12181414 rv Visie op control Haarlemmermeer 2025

U &

$

¥

gemeente Haarlemmermeer

raadsvoorstel onderwerp

Portefeuillehouder inlichtingen Collegevergadering

Visie op control Haarlemmermeer 2025 mr. drs. Beryl van Straten Peter Beumer 3juni2025

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

12181414

1. Voorstel Collegebesluit(en) Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. de Visie op Control Haarlemmermeer 2025 vast te stellen met de volgende vier speerpunten: a. behoud van het Three Lines model en het investeren in mensen; b. digitaal in control; c. digitaal weerbaar; d. in control op de grote opgaven. 2. Samenvatting In artikel 31 van de Financiële verordening is opgenomen dat ons college de raad tenminste eens in de zes jaar de Visie op Control aanbiedt. In dat artikel wordt ons college tevens opgeroepen om tenminste eens in de zes jaar het Controlstatuut vast te stellen. In het Controlstatuut worden de kaders voor de controlorganisatie in de gemeentelijke organisatie ingevuld. Het Controlstatuut is niet langer een eigenstandig document, maar geïntegreerd in het Organisatiebesluit gemeente Haarlemmermeer 2025 (12181404) en wordt door het college vastgesteld. Op 18 september 2018 heeft de gemeenteraad de Visie op Control en het Controlstatuut (2018.0056726) vastgesteld. Op 21 maart 2023 heeft ons college de Evaluatie Visie op Control vastgesteld. Conclusie daarvan was dat de sturing en beheersing door de organisatie is versterkt. Gelet op de afspraak uit de Financiële verordening heeft het college de Visie op Control geactualiseerd en daarin ook de belangrijkste opgaves van dit moment verwerkt. Veel van de huidige visie blijft daarbij behouden. 3.

Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken?

Met het vaststellen van de Visie op Control geeft de raad een kader mee aan de opgave voor control door de gemeentelijke organisatie. En met het vaststellen van het Organisatiebesluit gemeente Haarlemmermeer 2025 wordt daarnaast door het college de kaders voor de controlorganisatie in de gemeentelijke organisatie ingevuld. Door het helder maken van de

Visie op Control Haarlemmermeer 2025

pagina 2

doelen die worden nagestreefd (Visie op Control) en van de rollen, taken en verantwoordelijkheden (Organisatiebesluit) wordt op deze manier bijgedragen aan het 'duurzaam in control' zijn van de organisatie. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen?

In de nieuwe visie worden vier hoofddoelen voor de komende periode uitgewerkt: 1. Behoud van het goede van het huidig model: three lines model èn investeren in mensen Toelichting: Het 3 Lines Model is een model waarmee organisaties grip krijgen op governance, risico's en compliance. Dit model wordt wereldwijd toegepast om verantwoordelijkheden zichtbaar te maken en om te laten zien dat een organisatie 'in control' is. Het model werkt goed, maar alleen als er gewerkt wordt aan ontwikkeling van de elementen: zoals dóórontwikkeling van risicomanagement en investering in ontwikkeling van mensen. 2. Digitaal in control Toelichting: Haarlemmermeer heeft een klassieke beheersorganisatie. Een klassieke inrichting betekent dat een organisatie de toetsing van haar interne beheersing achteraf periodiek vaststelt aan de hand van willekeurig getrokken financiële items. Het is nodig om te groeien naar een meer proces gerichte controle waarbij technologie gebruikt wordt om processen continu te scannen op fouten en risico's. Bij succes leidt dit tot efficiëntere en effectievere controle. 3. Digitaal weerbaar Toelichting: Er komen veel digitale ontwikkelingen op de gemeente af. Dat biedt kansen om de strategische doelstellingen van de organisatie beter te ondersteunen en de gemeenschap beter van dienst te zijn.

Dat kan alleen in een veilige omgeving en vraagt een grote inzet voor onze weerbaarheid. En anderzijds een enorme opgave om veilig, digitaal weerbaar te werken. Deze verantwoordelijkheid wordt groter met komende Europese wetgeving zoals de NIS2 en de Cyber Resilience Act. We achten de risico's van deze thematiek dermate belangrijk dat dit ook als speerpunt in de Visie op Control is opgenomen. 4. In control op de grote opgaven Toelichting: Het Meerjarenperspectief Investeringen (MPI) van 2016 bevatte een vijfjaren programma van € 153 miljoen. In het voorjaar van 2024 is voor het eerst het strategisch perspectief investering (SPI) gepubliceerd. In het SPI worden alle lopende en toekomstige investeringen tot en met 2040 gezamenlijk in beeld gebracht. Het SPI bevat een totaalbeeld van investeringen van ambitie (lange termijnperspectief) naar plan (nog te autoriseren) tot uitvoering (lopende investeringen). Het omvat een totaal aan investering van meer dan € 1 miljard met diverse grote en complexe projecten en programma's. Reden waarom het nodig is om te werken aan de dóórontwikkeling van portfoliomanagement en projectcontrol. Het doel hiervan is beter grip krijgen en houden op portfolio, goede keuzes kunnen maken in het reëel plannen, begroten en uitvoeren van investeringsopgaven. De vier hoofddoelen sluiten aan bij de bestaande ambities van de organisatie.

Visie op Control Haarlemmermeer 2025

pagina 3

3.3 Wat mag het kosten?

Aan de uitvoering van dit voorstel zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden. Wat zijn de financiële risico's?

De ambities 'digitaal weerbaar' en 'in control op de grote opgaven' sluiten aan op dynamische werkvelden. Niet uitgesloten kan worden dat ontwikkelingen op die werkvelden ervoor zorgen dat er extra geld voor de beheersing van deze werkvelden nodig is. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk?

De raad is verantwoordelijk voor de besluitvorming over Visie op Control. Ons college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de speerpunten. Eerste aanspreekpunt binnen het college is de portefeuillehouder Financiën. 3.5 Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd?

Ons college zal de organisatie vragen om een uitvoeringsagenda op deze visie te maken om na drie jaar te kunnen evalueren hoe ver de realisatie van de visie is. 3.6 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)?

Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de MRA en er zijn met betrekking tot dit onderwerp geen regionale afspraken gemaakt.