Was-Wordt tabel bij Besluit tot wijziging Budgethoudersregeling gemeente Haarlem 20219

Was/Wordt tabel behorende bij het Besluit tot wijziging van de Budgethoudersregeling gemeente Haarlem 2019 bestaande tekst Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: 1. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem; 2. hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor een aangewezen deel van de gemeentelijke financiële middelen. 3. budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten; 4. budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen; 5. budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken; 6. beleidsveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting; 7. product: een onderdeel van een beleidsveld uit de begroting op het niveau waarvan het college stuurt; 8.

medewerker: eenieder die werkzaam is bij de gemeente Haarlem op basis van een n aanstelling als ambtenaar of arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Haarlem werkzaam is.

nieuwe tekst Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem; b. hoofdbudgethouder: een directeur die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor een aangewezen deel van de gemeentelijke financiële middelen. De algemeen directeur/gemeentesecretaris draagt de eindverantwoordelijkheid voor het geheel; c. budgethouder: degene die bevoegd is ten laste van het aan hem toegekende budget en krediet uitgaven te doen of ten gunste van zijn budget inkomsten te genereren en die verantwoordelijk is voor het financieel beheer van de toegekende budgetten; d. budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder budgetbevoegdheid is opgedragen; e. prestatieverklaarder: degene die bij goedkeuring van de factuur inhoudelijk beoordeelt of de prestatie is geleverd conform gemaakte afspraken; f. budget: de middelen die via de programmabegroting of kredietverlening beschikbaar zijn op programma’s, producten, projecten of als investeringskredieten voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken; g. beleidsveld: een door de raad geautoriseerd onderdeel van een programma uit de begroting; h. product: een onderdeel van een beleidsveld uit de begroting op het niveau waarvan het college stuurt;

i.

project: een samenhangend geheel van tijdelijke activiteiten gericht op het behalen van een vooraf vastgesteld resultaat binnen een vastgesteld budget en waarvoor verantwoording en sturing expliciet ambtelijk binnen een projectorganisatie zijn belegd j. medewerker: eenieder die werkzaam is bij de gemeente Haarlem op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel anders dan in dienstbetrekking arbeid verricht bij de gemeente Haarlem , waaronder niet wordt begrepen de burgemeester, wethouders, raadsleden en griffiemedewerkers. k. inkooporder: een in het financieel systeem geregistreerde verplichting tot betaling. l. krediet: het door de gemeenteraad geautoriseerde bedrag dat beschikbaar wordt gesteld voor een specifieke investering die in het investeringsplan is opgenomen. Artikel 2 eerste t/m vijfde lid Artikel 2 Aanwijzing budgethouder 1. De algemeen directeuren de overige directeuren worden aangewezen als hoofdbudgethouder. De algemeen directeur en de overige directeuren bepalen welke directeur per afdeling als hoofdbudgethouder fungeert. De hoofdbudgethouders kunnen elkaar vervangen. 2. De algemeen directeur en de overige directeuren zijn bevoegd om per budget een afdelingsmanager als budgethouder aan te wijzen. 3.

Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten. 4. Met het vaststellen van een procesopdracht kan een budgethouder (een deel van) zijn budget of een krediet toezeggen als dekking van een project. Met het vaststellen van de

Artikel 2 eerste t/m vijfde lid Artikel 2 Aanwijzing budgethouder 1. De algemeen directeur en de overige directeuren worden aangewezen als hoofdbudgethouder. Daarbij worden de directeuren aangewezen voor de afdelingen binnen het domein ten aanzien waarvan zij als directeur werkzaam zijn. 2. Een hoofdbudgethouder is bevoegd om per budget een afdelingsmanager als budgethouder aan te wijzen. 3. Een budgethouder kan een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder zijn/haar eindverantwoordelijkheid het beheer voert/-en over een bepaald deel van onder hem/haar ressorterende budgetten of kredieten. 4. Met het vaststellen van een procesopdracht (of projectopdracht, projectbrief of soortgelijk document) kan een budgethouder (een deel van) zijn budget of een

procesopdracht benoemt de budgethouder de (aan te wijzen) procesmanager als budgetbeheerder. Het aanwijzen of wijzigen van een procesmanager als budgetbeheerder gebeurt door de leidinggevende van de procesmanagers, het hoofd of de teammanager van de afdeling Proces- en Contract management (PCM). 4a. De directie kan, ten behoeve van een door de directie ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of gebiedsof programmamanager aanwijzen als budgethouder. Tevens kan de directie een budgethouder benoemen ten behoeve van een krediet. 5. Elke budgethouder wijst bij afwezigheid binnen het financieel systeem een vervangend budgethouder aan die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder. Bij ontbreken van een aangewezen vervanger van de budgethouder wordt deze bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder

investeringskrediet toezeggen als dekking van een project. Met het vaststellen van de procesopdracht benoemt de budgethouder de (aan te wijzen) procesmanager (of projectmanager, projectleider) als budgetbeheerder. Het aanwijzen of wijzigen van een procesmanager als budgetbeheerder gebeurt in deze gevallen niet door de budgethouder maar door de leidinggevende van de procesmanagers. 4a. De directie kan, ten behoeve van een door de directie ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of gebiedsof programmamanager aanwijzen als budgethouder. Tevens kan de directie een budgethouder benoemen ten behoeve van een krediet. 5. Elke budgethouder wijst bij afwezigheid binnen het financieel systeem een vervangend budgethouder aan die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder.

