12620384 rv Toetreden Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel Onderwerp

Portefeuillehouder Inlichtingen Collegevergadering

Toetreden Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief Charif El Idrissi, MSc Bianca Huijbregts 14 oktober 2025

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

12620384

1. Voorstel Collegebesluit(en)

Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. toestemming aan het college te geven toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief per 1 januari 2026. 2.

Samenvatting

De raad is op 25 september 2025 akkoord gegaan met het voornemen deel te willen nemen aan de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (GR NHA) (12460129) en heeft geen wensen of bedenkingen ingediend. Gemeenten Haarlem en Velsen hebben ook ingestemd met de tekst van de nieuwe GR NHA en dus onze toetreding. Ons college kan pas instemmen met toetreden tot de GR NHA na akkoord van de raad. Het Noord-Hollands Archief (NHA) verzorgt voor ons de wettelijke taken van archivering, bewaring en openbaarstelling van onze overgebrachte informatie en houdt toezicht op informatie die nog niet is overgebracht. Op dit moment hebben wij een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het NHA. Als deelnemer aan de GR maken we minder kosten dan als we contractpartner blijven. Daarnaast krijgen wij als deelnemer van de GR voorrang op het inrichten en uitvoeren van (wettelijke) taken vanuit de archiefwet en ondersteuning bij relevante openbaarmakingsprocessen. We verbeteren hiermee de dienstverlening naar onze inwoners. Door het beschikbaar stellen van digitale bestanden wordt dit proces makkelijker voor onze inwoners. Daarnaast zorgt deelname voor meer invloed op het in standhouden van het behoud van ons erfgoed specifiek voor de Haarlemmermeer.

Toetreden Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

3.

pagina 2

Uitwerking

3.1 Wat willen we bereiken? We willen per 1 januari 2026 deelnemen aan de GR NHA. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen? De raad dient, op grond van artikel 1, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen WGR), toestemming te geven aan het college voordat onze gemeente kan toetreden tot de GR NHA. Wij hebben op 25 september 2025 besloten akkoord te gaan met het voornemen tot toetreding. Er is van de mogelijkheid om wensen en bedenkingen in te dienen geen gebruik gemaakt. De tekst van de nieuwe GR is ook voorgelegd aan de raden van de gemeenten Haarlem en Velsen en ook daar zijn geen wensen of bedenkingen ingediend. De tekst van de GR NHA is als bijlage bijgevoegd. De volgende stap, na afloop van de wensen en bedenkingprocedure, is op grond van de WGR dat de raad het college toestemming geeft in te stemmen met toetreding. Na akkoord van de raad kan het college besluiten tot toetreding en kunnen we per 1 januari 2026 deel uitmaken van de GR NHA. 3.3 Wat mag het kosten? De kosten voor deelname aan de GR NHA worden geraamd op € 740.000. De kosten worden gedekt uit het in de programmabegroting beschikbare budget van beleidsdoel D: Inwoners nemen deel aan een breed aanbod van culturele activiteiten en maken kennis met de culturele historie van Haarlemmermeer, waarvoor wij het cultureel erfgoed behouden van het programma Maatschappelijke Ontwikkeling, taakveld 5.4.

Voorts wordt van ons een incidentele evenredige bijdrage gevraagd in het weerstandvermogen van de GR. Dit bedrag, circa €40.000, wordt ook gedekt uit het beschikbare budget. Wat zijn de financiële risico's? Het Rijk, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), heeft aangeven uit de GR te treden als lid en alhoewel de bereidheid is uitgesproken om na de uittreding financieel te blijven bijdragen, is onzeker wat de hoogte van die financiële bijdrage zal zijn. Naast de hierboven genoemde financiële bijdrage zal het Rijk een contract aangaan en dus contractkosten maken omdat het NHA stukken van het Rijk in haar archief heeft. Het Rijk treedt, zoals het er nu naar uitziet, per 1 januari 2027 uit alle gemeenschappelijke regelingen met alle Regionaal Historische Centra (RHC's). Dit omdat inmiddels de rijksarchieven in de provincies en de archieven van decentrale overheden professioneler beheerd worden, de middelen efficiënter ingezet zijn en de archiefcollecties een zo breed mogelijk publiek hebben bereikt. Daarnaast heeft de digitalisering van de informatiehuishouding inmiddels geleid tot een centralisering van de voorzieningen bij het Rijk. Het zwaartepunt van de digitale dienstverlening van het Nationaal Archief komt als gevolg hiervan te liggen bij de Rijksoverheid.

Dit was voor het Rijk een belangrijke overweging bij het voornemen om uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC's te treden. Het moment en de mate waarin andere partijen nog zullen toetreden tot de GR is nog niet volledig helder. Die onzekerheden vormen een financieel risico voor onze gemeente, omdat de kosten van deelname daarmee samenhangen en hoger kunnen uitvallen dan op basis van de huidige samenstelling van de GR. Daarnaast is een contractuele verbinding met de GR beperkt tot de looptijd en de overeengekomen kosten, terwijl een deelname aan de GR meer verplichtingen met zich meebrengt, zoals de kosten voor en de beëindiging van de deelname. Een beëindiging van het lidmaatschap in de GR is niet zo gemakkelijk als het opzeggen van een contract. Het financieel

Toetreden Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

pagina 3

risico geldt echter zowel als contractpartner zoals we nu zijn als voor deelnemer aan de GR, vanwege gebrek een aan alternatieven. Het is een wettelijke verplichting om aansluiting te hebben met een RHC en de daaruit volgende contractuele verplichtingen. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad dient toestemming te geven om toe te treden tot een GR. Binnen het college is de portefeuillehouder Bedrijfsvoering het eerste aanspreekpunt. 3.5 Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Na de toestemming die de raad met dit raadsvoorstel aan het college geeft, zal het college instemmen met toetreden tot de GR. Hierover wordt de raad schriftelijk geïnformeerd.

3.6 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de MRA en er zijn met betrekking tot dit onderwerp geen regionale afspraken gemaakt.

Bijlage(n): 1.

Tekst gemeenschappelijke regeling