13381127 rv Opheffen geheimhouding op collegestukken vanaf 1 mei 2022 en raadsstukken vanaf 3 maart 2010 tot en met 2025

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel Onderwerp

Portefeuillehouder Inlichtingen Collegevergadering

Opheffen geheimhouding op collegestukken vanaf 1 mei 2022 en raadsstukken vanaf 3 maart 2010 tot en met 2025 Marianne Schuurmans-Wijdeven Tjerk Krijger 26 mei 2026

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

13381127

1. Voorstel Collegebesluit{en) Het college heeft besloten om: 1. op grond van artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet de geheimhouding op te heffen op de in bijlage 2 aangegeven stukken (aangeduid als 'met dit voorstel'). Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. op grond van artikel 89 lid 3 of 4 van de Gemeentewet de geheimhouding op te heffen op de in bijlagen 3 en 4 aangegeven stukken (aangeduid als 'met dit voorstel'); 2. het oude openbare geheimhoudingsregister (raadsbesluit 12131165) in te trekken; 3. het geheimhoudingsregister vanuit iBabs aan te wijzen als het nieuwe openbare geheimhoudingsregister voor onbepaalde tijd en deze openbaar online te publiceren op de website van de gemeenteraad (publieksportaal). 2. Samenvatting In het raadsvoorstel 'Actief opheffen van geheimhouding' (2012.0014393) is het voorstel vanuit de raad gedaan om binnen onze gemeente over te gaan tot actieve opheffing van geheimhouding op raadsstukken. Jaarlijks dient de burgemeester te beschouwen van welke raadsstukken, vanaf 3 maart 2010, de geheimhouding opgeheven kan worden en dient zij hiertoe een voorstel aan de raad te doen. Met ingang van 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden en heeft deze de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Met de inwerkingtreding van de Woo is het besluit van de raad tot 'Actief opheffen van geheimhouding' geborgd bij wet.

Met het raadsvoorstel 'Kader voor opleggen en opheffen geheimhouding op nota's van B&W, raadsvoorstellen en brieven' (2022.0001159) is een indeling gemaakt op basis waarvan de op te heffen geheimhoudingen worden beoordeeld. De raad heeft dit kader op 27 oktober 2022 vastgesteld. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? Wij willen uitvoering geven aan de Woo en aan het verzoek van de raad en overgaan tot actieve opheffing van geheimhouding op raadsstukken vanaf 3 maart 2010, op collegestukken vanaf

Opheffen geheimhouding op coilegestukken vanaf 1 mei 2022 en raadsstukken vanaf 3 maart 2010

pagina 2

tot en met 2025

1 mei 2022 en op de stukken uit 2018 van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude. In 2018 was de ambtelijke samenvoeging van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Haarlemmermeer reeds een feit vooruitlopend op de bestuurlijke samenvoeging in 2019. Omdat het startpunt tot actieve opheffing van geheimhouding op raadsstukken door de raad was vastgesteld op 3 maart 2010 (ingangsdatum van het dualisme) zullen we dit blijven continueren. Het startpunt tot actieve opheffing van coilegestukken is vastgesteld op 1 mei 2022 (ingangsdatum Woo) en loopt tot februari 2025. Vanaf die tijd worden alle bestuurlijke stukken door ons doorgeleid naar de raad en vallen daardoor onder de bevoegdheid van de raad als het gaat om het opheffen van de geheimhouding. Nieuw openbaar geheimhoudingsregister Om te voldoen aan de motie 'Openbaar geheimhoudingsregister' d.d. 29 juni 2023 stelt de raad al enkele jaren de bijlagen bij dit raadsvoorstel vast als openbaar geheimhoudingsregister. Het raadsvoorstel en de bijlagen worden dan ook als zodanig op de gemeentelijke website en de website van de gemeenteraad (publieksportaal) gepubliceerd. Vanaf heden beschikken we over een geheimhoudingsregister in iBabs dat gepubliceerd wordt op de website van de gemeenteraad (publieksportaal). Hier kunnen inwoners, de raad en andere belangstellenden in zoeken en filteren.

Dit geheimhoudingsregister wordt wekelijks bijgehouden waardoor het een dynamisch en actueel register is. Ook kan er doorgeklikt worden naar de openbare publicaties van de collegebesluiten om de achterliggende stukken, voor zover niet geheim, in te zien. Dit kan bij de stukken vanaf februari 2025, daarvoor werden de collegebesluiten niet openbaar gepubliceerd. De werkwijze voor het opheffen van de geheimhouding verandert niet, de raad en het college zullen eens per jaar een besluit nemen over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de stukken. Het geheimhoudingsregister is terug te vinden via deze link: https://haarlemmermeer.bestuurliikeinformatie.nl/Reports/Details/f709303d-lef5-488f-ad0d631486188966 3.2 Wat gaan we daarvoor doen? Met het raadsvoorstel 'Kader voor opleggen en opheffen geheimhouding op nota's van B&W, raadsvoorstellen en brieven' is een indeling gemaakt op basis waarvan de op te heffen geheimhoudingen worden beoordeeld. De raad heeft dit kader op 27 oktober 2022 vastgesteld. In bijlage 1 is het kader actief opheffen van geheimhouding op coilegestukken vanaf 1 mei 2022 en raadsstukken vanaf 3 maart 2010 weergegeven.

