10906247 Reactie op advies auditcommissie over vaststellen Algemene subsidieverordening

gemeente Haarlemmermeer

De leden van de gemeenteraad van Haarlemmermeer

postbus 250 2130 AG Hoofddorp

Bezoekadres: Taurusavenue 100 Hoofddorp Telefoon 0900 1852

Cluster Contactpersoon Doorkiesnummer

Samenleving, Sport en Cultuur de heer G. Walstra +31 6 21125514

Verzenddatum

2 4 APR. 2024

Uw brief Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

XS-24032602.155

1 Reactie op advies auditcommissie over vaststellen Algemene subsidieverordening

Geachte heer, mevrouw. Tijdens het raadsplein van 25 april 2024 staat de vaststelling van de Algemene subsidieverordening Haarlemmermeer 2024 (Asv) geagendeerd (10421864). De Auditcommissie heeft hierover een advies opgesteld met daarbij een concept amendement. Hierop geven wij een reactie. In de bijlage gaan wij in op de afzonderlijke tekstvoorstellen van het concept amendement. De door de auditcommissie genoemde voorgestelde wijzigingen betreffen met name het toevoegen van tekst in artikelen van de verordening. De auditcommissie noemt als achtergrond hiervoor het door de raad op 29 april 2021 genomen besluit over de versterking van informatiewaarde van producten in de Planning & Control cyclus (2020.4242721): 1. in raadsvoorstellen waarin nieuw beleid wordt voorgesteld, voor zover als mogelijk is, een beleidstheorie, nul-waarde en streefwaarde voor het maatschappelijk beoogde doel vast te leggen; 2. per raadsvoorstel waarin (geactualiseerd) beleid wordt voorgesteld keuzes voor beleidsindicatoren door het college aan de raad voor te laten leggen. Wij hebben eerder laten weten dat wij hieraan met ingang van september 2024 invulling gaan geven.

De voorgestelde teksttoevoegingen in de Asv hebben als doel om een duidelijke koppeling aan te geven met de gemeentelijke beleidsdoelstellingen en om te zorgen voor beheersmaatregelen voor de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van een subsidie.

Ons kenmerk: XS-24032602.155

Pagina 2

De Asv is hiervoor echter niet het juiste instrument. De Asv is geen beleidsdocument, maar een juridisch uitvoeringsinstrument. Hetzelfde geldt voor een subsidieregeling die wij op basis van de Asv vaststellen. Daarom ontraden wij de, middels het concept amendement, voor gestelde wijzigingen. In het onderstaande lichten wij dat verder toe. Subsidieregeling Een subsidieregeling is voor subsidieaanvragers bedoeld om te zien welke (kosten van) activiteiten subsidiabel zijn en aan welke subsidievoorwaarden moet worden voldaan. Het meten van doelstellingen kan juridisch gezien niet van een aanvrager van een subsidie worden geëist. Deze is immers niet verantwoordelijk voor de beleidsdoelstelling van de gemeente. Subsidies worden ingevolge de Algemene wet bestuursrecht (Awb) verleend voor activiteiten, niet voor doelstellingen. Uiteraard is er een relatie tussen het beleid van de gemeente en een subsidieregeling. In de laatste wordt aangegeven voor welk doel wij de kosten van welke activiteiten willen subsidiëren. Het aangeven van deze relatie kan niet in de subsidieregeling zelf worden opgenomen en zal in de stap daarvoor of daarbij moeten gebeuren. Met daarvoor bedoelen wij bij de vaststelling van beleid. En met daarbij bedoelen wij in het vaststellingsbesluit van de subsidieregeling. Ook is er een relatie met de begroting.

Een subsidieregeling is op zichzelf niet bepalend voor de doelbereiking, omdat daarin niet het voor de uitvoering ervan beschikbare budget staat. De ruimte daarvoor wordt door de raad bepaald bij de vaststelling van de programmabegroting. Binnen deze ruimte kunnen wij voor een subsidieregeling een maximaal bedrag per jaar beschikbaar stellen. Dat gebeurt met een besluit over het subsidieplafond. Vanwege deze afhankelijkheid is het dus onmogelijk in de subsidieregeling zelf -die voor meerdere jaren van kracht kan zijn- het doelbereik op te nemen. Beheersmaatregelen Beheersmaatregelen gaan wij generiek vormgeven en toepassen. Daarvoor is de Asv ook bedoeld en bij het vormgeven van een subsidieregeling werkt dit door. De inhoud van de artikelen van een subsidieregeling moeten juridisch correct zijn, voldoen aan de Asv, passen bij het doel en passen bij de doelgroep. De onderbouwing daarvan behoort echter niet in de subsidieregeling zelf te staan maar in het besluit over de subsidieregeling, voor zover dit in aanvulling op generieke beheersmaatregelen nodig is. Voor de vaststelling van de subsidie zijn de artikelen 20 tot en met 23 van de voorgestelde nieuwe Asv bepalend voor elke subsidieregeling die wij vaststellen.

