Zienswijze op de wijziging gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met toetreding gemeente Haarlemmermeer - getekend raadsbesluit

Raadsbesluit

Gemeente Haarlem

Onderwerp Zienswijze op de wijziging gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met toetreding gemeente Haarlemmermeer Nummer

2025/535011

Portefeuillehouder

Loenen, D. van

Programma/beleidsveld

4.2 Economie, toerisme en cultuur

Afdeling

ECDW

Auteur

Valkema, E.E.J. en Dool, van den W.

Tetefoo nnummer Email Kernboodschap

evalkema@haariem.nl Met dit raadsvoorstel wordt de raad in de gelegenheid gesteld om haar zienswijze te geven op de ontwerpregeling van de te wijzigen Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (GR NHA). Op dit moment neemt de gemeente Haarlem samen met de gemeente Velsen en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) deel aan de GR NHA. De gemeente Haarlemmermeer is momenteel nog geen deelnemer van de GR NHA, maar partner op basis van een dienstverleningsovereenkomst (dvo). Op 30 januari 2025 sprak de gemeenteraad van Haarlemmermeer de intentie uit om per 1 januari 2026 als deelnemer toe te treden tot de GR NHA. Om deze toetreding mogelijk te maken, moet de gemeenschappelijke regeling worden aangepast. De toetreding van de gemeente Haarlemmermeer loopt niet gelijk met de aangekondigde uittreding van het Rijk. De uittreding is uitgesteld tot 1 januari 2027. De GR NHA wordt daarvoor volgend jaar nogmaals aangepast.

Behandelvoorstel voor

De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het

commissie

voorstel van het college en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de

________________________ raadsvergadering. Relevante eerdere - lntentie gemeente Haarlemmermeer tot toetreding tot gemeenschappelijke besluiten

regeling Noord-Holiands Archief (2025/393314) in commissie ontwikkeling 22 mei 2025. - Zienswijze op de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026 en meerjarenbeleidsplan 2025-2028 inclusief meerjarenbegroting gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (2025/348319) in

______________________ raadsvergadering 19 juni 2025.

Kenmerk: 2025/535011

1/7

- Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (2024/540977) in raadsvergadering 30 mei 2024. - lnformatie uittreden rijk uit regionale historische centra en nieuwe Wgr (2022/661351) in commissie ontwikkeling 09-06-2022. Besluit college

1. Het college van burgemeester en wethouders stelt het voorstel aan de raad vast.

d.d. 15 juli 2025

de burgemeester,

de secretaris,

Besluit raad

De raad der gemeente Haarlem,

d.d. 18 september 2025 Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Als zienswijze naar voren te brengen dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft bij het ontwerp van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling NoordHollands Archief.

de voorzitter,

1. Aanleiding

N.J

Toetreding Haarlemmermeer per 1 januari 2026 De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (GR NHA). De gemeente Haarlemmermeer is momenteel nog geen deelnemer van de GR NHA, maar partner op basis van een dienstverleningsovereenkomst (dvo). Op 30 januari 2025 sprak de gemeenteraad van Haarlemmermeer de intentie uit om per 1 januari 2026 als deelnemer toe te treden tot GR NHA. Voor de gemeente Haarlemmermeer zijn naast financiële afwegingen, onder meer de proces-, capaciteits- en kennisvoordelen belangrijk voor toetreding. Voor deze toetreding moet de gemeenschappelijke regeling worden aangepast.

