15. Nota 2021.0000537 Aanpak architectenselectie nieuwe gemeentehuis

gemeente Haarlemmermeer

nota van B&W Onderwerp

Portefeuillehouder Collegevergadering Inlichtingen Registratienummer

Aanpak architectenselectie nieuwe gemeentehuis Fouad Sidali 16 maart 2021 Lidia Tieman (+31235674658) 2021.0000537

1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college heeft besloten om: 1. de aanpak architectenselectie nieuwe gemeentehuis vast te stellen, een Europese nietopenbare aanbesteding bestaande uit twee fasen: de pre-selectie waarin een vijftal architecten wordt geselecteerd; de tweede fase waarin op basis van de stedenbouwkundige kwaliteit, de architectonische kwaliteit van het exterieur en de functionaliteit van het gebouw een architect wordt geselecteerd; 2. de selectieleidraad vast te stellen; 3. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. 2. Uitwerking 2.1 Wat willen we bereiken? Wat is de aanleiding, context?

Het huidige raadhuis is sterk verouderd en verkeert in slechte fysieke en technische conditie. Het gebouw belemmert door zijn bijzondere structuur een efficiënt ruimtegebruik en de onderhoudskosten en het energieverbruik zijn fors. Tegelijkertijd moderniseert en transformeert onze organisatie zich in een open overheid. Voortschrijdende digitalisering en de structurele behoefte om de dienstverlening dichter bij de inwoners en bedrijven te brengen, vragen om nieuwe huisvesting. Op 14 mei 2020 is besloten (2020.0000976) om ten behoeve van onze huisvesting één gemeentehuis te realiseren, in eigen beheer en gelegen aan het Raadhuisplein in Hoofddorp. Als uitwerking van dat besluit zijn de in 2018 vastgestelde programma's van eisen (2018.0032500) voor de nieuwe huisvesting uitgewerkt, geactualiseerd en bijgesteld voor het realiseren van één gebouw. Het geactualiseerd ruimtelijk, functioneel, technisch programma van eisen is op 17 december 2020 door de gemeenteraad vastgesteld (2020.0002958). Het stedenbouwkundig kader voor het nieuwe gemeentehuis is op 17 december 2020 door de gemeenteraad vastgesteld (2020.0003009).

Aanpak architectenselectie nieuw gemeentehuis

Pagina 2

Welk doel wordt nagestreefd?

De doelstelling van het project is het realiseren van onze nieuwe huisvesting ter vervanging van het raadhuis en kantoor De Polderlanden, waarin de gehele organisatie, zowel ambtelijk, bestuurlijk als politiek, wordt gehuisvest. Hiervoor gaan wij een nieuw gemeentehuis bouwen, waarin de Haarlemmermeerse identiteit tot uiting komt. Deze huisvesting maakt moderne manieren van werken mogelijk, gebruikmakend van moderne communicatiemiddelen en gericht op flexibiliteit. Hierbij wordt een gezonde en veilige werkomgeving van de medewerkers gewaarborgd door - aanvullend op het omgevingsrecht - naleving van de Arbowetgeving.

Hieronder is een omschrijving opgenomen hetgeen gerealiseerd zal gaan worden: • nieuwbouw ten behoeve van de gemeente Haarlemmermeer te Hoofddorp; • het betreft de vervanging van de huidige huisvesting; • de nieuwbouw betreft een gebouw voor 1.300 medewerkers, een ondergrondse parkeergarage (auto en fiets) en archief en een publiekshal, met een totaal brutovloeroppervlak (bvo) van 16.000 m2; • het totale investeringsbudget: deze informatie is door potentiële gegadigden (architectenbureaus) op te vragen middels een bericht via Tenderned, "Berichten"• de nieuwbouw dient een zodanig gebouw te zijn dat de exploitatiekosten goed hanteerbaar zijn; • het parkeren van auto's gebeurt deels in de onderliggende parkeerkelder en deels aan de openbare weg; • voor de nieuwbouw wordt het bestemmingsplan gewijzigd, het voorontwerp bestemmingsplan is reeds vastgesteld. Het nieuwe gemeentehuis laten we zelf bouwen en houden wij in eigen beheer. Daarvoor sturen wij zelf de planvorming aan en selecteren wij een architect voor het ontwerp en een aannemer voor de realisatie. Met deze nota stellen wij de aanpak voor de architectenselectie vast. De selectieleidraad wordt vastgesteld zodat de eerste fase van de aanbestedingsprocedure doorlopen kan worden. De gunningsleidraad en de bezetting van de gunningscommissie wordt na de eerste fase door ons vastgesteld. 2.2 Wat gaan we daarvoor doen ?

