en beoordeelt de verenigbaarheid van de jaarrekening met het jaarverslag. De accountant controleert tevens de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie en beoordeelt of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De accountant verklaart de gebruikers van de jaarrekening of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De bevindingen uit het controleonderzoek legt de accountant vast in het accountantsverslag (verslag van bevindingen) dat bij de controleverklaring aan de raad wordt verstrekt.

2.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar? Het college voert op grond van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet)onderzoek naar de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen (doelmatigheid) en de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen. Eens in de twee jaar voert het college tenminste een onderzoek naar de doelmatigheid van de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente en/of naar de doeltreffendheid van een of meer programma's en paragrafen van de begroting en jaarstukken of onderdelen daarvan19. De afdeling Corporate Control voert o.a. de interne VIC-controles (Verbijzonderde Interne Controles) uit en richt zich tevens op de uitvoering van interne Audits. De raad ontvangt over de VIC-rapportages drie maal per jaar bericht van het college. Voor 2025 is het Auditjaarplan van Corporate control in de bijlagen toegevoegd. 18 Artikel 197 Gemeentewet 19

Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur gemeente Haarlemmermeer

pagina 7

Het controleplan van PWC bevat het plan en de onderwerpen die PWC in 2025 uitvoert, dit document is tevens in de bijlagen toegevoegd. De Startnotitie 2025 bevat de afspraken tussen de gemeentelijke organisatie en PWC over de uitvoering van de accountantscontrole 2025 en de realisatie op de ontwikkelambities, ook dit document is in de bijlagen toegevoegd. Alle voornoemde documenten liggen in elkaars verlengde. 2.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? Halverwege het jaar verzorgt de accountant de interim-controle. In deze controle ligt de focus op de werking van processen en systemen in de interne beheersing en de checks and balances binnen het bestuur. De accountant brengt daarover aan de raad verslag uit in zijn Brief aan de raad (cq boardletter), die medio november-december beschikbaar komt. Deze brief ondersteunt de rol van de raad als toezichthouder en is een samenvatting van de zgn. Managementletter. Het college en de directie ontvangen de integrale managementletter, die is gericht op de bedrijfsvoering, voor de directie ter versterking van de bedrijfsvoering en voor het college in haar toezichthoudende rol op de bedrijfsvoering. 3. Ondertekening Auditcommissie Haarlemmermeer

Voorzitter

Ambtelijk secretaris

Erik Vermeulen Bijlage(n): - Voorlopig Intern- en extern normenkader 2025 - Overzicht van ontvangen Specifieke aandachtspunten en historische reeks t/m 2024 - VIC en Auditjaarplan Corporate Control 2025 - Controleplan PWC 2025 - Startnotitie PWC-HLMR 2025

Jaap Baars