12714003 rv Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel Onderwerp

Portefeuillehouder Inlichtingen Collegevergadering Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis mr. Charlotte van der Meij Ilse Schapendonk 4 november 2025 4 december 2025 12714003 1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college heeft besloten om: 1. 2.

in te stemmen met het interieurontwerp voor het nieuwe gemeentehuis op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen op bijlage 2 horende bij het raadsvoorstel 'de kostenraming van het interieurontwerp'. De geheimhouding wordt opgelegd op grond van artikel 5.1 lid 2 onder b van de Wet open overheid dit in verband met de economische of financiële belangen van onze gemeente.

Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. een krediet van € 5,49 miljoen te autoriseren en hiervan € 800.000 vrij te geven in 2026 en € 4,69 miljoen in 2027 voor het interieurontwerp van het nieuwe gemeentehuis; 2. het onder 1 genoemde krediet in de 30e kredietaanvraag van 2025 vast te stellen; 3. af te wijken van het geldende activabeleid door de investering in het nieuwe losse meubilair voor het nieuwe gemeentehuis af te schrijven over een periode van tien jaar in plaats van zeven jaar, vooruitlopend op de actualisatie van het activabeleid. 2.

Samenvatting

Interieurarchitect Fokkema & Partners heeft in samenwerking met Cepezed architecten, het college, medewerkers, inwoners en de raadswerkgroep het interieurontwerp voor het nieuwe gemeentehuis opgesteld. Het ontwerp sluit aan bij de ambities van de gemeente op het gebied van dienstverlening, samenwerking en duurzaamheid. Met dit voorstel stemmen wij in met een krediet van € 5,49 miljoen voor de uitvoering van het interieurontwerp. De investering valt onder de categorie werkplekvoorzieningen binnen het activabeleid. In afwijking van het vigerende beleid wordt voorgesteld nieuw meubilair in tien jaar af te schrijven (in plaats van zeven), en gereviseerd meubilair in zeven jaar. De bijstelling van € 0,99 miljoen ten opzichte van de eerdere raming komt voort uit hogere prijsindexatie door de verschoven planning en uit nauwkeuriger kostenramingen op basis van marktinformatie en overleg met experts. Deze bijstelling zorgt voor een realistische begroting en vormt een solide basis voor de aanbesteding, zodat het nieuwe gemeentehuis medio 2028 volledig en representatief in gebruik kan worden genomen.

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

pagina 2

3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

Interieurarchitect Fokkema & Partners heeft het interieurontwerp opgesteld voor het nieuwe gemeentehuis. Dit hebben zij gedaan in nauw overleg met de architect van het gebouwontwerp Cepezed architecten maar ook in afstemming met ons college, inwoners, medewerkers en de raadswerkgroep. Door uitvoering te geven aan het interieurontwerp wordt het nieuwe gemeentehuis voorzien van het benodigde meubilair en werkplek- en vergaderfaciliteiten. De inrichting van het nieuwe gemeentehuis sluit dan ook naadloos aan bij het gebouwontwerp. Het gebouw krijgt daarmee de beoogde kwaliteit die past bij de ambities van de organisatie op het gebied van dienstverlening, samenwerking en duurzaamheid. De totstandkoming van het interieurontwerp is een zorgvuldig proces geweest, waarbij verschillende groepen belanghebbenden nauw betrokken zijn geweest. Hierbij is zowel rekening gehouden met de functionele behoeften van de organisatie als met het streven naar een representatieve en gastvrije werkomgeving voor alle gebruikers. Er is een inrichting gecreëerd die niet alleen praktisch en efficiënt is, maar ook aansluit bij de visie en uitstraling van onze gemeente. Er is gekozen voor doelmatigheid, wat past bij de mentaliteit van de polder, met behoud van het representatieve karakter van het gebouw voor bezoekers en bestuur. Dit proces heeft bijgedragen aan een weloverwogen interieurontwerp.

