11658072 rv Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (7 januari)

gemeente Haarlemmermeer

Raadsvoorstel onderwerp

portefeuillehouders inlichtingen Collegevergadering

Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief Charif El Idrissi, MSc, mr. drs. Beryl van Straten Edwin Klaassen 7 januari 2025

Raadsvergadering Raadsvoorstelnummer

11658072

1. Voorstel Collegebesluit(en) Het college besluit de raad voor te stellen om: 1. de intentie uit te spreken deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling NoordHollands Archief. 2. Samenvatting Van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (GR NHA) hebben wij een uitnodiging ontvangen met het verzoek om deel te nemen aan de GR NHA. Het Noord-Hollands Archief (NHA) verzorgt voor ons de wettelijke taken van archivering, bewaring en openbaarstelling van onze overgebrachte informatie en houdt toezicht op informatie die nog niet is overgebracht. Op dit moment hebben wij een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het NHA. Het heeft voordelen om deel te gaan nemen aan de gemeenschappelijke regeling. Enerzijds zijn dat financiële voordelen, anderzijds zijn dat proces-, capaciteits- en kennisvoordelen die ons ter beschikking komen als we deelnemer zijn van de GR. Daartegenover staat dat deelname aan een GR inzet vraagt van het college en de ambtelijke organisatie en dat deelname aan een GR een (financieel) risico met zich mee kan brengen. 3. Uitwerking 3.1 Wat willen we bereiken? De aanleiding is een verzoek van het bestuur van de GR NHA om deel te gaan nemen aan de gemeenschappelijke regeling. Het NHA voert voor ons wettelijke taken uit die onder andere voortvloeien uit de Archiefwet.

Naast het toezicht houden op onze informatie (en het beheer ervan) die voor onze eigen bedrijfsvoering in gebruik is, beheert het NHA onze informatie die ouder is dan 20 jaar en voor

Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

pagina 2

de eeuwigheid bewaard moet blijven. Het NHA zorgt ervoor dat deze informatie (duurzaam) toegankelijk is en openbaar gemaakt wordt en gaat worden. Voor de uitvoering van deze (wettelijke) taken hebben wij nu een contract met het NHA. De waarde van dit contract is € 723.000 per jaar (contract 2024) en is afhankelijk van inwonersaantal, omvang van de opslag en afname van (aanvullende) diensten. Aanvullend op de wettelijke taken hebben wij in onze DVO ook aanvullende diensten met het NHA afgesproken. Deze aanvullende diensten liggen deels op het gebied van toezicht zodat wij onze kwaliteit binnen het informatiebeheer kunnen verbeteren, maar vooral op de dienstverlening richting onze inwoners. Zo verhogen wij de kwaliteit van de digitale dienstverlening aan onze inwoners. De verwerking van de digitale bestanden en het beschikbaar maken voor inwoners is een arbeidsintensief proces. De financiering van deze projecten valt buiten de huidige DVOafspraken. Het NHA zal hiervoor in de toekomst losse offertes gaan opstellen. Alleen voor de GR-partners zullen deze projecten zonder extra kosten kunnen worden uitgevoerd. De uitvoering van deze projecten vraagt om een hoge personele inzet bij het NHA. Door de algemene schaarste op de arbeidsmarkt en de projectmatige aanpak van deze werkzaamheden verwachten wij dat er in de toekomst wachttijden zullen ontstaan.

Volgens het nieuwe beleid van het NHA zullen deze projecten vrij toegankelijk voor de GR-partners zijn, maar wordt er voor DVO-partners een wachtlijst gehanteerd. Regionale archiefdiensten zoals het NHA zorgen voor toegankelijkheid tot de (historische) informatie van de (semi)overheden in de regio. Door het aanbieden van een studiezaal is deze informatie in de nabijheid van de inwoner in te zien. Ook al zal in de toekomst meer en meer digitaal beschikbaar zijn, toch is het belangrijk voor de lokale verbondenheid dat deze diensten in de regio uitgevoerd worden. Het NHA is één van de elf Regionale Historische Centra (RHC) en verzorgt de collecties en het historische verhaal van een twaalftal omringende gemeenten, de provincie Noord-Holland en twee hoogheemraadschappen. Daarnaast beheert het een grote landelijke collectie. Als gemeente is de gemeente Haarlemmermeer, naast de gemeente Haarlem, de grootste deelnemer van het archief. 3.2 Wat gaan we daarvoor doen? In plaats van een contractueel verband gaan we over naar deelname aan een GR. Wat zijn de argumenten? Als deelnemer aan de GR gaan we minder betalen dan als we contractpartner blijven.