Uittreding Rijk per 1 januari 2027 en belang van toetreding

Kenmerk: 2025/535011

2/7

De toetreding van de gemeente Haarlemmermeer loopt niet gelijk met de aangekondigde uittreding van het Rijk. Die uittreding is opnieuw uitgesteld tot 1 januari 2027. lntussen is op 18 februari 2025 wel een nieuwe Archiefwet (Archiefwet 20..) aangenomen door de Tweede Kamer. Voorafgaand aan vaststelling in de Eerste Kamer zijn in juni nog enkele vragen beantwoord, waardoor de procedure vertraging opliep. Na uittreding van het ministerie van ocw dragen de achterblijvende deelnemers de bestuurlijke, juridische en financiële verantwoordelijkheden voor de GR NHA. Het toetreden van gemeentes als Haarlemmermeer draagt bij aan een groter draagvlak en verstevigt de samenwerking. Aan de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer wordt nu prioriteit gegeven en de GR wordt daarop aangepast. Wijzigingen in een gemeenschappelijke regeling en zienswijze raad Een besluit tot het wijzigen van een gemeenschappeiijke regeling wordt genomen door het bestuursorgaan of de bestuursorganen die de regeling zijn aangegaan. 0p grond van de Wgr is ook bij een wijziging, of het nu technisch of inhoudelijk is, toestemming van de raad nodig. De raad wordt voorafgaand gelegenheid geboden zijn zienswijze over de ontwerpregeling kenbaar te maken. 2.

Beoogd resultaat Beoogd resultaat is dat de raad zijn zienswijze naar voren kan brengen over de wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling van het Noord-Hoilands Archief, waarna de gewijzigde regeling kan worden vastgesteld en worden voorgelegd voor de wettelijk vereiste toestemming door de raad. Het college stelt de raad voor als zienswijze naar voren te brengen dat de raad geen wensen en bedenkingen heeft bij het ontwerp van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief. 3. Onderbouwing voorstel De gemeenten Haarlem, Velsen en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OcW), nemen samen deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (GR NHA). Het NHA fungeert als historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie Noord-Holland en de omliggende gemeenten. Het NHA voert de Archiefwet uit, inclusief het toezicht houden op de informatiehuishouding van aangesloten overheden. Naast de deelnemers biedt NHA ook archiefdiensten aan via dienstverleningsovereenkomsten (dvos). NHA doet dit onder andere aan de provincie en diverse gemeenten. De gemeente Haarlemmermeer is momenteel een dvo-partner van de GR NHA. Voor de gemeente Haarlemmermeer zijn financiële afwegingen, proces-, capaciteits- en kennisvoordelen, belangrijk om van dvo-partner nu deelnemer te worden. Bovendien verwacht

Kenmerk: 2025/535011

3/7

Haarlemmermeer als deelnemer aan de GR NHA dienstverlening naar de bewoners te kunnen verbeteren. Wijzigingen GR NHA in 2025 en 2026 ln 2025 en 2026 zijn achtereenvolgens aanpassingen aan de GR NHA noodzakelijk vanwege: 1) De toetreding van de gemeente Haarlemmermeer per 1 januari 2026: De gemeenteraad van Haarlemmermeer sprak op 30 januari 2025 de intentie uit om formeel toe te treden. Voor de toetreding is wijziging van de GR vereist. De betrokken gemeenteraden kunnen hierover hun zienswijze geven. ln het najaar van 2025 volgt het verzoek om instemming. 2) Nieuwe Archiefwet en uittreding ocw per 1 januari 2027: De Tweede Kamer heeft in februari 2025 ingestemd met een nieuwe Archiefwet. Voorafgaand aan vaststelling door de Eerste Kamer, zijn daar momenteel nog enkele vragen in behandeling. De wet beoogt modernisering van de Archiefwet uit 1995, zodat de wet beter inspeelt op digitaal informatiebeheer. Een belangrijke wijziging is dat overheden de te bewaren informatie straks al na tien jaar, in plaats van na twintig jaar, overbrengen naar een archiefdienst waar iedereen de informatie kan raadplegen. Dit heeft naar verwachting ruimtelijke en financiële consequenties. De wet leidt er ook toe dat het Rijk geen deelnemer meer is in regionale historische centra. Het ministerie van OCW treedt per 1 januari 2027 uit de GR NHA.