Het nieuwe gemeentehuis wordt daarmee niet alleen een plek waar gewerkt wordt, maar ook een plek waar inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties terecht kunnen met hun (aan)vragen, of zorgen en waar partners met ons samenwerken aan de toekomst van onze gemeente. Wat is de aanleiding, context?

Op 14 mei 2020 heef de raad besloten om in eigen beheer één nieuw gemeentehuis te realiseren, gelegen aan het Raadhuisplein in Hoofddorp (2020.0000976). Op 17 december 2020 heeft de raad het daarvoor benodigde ruimtelijk functioneel en technisch Programma van Eisen vastgesteld (2020.0002958). Daarmee heeft de raad bepaald waar het gemeentehuis aan moet voldoen. Ook heeft de raad krediet ter beschikking gesteld voor de sloop van de bovenbouw van het raadhuis (2020.0000976) en bij de Voorjaarsrapportage 2023 voor de sloop van de kelder. In het voorjaar van 2025 is een belangrijke mijlpaal bereikt: de bouw van het nieuwe gemeentehuis is gegund aan bouw- en installatiebedrijf BINX Smartility. De raad heeft op 30 januari 2025 ingestemd met dit aanvullende krediet van € 3 miljoen (11658120), waarmee het totale krediet uitkomt op € 78,19 miljoen Dit bedrag dekt onder andere het ontwerp, de voorbereiding en de uitvoering van de bouw. Het onderhoud van het gemeentehuis wordt nog op een later moment aanbesteed. Bij het ontwerp van het nieuwe gemeentehuis is rekening gehouden met een groei van onze gemeente naar 200.000 inwoners en een daarbij benodigde groei van het aantal raadsleden en medewerkers van onze gemeente. 3.2

Wat gaan we daarvoor doen?

De uitvoering van het interieurontwerp omvat de inrichting van het nieuwe gemeentehuis in brede zin. Zo gaat het bijvoorbeeld om de aankleding van werkplekken, overleg- en representatieve ruimten, publieksvoorzieningen en ondersteunende faciliteiten. Om het nieuwe gemeentehuis medio 2028 in gebruik te kunnen nemen, starten we in 2026 met het aangaan van de contracten die nodig zijn voor de afbouw, inrichting en verhuizing. In 2027 volgt de uitvoering: het maatwerkinterieur wordt afgebouwd, de inrichting gerealiseerd en de verhuizing voorbereid. Voor deze fase moeten nog verschillende onderdelen worden aanbesteed.

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

pagina 3

waaronder interieurbouw, verlichting, meubilair, beplanting, verhuisdiensten, signing en folies. Het is daarom essentieel om tijdig te starten met de benodigde aanbestedingstrajecten. Het interieurontwerp van Fokkema & Partners bestaat uit een aantal elementen. Hieronder volgt een clustering op hoofdlijnen met korte toelichting. 1. Werkplekinrichting en ondersteunende voorzieningen Het interieurontwerp voorziet in diverse typen werkplekken die aansluiten bij verschillende werkstijlen en taken. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen diverse werk- en overlegplekken waaronder bureau-, focus-, stilte-, project-, overleg-, vergader- en ontmoetingsruimtes, die samen een gevarieerde werkomgeving vormen. Het interieurontwerp voorziet in diverse voorzieningen die de medewerkers in hun werk ondersteunen, waaronder passende faciliteiten voor een studio, repro- en post, archief, kleed- en doucheruimten. 2. Vergaderruimten/fractiekamers en informele overlegplekken Voor formele en informele bijeenkomsten worden verschillende soorten overlegplekken ingericht. Dit varieert van ruime vergaderzalen tot kleinere, informele overlegplekken verspreid door het gebouw. Ook zijn er verschillende type spreekkamers ingericht.

