13. Nota 2021.0000513 Verbijzonderde interne controle (VIC) en auditjaarplan 2021.pdf

gemeente Haarlemmermeer

nota van B&W onderwerp

Portefeuillehouder Collegevergadering Inlichtingen Registratienummer

Verbijzonderde interne controle (VIC) en auditjaarplan 2021 drs. Jurgen Nobel 16 maart 2021 Francisca Wehrmeijer (+31235674614) 2021.0000513

1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college heeft besloten om: 1. de Verbijzonderde interne controle (VIC) en auditjaarplan 2021 vast te stellen; 2. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. 2. Samenvatting

In het VIC en auditjaarplan 2021 is vastgelegd op welke wijze er uitvoering wordt gegeven aan de VIC's en audits vanuit de derde lijn voor het controlejaar 2021. Dit jaar vormt de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording de rode draad door het VIC en auditjaarplan. De wijze waarop de invoering ervan wordt vormgegeven, is opgenomen in het VIC en auditjaarplan. Tenslotte heeft de aanbesteding van de accountant voor het boekjaar 2021 tot gevolg dat er nog geen planning bekend is voor de accountantscontroles. Ten tijde van het opmaken van het VIC en auditjaarplan 2021 heeft het parlement de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording nog niet formeel goedgekeurd. De ontwikkelingen op dit gebied worden continu gevolgd. Mocht er sprake zijn van uitstel, dan wordt deze tijd benut voor een pilotjaar. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

Wij stellen jaarlijks het Controleplan vast. De wettelijke grondslag hiervan zijn de artikelen 212, 213 en 213a van de gemeentewet en artikel 25 van de Financiële verordening Haarlemmermeer (2016.0024990). Wij zorgen ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen nemen wij maatregelen tot herstel. Doel VIC en auditjaarplan Het VIC en auditjaarplan geeft een beeld van de financiële beheersing van onze organisatie. Het is een leidraad voor de organisatie om te waarborgen dat de financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig door de daartoe bevoegde personen worden uitgevoerd. Met getrouw

Verbijzonderde interne controle (VIC) en auditjaarplan 2021

Pagina 2

en rechtmatig wordt bedoeld dat de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening en balans een juiste, getrouwe weergave geven van de werkelijkheid en dat onze gemeentelijke activiteiten zijn uitgevoerd binnen de geldende regels. 3.2 Wat mag het kosten?

Aan de uitvoering van deze nota zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden. 3.3 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

Het college is verantwoordelijk voor het vaststellen van het VIC en auditjaarplan. Binnen het college is de portefeuillehouder Financiën het eerste aanspreekpunt. 3.4 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd?

De raad en het college worden driemaal per jaar geïnformeerd over de voortgang van de VIC's zoals vastgelegd in het VIC en auditjaarplan 2021. 4. Ondertekening

Burgemeester en wethouders van de gemeent de secretaris,

drs. Carel Brugman

Bijlage(n) • VIC en auditjaarplan 2021

VIC en auditjaarplan 2021

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 1.1. 2.

Nieuwe wettelijke opgave: de rechtmatigheidsverantwoording ....................................................... 3 2.1.

Rechtmatigheidsverantwoording 2021 .................................................................................... 3

2.1.1.

Aspecten van rechtmatigheid .......................................................................................... 4

2.1.2.

Activiteiten in de organisatie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording ....... 4

2.2. 3.

Wettelijk kader ......................................................................................................................... 3

Verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie ...................................................................... 5

Overzicht VIC onderwerpen ............................................................................................................. 5 3.1.

Selectie VIC onderwerpen ...................................................................................................... 5

3.2.

Overzicht onderwerpen VIC .................................................................................................... 6

3.2.1. 4.

Overzicht audit onderwerpen ........................................................................................................... 6 4.1.

Selectie en overzicht geplande audits .................................................................................... 6

4.1.1. 5.

7.

Nulmeting Visie op Control en het Controlstatuut ........................................................... 7

Bevoegdheden inzake onrechtmatigheden ..................................................................................... 7 5.1.

