Wijziging van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met uittreding van de minister OCW en zienswijzemogelijkheid raad

Collegebesluit

Onderwerp Wijziging van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met uittreding van de minister OCW en zienswijzemogelijkheid raad. Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

2026/119112 Loenen, D. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Valkema, E.E.J., en W. van den Dool 06-38072696 evalkema@haarlem.nl Momenteel neemt de gemeente Haarlem samen met de gemeente Velsen, de gemeente Haarlemmermeer en de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) deel aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief’ (GR NHA). De minister van OCW (deelnemer namens het Rijk) is voornemens per 1 januari 2027 uit te treden uit de GR NHA. Om de uittreding mogelijk te maken, moet de gemeenschappelijke regeling worden gewijzigd. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is bij een wijziging toestemming van de raad nodig. Daaraan voorafgaand wordt de raad in de gelegenheid gesteld een zienswijze bij het college naar voren te brengen ten aanzien van het ontwerp van de wijziging van de GR NHA. De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college en over de wijze van agendering van het voorstel in de raadsvergadering. - Aankoop Kleine Houtweg 18 (GR Noord-Hollands Archief) (2025/0809264) in commissie ontwikkeling 05 februari 2026. - Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief, in verband met de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer (2025/653330) in commissie ontwikkeling 13 november 2025.

- Zienswijze op de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026 en meerjarenbeleidsplan 2025-2028 inclusief meerjarenbegroting gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (2025/348319) in raadsvergadering 19 juni 2025. - Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (2024/540977) in raadsvergadering 30 mei 2024. - Informatie uittreden rijk uit regionale historische centra en nieuwe Wgr (2022/661351) in commissie ontwikkeling 09-06-2022.

Kenmerk: 2026/119112

1/7

Besluit college d.d. 21 april 2026

Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Voornemens te zijn om te besluiten tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief vanwege de uittreding van de minister van OCW; 2. De raad in de gelegenheid te stellen om via bijgevoegd ontwerpraadsbesluit binnen acht weken een zienswijze ten aanzien van de ontwerp wijzigingsregeling bij het college naar voren te brengen. de secretaris,

de burgemeester,

1. Aanleiding Het Noord-Hollands Archief (NHA) is het historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie Noord-Holland en de omliggende gemeenten. Het Regionaal Historisch Centrum (RHC) NHA geeft uitvoering aan de Archiefwet: het toezicht en de inspectie op de kwaliteit van de informatiehuishouding van de aangesloten overheden. Op dit moment neemt de gemeente Haarlem samen met de gemeente Velsen, de gemeente Haarlemmermeer en de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) deel aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief’ (GR NHA). De minister van OCW (deelnemer namens het Rijk) is voornemens per 1 januari 2027 uit te treden uit de GR NHA. Om deze uittreding mogelijk te maken, moet de gemeenschappelijke regeling worden gewijzigd (bijlage 1a en 1b). Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is bij een wijziging toestemming van de raad nodig. Daaraan voorafgaand wordt de raad in de gelegenheid gesteld een zienswijze bij het college naar voren te brengen ten aanzien van het ontwerp van de wijziging van de GR NHA. 2. Beoogd resultaat Het verkrijgen van een zienswijze van de raad ten aanzien van het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met de uittreding van de minister van OCW. 3.

Onderbouwing voorstel 3.1 Een nieuwe Archiefwet leidt tot uittreding van de minister van OCW De Tweede Kamer heeft in februari 2025 ingestemd met een nieuwe Archiefwet. De nieuwe wet beoogt een modernisering van de Archiefwet uit 1995, zodat de wet beter inspeelt op digitaal informatiebeheer. Een van de gevolgen van de nieuwe Archiefwet is dat de minister van OCW uit alle regionale historische centra treedt, waaronder het Noord-Hollands Archief.

Kenmerk: 2026/119112

2/7

3.2 Voorgenomen uittreding Rijk per 1 januari 2027 De minister van OCW (deelnemer namens het Rijk) is voornemens per 1 januari 2027 uit de gemeenschappelijke regeling NHA te treden. Het voorstel daartoe is op 18 februari 2025 aangenomen door de Tweede Kamer. De wet wordt nu behandeld door de Eerste Kamer. Op 10 december heeft de minister van OCW zijn besluit tot uittreding uit de GR NHA gepubliceerd (bijlage 2). Na uittreding van de minister dragen de achterblijvende deelnemers de bestuurlijke, juridische en financiële verantwoordelijkheden voor de GR NHA. Met het Rijk blijft het NHA nauw samenwerken binnen de kaders van de nieuwe Archiefwet. Om de voorgenomen uittreding mogelijk te maken, zijn afspraken gemaakt en wordt de gemeenschappelijke regeling gewijzigd. 3.3 Afspraken over de voorwaarden van uittreding Over de uittreding heeft een vertegenwoordiging van de GR NHA in gesprekken met het ministerie van OCW en in afstemming met andere RHC’s nadere afspraken gemaakt. Dit heeft geresulteerd in een uittreedplan. Doel van het plan is het vastleggen van de voorwaarden en gevolgen van deze uittreding om zodoende een ordentelijke afwikkeling te waarborgen. Het algemeen bestuur (AB) van de GR NHA is verantwoordelijk voor het vaststellen van het uittreedplan. Het AB is op 11 maart 2026 akkoord gegaan met het plan (zie bijlage 3). Het uittreedplan omvat onder meer afspraken over: •