Het beheer van de rijksarchieven blijft bij het NHA, maar wordt gedelegeerd zonder deelname door het Rijk aan het bestuur. Over de uittreding en financieel-juridische consequenties, alsmede de hoogte van een specifieke uitkering (SPUK), voert een vertegenwoordiging van de GR NHA momenteel gesprekken met OCW. Zodra de uittreedregeling bekend is, zal de GR NHA opnieuw aangepast worden. De betrokken gemeenteraden kunnen hierover naar verwachting in 2026 hun zienswijze geven. ln het najaar van 2026 volgt een verzoek om toestemming. Spreiding risicos Na uittreding van het ministerie van oCW dragen de gemeenten Haarlem en Velsen volledig de bestuurlijke, juridische en financiële verantwoordelijkheid. Toetreding van nieuwe deelnemers, zoals de gemeente Haarlemmermeer, is van belang voor het spreiden van de draaglast en de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de wettelijke archieftaken. GR NHA is sinds 2024 bovendien in gesprek met andere dvo-partners om het draagvlak en hun mate van betrokkenheid bij de gemeenschappelijke regeling verder te vergroten.

Kenmerk: 2025/535011

4/7

,-;--

Toetreedvoorwaarden Voor de toetreding gelden de volgende voorwaarden als uitgangspunt. Hierover vindt nog een bestuurlijk overleg plaats tussen GR NHA en de gemeente Haarlemmermeer: - De huidige dienstverlening wordt voortgezet en uitgebreid met de voordelen voor deelnemers; - Op basis van de kostenverdeelsystematiek wordt de bijdrage van de gemeente Haarlemmermeer iets hoger. Daar staat tegenover dat de dvo risico-opslag vervalt; - De eenmalige toetreedkosten (43K) worden aan de weerstandsreserve gedoteerd. Op dit bedrag wordt de risico-opslag 2025 verminderd: de eenmalige toetreedsom is dan 21K. Desgewenst kan een ingroeimodel worden afgesproken; - 0p de toetreding volgt een nieuwe GR en sturingsmodel: toetreden tot DB/AB en bijbehorend stemrecht. Er volgt geen nieuwe GR en geen nieuw sturingsmodel: Haarlemmermeer gaat meedoen met het bestuur van het NHA en krijgt daarin verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Voorgestelde Wijzigingen jn de GR NHA Voor de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer worden in 2025 wijzigingen voorgesteld in: 1) Bestuursstructuur -Het Algemeen Bestuur (AB) wordt uitgebreid van zes naar zeven leden. De gemeente Haarlem behoudt de voorzitter en levert daarnaast een lid. De gemeenten Velsen en Haarlemmermeer leveren elk één lid. Het aantal rijks-vertegenwoordigers blijft met drie leden ongewijzigd.

- Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit drie leden: de voorzitter (burgemeester gemeente Haarlem) en leden uit Velsen en Haarlemmermeer. Het ministerie van 0cw is hierin niet langer vertegenwoordigd, vooruitlopend op de uittreding in 2027. 2) Toetreedplan en verdeling algemene reserve De GR wordt gewijzigd wat betreft de door de gemeente Haarlemmermeer in te brengen taakuitvoering, de daarbij behorende bijdrage aan de GR en de wijze van verdeling van de algemene reserve. Separaat worden in een toetreedplan afspraken gemaakt over de toetreding van Haarlemmermeer, zoals de GR-bijdrage vanaf 2026, het dienstverleningspakket en de verdeling van de reeds opgebouwde algemene reserve. 3) Technische wijzigingen Kleine correcties worden doorgevoerd naar aanleiding van opmerkingen van het Rijk en wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De uittreding van het ministerie van OcW zal voor de GR ingrijpend zijn op meerdere onderdelen. Daarom zal de GR in 2026 meer fundamenteel wijzigen. Wet gemeenschappelijke regeiingen en betrokkenheid raad

Kenmerk: 2025/535011

5/7

De Wgr versterkt de rol van gemeenteraden in GR-wijzigingen. De gemeenteraden van Haarlem en Velsen worden in staat gesteld hun zienswijze te geven op het ontwerpbesluit, met een termijn van 8 weken. De gemeenteraad van Haarlemmermeer neemt parallel hieraan een eigen besluit over toetreding. Ook de raad van Haarlemmermeer wordt in de gelegenheid gesteld een zienswijze kenbaar te maken.

Was-wordt lijst gewijzigde regeling Om het de raad te vergemakkelijken zijn zienswijze (en aansluitend ziin toestemming) te geven ten aanzien van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief, is in bijlage 2 de was wordt lijst van de huidige en nieuwe regeling opgenomen met een toelichting bij elk afzonderlijk artikel.

