Zienswijze op de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025, informeren over jaarrekening 2023 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief

Raadsvoorstel

Onderwerp Zienswijze op de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025, informeren over jaarrekening 2023 gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief. Nummer 2024/675576 Portefeuillehouder Loenen, van D. Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur Afdeling ECDW Auteur Vroom, C. en Dool, van den W. Telefoonnummer 023-5114885 Email cvroom@haarlem.nl Kernboodschap De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het Rijk deel aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief’(hierna NHA). Op 17 april 2024 heeft het algemeen bestuur van het NHA de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025 vastgesteld. De begroting geeft inzicht in baten en lasten van de wettelijke taken en overige activiteiten in 2025. De raad heeft de gelegenheid haar zienswijze over de herziene begroting 2024 en ontwerpbegroting 2025 kenbaar te maken. Naast de begroting is ter informatie de jaarrekening 2023 aan dit raadsbesluit toegevoegd. Het jaar 2023 wordt afgesloten met een positief resultaat.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit College d.d. 21 mei 2024

Het besluit van de staatssecretaris tot uittreden uit de Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari 2025 is (opnieuw) met een jaar uitgesteld, omdat de nieuwe Archiefwet nog niet door de Kamer is vastgesteld. Dit betekent dat de GR bijdrage van het ministerie van OCW nog een jaar wordt voortgezet. De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. Dienstverleningsovereenkomst digitale archivering Noord-Hollands Archief (2019/789587) Informatie uittreden rijk uit regionale historische centra en nieuwe WGR (2022/661351) 1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Kenmerk: 2024/675576

de burgemeester,

1/8

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Haar zienswijze ‘ geen bezwaar’ bij de herziene begroting 2024 van het Noord-Hollands Archief kenbaar te maken. 2. Haar zienswijze ‘ geen bezwaar’ bij de ontwerpbegroting 2025 van het Noord-Hollands Archief kenbaar te maken: 3. Haar zienswijze bij de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025 aan het bestuur van het Noord-Hollands Archief mee te delen; 4. Te laten onderzoeken welk deel van het structurele nadeel gedekt kan worden vanuit de begroting van het NHA en welk deel niet. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en het ministerie van OCW deel aan de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief, hierna te noemen: ‘NHA’. Het NHA is het historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie Noord-Holland en de omliggende gemeenten. Het NHA staat voor een optimale toegang tot al zijn archieven en collecties die zij bewerkt. Het NHA restaureert en acquireert archieven en maakt deze (digitaal) toegankelijk. De aangesloten overheidsorganisaties kunnen bij het NHA ook terecht voor advies. Het NHA geeft uitvoering aan de Archiefwet: het toezicht en inspectie op de kwaliteit van de informatiehuishouding van de aangesloten overheden. Het beheren van de archieven vindt op twee locaties in Haarlem plaats: de Kleine Houtweg 18 en Jansstraat 401. Bezoekers kunnen in de studiezaal van de Janskerk terecht waar het publiekscentrum is gevestigd. Daar is ook een permanente tentoonstellingsruimte, café en een ruimte voor wisselende exposities. Het algemeen bestuur van het NHA heeft de bijgestelde begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025 vastgesteld (bijlage 3). De raden worden in de gelegenheid gesteld voor 1 juli a.s. hun zienswijze op de ontwerpbegroting kenbaar te maken. De ontwerpbegroting wordt daarna door het algemeen bestuur van het NHA ingediend bij Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.

Er is een aantal belangrijke ontwikkelingen waarover het college de raad wil informeren (zie ook toelichting in bijlage 6 bij deze nota): 1

Kleine Houtweg 18 is in eigendom van het Rijksvastgoedbedrijf. Jansstraat 40: Janskerk en depot zijn in eigendom gemeente Haarlem, het

kantoor wordt door de gemeente gehuurd van stichting Kennemerhart.