•

Het delegatiebesluit van de minister van OCW (bijlage 4): het beheer van de rijksarchieven blijft bij het NHA, maar het Rijk draagt taken en bevoegdheden voor (digitale kopieën van) analoge Rijksarchieven in de provincie Noord-Holland via een delegatiebesluit aan het NHA over. De financiële middelen (bijlagen 5a en 5b): door het Rijk wordt vanaf 2027 een specifieke uitkering (Spuk) als 'lumpsum' aan het NHA uitgekeerd. Ook de uittreedsom is vastgesteld. Deze is gebaseerd op een gedetailleerde berekening op basis van directe schade aan het samenwerkingsverband als gevolg van de uittreding. Het Rijk heeft verder eenmalige transitiemiddelen verstrekt aan het NHA voor de facilitering van de digitale transitie en het eigen e-depot. Overeengekomen is ook dat het Rijk geen verdeling of teruggave van het vermogen van het NHA vraagt op het tijdstip van uittreding. Dit vanwege de voortzetting van de samenwerking tussen het Rijk en het NHA. OCW heeft ook toegezegd zich in te spannen bij te dragen aan de renovatiekosten voor het depot van het NHA. Een geplande grootschalige renovatie van het pand aan de Kleine Houtweg 18 in Haarlem leidt structureel tot hogere huisvestingslasten voor het NHA. Om deze lasten te dekken zouden ook bijdragen van de deelnemers en de Spuk van het Rijk structureel verhoogd moeten worden. Medio 2026 volgt over een hogere Spuk nog bericht.

Over andere toekomstige en deels nog onvoorziene kostenontwikkelingen is de afspraak dat het NHA hierover met het rijk in gesprek gaat. Met OCW is overeengekomen dat OCW en het NHA in gesprek gaan waar de lumpsum niet toereikend is voor de plaatsing van rijksarchief in Emmen en of collectieve afspraken tussen het Nationaal Archief en de RHC’s.

Kenmerk: 2026/119112

3/7

In twee bestuursconvenanten (bijlagen 6a en 6b) is daarnaast de samenwerking tussen het Rijk, NA en de RHC’s vastgelegd. Dit betreft het ‘Bestuursconvenant duurzame samenwerking ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap en de Regionale Historische Centra’ van 1 februari 2024 en het ‘Bestuursconvenant structurele samenwerkingsafspraken ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap en de Regionaal Historische Centra’. 3.4 Aanpassing GR en betrokkenheid raad Nu de uittreedvoorwaarden door het AB zijn vastgesteld, kan de GR NHA worden gewijzigd. Een besluit tot het wijzigen van de GR NHA wordt krachtens de Wgr genomen door de colleges en de minister van OCW die deelnemen aan de regeling. Op grond van de Wgr is bij een wijziging, of deze nu technisch of inhoudelijk is, toestemming van de raden van de deelnemende gemeenten nodig. De raden van de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer en Velsen worden conform de Wgr voorafgaand in de gelegenheid gesteld binnen acht weken een zienswijze bij hun resp. colleges naar voren te brengen ten aanzien van de ontwerp wijzigingsregeling. Met inachtneming van de naar voren gebrachte zienswijzen wordt de definitieve wijzigingsregeling na het zomerreces van 2026 voor toestemming aan de raden voorgelegd. De minister van OCW volgt een wettelijke voorhangprocedure richting het parlement.