Aansluitend krijgen wij als deelnemer van de GR voorrang op het inrichten en uitvoeren van (wettelijke) taken vanuit de Archiefwet, maar ook exclusieve toegang tot inzet van specifieke vakkennis voor procesverbetering, bijvoorbeeld van digitale openbaarmaking en ondersteuning bij verzoeken op grond van de Wet open overheid. We verbeteren hiermee de dienstverlening naar onze inwoners. Een voorbeeld: het overbrengen van onze bouwarchieven zorgt ervoor dat inwoners vrij toegang hebben tot stukken die ze anders op moeten vragen bij ons en waarvoor ze vervolgens leges moeten betalen. Door het beschikbaar stellen van digitale bestanden wordt dit proces makkelijker en

Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

pagina 3

goedkoper voor onze inwoners. Daarnaast zorgt deelname ervoor dat we steviger bijdragen aan het in standhouden van ons erfgoed. 3.3 Wat mag het kosten? De kosten van dit voorstel worden geraamd op € 740.000 per jaar. De kosten worden gedekt uit het in de programmabegroting beschikbare budget van beleidsdoel D: Inwoners nemen deel aan een breed aanbod van culturele activiteiten en maken kennis met de culturele historie van Haarlemmermeer, waarvoor wij het cultureel erfgoed behouden van het programma Maatschappelijke Ontwikkeling, taakveld 5.4. Als we op contractbasis verder gaan stijgen de kosten in 2025 naar € 790.000 per jaar. Als deelnemer aan de GR gaan we 6,5% minder betalen dan als we contractpartner blijven. Het gaat dan om € 740.000 per jaar in plaats van € 790.000 per jaar. tVof zijn de financiële risico's Het Rijk, het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW), heeft aangeven uit de GR te treden als lid. Dit betekent dat de bijdrage als GR-lid van het Rijk komt te vervallen. Wel is de bereidheid uitgesproken om na de uittreding financieel te blijven bijdragen. Onzeker is nu wat de hoogte van die financiële bijdrage zal zijn. Naast de hierboven genoemde financiële bijdrage zal het Rijk een contract aangaan met het NHA vanwege de rijksarchieven die door het NHA worden beheerd.

Het Rijk treedt, zoals het er nu naar uitziet per 1 januari 2026, uit alle gemeenschappelijke regelingen met alle RHC's. Dit omdat de RCH's door de toegekende financiële middelen de digitale toegankelijkheid van de archieven hebben vergroot en daardoor inmiddels goed bijdragen aan een betrouwbare digitale informatiehuishouding van de overheid. Het wetsvoorstel van de Archiefwet 2021 biedt een grondslag om de verantwoordelijkheid voor het beheer van de archiefbescheiden van het Rijk over te dragen en om de RHCs een specifieke uitkering te verschaffen om de kosten van het beheer te dekken. Van het uittreden worden dan ook voor de RHCs geen negatieve financiële effecten verwacht. Het moment en de mate waarin andere partijen nog zullen toetreden tot de GR is nog niet helder. Die onzekerheden vormen een financieel risico voor onze gemeente, omdat de kosten van deelname daarmee samenhangen en hoger kunnen uitvallen dan op basis van de huidige samenstelling van de GR. Echter, die hogere kosten zullen ook doorbelast worden aan contractpartners. Dit financiële risico van verhoging van de kosten geldt dus voor zowel een deelnemer aan de GR als een contractpartner. Daarnaast brengt deelname aan de GR meer verplichtingen met zich mee, zoals de kosten voor en de beëindiging van de deelname.

Een beëindiging van het lidmaatschap in de GR is niet zo gemakkelijk als het opzeggen van een contract. 3.4 Wie is daarvoor verantwoordelijk? De raad is verantwoordelijk voor het uitspreken van de intentie om deel te nemen aan de GR NHA. Binnen het college is de portefeuillehouder Bedrijfsvoering het eerste aanspreekpunt. 3.5 Welke overige relevante informatie is beschikbaar? Er is geen juridische verplichting om voor een GR te gaan. Op basis van een uitsluitend recht zouden we verder kunnen gaan als contractpartner.

pagina 4

Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

3.6 Wanneer en hoe zal de raad over de voortgang worden geïnformeerd? Indien de intentie door de raad is uitgesproken zal er een GR worden opgesteld. Alvorens er door de raad wordt ingestemd met deze GR, heeft de raad acht weken de tijd zijn zienswijzen naar voren te brengen. Daarna kan de GR voor toestemming ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Bij het aangaan van de regeling zullen afspraken worden gemaakt over monitoring en evaluatie conform de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). 3.7 Wat betekent dit voor de Metropoolregio Amsterdam (MRA)? Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de MRA en er zijn met betrekking tot dit onderwerp geen regionale afspraken gemaakt. 4. Ondertekening Burgemeester en wethouders van de gemeen e Haarlemmermeer, de burgemeester, de secretaris,

*

Cees Vermeer

Marian

jrmans-Wijdeven