Dit betreft zowel gesloten spreekkamers, die privacy bieden voor gevoelige gesprekken, als open spreekkamers die laagdrempelig en toegankelijk zijn voor inwoners, ondernemers en andere bezoekers. 3. Bestuurlijke en representatieve ruimten Het interieurontwerp omvat de inrichting van de raadzaal, de burgerzaal met podium en bar, en zowel een grote als een kleine trouwzaal, compleet met garderobe en kluisjes. Daarnaast wordt de collegekamer ingericht voor burgemeester en wethouders. De receptie en servicebalie krijgen een representatieve uitstraling, evenals de wachtruimten die worden voorzien van comfortabele banken. 4. Horeca- en ontmoetingsvoorzieningen Het bedrijfsrestaurant wordt volledig ingericht met passende tafels, stoelen en uitgiftevoorzieningen. De koffiebar wordt eveneens voorzien van zitgelegenheid en een sfeervolle aankleding 5. Communicatie en presentatie Voor communicatie en presentatie binnen het gemeentehuis is een foto- en filmstudio ingericht, evenals expositiemateriaal voor tentoonstellingen en evenementen. 6. Overige losse inrichtingselementen Het interieurontwerp voorziet daarnaast in akoestische en privacy maatregelen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan het Programma van Eisen en die ervoor zorgen dat iedereen prettig, gezond en veilig kan werken en verblijven. Daarnaast hechten wij grote waarde aan duurzaam en verantwoord omgaan met middelen.

Bij de inrichting van het nieuwe gemeentehuis wordt daarom zoveel mogelijk bestaand meubilair hergebruikt. Dit past binnen de gemeentelijke ambitie om circulair te werken en grondstoffen efficiënt te benutten. 1. Inventarisatie en selectie Ter voorbereiding van deze kredietaanvraag is een inventarisatie uitgevoerd, in samenwerking met de huidige meubelleverancier en de interieurarchitect, om te bepalen welke huidige meubelstukken in aanmerking komen voor hergebruik. We hebben gekeken naar het huidige

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

pagina 4

meubilair in de door ons op dit moment gebruikte gemeentelijke gebouwen: De Polderlanden en de Beukenhorst. Hierbij is per meubelstuk, in samenwerking met de meubelleverancier en de interieurarchitect, beoordeeld of hergebruik in het nieuwe gemeentehuis technisch, functioneel en esthetisch verantwoord is. Meubilair dat aan de kwaliteits- en arbo-eisen voldoet, wordt hergebruikt en waar nodig gereviseerd. Reviseren betekent dat gebruikte meubelstukken professioneel gecontroleerd worden en daarna waar nodig worden gerepareerd en opgeknapt. Deze inventarisatie vormt de basis voor het opstellen van deze in de bijlage opgenomen kostenraming. Dit proces wordt verder voorbereid, zodat we hierna uitvoering kunnen geven aan het hergebruik en reviseren van het meubilair. Waar mogelijk wordt bestaand meubilair opgeknapt, opnieuw gestoffeerd of aangepast aan de nieuwe werkvormen binnen het werkplekconcept van het nieuwe gemeentehuis. Dit geldt bijvoorbeeld voor bureaustoelen, overlegtafels, kasten en vergadermeubilair. Hoewel opknappen en stofferen ook kosten met zich meebrengt, zijn deze kosten vaak lager dan de kosten voor volledige vervanging. Door dit meubilair te vernieuwen in plaats van nieuw aan te schaffen, beperken we bovendien de milieubelasting en dragen we bij aan een duurzaam hergebruik van materialen. 2.

Integratie in de aanbesteding Het hergebruik van bestaand meubilair wordt expliciet opgenomen in de aanbestedingsdocumenten voor de inrichting. Inschrijvende partijen worden gevraagd om circulaire oplossingen aan te bieden, waarbij hergebruik, reviseren en levensduurverlenging nadrukkelijk worden meegewogen in de gunningscriteria. Door op deze manier zorgvuldig om te gaan met bestaand en nieuw aan te schaffen meubilair, geven wij invulling aan de duurzaamheidsdoelen van de organisatie en dragen wij bij aan een toekomstbestendige inrichting van het nieuwe gemeentehuis. Het meubilair dat binnen de organisatie niet opnieuw kan worden hergebruikt, krijgt een duurzame nieuwe bestemming. Wat zijn de argumenten?