6.

Versterking van de VIC, activiteiten in 2021 ................................................................... 6

Bevoegdheden directie, college en gemeenteraad................................................................. 7

Organisatie van de interne beheersing ............................................................................................ 8 6.1.

Taken en verantwoordelijkheden van de gemeente Haarlemmermeer .................................. 8

6.2.

Samenhang informatievoorziening ......................................................................................... 9

Jaarplanning .................................................................................................................................. 10 7.1.

Hoofdplanning verbijzonderde interne controle .................................................................... 10

7.2.

Hoofdplanning accountantscontroles .................................................................................... 10

Bijlage 1 Toelichtingenlijst ..................................................................................................................... 11

2

Inleiding In onze gemeente wordt dagelijks gewerkt aan het bereiken van onze maatschappelijke doelen. Onze kaders daarvoor zijn onder andere ons vastgestelde beleid, wet- en regelgeving, processen, afspraken en middelen. We hebben met elkaar controle en audit instrumenten afgesproken om aan te tonen in welke mate we binnen onze kaders blijven en om inzichtelijk te maken in welke mate dit impact heeft op het behalen van onze maatschappelijke doelen. Deze instrumenten bieden objectieve sturingsinformatie en hiermee organiseren we ons eigen reflecterend vermogen. Enkele van deze instrumenten zijn verbijzonderde interne controles (VIC’s), audits, P&C-documenten, accountantsrapportages en rekenkameronderzoeken. In dit VIC en auditjaarplan is vastgelegd op welke wijze wij uitvoering geven aan de VIC’s en audits vanuit de derde lijn voor het controlejaar 2021. De aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording vormt een belangrijk onderdeel dit jaar. Samen met de aanbesteding van de accountant voor het boekjaar 2021 heeft dit invloed op de werkzaamheden en planning in 2021. Leeswijzer Het VIC en auditjaarplan is als volgt opgebouwd: eerst wordt het wettelijk kader voor dit plan genoemd. Daarna wordt nader ingegaan op de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording en wat het betekent voor de werkzaamheden in de derde lijn. De VIC en audit onderwerpen komen hierna aan bod.

De procedure met betrekking tot onrechtmatigheden en de inrichting van de organisatie volgen daarop. Tenslotte wordt de wijze waarop de informatievoorziening is ingericht en de planning voor 2021 weergegeven. De bijlage bestaat uit een begrippenlijst. 1.1. Wettelijk kader Het college stelt jaarlijks het VIC en auditjaarplan vast, inclusief de uit te voeren VIC’s en audits. De wettelijke grondslag hiervan is artikel 212, 213 en 213a van de gemeentewet en artikel 25 van de financiële verordening Haarlemmermeer (2016.0024990). Financiële verordening gemeente Haarlemmermeer, artikel 25. Interne beheersing 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. 2. Het college stelt jaarlijks een Controleplan vast waarin in ieder geval de, onder verantwoordelijkheid van het college, uit te voeren verbijzonderde interne controles en audits over lid 1 zijn opgenomen.

2.

Nieuwe wettelijke opgave: de rechtmatigheidsverantwoording

In dit hoofdstuk wordt uiteengezet op welke wijze er invulling wordt gegeven aan de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en welke invloed dit heeft op de werkzaamheden vanuit de derde line of defense. Bij het opstellen van dit hoofdstuk is gebruik gemaakt van de diverse notities gepubliceerd door de commissie BBV. 2.1. Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Met ingang van het verslagjaar 2021 gaan colleges van burgemeester en wethouders van gemeenten op basis van drie rechtmatigheidscriteria zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen, die opgenomen zal worden in de jaarrekening. Deze criteria betreffen het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. De wijze waarop hier gevolg aan is gegeven wordt in de volgende paragrafen uitgewerkt.

3

2.1.1. Aspecten van rechtmatigheid Er worden in de wetgeving negen aspecten van rechtmatigheid onderscheiden. De criteria één tot en met zes worden afgedekt door de toets van de accountant over getrouwheid, en worden niet afzonderlijk opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend maken de zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. Over de criteria zeven tot en met negen moet vanaf het verslagjaar 2021 verantwoording worden afgelegd in de rechtmatigheidsverantwoording. Criteria

Omschrijving

1. Calculatiecriterium

De vastgestelde bedragen zijn juist berekend.