Kenmerk: 2024/675576

2/8

1. Omdat de nieuwe Archiefwet nog door de Kamer moet worden vastgesteld, treedt het rijk naar verwachting met ingang van 1 januari 2026 uit de Regionale Historische Centra (zoals het NHA). Het NHA is met gemeente Haarlemmermeer en de provincie Noord Holland in gesprek over toetreden. Met de toetreding wordt een toekomstbestendige organisatie beoogd die in opdracht van de deelnemers uitvoering geeft aan de wettelijke taken. 2. Voor de ontwerpbegroting 2025-2028 kiest het bestuur om de gemeenteraden en het Rijk te informeren over de nieuwe bekostigingssystematiek2 waarbij wordt uitgegaan van toetreding van gemeente Haarlemmermeer en de provincie Noord-Holland per 1 januari 2025 (NB: op dit moment nog onder voorbehoud van besluitvorming). 3. Het NHA heeft voor de dienstverlening aan de overheidspartners onlangs het Kenniscentrum Overheid (KCO) opgericht. Het KCO biedt expertise en innovatieve oplossingen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. 4. Er wordt onderzoek gedaan naar het uitbreiden van de depotcapaciteit op locatie Kleine Houtweg door nieuwbouw (tegelijk met renovatie). Leeswijzer Het college informeert de raad eerst over de jaarrekening en het jaarverslag van 2023. Aansluitend volgt de herziene begroting 2024 en ontwerpbegroting 2025 waarvoor de raad zijn zienswijze wordt gevraagd. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1.

Haar zienswijze ‘ geen bezwaar’ bij de herziene begroting 2024 van het Noord-Hollands Archief kenbaar te maken. 2. Haar zienswijze ‘ geen bezwaar’ bij de ontwerpbegroting 2025 van het Noord-Hollands Archief kenbaar te maken. 3. Haar zienswijze bij de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025 aan het bestuur van het Noord-Hollands Archief mee te delen. 4. Te laten onderzoeken welk deel van het structurele nadeel gedekt kan worden vanuit de begroting van het NHA en welk deel niet. 3. Beoogd resultaat De raad kan haar zienswijze over de herziene begroting 2024 en de ontwerpbegroting 2025 aan het algemeen bestuur van het NHA meegeven voordat de begroting definitief wordt vastgesteld.

2

Het NHA heeft samen met de gemeenten Velsen en Haarlem in 2023 gewerkt aan een andere financieringssystematiek met als doel meer

transparantie en een eerlijke kostenverdeling. De uitgangspunten zijn door de accountant getoetst.

Kenmerk: 2024/675576

3/8

4. Argumenten Alle (wettelijke en niet-wettelijke) taken van het NHA vallen onder één programma 4.2 economie, toerisme en cultuur. 1. Jaarrekening 2023: NHA behaalde een positief resultaat van meer dan € 400.000 De baten van het NHA zijn voor het grootste deel afkomstig van de GR partners, de provincie NoordHolland en de dienstverleningsovereenkomsten met gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De structurele exploitatieruimte is in 2023 licht gestegen ten opzichte van vorig jaar omdat de lasten minder zijn gestegen dan de baten. Daarnaast is er meer aan de bestemmingsreserves gedoteerd dan onttrokken. Het NHA weet een positief resultaat te realiseren van € 441.000. De gerealiseerde inkomsten waren €300.000 meer dan begroot (er waren meer projecten) terwijl de uitgaven ruim € 100.000 minder waren (vacatureruimte). De krapte op de arbeidsmarkt zorgt (afgelopen jaren) voor een lagere bezetting. Vraag is dan ook of de begroting structureel hierop aan gepast kan worden wat leidt tot lagere lasten en andere tarieven. Inhuur was nodig om aan de wettelijke taken en digitalisering van de archieven te kunnen blijven voldoen. Dit paste binnen de exploitatiebegroting.

Vermogensvorming GR Een batig saldo kan conform de gemeenschappelijke regeling (artikel 22) aan de reserve worden toegevoegd tot een maximum van 10% van de gezamenlijke bijdrage van de minister en de deelnemende gemeenten (5,7 miljoen), dus een vrij besteedbaar vermogen van € 575.000. In dit geval overstijgt het vermogen van NHA dit bedrag met € 344.000. Vermogenspositie NHA per 31 december 2023 Totaal eigen vermogen Reserves groot onderhoud en achterstallig onderhoud Vrij besteedbaar vermogen Toegestaan vermogen (af) Verschil