Voor de architectenselectie wordt een Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure gestart. In de aanbestedingsprocedure zijn de eerder door de raad vastgestelde documenten leidend: het stedenbouwkundige kader; het ruimtelijk, functioneel programma van eisen; technisch programma van eisen (op basis van een circulair gebouw). Stedenbouwkundig kader Het 'Stedenbouwkundig kader (actualisatie) Stadscentrum Hoofddorp; Raadhuisplein en omgeving' is door de gemeenteraad in 2020 vastgesteld (2020.0003009). In het gebied rondom het Raadhuisplein komen nieuwe stedelijke bouwblokken, waarbij de openbare ruimte, inclusief het Raadhuisplein, wordt vernieuwd. De entree en voorkant van het nieuwe gemeentehuis komen aan het Raadhuisplein te liggen. Het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis en het ontwerp van het Raadhuisplein worden op elkaar afgestemd. Het stedenbouwkundig kader bevat de richtlijnen en uitgangspunten voor deze afstemming.

Aanpak architectenselectie nieuw gemeentehuis

Pagina 3

Ruimtelijk en functioneel programma van eisen Het ruimtelijk en functioneel programma van eisen is opgesteld, op basis van een verkenning van onze organisatie en relevante ontwikkelingen. Hierbij zijn de wensen en behoeften van de organisatie vertaald naar een uitvoerbaar programma. Wij gaan bij het opstellen van het programma van eisen uit van het bieden van ruimte aan circa 1.300 fte (fulltime-equivalent) en circa 16.000 m2 bruto vloer oppervlak (BVO). De nieuwe werkomgeving is modern, waarbij duurzaamheid, kostenefficiëntie, functionaliteit en doelmatigheid kernuitgangspunten zijn. Ter vergelijking: in 2020 is circa 1.200 fte gehuisvest in de gebouwen raadhuis en de Polderlanden met een gezamenlijk oppervlak van circa 29.000 m2 BVO. Aanbestedingsprocedure

Voor de aanbestedingsprocedure hanteren wij een selectieleidraad met daarin opgenomen de procedure en een scoringstabel om tot uiteindelijke selectie van de architect te komen. Deze aanbesteding is een Europese niet-openbare procedure. De publicatie vindt plaats via Tendernet. De aanbesteding vindt plaats in twee fasen. In de eerste fase zijn alle geïnteresseerden in de gelegenheid een verzoek tot deelneming (aanmelding) in te dienen. Aan de hand van deze selectieleidraad worden vijf gegadigden geselecteerd. De geselecteerde gegadigden worden uitgenodigd om in de tweede fase een inschrijving te doen. De inschrijvingen worden beoordeeld aan de hand van het zogeheten gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving. De economisch meest voordelige inschrijving wordt door de aanbestedende dienst vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Voor de uiteindelijke beoordeling wordt een selectiecommissie ingesteld. Beoordeling selectiefase (fase één) Eerst wordt vastgesteld of de aanmeldingen compleet zijn en voldoen aan alle formele voorschriften. Vervolgens vindt toetsing plaats aan de hand van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. In het geval er meer dan vijf gegadigden geschikt zijn, dan zal op basis van de selectiecriteria worden bepaald welke vijf geschikte markpartijen worden uitgenodigd tot het doen van een inschrijving. Selectiecriteria 1

2

3

Indien de referentieopdracht aantoonbaar een architectonisch/bouwkundig ontwerp tot en met het Definitief Ontwerp (DO) van een nieuwbouw kantoorgebouw / utiliteitsgebouw met ten minste drie bouwlagen in het binnenstedelijk gebied betreft, dan scoort gegadigde: Indien de referentieopdracht aantoonbaar een architectonisch/bouwkundig ontwerp tot en met DO van een nieuwbouw gebouw met een ondergrondse parkeerlaag betreft, dan scoort gegadigde: Indien de referentieopdracht aantoonbaar een architectonisch/bouwkundig ontwerp tot en met DO van een nieuwbouw kantoorgebouw / utiliteitsgebouw met een publieks- of klanttoegankelijke ruimte betreft, dan scoort gegadigde:

Score

3 punten

1 punt

3 punten

Aanpak architectenselectie nieuw gemeentehuis

4

5

Pagina <1

Indien de referentieopdracht aantoonbaar tevens een ontwerp van een nieuwbouw stadskantoor of gemeentehuis (of vergelijkbare/gelijkwaardige bouwopgave voor een overheidsinstelling) betreft, dan scoort gegadigde: Indien de referentieopdracht aantoonbaar de uitvoering van een opdracht voor een architectonisch/bouwkundig ontwerp tot en met DO van een nieuwbouw kantoorgebouw / utiliteitsgebouw betreft waarbij duurzaamheid gestuurde ontwerpkeuzen zijn gebruikt en waarbij een Gemeentelijke Praktijk Richtlijn (GPR), Leadership in Energy an Environmental Design (LEED) of Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM) duurzaamheidscertificaat is behaald, dan scoort gegadigde*: GPR Gebouw met een score van ten minste 7,0 voor elk van de thema's Energie, Milieu, Gezondheid, Gebruikskwaliteit en Toekomstwaarde, of LEED (BD+C) kwalificatie van ten minste 'gold', of BREEAM "verygood". GPR Gebouw met een score van ten minste 8,0 voor elk van de thema's Energie, Milieu, Gezondheid, Gebruikskwaliteit en Toekomstwaarde, of LEED (BD+C) kwalificatie van ten minste 'platinum', of BREEAM "excellent" of hoger.