Die voorhangprocedure betreft het besluit van de minister van OCW om uit te treden. 3.4.1 Voorgestelde wijzigingen in GR NHA De GR NHA wordt gewijzigd om de uittreding van de minister te effectueren. De GR NHA wordt aangepast op de gevolgen daarvan voor de samenstelling van het bestuur van de GR NHA, en de daarbij behorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Om het de raad te vergemakkelijken zijn zienswijze (en aansluitend zijn toestemming) te geven ten aanzien van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (bijlagen 1a er 1b), is een ‘was wordt lijst’ van de huidige en de gewijzigde regeling bijgevoegd (bijlage 1c, met een toelichting bij elk afzonderlijk artikel. Belangrijke wijzigingen: • Uittreding minister van OCW: de minister van OCW (deelnemer namens het Rijk) is per 1 januari 2027 geen deelnemer meer. • Nieuwe Archiefwet: De GR NHA gaat uit van de Archiefwet 2027, in plaats van de Archiefwet 1995. • Samenstelling algemeen bestuur: Het AB van GR NHA bestaat per 1 januari 2027 uit zes in plaats van zeven leden. Het college van elke deelnemende gemeente wijst, na vertrek van de drie rijksbestuurders, uit zijn midden twee leden aan. Dit aantal is nodig omdat de Wgr bepaalt dat het DB uit minimaal drie leden bestaat en nimmer de meerderheid van het aantal leden in het AB vormt.

Als gevolg daarvan moeten er minimaal zes AB leden zijn na uittreding door de minister. • Het NHA krijgt de mogelijkheid een algemene reserve aan te houden: de beperkende maatregel met de belastingdienst over de algemene reserve wijzigt per 2027 als de koepelvrijstelling voor

Kenmerk: 2026/119112

4/7

het NHA vervalt en daarvoor in de plaats het NHA de btw belaste dienstverlening invoert. De beperking voor het aanhouden van de algemene reserve wordt ingetrokken. Dit biedt het NHA de mogelijkheid een algemene reserve aan te houden. 4. Risico’s en kanttekeningen 4.1 Risico’s 4.1.1 Financiële risico’s De uittreding van het Rijk brengt enkele financiële risico’s met zich mee: • Onzekerheid looptijd Spuk: de SPUK wordt voor een periode van 5 jaar toegekend en jaarlijks geïndexeerd. De hoogte van de rijksindex wordt in het lopende jaar in de ‘Circulaire gemeentefonds’ door het rijk bekend gemaakt. Als de rijksindex de kostenstijging voor het beheren en transporteren van de rijksarchieven niet dekt, is het NHA genoodzaakt binnen het beschikbare budget uitvoering te geven aan de wettelijke archieftaken of anders in overleg te treden met het rijk hierover. • Onzekerheid extra Spuk: de totstandkoming en hoogte van de Spuk voor de beoogde renovatiekosten voor de Kleine Houtweg wordt naar verwachting medio 2026 bekend. Deze kent een looptijd van 5 jaar terwijl de exploitatielasten structureel wijzigen. NHA heeft dit risico onderkend: de extra Spuk is tijdelijk, terwijl de huisvestingslasten structureel zullen zijn. Als maatregel is expliciet een inspanningsverplichting van OCW opgenomen om via de OCW‑begroting structurele extra middelen te zoeken.

Wel betaalt het Rijk het NHA tijdelijk meer om het transport van de rijksarchieven naar het rijksdepot in Emmen te kunnen intensiveren, zodat het NHA ruimte krijgt voordat de verbouwing van zijn depot start. Het Rijk houdt rekening met het rijksdepot in Emmen als ruimtebuffer, maar verbindt zich niet aan een structureel hogere Spuk voor de transportkosten en digitalisering om het raadplegen van de rijksarchieven mogelijk te maken. Voor het NHA betekent dit dat als het depot in Emmen niet toereikend is opnieuw met het Rijk over de financiering gesproken moet worden. • Risico op (achteraf) lagere vaststelling Spuk: het risico op een lagere subsidievaststelling en het terugvorderen van (een deel van) de Spuk achteraf kan door het ministerie van Binnenlandse Zaken, dat verantwoordelijk is voor de SISA, niet worden weggenomen. Als dat gebeurt, komen de uitgaven voor het beheren van de rijksarchieven voor rekening van de deelnemers. Het aanhouden van een algemene reserve om de bedrijfsrisico's af te kunnen dekken, is mogelijk maar wel beperkt tot de afspraak die de gemeenschappelijke regeling hieraan stelt. De Spuk mag niet (deels) aan een bestemmingsreserve worden toegevoegd om het risico op een lagere vaststelling af te dekken.