2. Valuteringscriterium

Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist.

3. Leveringscriterium

Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten.

4. Adresseringscriterium

De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende).

5. Volledigheidscriterium

Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord.

6. Aanvaardbaarheidscriterium

De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen.

7. Begrotingscriterium

Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Het totaal moet passen binnen het opgestelde en geautoriseerde programma.

8. Voorwaardencriterium

Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen.

9. Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium

De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik). Misbruik wordt beschouwd als onrechtmatig. De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik). Oneigenlijk gebruik wordt niet als onrechtmatig beschouwd

2.1.2. Activiteiten in de organisatie ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording Om met voldoende zekerheid vast te kunnen stellen dat aan onderstaande criteria wordt voldaan worden diverse activiteiten verricht. Per criterium is weergegeven op welke wijze dit plaatsvindt. Via de reguliere rapportagecyclus zal over de gedetailleerde uitvoering worden gerapporteerd. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Voor de controle van het voorwaardencriterium wordt gesteund op VIC werkzaamheden. In het eerste kwartaal van 2021 wordt duidelijk of de huidige mate waarin de VIC wordt uitgevoerd afdoende is. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en aan de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma's. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de raad is gerespecteerd.

De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever (gemeentewet) bepaald en worden door de raad nader ingevuld door middel van de programmabegroting en de verordening financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Voor de controle van het begrotingscriterium wordt gesteund op de reguliere planning en control cyclus met inachtneming van de regels vermeld in de financiële verordening Haarlemmermeer 2016 (2016.0024990). 4

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium In maart 2020 heeft de gemeenteraad de notitie Misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen 2020 (2020.000423) vastgesteld. In de notitie zijn de risicovolle processen geïnventariseerd en wat de mogelijkheden ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) zijn. Hiermee wordt bedoeld misbruik en oneigenlijk van buiten de organisatie. Voor de controle van dit criterium worden meerdere instrumenten ingezet. Eerst wordt een frauderisico analyse uitgevoerd door de integriteit coördinator met specifiek aandacht voor aspecten van M&O. Tevens vindt er een inventarisatie plaats van alle materiele regelingen waar M&O zich kan voordoen. Vervolgens zal jaarlijks een risicoanalyse worden uitgevoerd op de processen met een materiele financiële omvang. Deze jaarlijkse risicoanalyse zal binnen de werkzaamheden van de derde lijn worden geïntegreerd. 2.2. Verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens is door de gemeenteraad vastgesteld op 1%. Naast de verantwoordingsgrens, wordt ook een rapportagetolerantie gehanteerd. Dit houdt in dat de raad wordt geïnformeerd over alle afwijkingen vanaf een afgesproken ondergrens.

De rapportagetolerantie is door de gemeenteraad op 28 januari jl. vastgesteld op € 200.000. De rapportagetolerantiegrens is een absoluut bedrag en niet afhankelijk van de omvang van een begrotingspost.

3.

Overzicht VIC onderwerpen

In dit hoofdstuk wordt weergegeven op welke processen dit jaar een VIC wordt uitgevoerd en de activiteiten in het kader van het versterken van de VIC. 3.1. Selectie VIC onderwerpen Een belangrijk criterium voor het bepalen of een VIC wordt uitgevoerd op een proces is de materialiteit (financiële omvang van de baten en / of lasten) van dit proces in de begroting. Immers als een proces een financieel grote omvang heeft, dan is de impact bij onrechtmatigheden groter. Als materialiteitsgrens voor een jaarlijkse VIC is de grens van € 2.400.000 gebruikt voor het controlejaar 2021. Dit is een half procent van de omvangbasis van de begroting 2021. Op dit moment is nog niet zeker te stellen dat de onderstaande onderwerpen in paragraaf 3.2. in voldoende mate zekerheid geven voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. De analyse hiervan vindt momenteel nog plaats. Indien uit de analyse blijkt dat bepaalde onderwerpen alsnog dienen te worden opgenomen, dan wordt dit via de reguliere rapportagecyclus kenbaar gemaakt. Tevens is er de ambitie om de scope bij de balansmutaties uit te breiden met de onderwerpen voorzieningen en overlopende posten, mits daarvoor capaciteit en / of middelen beschikbaar zijn.