*Gegadigde scoort voor dit onderdeel 0 punten, 1 punt, of 2 punten. Maximaal te behalen score;

1 punt

1 punt

2 punten

10 punten

Mochten er twee of meer geschikte gegadigden, door een gelijke totaalscore, in aanmerking komen voor de laatste plaats(en) van het te selecteren aantal (vijf), dan zal loting onder toezicht van een notaris beslissen welke van de betrokken gegadigden wordt of worden geselecteerd. Beoordeling gunningsfase (fase twee) De schetsontwerpen worden gewogen aan de hand van criteria. De criteria worden onderverdeeld in de volgende categorieën: de stedenbouwkundige kwaliteit; de architectonische kwaliteit van het exterieur; de functionaliteit van het gebouw. In de selectie prijsvraag voor de architect wordt in de leidraad een relevante score weging opgesteld voor inpassing van deze Haarlemmermeerse cultuurhistorische kenmerken. Hierbij wordt ook getoetst aan de haalbaarheid en (financiële) uitvoerbaarheid van het plan. Daarnaast geldt er een aantal meer kwalitatief gerichte uitgangspunten. Wij zijn trots op onze dienstverlening, dus mag er van buitenaf gezien worden wat zich binnen afspeelt. Tegelijk moet het gebouw ook veilig zijn en geborgenheid bieden. Daarmee wordt rekening gehouden met het feit dat een belangrijk deel van de werkzaamheden vertrouwelijk is. Het gebouw is vooral functioneel van opzet en stimuleert ontmoeting en samenwerking. Het gebouw moet qua uitstraling aansluiten bij de leefwereld die past bij onze gemeente en de directe omgeving van het gemeentehuis.

De compactheid van het gebouw moet invulling geven aan de wens tot doelmatigheid en helpt om grip te houden op de exploitatiekosten. In het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis wordt de inpassing van het verleden en huidige cultuurhistorische kenmerken van onze gemeente meegenomen. Waarbij de historie van de

Aanpak architectenselectie nieuw gemeentehuis

Pagina 5

raadzaal als grondlegger wordt gebruikt. Een overzicht van behoudenswaardige elementen van het huidige raadhuis is als bijlage bij het ruimtelijk functioneel programma gevoegd. De architect van het nieuwe gemeentehuis vragen wij te onderzoeken hoe deze elementen een plek kunnen krijgen in het nieuwe gebouw. De gunningsleidraad wordt voordat de tweede fase van de aanbesteding start door ons vastgesteld. Gunningscommissie

Voor de beoordeling in de tweede fase van de aanbestedingsprocedure wordt een selectiecommissie ingesteld. Deze commissie kent een politieke, een bestuurlijke en een ambtelijke vertegenwoordiging. De commissie voert de beoordeling uit op basis van een van tevoren, tezamen met de gunningsleidraad, vast te stellen werkwijze. Op het moment van vaststellen van de gunningsleidraad stellen wij ook de bezetting van de commissie vast. Ter voorbereiding stemmen wij de vertegenwoordiging vanuit de gemeenteraad af met het seniorenoverleg van de gemeenteraad. Vanuit het college neemt in ieder geval de projectwethouder zitting in de commissie en ambtelijk neemt de Polderarchitect deel. De commissie wordt ondersteund en geadviseerd door een ambtelijk team. 2.3 Wat mag het kosten?

Voor project nieuw gemeentehuis is door de raad krediet geautoriseerd tot en met de ontwerpfase (2020.0000976 en 2020.0002958). De raad heeft met het raadsvoorstel Stadscentrum Hoofddorp nieuwe gemeentelijke huisvesting 2020.0000976 d.d. 14 mei 2020 ingestemd. Met dit voorstel is ook besloten het reeds verstrekte krediet ten behoeve van het raadhuis (€ 4 miljoen) in te zetten voor het voorbereiden van het nieuwe gemeentehuis. Op 17 december 2020 heeft de raad een aanvullend krediet geautoriseerd van € 3,61 miljoen voor de werkzaamheden tot en met de afronding van de ontwerpfase (2020.0002958). Hierdoor bedraagt het totaal krediet € 7,61 miljoen. Per 31 december 2020 is in totaal € 1,28 miljoen uitgegeven en resteert er nog een restant van € 6,33 miljoen. Krediet