1. Het interieurontwerp is een integraal onderdeel van de totale kwaliteit van het nieuwe gemeentehuis. Het interieurontwerp vormt samen met de architectuur en de technische installaties één geheel. De inrichting sluit volledig aan op de ruimtelijke en functionele uitgangspunten van het gebouwontwerp en zorgt ervoor dat de ambities op het gebied van dienstverlening, samenwerking en duurzaamheid daadwerkelijk worden gerealiseerd. Zonder uitvoering van dit ontwerp blijft het gebouw bouwkundig weliswaar gereed, maar functioneel en representatief onvolledig. 2. Een passende inrichting is noodzakelijk voor een goede ingebruikname van het gebouw. De inrichting voorziet in het benodigde meubilair, werkplekken, vergaderfaciliteiten en publieksvoorzieningen. Daarmee wordt een werkomgeving gecreëerd waarin medewerkers en bestuur efficiënt en prettig kunnen werken en bezoekers gastvrij worden ontvangen. Dit is essentieel om het gebouw direct na oplevering duurzaam in gebruik te nemen. 3. De inrichting ondersteunt de werkwijze van onze gemeente. Om de beschikbare ruimte binnen het gemeentehuis goed en efficiënt te gebruiken werkt de gemeentelijke organisatie 'activiteitgericht'. Op basis van de activiteit die je wilt uitvoeren en met wie je samenwerkt, bepaal je welke werk- en/of overlegplek het meest passend is.

Dit kan een plek op kantoor zijn, maar ook een andere locatie, bijvoorbeeld bij een ketenpartner of thuis. Het zwaartepunt in het interieurontwerp zit in de publiekshal. Dit moet een warm

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

pagina 5

welkom zijn voor inwoners. In het kantoorgedeelte streven we ernaar om zoveel mogelijk meubilair her te gebruiken. De werkomgeving is daarmee veel breder dan alleen de traditionele kantoorwerkplek in het nieuwe gemeentehuis. De inrichting speelt hierin een sleutelrol door verschillende werkvormen mogelijk te maken: van concentratieplekken tot samenwerkingszones. Dit draagt bij aan flexibel en toekomstgericht werken en aan de beoogde cultuur van samenwerking binnen de organisatie. 4. De inrichting draagt bij aan de duurzaamheids- en inclusiviteitsambities van onze gemeente. Bij het interieurontwerp is nadrukkelijk aandacht besteed aan hergebruik, circulaire materialen en duurzame productieprocessen. De inrichting van het nieuwe gemeentehuis draagt direct bij aan de duurzaamheids- en inclusiviteitsambities van de gemeente. Bij het interieurontwerp is nadrukkelijk aandacht besteed aan hergebruik, circulaire materialen en duurzame productieprocessen. Daarnaast is het interieurontwerp inclusief en toegankelijk voor verschillende gebruikersgroepen, wat bijdraagt aan een gastvrije en functionele omgeving die aansluit bij de diverse behoeften. Door te kiezen voor duurzame en onderhoudsarme materialen worden toekomstige vervangingskosten beperkt. Daarmee is de investering op de langere termijn niet alleen robuuster, maar ook kostenefficiënter.