5

3.2. Overzicht onderwerpen VIC De volgende (nieuwe) processen en (nieuwe) deelprocessen zijn onderdeel van een VIC: Tabel 1, overzicht geplande VIC’s Proces Baten en Lasten Aankopen grond en vastgoed Burgerzaken (leges) Huren en Pacht Inkoop en Aanbestedingen Inkoopfacturen Omgevingsvergunningen Parkeren Personeelslasten Subsidieverstrekkingen

Balansmutaties

Sociaal Domein Materiele vaste activa • Uitkeringen Inkomensvoorziening Reserves PW/Bbz2004/IOAW/IOAZ • Re-integratievoorzieningen PW/WSW/Loonkostensubsidie • Uitkeringen Bijzondere Bijstand • Doelgroepenvervoer • Wmo oude taken (ZiN en PGB) • nWmo Zorg in Natura • nWmo PGB • Jeugdwet Zorg in Natura • Jeugdwet PGB • Tozo (nieuw)

Verkopen grond Treasury Tijdschrijven Kapitaallasten

3.2.1. Versterking van de VIC, activiteiten in 2021 De directie heeft juli 2018 de opdrachtformulering “Leren en verbeteren door audits” vastgesteld over de versterking van de VIC in de bestuursperiode 2019-2022. In 2020 is gewerkt aan het verder versterken van de vakbekwaamheid, regie, onafhankelijkheid1 van de VIC-er. Tevens is gewerkt aan betrokkenheid van de eerste en tweede lijn met de VIC. Voor 2021 continueren we met de aandachtspunten uit 2020 waaronder de voorbereidende werkzaamheden voor de invoering van het VIC-profiel.

4.

Overzicht audit onderwerpen

Met de opdrachtformulering “Leren en verbeteren door audits” (directiebesluit 19 juli 2018) is het besluit genomen om naast VIC’s ook interne audits (behoeftegerichte audits) uit te gaan voeren. De primaire focus ligt daarbij op verbetering van de interne organisatie. De directie is in leidende positie met betrekking tot de audits. Door de audits op te nemen in het VIC en auditjaarplan wordt op transparante wijze weergegeven op welke wijze er wordt ingezet op het verbeteren van de interne organisatie. 4.1. Selectie en overzicht geplande audits Voor het selecteren en prioriteren van audit onderwerpen is in het najaar van 2020 een inventarisatie uitgevoerd onder alle clusters. Op basis van de verkregen input is een long-list aan audit onderwerpen samengesteld. Door het cluster Corporate Control is deze long-list vervolgens getoetst op basis van materialiteit in relatie tot de inschatting van het risico. Daaruit is een short-list tot stand gekomen, deze is opgenomen in tabel 2. Gedurende het jaar kunnen aanpassingen en toevoegingen plaatsvinden mits daarvoor capaciteit en / of middelen beschikbaar zijn. Voor iedere audit afzonderlijk zal als onderdeel van de planningsfase een plan van aanpak worden opgesteld.