Uitgaven

€ 4,0 miljoen € 3,61 miljoen

€ 1,28 miljoen

€ 7,61 miljoen

€ 1,28 miljoen

Restant krediet

Besluit

2020.0000976 2020.0002958 € 6,33 miljoen

Het opstellen van het ontwerp door de architect wordt binnen dit krediet uitgevoerd. De begeleiding van de uitvoeringsfase is ook onderdeel van de aanbestedingsprocedure en wordt als optie opgenomen. Zodra krediet wordt verstrekt voor de voorbereidingsfase en de uitvoeringsfase kunnen wij de architect opdracht verstrekken voor de begeleiding. Omdat deze diensten van de architect al in deze Europese aanbestedingsprocedure worden meegenomen hoeft dan niet opnieuw aanbesteed te worden. 2.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

De raad is verantwoordelijk voor het vaststellen van de kaders en het krediet. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering. Eerste aanspreekpunt in het college is de projectwethouder. De projectwethouder stemt (onder andere de stedenbouwkundige inpassing en voortgang) af met de projectwethouders van programma stadscentrum Hoofddorp.

Aanpak architectenselectie nieuw gemeentehuis

Pagina 6

2.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar?

Externe communicatie en participatie Wij hanteren voor stadscentrum Hoofddorp een integrale aanpak voor communicatie en participatie. Er is één centraal verhaal over de ontwikkeling van stadscentrum Hoofddorp tot een bereikbaar, duurzaam en levendig gebied, waar het nieuwe gemeentehuis onderdeel van is. Hierin komt ook de samenhang tussen de diverse ontwikkelingen tot uiting. Dat betekent dat voor onze communicatie over het programma en de projecten in het gebied zoveel mogelijk de kanalen van stadscentrum Hoofddorp worden gebruikt. Er is één centrale website www.stadscentrumhoofddorp.nl met informatie over de verschillende deelgebieden en projecten. Via deze website, maar ook de nieuwsbrief, het Twitter- en Facebookaccount van stadscentrum Hoofddorp blijven geïnteresseerden op de hoogte van het nieuws en de ontwikkelingen. Zowel online als offline wordt gemonitord wat er speelt in het gebied. Communicatie over aanbesteding De via TenderNed gestelde vragen en de daarop gegeven antwoorden worden door de aanbestedende dienst geanonimiseerd vastgelegd in een nota van inlichtingen. Deze nota (en eventuele bijlagen) wordt gepubliceerd op TenderNed. Risico We hebben in de selectieleidraad voor de aanbesteding een criterium met betrekking tot duurzaamheid opgenomen. Binnen dit criterium accepteren we certificaten van GPR, BREEAM en LEED.

We wijken hiermee gemotiveerd af van de Gids Proportionaliteit binnen de aanbestedingsprocedure. Dit doen wij omdat wij duurzaamheid al eerder als belangrijk thema hebben genoemd in de realisatie van het nieuwe gemeentehuis, mede omdat dit voorwaardelijk is voor de beoogde verlaging van de exploitatielasten van de nieuwe gemeentelijke huisvesting. De mogelijkheid bestaat dat wij dit binnen de procedure gemotiveerd moeten uitleggen. Dit betekent dat we mogelijk moeten bijsturen en de procedure meer tijd in beslag neemt. 2.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd?

De ontwikkeling van het nieuwe gemeentehuis maakt onderdeel uit van programma stadscentrum Hoofddorp. De ontwikkelingen binnen stadscentrum Hoofddorp worden tweejaarlijks aan de raad gerapporteerd. In het voorjaar wordt een voortgangsrapportage ter bespreking aan de raad aangeboden. In het najaar elk jaar wordt een informatieve bijeenkomst georganiseerd. Deze nota wordt ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Bij het vaststellen van de uitkomst van de eerste fase selectie zullen wij de definitieve gunningsleidraad vaststellen. Deze wordt ook ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Wij informeren de gemeenteraad dan ook over de architecten die in de laatste ronde meedoen in de procedure. De raad wordt geïnformeerd over de architect die uiteindelijk de opdracht gegund krijgt. De vijf architecten gaan hun plannen presenteren ten behoeve van de selectie. Hoe die presentaties plaatsvinden en aan wie, dat wordt nader uitgewerkt en is ook afhankelijk van de coronamaatregelen, die dan gelden. 3. Ondertekening

urmans-Wijdeven

Aanpak architectenselectie nieuw gemeentehuis

Bijlage(n) • Selectieleidraad aanbesteding architect nieuw gemeentehuis

Pagina 7