bedrag 2.654 1.735 919 575 344

In artikel 22 van de regeling staat hoe het NHA dient om te gaan met de reservevorming. Het is de bevoegdheid van de raad over de vermogensvorming van de GR te besluiten. Het bestuur heeft besloten het positief resultaat in 2023 te bestemmen voor verschillende eenmalige activiteiten (€ 195.000) en de aanschaf en implementatie van een nieuw collectiebeheersysteem (€ 246.000) in 2024. Deze investering is onvermijdelijk, omdat het beheren van digitaal archief van de aangesloten overheden tot de corebusiness van het NHA behoort. Het algemeen bestuur ziet er op toe dat de eenmalige activiteiten in 2024 op de juiste wijze worden onderbouwd door het NHA. Consequentie is dat het NHA niet de mogelijkheid benut om de deelnemers (rijk en gemeenten) een deel van de bijdrage naar rato terug te betalen, conform de regeling. Verwacht mag worden dat niet alleen de deelnemers maar ook de DVO partners middels de tarieven aan de investering gaan bijdragen

Kenmerk: 2024/675576

4/8

(conform nieuwe financieringssystematiek). Hoewel het NHA voor de eenmalige activiteiten budget reserveert, kunnen de extra lasten in 2024 indien mogelijk vanuit de exploitatie worden bekostigd. Het totaal eigen vermogen is op 31 december 2023 € 2,65 miljoen inclusief het gerealiseerde resultaat in 2023 (p. 41 jaarrekening). Het eigen vermogen bestaat uit bestemmingsreserves en een egalisatiereserve en is niet volledig vrij besteedbaar (zie ook paragraaf 5.2 hieronder) Jaarverslag Beleidsplan ‘Klaar voor de Toekomst’ 2021-2024: prestatieverantwoording jaarplan 2023 In het beleidsplan ‘Klaar voor de Toekomst’ zijn de speerpunten voor de jaren 2021-2024 benoemd. Deze speerpunten zijn uitgewerkt in verschillende actielijnen. Er wordt veel gevraagd naar historische persoonsgegevens en daarom staan die centraal in het digitaliseren. Het digitaliseren en online beschikbaar maken van een deel van de archieven van de Burgerlijke Stand gaat in 2024 verder. In het kader van door het Rijk beschikbaar gestelde digitaliseringsgelden wordt 50 meter notarieel archief van Haarlem gedigitaliseerd. Er wordt verder gewerkt aan de voorbereiding van de digitalisering van de collecties van enkele Haarlemse glasateliers (o.a. van Bogtman). Het NHA nam deel aan een aantal grote evenementen, zoals Open Monumentendagen en het Geschiedenisfestival.

Duurzaamheidsmaatregelen Het NHA wil een positieve bijdrage leveren aan de samenleving, het milieu en de leefomgeving en streeft er daarom naar te voldoen aan eisen ten aanzien van duurzaamheid en maatschappelijk ondernemen. Het NHA voldoet voor beide locaties aan de eisen voor het gouden Green Keycertificaat. 2. De herziene begroting 2024 van het NHA leidt tot een hogere GR bijdrage dat past binnen programma 4 Het college informeert de raad ook over de herziene begroting 2024 (bijlage 2). Het NHA is met ingang van 2024 gereorganiseerd en wil, gelet op de (toekomstige) ontwikkelingen, meer investeren in de digitalisering van de archieven door onder andere de aanschaf van een nieuw collectiebeheersysteem dat in 2024 wordt aanbesteed. Dit vraagt (extra) capaciteit, omdat specifieke kennis moet worden ingehuurd. De kosten worden vanuit de bestemmingsreserve gedekt. Voor de extra uitgaven begroot het NHA in 2024 een bedrag van € 195.000 waarvoor een onttrekking aan de bestemmingsreserve is begroot. De overheadkosten stijgen structureel als gevolg van de organisatieverandering (het nieuwe kenniscentrum) en aanvullende CAO afspraken. De eerder begrote bijdrage van de gemeente Haarlem aan het NHA is conform de GR vermeerderd met de door het Rijk vastgestelde indexering achteraf (4,45%). Er was rekening gehouden met 3% .

De GR bijdrage wordt in 2024 structureel verhoogd en komt daarmee uit op € 2,7 miljoen. Ten opzichte van de ontwerpbegroting is dit een kostenstijging van (afgerond) € 43.000.

