2. RV - Controlecyclus accountantscontrole 2024_vs 08.07.2024_Pres_RP18.07.24_sgn

raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder Steller Auditcommissie Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Vaststellen controlecyclus accountantscontrole 2024 Auditcommissie jaap baars 20 juni 2024 18 juli 2024 11065738 Voorstel De Auditcommissie stelt de raad voor om: 1. De goedkeurings- en rapporteringstolerantie voor de accountantscontrole over 2024 als volgt vast te stellen: a. Conform voorgaande jaren mag de jaarrekening voor een goedkeurende verklaring maximaal 1% aan fouten bevatten; b. Conform voorgaande jaren mag de jaarrekening voor een goedkeurende verklaring maximaal 3% aan onzekerheden bevatten; c. De rapporteringtolerantie overeenkomstig de vorige jaarrekeningcontrole vast te stellen op € 200.000,2. Voor de controle voorlopig gebruik te maken van bijgaande normenkaders, vastgesteld in de raad van 18 januari 2024, raadsvoorstelnummer 10220760, welke einde 2024 nog geactualiseerd zullen worden: a. het normenkader van externe regelgeving b. het normenkader van interne regelgeving 3. In de raadsvergadering te besluiten over de voorgestelde specifieke onderzoeksvragen aan de accountant: a. Zijn er in 2024 meldingen of aanwijzingen op niet-naleven van wet- en regelgeving voor informatiebeveiliging en privacy, en hoe is Haarlemmermeer hiermee omgegaan? b. Hoe beoordeelt u de beheersing van cyberrisico’s en privacy vraagstukken door de gemeente en hoe doet de gemeente het in vergelijking met andere gemeenten? c. Stormschade: het begint een structurele post te worden.

Is een voorziening of een reserve hiervoor een goed idee, en zo ja/nee, waarom wel/niet? 4. Kennis te nemen van de volgende controledocumenten: a. VIC en Auditjaarplan 2024 van cluster Corporate Control b. Controleplan 2024 PWC c. De Startnotitie 2024 met de afspraken tussen de gemeentelijke organisatie en PWC over de uitvoering van de accountantscontrole. 1. Samenvatting

pagina 2

Met dit raadsvoorstel stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole 2024 door PWCaccountants vast. De accountant heeft de rol van onafhankelijke controleur en is daarmee de vertrouwenspersoon voor de raad en in algemene zin voor het maatschappelijk verkeer. Met de accountantscontrole wordt aangetoond hoe betrouwbaar de jaarrekening is en of de uitgaven goed zijn verantwoord. Waar het gaat om de controle van de rekening staat de accountant ten dienste van de raad ten behoeve van zijn controlerende functie op het gevoerde bestuur en beheer1.

De accountant controleert de getrouwheid van de jaarrekening en beoordeelt of het jaarverslag verenigbaar met de jaarrekening is. De voorgestelde goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de accountantscontrole zijn op dit moment dezelfde als in voorgaande jaren en conform de landelijke regelgeving uit het BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden. Naar verwachting zullen de toleranties gaan wijzigen in de loop van dit jaar2. Sinds 2023 geeft het college zelf de verantwoording over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, waarvoor dezelfde toleranties gelden. Met de verschuiving naar de verantwoording over rechtmatigheid door het college komt het horizontale toezicht door de raad duidelijker tot uitdrukking. Hiermee is een meer zuivere verantwoordingslijn tussen college en raad ingezet, die voor raadsleden verduidelijkt dat de verantwoordelijkheid van het bestuur primair een zaak tussen raad en college is. De normenkaders voor de rechtmatigheidscontrole zijn op 18 januari 2024 door de raad vastgesteld. Deze kaders worden met dit voorstel voorlopig van toepassing verklaard en zullen einde van dit jaar geactualiseerd worden ten behoeve van de jaarrekeningcontrole over het boekjaar 2024. Op 27 mei jl. ontving de raad e.a. via Raadsinformatie het verzoek om specifieke aandachtspunten bij de accountantscontrole 2024 aan te dragen.

