2. RV Bestuurlijke kaders rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.pdf

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel

Onderwerp

Portefeuillehouder Steller Collegevergadering

Bestuurlijke kaders rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening drs. Jurgen Nobel Nico Storm 15 december 2020

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

2020.0003279

1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsafwijkingen jaarlijks gelijk te stellen aan de goedkeuringstolerantie voor fouten bij de jaarrekeningcontrole; 2. de rapportagetolerantiegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op € 200.000. 2. Samenvatting

Door een komende wetswijziging moeten wij vanaf het boekjaar 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarrekening. Op dit moment is het de externe accountant die een oordeel over de rechtmatigheid betrekt bij de controleverklaring bij de jaarrekening. In het kader van de nieuwe wetgeving stelt de gemeenteraad de verantwoordingsgrens voor het college vast en de ondergrens waarboven rechtmatigheidsafwijkingen aan de raad worden gemeld. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

Om te voldoen aan de nieuwe wetgeving wordt de eerste rechtmatigheidsverantwoording door ons college afgegeven in de jaarrekening over 2021. Daarvoor is het nodig dat bij aanvang van het begrotingsjaar 2021 de raad de kaders vaststelt. Het college borgt de rechtmatigheid binnen de processen en interne beheersing, zoals dat nu ook het geval is, en ziet hier op toe door middel van Verbijzonderde Interne Controle (VIC). Met het voorliggende raadsvoorstel stelt de raad de bestuurlijke kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording vast. Wat is de aanleiding, context?

Door een komende wetswijziging moet ons college naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarrekening, in plaats van de accountant. Hoewel de wetswijziging hiervoor nog niet is aangenomen, zijn we in 2020

Bestuurlijke kaders rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening

pagina 2

gestart met de voorbereidingen voor de implementatie. Mocht de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording alsnog uitgesteld worden, dan gebruiken wij het begrotingsjaar 2021 als pilot voor de definitieve implementatie. Welk doel wordt nagestreefd?

Het doel van de nieuwe wetgeving is om te bevorderen dat het gesprek over rechtmatigheid door de raad gevoerd wordt met ons college en niet meer met de externe accountant. Met het vaststellen van de bestuurlijke kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording geeft de raad aan vanaf welke verantwoordingsgrens zij met ons college in gesprek gaat over afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen?

De raad stelt voor de rechtmatigheidsverantwoording de ondergrens vast. In het geval de rechtmatigheidsafwijkingen bij de jaarrekening deze verantwoordingsgrens blijken te overschrijden, concluderen wij dat niet aan de norm is voldaan en lichten wij alle afwijkingen toe in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Het percentage voor de verantwoordingsgrens dient (voor zover nu bekend) te liggen tussen 0% en 3% van het totaal aan lasten in de jaarrekening (inclusief mutaties in de reserves). Om aansluiting te vinden met de accountantscontrole wordt de raad voorgesteld om de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording gelijk te stellen aan de goedkeuringstolerantie voor fouten in de jaarrekening. Dit percentage is op dit moment (begrotingsjaar 2020) vastgesteld op 1% van de totale lasten bij de jaarrekening. Dit geeft helderheid en eenduidigheid in de gehanteerde normen. Een hoger percentage betekent dat de raad beperkter geïnformeerd wordt, waarbij wordt opgemerkt dat de rechtmatigheidsafwijkingen bij de accountantscontrole de afgelopen jaren onder de 1% zijn gebleven. Een lager percentage dan 1% impliceert een toename van de controlekosten, omdat daarvoor gedetailleerder getoetst moet worden. Naast de goedkeuringstolerantie voor de accountantscontrole, hanteren wij tevens een rapportagetolerantie.

Dit houdt in dat de raad wordt geïnformeerd over alle afwijkingen vanaf een afgesproken ondergrens. De raad wordt voorgesteld om voor de rechtmatigheidsverantwoording de rapportagetolerantie vast te stellen op € 200.000. De rapportagetolerantiegrens is een absoluut bedrag en niet afhankelijk van de omvang van een begrotingspost. Dit betekent dat ongeacht de omvang van de begrotingspost waarbinnen de afwijking wordt geconstateerd, alleen afwijkingen vanaf € 200.000 worden gemeld (het maakt dus niet uit of het gaat om een begrotingspost van in totaal € 250.000 of van € 2,5 miljoen). Afwijkingen lager dan de rapportagegrens worden niet toegelicht. Met dit voorstel wordt afgeweken van de rapportagetolerantie die nu geldt voor de accountantscontrole, die € 75.000 bedraagt. Het bedrag van € 75.000 bij de accountantscontrole wordt gehanteerd sinds het begrotingsjaar 2013 en is niet duidelijk onderbouwd (in de jaren daarvoor was dit € 50.000). In de auditcommissie van 8 oktober 2020 is door de externe accountant aangegeven dat een ondergrens van € 200.000 gangbaar en passend is voor een gemeente met een rekeningtotaal als de gemeente Haarlemmermeer. In het geval de goedkeuringstolerantie voor fouten voor de accountantscontrole wijzigt, geldt deze wijziging automatisch ook voor de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Bestuurlijke kaders rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening

pagina 3

3.3 Wat mag het kosten?

Aan de uitvoering van dit voorstel zijn, naast de beschikbare ambteüjke capaciteit, vooralsnog geen kosten verbonden. De gevolgen voor de ambtelijke inzet worden op dit moment nader geïnventariseerd. Als bij de implementatie blijkt dat onvoldoende capaciteit beschikbaar is, dan zal bij de integrale afweging bij de Voorjaarsrapportage 2021 een voorstel worden gedaan. Dit betreft met name de capaciteit voor de Verbijzonderde Interne Controle en die voor de IT-governance op onze informatiesystemen. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

De raad is verantwoordelijk voor de kaderstelling bij de rechtmatigheidsverantwoording en stelt daarvoor de verantwoordingsgrens vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering en voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De wethouder Financiën is eerste aanspreekpunt binnen het college. 3.5 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd?

De raad wordt met de voortgangsrapportages over de Verbijzonderde Controles tussentijds geïnformeerd over de bevindingen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast wordt gerapporteerd in de Najaarsrapportage en de Jaarstukken. De ingangsdatum is afhankelijk van ingangsdatum van de nieuwe wetgeving.

4.

Ondertekening

Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris,

drs. Carel Brugman