Kenmerk: 2024/675576

5/8

Programmabegroting 2024 (bedragen in euro X 1000) GR bijdrage (lumpsum) incl. huursubsidie Digitaal archiefbeheer (DVO) Totale bijdrage aan het NHA Begroot Verschil

Goedgekeurde begroting 2.394 276 2.670

Vast te stellen begroting 2.440 274 2.713 2.719 nihil

Conclusie: de indexatie van de GR bijdrage 2024 is in de programmabegroting onder 4.2 voorzien. 3. De ontwerpbegroting 2025 past niet binnen het cultuurbudget c.q. archiefbeheertaak. De GR bijdrage van de gemeente Haarlem voor 2025, inclusief de (op grond van de regeling verplichte) huurbijdrage voor de Janskerk, is begroot op totaal bijna 2,9 miljoen en bestaat uit: 1. De GR bijdrage voor wettelijke taken analoog en digitaal archiefbeheer 2. Een vergoeding voor de niet wettelijke taken (o.a. permanente tentoonstelling en educatie) 3. Huursubsidie publiekscentrum Janskerk Programmabegroting 2025 (bedragen in euro X 1000) GR bijdrage gemeente Haarlem GR bijdrage wettelijke (basis)taak: 1)Analoog archiefbeheer (incl. depot) 2)Digitaal archiefbeheer (DVO) Huursubsidie Janskerk (publiekscentrum) Niet wettelijke taak Totale GR bijdrage Begroot Verschil

Herziene begroting 2024 1.5113

Ontwerpbegroting 2025

274 928 0 2.713 2.719 nihil

1.654 515 330 366 2.865 2.802 -63

In 2019 is voor de ontwikkeling en inrichting van het digitaal archiefbeheer (e-depot) een DVO met het NHA afgesloten. De digitalisering van de archieven is inmiddels opgenomen in de nieuwe Archiefwet. Vanaf 2025 is in de begroting sprake van een kostenverschuiving van het analoog archiefbeheer naar het digitaal archiefbeheer. Omdat het e-depot beheer een wettelijke (basis-) taak is, wordt het DVO toegevoegd aan de GR afspraken en onderdeel van de GR bijdrage. Daarnaast is de vergoeding voor niet wettelijke taken inzichtelijk gemaakt wat van belang is, omdat hier sprake is van enige beleidsruimte en keuzes. De huursubsidie wordt verlaagd echter de gemeente draagt (nog steeds) bij aan de kosten voor de dienstverlening en het gebruik van de depotruimte voor de analoge archieven. Het gaat om bijna 1.100 m2 Haarlemse archieven dat bij het NHA zijn ondergebracht en door het NHA worden beheerd en ontsloten.

3

Het NHA begroot de bijdrage inclusief huursubsidie en maakt (nog) geen onderscheid in wettelijke en niet-wettelijke taken. De gemeente

begroot de huursubsidie apart in verband met de vaste huurindexatie van 2,5% per jaar dat afdeling VG hanteert.

Kenmerk: 2024/675576

6/8

Conclusie: De gemeente indexeert de verbonden partijen anders (3,7%) dan het NHA (4,15%). De nieuwe financieringssystematiek en de NHA indexatie hebben tot gevolg dat de gemeente Haarlem ten opzichte van 2024 structureel € 150.000 meer moet betalen. Daarvan is circa € 40.000 het gevolg van de nieuwe kostenverdeling voor de wettelijke taken. De hogere GR bijdrage leidt vanaf 2025 tot een structureel en onvermijdelijk tekort van € 63.000 in de programmabegroting. Onderzocht moet worden welk deel van het structurele nadeel gedekt kan worden vanuit de begroting van het NHA en welk deel niet. 5. Risico’s en kanttekeningen Het NHA heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeel en organisatiekosten. De risico’s van onverwacht hoge uitgaven worden als beperkt aangemerkt. 1. Vanaf de begroting 2025 hanteert het NHA een nieuwe bekostigingssystematiek Voor de ontwerpbegroting 2025-2028 heeft het bestuur gekozen om de nieuwe bekostigingssystematiek aan de gemeenteraden en het Rijk voor te leggen waarbij wordt uitgegaan van toetreding van zowel Haarlemmermeer als de provincie Noord-Holland en invoering van het nieuwe kostenmodel per 1 januari 2025 (NB: op dit moment nog onder voorbehoud van besluitvorming). Dit model geldt ook voor de dienstverleningsovereenkomsten. De DVO tarieven krijgen een risico opslag van 3%.