Daarbij gaan wij uit van het uitgangspunt van vertrouwen en minder regellast voor subsidieaanvragers, maar nemen wij wel beheersmaatregelen om te zorgen voor een 'verantwoord vertrouwen'. Dit betekent dat 85% van het subsidiegeld onder een zwaar verantwoordingsregime valt waarbij een accountantscontrole hoort. Voor de overige subsidies beoordelen wij subsidieaanvragen scherp op onder andere de opgevoerde kosten.

Ons kenmerk: XS-24032602.155

Pagina 3

Bij de vaststelling doen wij steekproeven op de juistheid van de verstrekte informatie over activiteiten en financiën. Dit willen wij generiek toepassen en niet per subsidieregeling differentiëren, uit oogpunt van gelijkheid en rechtszekerheid. Maar ook om te zorgen voor minder regellast voor subsidieaanvragers/-ontvangers. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens dezen.

mr. Mariëtte Sedee-Schuitemaker wethouder Sport, Volksgezondheid, Grootschalig Groen & Milieu

Ons kenmerk: XS-24032602.155

Pagina 4

Bijlage

Per voorgestelde toevoeging (toevoegingen in blauwe tekst)

Aan de Intitulé toevoegen:

Overwegende dat: - Het noodzakelijk is een wettelijk voorschrift vast te stellen, op basis waarvan de gemeente Haarlemmermeer de door haar gewenst geachte activiteiten kan subsidiëren; - De gemeente Haarlemmermeer een goed opdrachtgever wil zijn en daarvoor de kernwaarden duidelijkheid, tijdigheid, redelijkheid, betrouwbaarheid en deskundigheid als richtsnoer neemt voor haar handelen. Wij ontraden deze toevoeging. Hetgeen bij de eerste gedachtestreep staat is juridisch onjuist. In het raadsvoorstel is door ons aangegeven dat er niet altijd een gemeentelijk wettelijk voorschrift (verordening) nodig is om subsidie te kunnen verstrekken. Dit kan namelijk ook op grond van een begrotingspost (Awb, artikel 4:23, derde lid, onder c) en in een incidenteel geval (Awb, artikel 4:23, derde lid, onder d). In ons voorstel voor de nieuwe Asv stellen wij wel voor de spelregels uit de Asv ook van toepassing te laten zijn op deze subsidies, maar de juridische basis voor de verstrekking van deze subsidies ligt niet in de Asv zelf, maar in de Awb.. Een tweede aandachtpunt is dat de Asv zelf juist niet de activiteiten benoemt, maar dat dit in subsidieregelingen gebeurt. Het benoemen van die activiteiten daarin is nodig om een wettelijk voorschrift ex 4.23 Awb te zijn waarop subsidies kunnen worden verstrekt. De overweging voor het vaststellen van een Asv is daarmee maar deels juist.

Het tweede gedachtestreepje benoemt de gemeente als opdrachtgever. Bij de Asv gaat het om subsidies en niet om het inkoopinstrument. Het woord 'opdrachtgever' zal dus op zijn minst moeten worden gewijzigd in 'subsidieverstrekker'. Maar ook in dat geval zijn wij geen voorstander van het opnemen van deze overweging. Het is niet gebruikelijk om dit soort overwegingen bij een Asv op te nemen en het kan ook onhandig zijn. Bijvoorbeeld als we in de toekomst mogelijk de genoemde kernwaarden herzien. Ze blijven dan in deze verordening staan. Ten slotte merken wij op dat de aanduiding 'gemeente Haarlemmermeer' onjuist is. Dit moet volgens het bestuursrecht de raad zijn. De gemeente is een publiekrechtelijke rechtspersoon, maar hier moet een bestuursorgaan worden genoemd. Afgezien van dat wij de gehele toevoeging ontraden, zou de tekst van de toevoeging op dit punt moeten worden herzien.

Aan Artikel 1, definities toevoegen

a.(en omletteren van de opvolgende definities) Beheersmaatregelen: een beheersmaatregel richt zich op het beheersen van risico met het oog op het verminderen, verwijderen of vermijden van een ongewenste gebeurtenis. Wij ontraden deze toevoeging en verwijzen naar wat wij hierna aan de orde stellen bij j. De definitie van beheersmaatregelen is dan ook niet meer nodig.

Ons kenmerk: XS-24032602.1S5

Pagina S

j (oorspronkelijk) Subsidieregeling: In de nadere regels over de activiteiten die in aanmerking komen voor subsidie de koppeling met gemeentelijke doelstellingen weer te geven, de daarmee samenhangende voorwaarden waaronder indicatoren waarmee in de aanvraag en het verslag de koppeling met de mate waarin gemeentelijke doelstellingen zijn gerealiseerd duidelijk wordt, de beheersmaatregelen die gemeente treft om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van de met de subsidie nagestreefde doelstellingen vast te stellen, de verplichtingen en wijze van verdeling van de subsidie en overige relevante aspecten met betrekking tot de subsidie; Wij ontraden de eerste toevoeging In de intitulé van elke subsidieregeling die wij vaststellen en in de toelichting bij de subsidieregeling (onderdeel van de publicatie) maken wij de koppeling met de beleidsdoelstellingen duidelijk. Echter om die koppeling ook in detail bij de in de subsidieregeling genoemde subsidiabele activiteiten aan te geven is strijdig met de aard van een subsidieregeling en staat ook de functionaliteit van de subsidieregeling in de weg. Het is ook juridisch niet juist. Het meten van doelstellingen kan niet van een aanvrager van een subsidie geëist worden. Deze is immers niet verantwoordelijk voor de beleidsdoelstelling van de gemeente en subsidies worden verleend voor activiteiten, niet voor doelstellingen.

