Zienswijze op de wijziging Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief in verband met de nieuwe Wgr. - getekend raadsbesluit

Gemeente <(•* Haarlem

Roadsbesluit

Onderwerp Zienswijze op de wijziging Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief in verband met de nieuwe Wgr._______________ Nummer____________ 2024/86724________________________________________________________ Portefeuillehouder Loenen, van D.______________________________________________________ Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur_______________________________________ Afdeling____________ ECDW_____________________________________________________________ Auteur_____________ Vroom, C. en Dool, van den W.__________________________________________ Telefoonnummer_____ 06-46215543________________________________________________________ Email_______________ cvroom@haarlem.nl__________________________________________________ De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en de minister van Kernboodschap Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) deel aan de 'Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (hierna NHA). Twee wetswijzigingen hebben gevolgen voor de gemeenschappelijke regeling: de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de nieuwe Archiefwet 2021 die naar verwachting 1 januari 2025 in werking treedt. Er wordt voor gekozen nu eerst te voldoen aan de nieuwe Wgr, omdat de nieuwe Archiefwet nog niet door de Kamer definitief is vastgesteld.

De Wgr biedt een termijn van twee jaar om te komen tot de benodigde aanpassingen. Die termijn eindigt op 1 juli 2024. Op dat moment moet de gemeenschappelijke regeling op de benodigde punten zijn aangepast. Daarmee is de rechtmatigheid van de gemeenschappelijke regeling gewaarborgd. Een besluit tot het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling wordt genomen door het bestuursorgaan of de bestuursorganen die de regeling zijn aangegaan. Op grond van de Wgr is ook bij een wijziging, of het nu technisch of inhoudelijk is, toestemming van de raad nodig. De raad heeft de gelegenheid voorafgaand daaraan zijn zienswijze over de ontwerpregeling kenbaar te maken. Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten

De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.______________________________________ 2022/661351 Informatie uittreden rijk uit regionale historische centra en de nieuwe WGR (met bijlage 661351+2 raadsinformatie gemeenschappelijk regeling NHA) 2023/590942 zienswijze conceptbegroting Gemeenschappelijke Regeling NoordHollands Archief 2024 (inclusief bijlage: proces naar een nieuwe gemeenschappelijke regeling) 2022/28609 Wijzigingen gemeenschappelijke regelingen

Kenmerk: 2024/0086724

1/5

Besluit College d.d. 30 januari 2024

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

de secretaris.

Ontwerp-besluit Raad d.d

2 8 MRT 2024

de burgemeester.

De raad der gemeente Haarlem,

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: Als zienswijze naar voren te brengen dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft bij het ontwerp van de gewijzigde 'Gemeenschappelijke Regeling NoordHollands Archief'. de voorzitter.

Ie ariffier,

u 1. Inleiding De 'Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief' dient in 2024 te worden gewijzigd. Dit is ten eerste ingegeven door de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr 2022). Deze noopt tot een actualisering van de gemeenschappelijke regeling op een aantal punten. Ten tweede is een traject gaande waarbij de Archiefwet wordt aangepast. De minister van OCW, die nu nog deelnemer is in de RHC's, zal vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet uit de RHC's treden, zo ook uit het NHA. Deze aangekondigde uittreding is aanleiding voor het NHA om op zoek te gaan naar nieuwe deelnemende partners in de gemeenschappelijke regeling.

De Wgr biedt een termijn van twee jaar om te komen tot de benodigde aanpassingen. Die termijn eindigt op 1 juli 2024. Op dat moment moet de gemeenschappelijke regeling op de benodigde punten zijn aangepast. De uittreding van de minister van OCW zal op zijn vroegst op 1 januari 2025 plaatsvinden waarbij het op dit moment onzeker of dit niet nog verder wordt uitgesteld aangezien de nieuwe Archiefwet mogelijk pas later van kracht wordt. De eventuele toetreding van nieuwe partners is op dit moment volop in onderzoek. Er kan echter nog geen uitsluitsel worden gegeven of nieuwe partners toetreden, welke dat zijn en op welk moment dat het geval zal zijn.