Bovendien voorkomt een goed doordacht interieurontwerp dat in de toekomst alsnog dure aanpassingen of verbouwingen nodig zijn. Het uitgangspunt is: liever nu in één keer goed, dan later geconfronteerd worden met hoge reparatie- of vervangingskosten. Daarbij geldt dat deze aanpak het mogelijk maakt de afschrijvingstermijn te verruimen. Omdat in één keer in kwaliteit wordt geïnvesteerd, gaat de inrichting langer mee, kan de inrichting over een langere periode zijn afgeschreven, waardoor de jaarlijkse financiële lasten lager uitvallen. 5. Realistische raming als voorwaarde voor succesvolle aanbesteding De raming is bijgesteld naar € 5,49 miljoen, € 990.000 euro hoger dan eerder genoemd. Deze aanpassing maakt de raming realistischer en geeft ons het vertrouwen dat de benodigde aanbestedingen voor het interieur conform het ontwerp succesvol kunnen worden uitgevoerd. Met een begroting van € 4,50 miljoen zou dat niet haalbaar zijn en zouden niet alle noodzakelijke contracten kunnen worden gesloten om het nieuwe gemeentehuis in te richten volgens het interieurontwerp. 6. Voor deze kredietaanvraag heeft er een actualisatie en verfijning van de kostenraming plaatsgevonden Recentere marktinformatie en lopende contracten laten zien dat het indexeringspercentage in eerdere ramingen te laag was ingeschat.

Nadat de eerste aanbesteding voor de selectie van de aannemer was stopgezet, is de aanbesteding opnieuw gestart en is de gunning verschoven, waardoor de aannemer de bouw niet in 2026 maar in 2027 afrondt. Dit betekent dat de inkoop van de inrichtingselementen niet in 2025 maar in 2026 plaatsvindt. Dit brengt een extra jaar indexering tegen een hoger percentage met zich mee. Verder betreft een deel van de producten voor de beoogde inrichting nieuwe elementen voor onze organisatie, waarvoor nog geen contracten zijn afgesloten. Hierdoor konden de kosten in eerdere ramingen slechts indicatief worden meegenomen. Dankzij een gedetailleerdere onderbouwing, mede op basis van overleg met marktpartijen en experts waaronder de architect, zijn deze kostenposten nu

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

pagina 6

realistischer bijgesteld. Daarbij komt dat de btw-gerelateerde kosten hoger uitvallen dan in de eerdere raming. 6. De tijdige beschikbaarstelling van krediet voorkomt vertraging en extra kosten. Om medio 2028 te kunnen verhuizen, moeten in 2026 de aanbestedingen voor de inrichting starten. Specifiek voor de verhuizing wordt op een separaat moment krediet aangevraagd. Zonder krediet kan deze voorbereiding niet plaatsvinden, waardoor de ingebruikname van het gebouw vertraging oploopt en tijdelijke huisvesting langer in stand moet worden gehouden. Dit brengt aanzienlijke extra kosten met zich mee. Wat zijn de kanttekeningen en risico's?

De belangrijkste kanttekening betreft de financiële onzekerheid als gevolg van prijsontwikkelingen in de interieur- en meubelmarkt. Daarnaast blijft de beschikbaarheid van circulaire en herbruikbare materialen een aandachtspunt. De uitvoering van het interieurontwerp is nauw verweven met de bouwkundige en installatietechnische oplevering van het nieuwe gemeentehuis; eventuele verschuivingen in planning of afstemming kunnen leiden tot vertraging en/of meerkosten. Ook kunnen in de aanloop naar ingebruikname aanvullende gebruikerswensen ontstaan die binnen de huidige scope beperkt kunnen worden opgevangen. Deze risico's worden gemonitord binnen de projectorganisatie en, indien relevant, via de reguliere planning en control-cyclus aan de raad voorgelegd. 1. Afstemming met de bouwplanning De uitvoering van het interieurontwerp is afhankelijk van de voortgang van de bouw en de technische oplevering van het gebouw. Een verschuiving in de bouwplanning kan gevolgen hebben voor de levermomenten van de inrichting. Dit risico wordt beheerst door integrale projectsturing tussen bouw, techniek en inrichting. 2. Functionele aanpassingen In de aanloop naar ingebruikname kunnen er aanvullende noodzakelijke vereisten en wensen ontstaan. Dit kan leiden tot meerkosten of herontwerp.