Wel moet de aanvrager concreet maken op welke manier diens voorgestelde activiteiten binnen de regeling passen en een concrete beschrijving van de activiteiten geven, het moet namelijk meetbaar zijn of de activiteiten zijn uitgevoerd. Wij ontraden ook de tweede toevoeging 'Voorwaarden' in dit artikel heeft betrekking op de voorwaarden in een subsidieregeling waaraan door de subsidieaanvrager in de aanvraagfase moet worden voldaan om voor subsidie in aanmerking te komen. Dat betreft bijvoorbeeld welk type organisatie een subsidie kan krijgen, waar moet die gevestigd zijn of er moet er worden samengewerkt met een andere organisatie, maar het kan ook over de subsidiabele activiteit gaan die aan bepaalde criteria moet voldoen. Het is dus niet mogelijk om aan voorwaarden indicatoren te verbinden. Voor zoverre het in het concept amendement gaat om indicatoren voor (het kunnen vaststellen van het bereiken van) gemeentelijke doelstellingen hebben wij hiervoor in onze reactie aangegeven dat deze relatie in de subsidieregeling niet op zijn plek is, maar daarbuiten moet worden gelegd. Daarbij komt dat een subsidie die via een subsidieregeling wordt verstrekt uit zijn aard niet wordt verstrekt voor een doel, maar voor (de kosten van) activiteiten. 'De beschikking tot subsidieverlening bevat een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend '(Awb, art 4:30, lid 1).

Bij de vaststelling van de subsidie wordt hierop teruggegrepen en aan getoetst. En de subsidieontvanger hoeft alleen de informatie daarover te geven. Uiteraard is het ook nodig om te bepalen in hoeverre de activiteiten die zijn gesubsidieerd hebben bijgedragen aan het gemeentelijk doel, maar deze last bij de subsidieontvanger neerleggen kan niet. Dat hebben wij hiervoor aangegeven. Wij moeten dat zelf doen, wij bepalen immers zelf in een subsidieregeling welke activiteiten subsidiabel zijn. We zouden die niet opnemen als we niet de overtuiging hebben dat het zinvolle activiteiten zijn die in een bepaalde mate bijdragen aan het behalen van een beleidsdoel.

Ons kenmerk: XS-24032602.155

Pagina 6

Over de beheersmaatregelen zijn wij in onze reactie zelf al ingegaan. Hier voegen wij aan toe, dat wij bij subsidieregelingen voor activiteiten waar risico's aan kunnen kleven, extra waarborgen inbouwen in de vorm van bijzondere verplichtingen.

Toevoeging Artikel 3. Bevoegdheden college

1. 2. 3.

Het college is bevoegd om te besluiten over het verstrekken van subsidies. Het college kan subsidieregelingen vaststellen. Tegelijkertijd met de in lid 2 genoemde subsidieregelingen worden adequate beheersmaatregelen door het college vastgesteld.

Wij ontraden de toevoeging Wij hebben onze argumenten hiervoor in onze reactie genoemd onder 'beheersmaatregelen’. Wij willen uitgaan van een generiek beleid.

Toevoeging artikelen 21, 22 en 23 voor de vaststelling van subsidies

De aanvraag bevat een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht, de doelstellingen zijn behaald en aan de verplichtingen is voldaan. Wij ontraden de toevoeging Zoals hiervoor is aangegeven wordt een subsidie die via een subsidieregeling wordt verstrekt uit zijn aard niet verstrekt voor een doel, maar voor (de kosten van) activiteiten. De Awb bepaalt dat. Alleen wanneer het in een subsidieregeling voor een specifiek doel op zijn plaats is kunnen wij bij de indiening aan de aanvrager vragen de beoogde bijdrage aan gemeentelijke doelen aan te geven en kunnen wij daar vervolgens ook bij de subsidievaststelling naar vragen. Dit zal een uitzondering zijn. Het is daarom niet op zijn plaats hier een generieke voorwaarde van te maken in de Asv.

Artikel 26. Bijzondere afwijkingsbevoegdheid

Het college kan naast de in de voorgaande artikelen van deze verordening genoemde mogelijkheden ook afwijken van de bepalingen gesteld bij of krachtens deze verordening: a. bij het vaststellen van nadere regels als bedoeld in artikel 3, tweede en derde lid, indien deze ten behoeve van uniformiteit zijn opgesteld in samenwerking met een ander bestuursorgaan Wij ontraden de toevoeging Deze toevoeging heeft verband met artikel 3, waar het concept amendement een derde lid voorstelt. Wij hebben deze toevoeging hiervoor ontraden en verwijzen daarnaar.