1 Bij één medewerker is er nog deels een vermenging van uitvoerende en controleren taken die in 2021 nader ontvlecht

worden 6

Tabel 2, overzicht geplande audits 2021 Onderwerp

Categorie

Toelichting

Proces legesverordening

Audit

Inkoop en aanbestedingen

Vooronderzoek

IOS / verdeelsleutel interne overhead3

Audit

Procesbeschrijvingen

IT-audit

Rollen en verantwoordelijkheden samenwerkingsverbanden

Vooronderzoek

Audit naar de inrichting en de werking van het proces WABO leges in relatie tot de verordening en het samenspel tussen clusters in relatie tot de omgevingsdienst. Onderzoek naar inkoopproces en aanbestedingen. Het vooronderzoek richt zich op eerste fase aanbestedingsproces tot het moment van afsluiten contract.2 Audit naar de interne verrekening van inzet uren, de kosten en verdeelsleutel voor doorbelasting interne overhead alsmede het proces van totstandkoming tarieven. De audit richt zich met name op de vraag waarom we dit (nog steeds) op deze wijze doen en of het niet anders kan. Audit naar de kwaliteit van procesinrichting en werkwijze ten behoeve van implementatie nieuwe IT-systemen. De audit richt zich onder andere op de mate waarin de gewenste functionaliteit van aan te schaffen applicatie of systemen SMART is. Onderzoek naar de rollen en verantwoordelijkheden van gemeentelijke vertegenwoordiging in samenwerkingsverbanden.

4.1.1. Visie op Control en het Controlstatuut Inzake de Visie op control en het Controlstatuut zal in het eerste kwartaal van 2021 een evaluatie plaatsvinden. 4.1.2. Opvolging bevindingen IT-gerelateerd uit de managementletter De aanbevelingen en adviezen uit de managementletter worden intern verwerkt. De aanbevelingen op het gebied van IT worden vanuit de derde lijn gecoördineerd.

5.

Bevoegdheden inzake fouten

5.1. Bevoegdheden directie, college en gemeenteraad Geconstateerde fouten kunnen bewust wel of niet worden hersteld door het college of de directie. De onderstaande procedure wordt ingezet om de besluitvorming hieromtrent vast te leggen. Directie De directie kan besluiten fouten (tijdelijk) wel of niet te herstellen tot een bedrag van € 75.000 per jaar per VIC proces, mits deze niet politiek gevoelig zijn. Portefeuillehouder De portefeuillehouder wordt geïnformeerd indien er sprake is van een (directie)besluit omtrent fouten. College Bij onrechtmatigheden groter dan € 75.000, kan het college besluiten de fouten (tijdelijk) wel of niet te herstellen. Hetzelfde geldt voor fouten gelijk of kleiner dan € 75.000 die politiek gevoelig zijn en om die reden door de directie worden doorgeleid naar het college. Het voorstel aan het college wordt altijd voorzien van een advies van de directie. Indien de fout € 200.000 of hoger is, dan wordt ook de raad geïnformeerd. De raad heeft op 28 januari jl. de rapportagetolerantie vastgesteld op € 200.000.

2 Audit contractbeheer en management is reeds uitgevoerd in 2020. 3 Mogelijk wordt dit onderwerp ook vanuit een analyse naar investeringskredieten opgepakt in 2021. De audit zal dan komen te vervallen.

7

Start in kwartaal 1

2

2

3

4

Figuur 1, besluit bewust wel of niet handelen bij fouten

De primair verantwoordelijke stelt een afzonderlijk directievoorstel en/of collegevoorstel op dat na advies van Corporate Control ter besluitvorming wordt voorgelegd.

6.

Organisatie van de interne beheersing

In dit hoofdstuk zijn de taken en verantwoordelijkheden van het college, de raad en van de verschillende functionarissen uiteengezet aan de hand van het 3 Line of defense model (3lofD). Tenslotte wordt de samenhang van informatiestromen over de uitvoering van de VIC en rapportage omtrent de VIC uiteengezet in dit hoofdstuk. 6.1. Taken en verantwoordelijkheden van de gemeente Haarlemmermeer Raad De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de Raad. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden is vastgelegd wat deze controle minimaal behelst. De raad stelt de hoogte van de rapportagetolerantiegrens vast en vanaf welke verantwoordingsgrens de raad met het college in gesprek gaat over afwijkingen op het gebied van rechtmatigheid. De raad stelt de materialiteit vast binnen de grenzen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). College Het college is verplicht (cf. art.2012/213 van de gemeentewet) zorg te dragen voor de interne toetsing van o.a. de rechtmatigheid van de jaarrekening. Het college legt verantwoording af aan de Raad over de uitvoering en adequate vastlegging hiervan. Het college dient zodanige maatregelen te treffen dat de rechtmatigheid en getrouwheid van de algehele uitvoering gewaarborgd is. Een van die maatregelen is het laten opstellen van een VIC en auditjaarplan.