Specifieke aandachtspunten dienen betrekking te hebben op posten in de jaarrekening, de gemeentelijke producten en/of onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Dit heeft geleid tot de beslispunten onder 3. Het is aan de raad om te besluiten om deze onderwerpen als specifieke aandachtspunten voor dit jaar aan de accountantscontrole toe te voegen. Ten behoeve van de uitvoering van de accountantscontrole leggen de gemeentelijke organisatie en PWC ieder jaar aan de start van een controlecyclus afspraken vast in een Startnotitie, inclusief de uitwerking van doelstellingen en ambities uit het offertetraject voor deze contractperiode3. In hoofdzaak gaan de ontwikkelambities in deze contractperiode met PWC om de ambities om de interne controle te versterken door middel van het Three Lines of Defence control model4 en het implementeren van systemen waarmee data en processen automatisch worden gemonitord (continuous monitoring). 2. Uitwerking 2.1 Wat willen we bereiken? We willen bereiken dat de informatie in de jaarstukken betrouwbaar is en de gemeente in control is. De accountantscontrole is gericht op het verkrijgen van zekerheid over de getrouwheid van de inhoud van de jaarstukken, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die

1 MvT , Wet dualisering gemeentebestuur 2 Actueel is een voorgenomen wijziging betreffende de controlegrenzen voor de accountant

vanaf boekjaar 2024. Deze wijziging betreft de samenvoeging van de controlegrens van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden tot een (1) norm van 2%.

3 Zie ook de eerste Startnotitie uit deze contractperiode, agendapunt 5.1.f raadsplein van 8 juli 2021 4 Three Lines of Defence

pagina 3

het college aan de raad zal afleggen. We bereiken hiermee dat de raad de jaarrekening kan gebruiken voor zijn controlerende taak. Context Na afloop van het begrotingsjaar legt het college aan de raad verantwoording af over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening, het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet5) en de rechtmatigheidsverantwoording. De accountantscontrole is een wettelijke verplichting die in de Gemeentewet is vastgelegd in artikel 2136. Lange termijn doelstelling De gemeente werkt aan een duurzame control van de administratieve organisatie en interne beheersing. En met het traject Versterken Informatiewaarde7 werken de organisatie, het college en de raad aan de informatievoorziening ten behoeve van het doelbereik van beleid8. 2.2 Wat gaan we daarvoor doen? Met het vaststellen van de beslispunten in dit raadsvoorstel voorziet de raad de accountant van de kaders voor de controleopdracht voor 2024. 2.2.1. Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie voor fouten is op 1% van het totaal van de lasten (2024: € 607.559.000 (inclusief reservemutaties) gesteld. De goedkeuringstolerantie voor onzekerheden is op 3% van het totaal van de lasten gesteld. De toleranties betreffen momenteel nog steeds de maximale standaardtoleranties die wettelijk zijn voorgeschreven in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO9).

Dit zal mogelijk later in dit jaar wijzigen áls de regelgeving hieromtrent wijzigt. Daar volgt dan ter zijner tijd een raadsvoorstel over. Ter illustratie van de omvang van deze toleranties is onderstaande tabel opgenomen. Daarbij is uitgegaan van het totaal van de geraamde lasten inclusief reservemutaties volgens de stand van de Voorjaarsrapportage 2024. Goedkeuringstoleranties en strekking van de controleverklaring Strekking van de controleverklaring Goedkeurings-toleranties

fouten x in de gemeenterekening onzekerheden y in de controle

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Met beperking

(≤1%) x<€ 6.075.590

(> 1% ≤ 3%) € 6.075.000 < x < € 18.227.000

y<€ 6.075.590

€ 6.075.000 < y < y > € 18.227.000 € 18.227.000

Afkeurend (> 3%) x > € 18.227.000

2.2.2. Rapportering De rapporteringtolerantie is op € 200.000 gesteld. Dit houdt in dat een fout in de jaarrekening of een onzekerheid in de controle door de accountant die groter is dan € 200.000 door de accountant aan de raad wordt gerapporteerd. Deze zijn te lezen in het verslag van bevindingen