In bijlage 2 'Overzichten op te heffen geheimhoudingen coilegestukken vanaf 1 mei 2022' zijn de titels van de nota's van B&W opgenomen waarop in de periode van 1 mei 2022 tot en met 31 januari 2025 (vanaf februari 2025 worden alle stukken doorgeleid naar de raad) in het kader van de Woo geheimhouding is opgelegd door het college en nog geldt, met daarbij een voorstel voor de datum van opheffing van de geheimhouding. Dit betreft nota's van B&W die niet ter kennisname naar de raad zijn gestuurd. In bijlage 3 'Overzichten op te heffen geheimhoudingen raadsstukken vanaf 2010 tot en met 2025' zijn de titels van de raadsstukken opgenomen waarop in de periode van 3 maart 2010 tot en met 30 april 2022 in het kader van de Wob geheimhouding is opgelegd en nog geldt en de titels van raadsstukken waarop in de periode van 1 mei 2022 tot en met december 2025 in het kader van de Woo geheimhouding is opgelegd en nog geldt, met daarbij een voorstel voor de datum van opheffing van de geheimhouding.

Opheffen geheimhouding op collegestukken vanaf 1 mei 2022 en raadsstukken vanaf 3 maart 2010

pagina 3

tot en met 2025

In Bijlage 4 'Overzichten op te heffen geheimhoudingen raadsstukken uit 2018 van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude {ambtelijk al samengevoegd)' zijn de titels van de raadsstukken van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude opgenomen waarop in 2018, dus ten tijde van de ambtelijke samenvoeging, in het kader van de Wob geheimhouding is opgelegd en nog geldt, met daarbij een voorstel voor de datum van opheffing van de geheimhouding. Een college- of raadsstuk waarvan de voorgestelde datum tot opheffen van de geheimhouding later is dan de besluitvorming over dit raadsvoorstel zal volgend jaar worden meegenomen met het raadsvoorstel over het opheffen van geheimhouding tot en met 2026. Voor dit stuk blijft de geheimhouding tot die tijd dus van kracht. De stukken waaraan een 'p.m.' is gekoppeld betreffen lopende projecten/zaken. Deze kennen vaak een aanzienlijke looptijd en/of de looptijd staat niet vast. Daarmee is een datumbepaling met dit voorstel voorbarig. Na afronding van het project en/of zaak wordt daarom bepaald wanneer de geheimhouding opgeheven kan worden. Deze posten worden jaarlijks beoordeeld en getoetst aan het kader.

Met ingang van 2019 zijn stukken waarop geheimhouding rust op grond van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (artikel 10 lid 2 sub e van de Wob/artikel 5.1 lid 2 sub e van de Woo) en dus persoonsgegevens bevatten niet meer op de overzichten geplaatst als gevolg van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze geheimhoudingen kunnen immers nooit actief door ons of de raad opgeheven worden, tenzij de betrokken persoon instemt met openbaarmaking. Onder de Woo is dit niet veranderd. 3.3 Wat mag het kosten? Aan de uitvoering van dit voorstel zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden. Wat zijn de financiële risico's? Onze gemeente loopt geen vermeldenswaardige financiële risico's bij de uitvoering van dit voorstel. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? Op grond van artikel 89 lid 3 van de Gemeentewet is het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Als het gaat om informatie die aan de raad is verstrekt, is alleen de raad bevoegd om de geheimhouding op te heffen, ook als de geheimhouding aanvankelijk is opgelegd door het college. Dit gebeurt op grond van artikel 89 lid 4 van de Gemeentewet. Binnen het college is de burgemeester het eerste aanspreekpunt. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar? In beginsel zijn alle besluiten van ons college en de raad openbaar.

In sommige gevallen is openbaarheid echter in strijd met een ander belang zoals bijvoorbeeld privacy of economische en financiële belangen van onze gemeente. In dergelijke gevallen kan geheimhouding worden opgelegd op een nota van B&W, een raadsvoorstel en/of de daarbij behorende bijlage(n). Als wordt overwogen om een geheimhouding op te heffen waarbij belangen van derden zijn betrokken, wordt eerst een zienswijze gevraagd aan de betrokkenen over de opheffing van de geheimhouding.

Opheffen geheimhouding op collegestukken vanaf 1 mei 2022 en raadsstukken vanaf 3 maart 2010

pagina 4

tot en met 2025

3.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd? De raad besluit over het opheffen van geheimhouding op raadsstukken en op stukken waarop het college geheimhouding heeft opgelegd en die ter kennisname naar de raad zijn gestuurd. Het college besluit over het opheffen van geheimhouding op nota's die niet ter kennisname naar de raad zijn gestuurd. Jaarlijks wordt een voorstel gedaan tot actieve opheffing van geheimhouding op raadsstukken en nota's van B&W. 3.7 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de MRA en er zijn met betrekking tot dit onderwerp geen regionale afspraken gemaakt. 4. Ondertekening ' r en wethouders van de gemeente f

van Bockxmeer

Bijlage(n): • Bijlage 1 Kader opheffen geheimhouding op raadsstukken vanaf 2010 • Bijlage 2 Overzichten op te heffen geheimhoudingen collegestukken vanaf 1 mei 2022 • Bijlage 3 Overzichten op te heffen geheimhoudingen raadsstukken vanaf 2010 tot en met 2025 • Bijlage 4 Overzichten op te heffen geheimhoudingen raadsstukken uit 2018 van de voormalige gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude (ambtelijk al samengevoegd)