Deze risico opslag van totaal € 32.000 per jaar jaarlijks aan de reserve weerstandsvermogen toegevoegd. In 2024 gaat het NHA over de nieuwe kostenverdeling met de DVO partners in gesprek met als doel de afspraken te herzien. De nieuwe bekostigingssystematiek wordt in bijlage 6 toegelicht. Indien het structurele nadeel van € 63.000 niet volledig gedekt kan worden vanuit de begroting NHA, dan is het risico dat bij de programmabegroting 2025-2029 de algemene middelen worden aangesproken. 2. Risicobeheersing en het benodigde weerstandsvermogen Het NHA moet over voldoende middelen beschikken om onvoorziene gebeurtenissen op te kunnen vangen zonder genoodzaakt te zijn om direct in te grijpen in de begroting of het gevoerde beleid. De afspraak met de fiscus maakt het instellen van een algemene reserve voor het NHA onmogelijk, echter het is toegestaan een egalisatiereserve en bestemmingsreserves in te stellen. Conform GR art. 22, lid 2 mag de reserve in enig jaar niet meer dan 10 procent van de gezamenlijke bijdragen in dat jaar van de minister (het Rijk) en de gemeenten (Haarlem en Velsen) zijn. In 2023 is de norm voor het eigen vermogen (maximaal) € 575.000. Het weerstandsratio geeft aan in hoeverre het NHA in staat is zijn risico’s zelf op te vangen. Thans is het weerstandsratio 1,04 wat voldoende is. Het NHA streeft echter naar een ratio van 1,4 wat ruim voldoende’ is.

De minimale norm die de gemeente hanteert is 1,0 dus het NHA voldoet hieraan.

Kenmerk: 2024/675576

7/8

Bestemmingsreserve groot onderhoud en achterstallig onderhoud (toelichting) In de bestemmingsreserves groot onderhoud en achterstallig onderhoud is ultimo 2023 een bedrag gereserveerd van ruim 1,7 miljoen gereserveerd voor het meerjarenonderhoudsplan (MJO) en het achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg 18. Het rijk draagt jaarlijks aan de onderhoudsverplichting bij middels de GR bijdrage. Voor het bepalen van het weerstandsvermogen dienen genoemde reserves dan ook buiten beschouwing te worden gelaten. Wel is het nodig het MJO van de Kleine Houtweg 18 te actualiseren en het bestuur de jaarlijkse dotatie in 2024 te laten vaststellen. 3. Wat als de toetredende partijen later toetreden dan 1 januari 2025? Toetreding van twee deelnemers is een belangrijke voorwaarde voor implementatie van de nieuwe bekostigingssystematiek in de begroting 2025. Het NHA is in overleg met gemeente Haarlemmermeer en de provincie Noord Holland. Streven is dat de huidige dienstverleningsovereenkomst met ingang van 1 januari a.s. wordt omgezet in deelname aan de gemeenschappelijke regeling. In de ontwerpbegroting 2025 is hier alvast vanuit gegaan. Mocht toetreden tot de regeling later zijn dan gepland dan is de positie van de gemeente Haarlem dat het NHA in staat is de baten en lasten hierop aan te passen zonder consequenties voor de huidige deelnemers. 6.

Uitvoering De zienswijze van de raad over de ontwerpbegroting 2025 wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk op 1 augustus 2024 aan het bestuur van het NHA kenbaar gemaakt. Het algemeen bestuur stelt de begroting 2025 daarna definitief vast en stuurt deze met de zienswijze van de raden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland. 7. Bijlagen Bijlage 1: Aanbiedingsbrief ontwerpbegroting 2025-2028 NHA Bijlage 2: Herziene begroting 2024 en ontwerpbegroting 2025-2028 NHA Bijlage 3: Aanbiedingsbrief jaarrekening 2023 NHA Bijlage 4: Jaarrekening en jaarverslag NHA 2023 Bijlage 5: Controleverklaring NHA 2023 Bijlage 6: Toelichting op alle overige ontwikkelingen

Kenmerk: 2024/675576

8/8