Artikel 197 Gemeentewet Artikel 213 Gemeentewet 7 Versterken informatiewaarde, Raadsplein van 29 april 2021, agendapunt 6.1.d 8 Plan van Aanpak Versterken Informatiewaarde, Raadsplein van 1 juni 2023 9 Artikel 2 Besluit accountantscontrole decentrale overheden 5 6

pagina 4

(het accountantsverslag) dat met de accountantsverklaring bij de Jaarrekeningcontrole wordt meegezonden. 2.2.3 Rechtmatigheidscontrole op grond van de Normenkaders In de raadsvergadering van 18 januari 202410 zijn de voorlopige normenkaders ten behoeve van de jaarrekeningcontrole over 2024 vastgesteld. Einde van dit jaar of begin of begin volgend jaar kan worden overzien welke wijzigingen zich in 2024 hebben voorgedaan. De raad ontvangt dan een raadsvoorstel ter vaststelling van het geactualiseerde normenkader 2024. Met ingang van 2023 is de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur een verantwoordelijkheid die rechtstreeks bij de raad is komen te liggen. Het college biedt de raad daarvoor sinds 2023 de rechtmatigheidsverantwoording aan11. De accountant richt zich sinds 2023 bij zijn oordeel sec op de getrouwheid van de jaarrekening, ínclusief de rechtmatigheidsverantwoording door het college. 2.2.4 Startnotitie Controlecyclus 2024: verbinding tussen interne- en externe controle Bij de start met PWC-accountants is afgesproken dat de samenwerking tussen de organisatie en de accountant in een startnotitie wordt beschreven. De startnotitie is het overkoepelende document waarin de afspraken uit het VIC en Auditjaarplan van Corporate Control (zie bijlage) en het Auditplan van de accountant (bijlage) worden vastgelegd.

In de startnotitie wordt tevens per jaar uitwerking gegeven aan de doelstellingen en ambities uit het offertetraject voor deze contractperiode12. In hoofdzaak gaat het om de ambitie om de interne controle te versterken door middel van het Three Lines of Defence control model13 en het implementeren van systemen waarmee data en processen automatisch worden gemonitord (Continuous Monitoring Platform). 2.2.5 Aandachtspunten controle 2024 Op 27 mei jl. is via Raadsinformatie een oproep verzonden om specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole over 2023 in te zenden. Hierop zijn voorstellen van de Rekenkamer en van fractie GroenLinks ontvangen, die met de accountant en auditcommissie zijn besproken en uitvoerbaar: Rekenkamer Haarlemmermeer: 1. Zijn er in 2024 meldingen of aanwijzingen op niet-naleven van wet- en regelgeving voor informatiebeveiliging en privacy, en hoe is Haarlemmermeer hiermee omgegaan? 2. Hoe beoordeelt u de beheersing van cyberrisico’s en privacy vraagstukken door de gemeente en hoe doet de gemeente het in vergelijking met andere gemeenten? Fractie GroenLinks: 3. Stormschade: het begint een structurele post te worden. Is een voorziening of een reserve hiervoor een goed idee, en zo ja/nee, waarom wel/niet? Een overzicht van de specifieke aandachtspunten uit voorgaande jaren vindt u in de bijlagen.

10 Raadsvoorstel, normenkader externe regelgeving, normenkader interne regelgeving

11 Op 21 januari 2022 stelde de raad reeds de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording door het

college vast (rv 2020.0003279, stemmingenlijst punt 5.c)

12 Zie ook de eerste Startnotitie uit deze contractperiode, agendapunt 5.1.f (doorscrollen naar beneden)

raadsplein van 8 juli 2021

13 Three Lines of Defence

pagina 5

2.3 Wat mag het kosten? De kosten van de jaarlijkse accountantscontrole bedroegen bij de start van de contractperiode (juni 2021) € 238.940,-. Hierbij inbegrepen is de mogelijkheid om specifieke aandachtspunten bij de controle mee te geven. Met ingang van 2023 is de inflatiecorrectie doorgevoerd en de controleopdracht is over 2021, 2022 en 2023 steeds opnieuw met diverse SiSa-controles uitgebreid. De begroting voor de controlekosten over 2023 omvatte bij aanvang 299.256,- plus pm en zijn in juni van dit jaar afgerond op een totaalbedrag van 325.551,De pm bestond uit een toename in SiSa-controles ad. €18.783 en meerwerk dat uit het onderzoek naar twee zorginstellingen is uitgevoerd, waarover de gemeenteraad per brief d.d. 2 april 2024 (X.2024.01425) door het college is geïnformeerd. PWC leverde naar aanleiding hiervan meerwerk ad € 3.238 plus de kosten voor consultatie op de benadrukkingsparagraaf in de jaarrekening ad € 4.274,- . Het exacte aantal Sisa-controles voor 2024 zal in het eerste kwartaal 2025 bekend zijn en pas op dat moment exact te becijferen. De begroting voor de controlekosten 2024 bedragen € 316.813,- plus pm. Wat zijn de financiële risico’s Financiële risico’s die rechtstreeks verbonden zijn met de accountantscontrole houden verband met de administratieve organisatie en de kwaliteit en beheersing van de gemeentelijke (financiële) informatiesystemen.