Dit risico wordt beperkt door vroegtijdige afstemming met gebruikers en een strakke scopebewaking tijdens de uitvoering van het project. 3.3 Wat mag het kosten?

De investering voor de uitvoering van dit voorstel wordt geraamd op € 5,49 miljoen (prijspeil 2026). De tussentijdse raming van maart 2024, waar in het investeringsplan rekening mee is gehouden, bedroeg destijds € 4,50 miljoen. In de uitwerking van het interieurontwerp voor het nieuwe gemeentehuis is gebleken dat de eerdere geraamde bedragen ontoereikend waren om de gewenste kwaliteit, functionaliteit en duurzaamheid van de inrichting te realiseren. Het benodigde krediet wordt daarom met € 990.000 verhoogd. De kapitaallasten die voortvloeien uit de totale investering van € 5,49 miljoen kunnen gedekt worden door de bestaande begrote huisvestingslasten van het nieuwe raadhuis in de meerjarenbegroting. De investering valt onder de categorie werkplek (kasten, bureaus en stoelen) van het activabeleid. Volgens het huidige activabeleid geldt voor deze categorie een afschrijvingstermijn van zeven jaar. De verwachte technische en functionele levensduur van het nieuwe, losse meubilair wordt echter ingeschat op minimaal tien jaar. Om die reden wordt voorgesteld om, in afwijking van het bestaande activabeleid en vooruitlopend op de actualisatie daarvan, het meubilair af te schrijven over een periode van tien jaar. Deze aangepaste termijn sluit beter aan bij de verwachte levensduur én bij het gebruik

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

pagina 7

in de praktijk. Ook bij andere gemeenten is een afschrijvingstermijn van tien jaar voor dit type meubilair gebruikelijk, zo blijkt uit navraag bij vergelijkbare gemeentelijke organisaties. Voor het gereviseerd meubilair geldt dat de economische levensduur wordt verlengd. Hiervoor hanteren we een afschrijvingstermijn van zeven jaar conform het bestaande activabeleid. De kapitaallasten in het eerste jaar na afsluiting van het krediet bedragen € 706.000. Hiermee is in de Programmabegroting bij onderdeel D: Facilitaire zaken en huisvesting van het overzicht overhead, taakveld 0.4, rekening gehouden. W/of zijn de financiële risico's?

1. Prijsontwikkelingen en marktrisico's De inrichtingsmarkt kent op dit moment schommelingen in grondstof- en transportkosten. Hoewel in de raming rekening is gehouden met recente prijsontwikkelingen en indexatie, blijft er onzekerheid bestaan over verdere stijgingen. Dit risico wordt beperkt door het starten van een tijdige aanbesteding. 2. Continuïteit van de tijdelijke huisvesting Bij vertraging binnen dit project ontstaat de noodzaak om de tijdelijke huisvesting langer aan te houden. Dit leidt tot extra exploitatielasten. Tijdige kredietverlening en start van de aanbesteding zijn daarom cruciaal. 3.4

Wie is daarvoor verantwoordelijk?

De gemeenteraad is bevoegd om het krediet voor de uitvoering van het interieurontwerp vast te stellen en om in te stemmen met de voorgestelde afwijking van het activabeleid. Daarmee stelt de raad de financiële en beleidsmatige kaders vast voor de inrichting van het nieuwe gemeentehuis. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering binnen deze kaders. De portefeuillehouder draagt daarbij de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de realisatie van het interieurontwerp. 3.5

Welke overige relevante informatie is beschikbaar?