Met ingang van 2021 dient het college een rechtmatigheidsverklaring op te nemen in de jaarrekening, die gebaseerd is op een adequate interne controlesystematiek. Tevens gaat het college in gesprek met de raad over de rechtmatigheid. Eerste lijn Hiermee wordt bedoeld het lijnmanagement van de gemeente Haarlemmermeer bestaande uit directie, clustermanagement en teammanagement. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor doeltreffende, doelmatige en rechtmatige realisatie van doelstellingen en de wijze waarop de middelen worden ingezet, binnen de daartoe geldende regelgeving. Ten behoeve van een adequate interne controlesystematiek dient een actuele procesbeschrijving aanwezig te zijn voor de processen die vallen onder een VIC. Tweede lijn Dit zijn de organisatieonderdelen die belast zijn met de adviserende, toetsende en kaderstellende rol. Dit zijn de bedrijfsvoerings- en stafclusters. De tweede lijn toetst op kaders en adviseert hoe aan de kaders kan worden voldaan, vanuit een onafhankelijke adviserende en signalerende positie. Voor uitvoering en de samenhang tussen de operationele activiteiten in de tweede lijn is, vanuit de directie, de directeur bedrijfsvoering verantwoordelijk. 8

Derde lijn De derde lijn wordt verzorgd door het cluster Corporate Control en omvat de auditfunctie waaronder ook de Verbijzonderde Interne Controlefunctie. Het cluster Corporate Control houdt toezicht op de bestaan en werking van het systeem van control. De derde lijn informeert de eerste en tweede lijn over de resultaten en geeft aanbevelingen. Periodiek informeert de corporate controller het college over de implementatie en het functioneren van de control organisatie volgens het 3 Lines of defense model. De externe accountant De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. De verantwoording over de specifieke uitkeringen zal onderdeel blijven uitmaken van de zogeheten SiSa-bijlage (Single Information Single Audit). Dit is een afzonderlijke bijlage in de jaarrekening. De accountant rapporteert aan de raad zijn constateringen in de Managementletter en het verslag van bevindingen. De accountant maakt hiervoor onder andere gebruik van het VIC en auditjaarplan. 6.2. Samenhang informatievoorziening De VIC’s, audits en accountantscontroles leveren aanbevelingen en adviezen op waarmee onze interne beheersing kan worden verbeterd. Over de voortgang van de acties die bijdragen tot deze verbetering wordt periodiek gerapporteerd. In figuur 2 wordt dit schematisch weergegeven.

Figuur 2, samenhang informatievoorziening

9

7.

Jaarplanning

Voor de VIC’s op processen met een repeterend karakter is het essentieel om de controles tijdig en periodiek uit te voeren. Op deze wijze is er tijdig inzicht in welke mate het proces gedurende het jaar wel of niet in control is en kan er direct bijgestuurd worden indien resultaten uit een controle hier aanleiding toe geven. De kans dat een fout een repeterend karakter krijgt wordt hierdoor verkleind. De uitvoering en geplande oplevering van de VIC’s vinden derhalve verdeeld over het jaar plaats. 7.1. Hoofdplanning verbijzonderde interne controle Hieronder zijn de momenten waarop respectievelijk de directie en het college worden geïnformeerd over de uitkomsten. Figuur 3, planning VIC Opzet en lijncontrole Controle dossiers eerste periode 2021 (januari-april) Controle dossiers tweede periode 2021 (mei-augustus) Controle dossiers derde periode 2021 (september-december)

Opleverdatum 29 maart 2021 7 juni 2021 18 oktober 2021 8 februari 2022

Behandeling in directie

Behandeling in college

7 juli 2021

31 augustus 2021

17 november 2021 9 maart 2022

7 december 2021 29 maart 2022

De perioden zijn gebaseerd op een verdeling van de uitvoering van de VIC’s over het jaar: periode 1 januari t/m april, periode 2 mei t/m augustus, periode 3 september t/m december 4. 7.2. Hoofdplanning accountantscontroles De planning van de accountant met betrekking tot het uitvoeren van controlewerkzaamheden zal worden opgemaakt na afronding van de aanbesteding.