Onoverkomelijke tekortkomingen hierin leiden tot aanvullende, speciale accountantsonderzoeken. Wanneer een jaarrekening niet tijdig wordt opgeleverd en/of door de raad is vast te stellen kan dat onder andere leiden tot het inhouden of stopzetten van gelden die de rijksoverheid voor (mede-)bewindstaken beschikbaar stelt. De gevolgen daarvan zijn niet eenvoudig te becijferen. 2.4 Wie is waarvoor verantwoordelijk? Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de rechtmatigheidsverantwoording. Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het college voegt daarbij de verslagen van zijn onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van bestuur (zie hieronder bij 2.5). De raad publiceert deze stukken, alsmede de accountantsverklaring en het accountantsverslag openbaar en stelt ze daarmee algemeen verkrijgbaar. De raad beraadslaagt over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving14. De raad is verantwoordelijk voor de opdracht aan de accountant. De raad stelt daarvoor de kaders van de opdracht vast, zie de beslispunten van dit raadsvoorstel. De Auditcommissie onderhoudt de relatie met de accountant, namens de raad.

De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening en beoordeelt de verenigbaarheid van de jaarrekening met het jaarverslag. De accountant controleert tevens de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie en beoordeelt of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De accountant verklaart de gebruikers van de jaarrekening of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. De bevindingen uit het controleonderzoek legt de accountant vast in het accountantsverslag (verslag van bevindingen) dat bij de controleverklaring aan de raad wordt verstrekt. 2.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar? Het college voert op grond van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet)onderzoek naar de mate waarin een maximale hoeveelheid 14 Artikel 197 Gemeentewet

pagina 6

producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen (doelmatigheid) en de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen. Eens in de twee jaar voert het college tenminste een onderzoek naar de doelmatigheid van de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente en/of naar de doeltreffendheid van een of meer programma's en paragrafen van de begroting en jaarstukken of onderdelen daarvan. De afdeling Corporate Control voert o.a. de interne VIC-controles (Verbijzonderde Interne Controles) uit en richt zich tevens op de uitvoering van interne Audits. De raad ontvangt over de VIC-rapportages drie maal per jaar bericht van het college. Voor 2024 is het Auditjaarplan van Corporate control in de bijlagen toegevoegd. Het controleplan van PWC bevat het plan en de onderwerpen die PWC in 2024 uitvoert, tevens in de bijlagen toegevoegd. De Startnotitie 2024 bevat de afspraken tussen de gemeentelijke organisatie en PWC over de uitvoering van de accountantscontrole 2024 en de realisatie op de ontwikkelambities, ook dit document is in de bijlagen toegevoegd. Alle voornoemde documenten liggen in elkaars verlengde.

2.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? Halverwege het jaar verzorgt de accountant de interim-controle. In deze controle ligt de focus op de werking van processen en systemen in de interne beheersing en de checks and balances binnen het bestuur. De accountant brengt daarover aan de raad verslag uit in zijn Brief aan de raad (cq boardletter), die medio november-december beschikbaar komt. Deze brief ondersteunt de rol van de raad als toezichthouder. Het college en de directie ontvangen een managementletter, die is gericht op de bedrijfsvoering. 3. Ondertekening Auditcommissie Haarlemmermeer de ambtelijk secretaris,

Jaap Baars

Bijlage(n): - Voorlopig Intern- en extern normenkader 2024 - Overzicht van ontvangen Specifieke aandachtspunten en historische reeks - VIC en Auditjaarplan Corporate Control 2024 - Controleplan PWC 2024 - Startnotitie PWC-HLMR 2024 - Opdrachtbrief PWC 2024

de voorzitter,

Erik Vermeulen