12460129 rv Voornemen toetreding tot gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

gemeente Haarlemmermeer

Raadsvoorstel Onderwerp

Portefeuillehouders Inlichtingen Collegevergadering

Voornemen toetreding tot gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief Charif El Idrissi, MSc Edwin Klaassen 26 augustus 2025

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

12460129 1. Voorstel Collegebesluit(en) Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. in te stemmen met het voornemen tot toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief per 1 januari 2026; 2. hun zienswijze kenbaar te maken, inhoudende dat zij geen wensen en bedenkingen heeft ten aanzien van het voorgenomen besluit tot toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief; 3. conform artikel 1 lid 3 van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen kennis te nemen van de ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief waarin de toetreding is verwerkt. 2. Samenvatting De raad heeft op 30 januari 2025 de intentie uitgesproken deel te willen nemen aan de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (GR NHA) (11658072). Het Noord-Hollands Archief (NHA) verzorgt voor ons de wettelijke taken van archivering, bewaring en openbaarstelling van onze overgebrachte informatie en houdt toezicht op informatie die nog niet is overgebracht. Op dit moment hebben wij een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het NHA. Er ligt nu een concept-regeling voor waarin de toetreding van onze gemeente is verwerkt. Op grond van artikel 1 van de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) heeft de raad het recht om een zienswijze naar voren te brengen met betrekking tot het toetreden tot een GR.

Wij stellen de raad voor om als zienwijze in te dienen dat zij geen wensen en bedenkingen heeft ten aanzien van het voorgenomen besluit tot toetreding tot de GR NHA. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

We willen toetreden tot de gemeenschappelijke regeling NHA. De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het Rijk (minister van Onderwijs Cultuur en

Voornemen toetreding tot gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

pagina 2

Wetenschappen, OCW) deel aan de huidige GR NHA. Vanaf 1 januari 2026 willen wij daar ook deel van uit gaan maken. Het NHA voert voor ons wettelijke taken uit die onder andere voortvloeien uit de archiefwet. Naast het toezicht houden op onze informatie (en het beheer ervan) die nog voor onze eigen bedrijfsvoering in gebruik is, beheert het NHA onze informatie die ouder is dan 20 jaar en voor de eeuwigheid bewaard moet blijven. Het NHA zorgt ervoor dat deze informatie (duurzaam) toegankelijk is en openbaar gemaakt wordt. Voor de uitvoer van deze (wettelijke) taken hebben wij nu een DVO met het NHA. Op 30 januari 2025 heeft de raad de intentie uitgesproken om deel te gaan nemen aan de GR NHA. Inmiddels is de GR NHA zodanig aangepast dat toetreding van onze gemeente hierin is verwerkt. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen?

We willen per 1 januari 2026 toetreden tot de GR NHA. Er ligt nu een concept-regeling voor waarin de toetreding van onze gemeente is verwerkt. Op grond van artikel 1 van de Wgr heeft de raad het recht om een zienswijze naar voren te brengen met betrekking tot het toetreden tot een GR. Wij stellen de raad voor om als zienwijze in te dienen dat zij geen wensen en bedenkingen heeft ten aanzien van het voorgenomen besluit tot toetreding tot de GR NHA. 3.3 Wat mag het kosten?

De kosten voor deelname aan de GR NHA worden geraamd op € 740.000. De kosten worden gedekt uit het in de programmabegroting beschikbare reguliere budget van beleidsdoel D: Inwoners nemen deel aan een breed aanbod van culturele activiteiten en maken kennis met de culturele historie van Haarlemmermeer, waarvoor wij het cultureel erfgoed behouden van het programma Maatschappelijke Ontwikkeling, taakveld 5.4. Voorts wordt van ons een eenmalige incidentele evenredige bijdrage gevraagd in het weerstandvermogen van de regeling. Dit bedrag, circa € 40.000, wordt ook gedekt uit het beschikbare, reguliere budget. Wat zijn de financiële risico's

Het Rijk (het ministerie van OCW) heeft aangegeven uit de GR te treden als lid en alhoewel de bereidheid is aangegeven om na de uittreding financieel te blijven bijdragen, is nu onzeker wat de hoogte van die financiële bijdrage zal zijn. Naast de hierboven genoemde financiële bijdrage zal het Rijk een contract aangaan en dus contractkosten maken omdat het NHA stukken van het Rijk in haar archief heeft. Het Rijk treedt, zoals het er nu naar uitziet, per 1 januari 2027 uit alle gemeenschappelijke regelingen met alle Regionaal Historische Centra (RHC's). Dit omdat inmiddels de rijksarchieven in de provincies en de archieven van decentrale overheden professioneler beheerd worden, de middelen efficiënter ingezet zijn en de archiefcollecties een zo breed mogelijk publiek hebben bereikt. Daarnaast heeft de digitalisering van de informatiehuishouding inmiddels geleid tot een centralisering van de voorzieningen bij het Rijk. Het zwaartepunt van de digitale dienstverlening van het Nationaal Archief komt als gevolg hiervan te liggen bij de Rijksoverheid. Dit was voor het Rijk een belangrijke overweging bij het voornemen om uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHCs te treden. Het moment en de mate waarin andere partijen nog zullen toetreden tot de GR is nog niet volledig helder.

Die onzekerheden vormen een financieel risico voor onze gemeente, omdat de kosten van deelname daarmee samenhangen en hoger kunnen uitvallen dan op basis van de huidige samenstelling van de GR.

Voornemen toetreding tot gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

pagina 3

Daarnaast is een contractuele verbinding met de GR beperkt tot de looptijd en de overeengekomen kosten, terwijl een deelname aan de GR meer verplichtingen met zich meebrengt, zoals de kosten voor en de beëindiging van de deelname. Een beëindiging van het lidmaatschap in de GR is niet zo gemakkelijk als het opzeggen van een contract. Het financieel risico geldt echter zowel als contractpartner zoals we nu zijn als voor deelnemer aan de GR, vanwege gebrek een aan alternatieven. Het is een wettelijke verplichting om aansluiting te hebben met een RHC en de daaruit volgende contractuele verplichtingen. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

Het besluit om in te stemmen met de GR ligt bij de raad. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering. Binnen het college is de portefeuillehouder Bedrijfsvoering het eerste aanspreekpunt. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar?

Nadat alle zienswijzen van de deelnemende partijen zijn verzameld zal de definitieve GR NHA aan de betreffende raden worden voorgelegd. 3.6 Wanneer en hoe zal de raad/het college over de voortgang worden geïnformeerd?

Als de definitieve tekst van de GR NHA bekend is zal de raad gevraagd worden definitief in te stemmen met toetreding. 3.7 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)

Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de MRA en zijn met betrekking tot dit onderwep geen regionale afspraken gemaakt. Ondertekening Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, cfe burgemeester.

Marianne Schuurmans-Wijdeven

U / /1 /

Bijlage(n): • ontwerp gemeenschappelijke regeling Noofd-Hollands • brief zienswijze