Kenmerk: 2024/0086724

2/5

Gegeven de hiervoor genoemde uiterste termijn van implementatie van de Wgr als ook de onzekerheden rondom uittreding en toetreding van partners wordt de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling nu in twee stappen uitgevoerd: 1. Als eerste worden in de gemeenschappelijke regeling alle benodigde wijzigingen als gevolg van de gewijzigde Wgr ingepast en tot besluitvorming gebracht voor de zomer 2024. Hiermee wordt voldaan aan de implementatietermijn die 1 juli 2024 afloopt en daarmee is de rechtmatigheid van de gemeenschappelijke regeling gewaarborgd. 2. Parallel aan dit traject worden de nodige voorbereidingen getroffen om de aanstaande uittreding van de minister van OCW en de mogelijke toetreding van nieuwe partners tot stand te brengen en hierop de gemeenschappelijke regeling (opnieuw) aan te passen. Deze aanpassingen van de regeling worden zodra de uittreding en/of een toetreding daadwerkelijk plaatsvinden, tot besluitvorming gebracht. Consequenties nieuwe Wgr De gewijzigde Wgr heeft een aantal consequenties voor het NHA. Het wetsvoorstel heeft als doel de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen te versterken. In verband met de uittreding van de minister (in de volgende fase) is een belangrijk onderdeel van de gewijzigde Wgr voor het NHA relevant namelijk de aanscherping van de regels over uittreding.

Andere relevante wijzigingen van de Wgr zijn de actieve informatieplicht, zienswijzen op andere besluiten dan de ontwerpbegroting, langere P&C termijnen en verplichte afspraken voor de evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. Was wordt lijst gewijzigde regeling

Om het de raad te vergemakkelijken zijn instemming en zienswijze te geven op gewijzigde gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief is in bijlage 2 de 'was wordt lijst' van de huidige en nieuwe regeling opgenomen met een toelichting bij elk afzonderlijk artikel: 1. Het artikel wijzigt niet of; 2. Het betreft een technische wijziging waarvoor direct instemming wordt gevraagd of;

3.

De mogelijkheid voor een zienswijze op de inhoudelijke wijziging. Hierbij wordt telkens een voorstel aan de raad gedaan.

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: Als zienswijze naar voren te brengen dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft bij het ontwerp van de gewijzigde 'Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief'.

Kenmerk: 2024/0086724

3/5

Advies zienswijze gewijzigde regeling Het college adviseert de raad in te stemmen met de volgende wijzigingen die op basis van de Wgr inhoudelijk zijn gewijzigd of aan de gemeenschappelijke regeling zijn toegevoegd: Artikel 14 Inspraak Artikel 17 Beleidsplan en m ee rja re n begroti ng Artikel 17a algemene en beleidsmatige kaders en voorlopige jaarrekening Artikel 18 Begroting Artikel 23 Vaststelling definitieve bedragen Artikel 27 Informatieplicht en toezicht Artikel 36 Uittreding en 36a Uittredingsplan Artikel 39a Evaluatie

Nieuwe bepaling in verband met de wettelijke verplichting om in de regeling te bepalen hoe wordt voorzien in inspraak In het derde lid is een zienswijzemogelijkheid opgenomen wat betreft het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting Betreft toezending van de kadernota en voorlopige jaarrekening, in verband met wijziging in de wet van de verzendingstermijn (15 april is 30 april geworden). Gewijzigde termijnen op grond van de Wgr. De definitieve bijdragen worden vastgesteld bij het jaarverslag en niet bij de begroting. Toevoeging van de actieve informatieplicht die in de Wgr is opgenomen. De Wgr vereist dat de uittredingsregeling wordt aangescherpt. Nieuwe bepaling in verband met de wettelijke verplichting om in de gemeenschappelijke regeling een bepaling op te nemen over de wijze van evaluatie van de regeling.