4.1.2 Juridische risico’s De uittreding van het Rijk heeft ook enkele juridische risico’s voor het NHA en de achterblijvende deelnemers, mede door de continuering van de samenwerking tussen het Rijk en het NHA. Aandachtspunten in de nieuwe samenwerking zijn:

Kenmerk: 2026/119112

5/7

•

•

•

De aanbestedingsvrije relatie: er lijken volgens het NHA geen juridische gevolgen voor het behoud van de aanbestedingsvrije relatie met zowel het Rijk als met de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling .1 Mocht zich toch een omstandigheid voordoen waarin deze redenering in rechte getoetst zal worden, dan zal het Rijk het NHA ondersteunen bij de proceskosten die worden gemaakt.2 Over de gevolgen van een eventuele rechterlijke uitspraak zal OCW te zijner tijd in gesprek gaan met het RHC om gezamenlijk de consequenties te wegen. Financiële claims: risico is ook dat het NHA na uittreding van het Rijk geconfronteerd wordt met een financiële claim over de periode waarin het Rijk nog deelnemer was in de gemeenschappelijke regeling. In dat geval zal het Rijk gevraagd worden bij te dragen aan claims naar rato van zijn aandeel in die gemeenschappelijke regeling. Convenant - binding en aansprakelijkheid: de juridische binding van het convenant ‘structurele samenwerkingsafspraken ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap en de Regionaal Historische Centra’ staat niet expliciet in het convenant vermeld. Dit ondanks aansturing van het NHA om met het oog de toekomstige samenwerking na uittreding tot expliciete juridisch bindende afspraken te komen. Ook voor de aansprakelijkheid van RHC’s, en de beperking daarvan, heeft GR NHA aangestuurd op explicietere afspraken.

Deze aansturing heeft echter niet geresulteerd in aanpassing van het convenant – ook omdat brede steun van andere RHC’s voor deze punten ontbrak.

4.1.3 Ruimtelijk: consequenties nieuwe Archiefwet Consequentie van de nieuwe Archiefwet is ook dat overheden de te bewaren informatie straks al na tien jaar overbrengen naar een archiefdienst waar iedereen de informatie kan raadplegen. Deze termijn was voorheen twintig jaar. De aanpassing van de termijn heeft naar verwachting ruimtelijke en financiële consequenties. Het NHA neemt maatregelen, zoals omschreven in het Raadsvoorstel Aankoop Kleine Houtweg 18 van de commissie ontwikkeling 05 februari 2026. 4.1.4 Inwerkingtreding Wet: Behandeling Eerste Kamer Voor een uittreding per 1 januari 2027 is ook behandeling van de nieuwe Archiefwet door de Eerste Kamer noodzakelijk. Op dit moment is nog niet duidelijk wanneer de Eerste Kamer de wet behandelt. 4.2 Kanttekeningen Na uittreding van de minister van OCW dragen de achterblijvende deelnemers de bestuurlijke, juridische en financiële verantwoordelijkheden voor de GR NHA. Het toetreden van andere deelnemers, zoals in 2026 nog gemeente Haarlemmermeer, draagt bij aan een groter draagvlak en verstevigt de samenwerking. Door de GR NHA wordt aan de toetreding van extra deelnemers extra prioriteit gegeven na de uittreding van het Rijk. Wanneer een nieuwe deelnemer toetreedt zal de GR

1 Brief van de Directeur-generaal Cultuur en Media van 29 juli 2025 omtrent het beheer archiefcollecties na

uittreding Rijk uit gemeenschappelijke regelingen: analyse aanbestedingsvrije relatie. 2 Dit zijn de taken die voortvloeien uit de Archiefwet.

Kenmerk: 2026/119112

6/7

opnieuw gewijzigd worden. 5. Consequenties en uitvoering Nadat de raden hun zienswijzen naar voren hebben gebracht bij hun colleges, wordt de GR NHA in ook definitief gewijzigd - met inachtneming van en terugkoppeling over de ingebrachte zienswijzen. Daarna wordt de raden om hun toestemming gevraagd voor de gewijzigde regeling. Nadat de raden van Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer toestemming hebben verleend en ook de minister van OCW de wettelijk verplichte voorhangprocedure heeft doorlopen, kan worden overgegaan tot bekendmaking van de gewijzigde regeling door de gemeente Haarlem. Dit alles is beoogd voor 2026, zodat de gewijzigde GR NHA per 1 januari 2027 in werking kan treden. 6. Bijlagen 1a. Ontwerp raadsbesluit wijziging gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met uittreding Rijk 1b. Wijziging GR NHA in verband met uittreding Rijk 1c. GR NHA Geconsolideerde versie na uittreding rijk Ontwerp 1d. Was-Wordt lijst GR NHA in verband met uittreding Rijk 2. Besluit minister van OCW 3. Uittreedplan GR NHA 4. Delegatiebesluit 5a. Regeling SPUK RHC 5b. Model beschikking SPUK RHC 6a. Bestuursconvenant duurzame samenwerking 2024-6919 6b. Concept Convenant

Kenmerk: 2026/119112

7/7