Planning De bouw van het nieuwe gemeentehuis is in het voorjaar van 2025 gestart. De oplevering vindt plaats in het eerste kwartaal van 2027. Daarna volgt de periode van inhuizen en verhuizen, deze periode duurt naar verwachting tot medio 2028. Externe communicatie en participatie Wij hanteren voor Stadscentrum Hoofddorp een integrale aanpak voor communicatie en participatie. Er is één centraal verhaal over de ontwikkeling van Hoofddorp tot een bereikbaar, duurzaam en levendig stadscentrum. Hierin komt ook de samenhang tussen de diverse ontwikkelingen tot uiting. Voor de communicatie over het programma en de projecten in het gebied worden de kanalen van Stadscentrum Hoofddorp gebruikt. Er is één centrale website www.stadscentrumhoofddorp.nl met informatie over de verschillende deelgebieden en projecten. Via deze website, maar ook via de nieuwsbrief, het X- en Facebookaccount van Stadscentrum Hoofddorp, blijven geïnteresseerden op de hoogte van het nieuws en de ontwikkelingen. Over een aantal specifieke onderwerpen nodigen we gericht groepen uit om mee te denken. Zo kijken de Belangengroep Gehandicapten Haarlemmermeer en Stichting Ongehinderd mee naar de toegankelijkheid van het gebouw en het interieurontwerp. In december 2023 is een gemeentehuiscafé georganiseerd waarbij inwoners actief naar ideeën is gevraagd voor de dienstverlening en het interieurontwerp in de publiekshal.

Kredietaanvraag interieurontwerp nieuwe gemeentehuis

pagina 8

Interne communicatie en participatie Voor interne communicatie over het nieuwe gemeentehuis gebruiken we de interne nieuwsbrief 'Haarlemmermeer werkt zo!' (SharePoint) en de uitzendingen van de talkshow 'HLMR van binnenuit'. Tevens is een meedenkgroep ingesteld, waarin we een representatieve afspiegeling vanuit de organisatie laten meedenken over specifieke onderwerpen. Tot slot zijn er ook regelmatig bijeenkomsten om een brede groep betrokkenen te informeren over de laatste stand van zaken van het project. De kredietaanvraag voor ons interieurontwerp wordt toegelicht in een nieuwsbericht, dat wordt gepubliceerd op de interne communicatiekanalen. Geheimhouding Bij onze besluitvorming is het uitgangspunt dat informatie openbaar is. Dit sluit aan bij het principe van een transparante overheid zoals is bedoeld in de Wet open overheid (Woo). Er kunnen zich echter gevallen voordoen waarbij openbaarmaking van bepaalde informatie niet gewenst is. Daarvan is in dit geval sprake. Vanwege de financiële belangen van onze gemeente (met het oog op de aanbesteding) maken we gebruik van de uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 5.1 lid 2 onder b van de Woo. We besluiten in dit geval die informatie tot na de definitieve gunning niet openbaar te maken. 3.6

Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd?

De ontwikkeling van het nieuwe gemeentehuis maakt onderdeel uit van het programma Stadscentrum Hoofddorp. De raad krijgt periodiek een brief met de belangrijkste ontwikkelingen binnen Stadscentrum Hoofddorp. Financieel wordt tweemaal per jaar over de voortgang van het nieuwe gemeentehuis gerapporteerd via het Strategisch Perspectief Investeringen. Daarbij informeren wij de raad ook over de (ontwikkeling van) financiële risico's. Ook heeft de raad in december 2022 uit zijn midden een raadswerkgroep 'begeleiding nieuwbouw' ingesteld. Zij hebben input kunnen leveren op het domein van de raad, op het Interieurontwerp en zijn geïnformeerd over de koffiebar, invulling van het fries en de nadere uitwerking van de beveiliging in het nieuwe gemeentehuis. 3.7

Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)?

Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de MRA. Er zijn met betrekking tot dit onderwerp geen regionale afspraken gemaakt. 4.

Ondertekening

Bijlage(n): 1. Interieurontwerp nieuwe gemeentehuis Fokkoqia & Partners Kostenraming interieurontwerp (gehefim) v_j 2. Koste