3. Beoogd resultaat De raad is geïnformeerd over de gevolgen van de wetswijzigingen Wet gemeenschappelijke regelingen en heeft zijn zienswijze naar voren kunnen brengen over de wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling van het Noord Hollands Archief.

4. Argumenten 1. De aanpassing van de GR in twee stappen is noodzakelijk. Aangezien de uittreding van de minister (op zijn vroegst) gepland is op 1 januari 2025 is het nodig de gemeenschappelijke regeling in twee stappen op de gewijzigde wetgeving aan te passen. Daarom wordt de raad twee keer een zienswijze gevraagd op de GR NHA. De eerste belangrijke wetswijziging is de gewijzigde Wgr: alle samenwerkingsverbanden moeten uiterlijk 1 juli 2024 de gemeenschappelijke regeling hierop hebben aangepast. 2. Het is een bevoegdheid van de raad zijn zienswijze en toestemming te geven voor het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling In de ontwerp nieuwe gemeenschappelijke regeling zijn op basis van de Wgr zowel technische als ook inhoudelijke wijzigingen verwerkt. De raad heeft de gelegenheid zijn zienswijze over de ontwerp regeling kenbaar te maken en kan akkoord gaan met de ontwerpregeling zoals deze nu voorligt. Dit gelet op het feit dat de voorgestelde wijzigingen niet de inhoudelijke zaken raken.

Kenmerk: 2024/0086724

4/5

♦z* ^j* Er moeten in de gemeenschappelijke regeling bepalingen worden opgenomen die toezien op uittreding. Bepalingen voor het uittreden volgen uit de gewijzigde Wgr (art.9) en zijn voor het NHA direct van belang, omdat de minister uittreedt. De uittreding heeft financiële gevolgen voor de gemeenschappelijke regeling. Hierover moeten nog nadere afspraken met het rijk worden gemaakt, die na onderhandelingen nog vastgelegd worden in de bestuursovereenkomst. 3.

Uiterlijk per 1 juli 2024 dienen alle samenwerkingsverbanden de gemeenschappelijke regeling te hebben aangepast. De Wgr is 1 juli 2022 ingegaan en kent een implementatietermijn van 2 jaar. Indien de gemeenschappelijke regeling NHA voor 1 juli is aangepast, wordt daarmee de rechtmatigheid van de gemeenschappelijke regeling gewaarborgd. 4.

5. Risico's en kanttekeningen Het is nog onzeker of er één of meer partijen toetreden tot de gemeenschappelijke regeling op het moment dat de minister uittreedt. Mocht de gemeenschappelijke regeling na de uittreding van het rijk toch met twee deelnemers achterblijven dan kan een andere GR vorm worden overwogen: de BVO met één bestuur. Na het uittreden wordt de bijdrage van het rijk omgezet in een specifieke uitkering (SPUK) waardoor een subsidierelatie met het NHA wordt aangegaan. Het rijk komt op afstand te staan en zal de rijksarchiefbeheertaken aan het NHA delegeren. Het besluit heeft voor de gemeente op dit moment nog geen financiële gevolgen. 6. Uitvoering Als de raad zijn zienswijze heeft gegeven (en er ook vanuit gemeente Velsen en de minister van OCW

zienswijzen zijn ontvangen) zal de gewijzigde gemeenschappelijke regeling worden aangeboden voor

toestemming. Dit moet vóór 1 juli 2024 plaatsvinden. De gemeenschappelijke regeling behoeft na de Wgr nog een tweede inhoudelijke wijziging nadat de nieuwe Archiefwet 2021 door de Eerste en Tweede Kamer is vastgesteld. De vervolgstappen worden in bijlage 3 toegelicht.

7. Bijlagen Bijlage 1: Ontwerpregeling GR NHA Bijlage 2: Was-wordt lijst met daarin de nieuwe Wgr verwerkt Bijlage 3: Vervolgstappen Bijlage 4: Begrippenlijst

Kenmerk: 2024/0086724

5/5