4. Risicos en kanttekeningen Gefaseerde besluitvorming De GR NHA moet worden aangepast vanwege meerdere ontwikkelingen. Oorspronkelijk was het doel om in 2024 alle benodigde wijzigingen — voortvloeiend uit de Wgr, de nieuwe Archiefwet en de toetreding van nieuwe deelnemers — in één keer door te voeren. Daarmee zou een langdurig besluitvormingstraject worden voorkomen. Door vertraging in de behandeling van de Archiefwet is dit niet haalbaar gebleken. Daarom is de besluitvorming nu opgesplitst in drie stappen: 1. Eerdere Wgr-wijzigingen — inmiddels vastgesteld, in mei 2024 (zie bijlage 3). 2. Wijzigingen in verband met de toetreding van Haarlemmermeer per 1 januari 2026 — voorliggend voorstel 3. Wijzigingen in verband met de uittreding door het Rijk op basis van de nieuwe Archiefwet — besluitvorming voorzien in 2026 De aandacht is tot nu toe uitgegaan naar de toetreding van Haarlemmermeer, die toetreding is voor GR NHA een belangrijke stap. Met andere potentiële toetreders zijn inmiddels ook verkennende gesprekken gevoerd, dus mogelijk volgen nieuwe partners. Bij ontwikkelingen zal de raad daarover separaat geïnformeerd worden. Door deze gefaseerde aanpak kunnen toetreding en uittreding zorgvuldig worden geregeld en btijft de rechtmatigheid van de GR geborgd. De voorgestelde wijzigingen in dit voorstel richten zich uitsluitend op de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer.

Dit heeft voor de huidige deelnemers prioriteit om zodoende een breed draagvlak voor verantwoordelijkheden en risicos te houden.

Overgangsjaar 2026 ln 2026 volgt een integrale herziening van de GR NHA in verband met de nieuwe Archiefwet en de uittreding door het Rijk. Het jaar 2026 geldt ook als overgangsjaar. Per 1 januari zal een integraal

Kenmerk: 2025/535011

6/7

-r-

gewijzigde GR van kracht worden. Ter voorbereiding op de gewijzigde situatie is een nieuwe tariefen bekostigingssystematiek opgesteld, die al in 2026 in werking treedt maar oorspronkelijk voorzien was voor na de uittreding van het Rijk. Ook wordt in 2026 een aangepaste samenstelling van het Algemeen en Dagelijks Bestuur gehanteerd, waarin het Rijk geen zitting meer heeft in het Dagelijks Bestuur. Het ¡s mogelijk dat het Rijk in ziin zienswijze bezwaar maakt tegen het ontbreken van een zetel in het Dagelijks Bestuur (DB) in 2026. Dit risico wordt echter beperkt geacht. De minister van Ocw biijft in die periode met drie leden vertegenwoordigd in het Algemeen Bestuur (AB) en kan daar zijn belangen blijven behartigen. Het AB heeft bovendien de bevoegdheid het DB te controleren, waardoor de positie van de minister formeel en feitelijk tot de uittreding op 1 januari 2027 gewaarborgd blijft. Dat het DB in 2026 uit slechts drie leden bestaat volgt uit de wet die stelt dat het aantal DB leden nimmer de meerderheid van het AB mag ziin. De keuze ¡s gemaakt die zetel aan de nieuwe toetreder Haarlemmermeer te geven. 5. Consequenties en uitvoering Nadat de raden hun zienswijzen hebben kenbaar gemaakt, wordt de GR definitief aangepast - met inachtneming van de zienswijzen. Daarna wordt de raden om hun toestemming gevraagd voor de gewijzigde regeling.

Nadat de raden van Haarlem, veisen en Haarlemmermeer toestemming hebben verleend en ook het ministerie de genoemde voorhangprocedure heeft doorlopen, kan worden overgegaan tot bekendmaking van de gewijzigde regeling door de gemeente Haarlem. 6. Bijlagen 1: wijzigingsregeling GR NHA in verband met toetreding gemeente Haarlemmermeer 2: Was-wordt lijst 3: Regeling GR NHA 1 ¡uli 2024

Kenmerk: 2025/535011

7/7