4 Voor de te controleren processen waar de deadlines en periodes wegens proces specifieke kenmerken niet mogelijk is,

zullen aparte afspraken worden gemaakt in de werkprogramma’s VIC. 10

Bijlage 1 Toelichtingenlijst In dit VIC en auditjaarplan wordt verstaan onder: Audit: Een audit is een activiteit (proces) die wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij (voldoende distantie) die beschikt over de competenties om een dergelijk ‘onderzoek’ uit te voeren. Het uiteindelijke resultaat moet de opdrachtgever zicht bieden op enerzijds de mate waarin men voldoet aan de kwaliteitsstandaarden of aspecten uit het referentiekader en anderzijds de mate waarin de organisatie zich nog kan verbeteren of ontwikkelen5. Bedrijfsvoering: Dit omvat de bedrijfsvoering clusters Financiën & Administratie, Human Resource Management, lnfo+, Inkoop & Juridische Zaken en Facility Management. En ook de stafclusters Communicatie & Externe Betrekkingen en Staf, Bestuur & Directie voor wat betreft hun bedrijfsvoeringstaken. Control (in control): De wijze van sturen, beheersen, verantwoording afleggen en toezicht houden teneinde het realiseren van de vooraf vastgestelde doelstellingen van werkprocessen, projecten of beleid met de overeengekomen kwaliteit (effectief-doeltreffend), inzet van middelen (efficiënt-doelmatig) en binnen de daartoe geldende regelgeving (rechtmatig). Corporate controller: De functionaris die door de gemeentesecretaris is aangewezen om de onafhankelijke control functie uit te oefenen.

Deze functionaris is tevens verantwoordelijk voor de auditfunctie en verantwoordelijk voor het systeem van control. De corporate controller is tevens clustermanager van het cluster Corporate Control. Fout: Er is sprake van een fout wanneer als bepaalde verplichtingen, uitgaven, ontvangsten of balansposten onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld omdat geld niet is uitgegeven of ontvangen volgens de daarvoor geldende wetten en regels. Getrouwheid: Of de transacties, zoals ze hebben plaatsgevonden, juist en volledig in de jaarrekening zijn verwerkt. Interne controle (IC): Heeft als doel om onvolkomenheden in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig op te sporen en te corrigeren. De interne beheersing (interne controle) vindt plaats in de lijn, dus in de werkprocessen. VIC-er: Uitvoerder van de verbijzonderde interne controle. Lijnmanagement: Bestaat uit directie, clustermanagement en teammanagement. Procesverantwoordelijke: De clustermanagers/ procesverantwoordelijken geven leiding aan en zijn verantwoordelijk voor de (deel) processen die binnen hun cluster plaatsvinden. Sommige processen worden door meerdere clusters uitgevoerd. Bij deze processen is één procesverantwoordelijke als eindverantwoordelijke aangewezen. Rechtmatigheid: het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels.

Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen. Verbijzonderde interne controle (VIC): De VIC is een controle vanuit de onafhankelijke derde lijn. In de VIC wordt gecontroleerd of het proces juist is doorlopen, werkt zoals het is ontworpen en of de uitkomst / resultaat uit het proces juist zijn. Bij bevindingen dan wel afwijkingen wordt de procesverantwoordelijke geadviseerd tot verbetering. De implementatie van de verbetermaatregelen leidt tot een verbetercyclus. 3 Lines of defense model6: Model voor de verdeling van verantwoordelijkheden binnen het ‘systeem van control’ binnen de gemeentelijke organisatie. Met als doel het bevorderen van een effectieve samenhang van control werkzaamheden.

5 Met open vizier Ronald Stevens: 2012 6 2018.56726 Visie op control en Controlstatuut

11