Bestaande tekst artikel 3 onderdeel d d. het tijdig, juist en volledig aanmaken van een inkooporder bij het aangaan van een verplichting ten laste van de eigen budgetten.

Nieuwe tekst artikel 3 onderdeel d d. het tijdig, juist en volledig laten aanmaken van een inkoopverzoek bij het aangaan van een verplichting ten laste van de eigen budgetten, waarna een digitale goedkeuring volgt en het inkoopverzoek de status van inkooporder verkrijgt. Hier kan de directie een ondergrens voor bepalen. Nieuwe tekst artikel 3 onderdeel f en onderdeel g f. Laten vaststellen of de geleverde goederen en of diensten en of werken voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. g. het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor inkoopverzoeken en facturen. Nieuwe tekst artikel 4 Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

Bestaande tekst artikel 3, onderdeel f en onderdeel g f. het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. g. het inrichten van een rechtmatige autorisatiestructuur voor facturen Bestaande tekst artikel 4 Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder

1. De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden: a. (meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde (meerjaren) begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld; b. financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden; c. financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten: - kapitaallasten; - toerekening kostenplaatsen - stortingen in reserves en voorzieningen; - stelposten en onvoorzien; - doorbelastingen (bijv. doorbelaste lonen); d. financiële verplichtingen vanaf €250.000 ten laste van Haarlem (bedrag is inclusief BTW) mogen slechts worden aangegaan na akkoord door de hoofdbudgethouder of zijn vervanger. 2. Een budgethouder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen indien door een ander dan de budgethouder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken. Voor betalingen aan derden via geautomatiseerd elektronisch berichtenverkeer is geen autorisatie door de budgethouder nodig. 3.

Wat betreft het betaalbaar stellen van facturen als bedoeld in lid 1 en lid gelden 2 gelden in aanvulling de volgende voorwaarden voor facturen ten laste van Haarlem (bedragen zijn inclusief BTW): a. Tot maximaal € 250.000 op eigen titel; b. vanaf € 250.000 waarbij ook autorisatie wordt verkregen van de hoofdbudgethouder

1. De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden: a. (meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde (meerjaren) begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld; b. financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden; c. financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten: - kapitaallasten; - stortingen in reserves en voorzieningen; - stelposten en onvoorzien; - doorbelastingen (bijv. doorbelaste lonen); d. financiële verplichtingen worden geregistreerd in het financieel systeem door middel van een inkooporder. De directie kan een ondergrens bepalen. 2. Ingeval geen inkooporder aanwezig is of het bedrag de inkooporder te boven gaat, is een budgethouder bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen indien door een ander dan de budgethouder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken. Voor betalingen aan derden via geautomatiseerd elektronisch berichtenverkeer (sociaal domein) is geen autorisatie door de budgethouder nodig. 3.

Wat betreft het aangaan van verplichtingen en het betaalbaar stellen van facturen als bedoeld in het eerste lid en het tweede lid gelden in aanvulling de volgende voorwaarden voor facturen ten laste van Haarlem (bedragen zijn exclusief BTW): c. Tot maximaal € 250.000 op eigen titel;

4. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het Mandateringsbesluit alsmede conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 5. De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen. 6. Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

d. vanaf € 250.000 waarbij autorisatie wordt verkregen van de hoofdbudgethouder 4. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het Mandateringsbesluit van de gemeente Haarlem alsmede conform het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid. 5. De functie van budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en functies die belast zijn met het applicatiebeheer van financiële systemen. 6. Een budgethouder kan geen verplichtingen aangaan en geen facturen autoriseren waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt.

Bestaande tekst artikel 4a Artikel 4a Bevoegdheden en verplichtingen budgetbeheerder 1. De budgetbeheerder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder voorwaarden dat : a. (meerjarige) financiële verplichtingen slechts kunnen worden aangegaan nadat de budgetbeheerder heeft vastgesteld dat in de hiervoor vastgestelde (meerjaren) begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld; b. financiële verplichtingen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden; c. financiële verplichtingen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten: - kapitaallasten; - toerekening kostenplaatsen; - stortingen in reserves en voorzieningen; - stelposten en onvoorzien; - doorbelastingen (bijv. doorbelaste lonen);

Nieuwe tekst artikel 4a Artikel 4a Bevoegdheden en verplichtingen budgetbeheerder 1. De budgetbeheerder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder voorwaarden dat : a. (meerjarige) financiële verplichtingen slechts kunnen worden aangegaan nadat de budgetbeheerder heeft vastgesteld dat in de hiervoor vastgestelde (meerjaren) begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld; b. financiële verplichtingen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden; c. financiële verplichtingen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten: - kapitaallasten; - stortingen in reserves en voorzieningen; - stelposten en onvoorzien; - doorbelastingen (bijv. doorbelaste lonen);

d. financiële verplichtingen vanaf €100.000 ten laste van Haarlem (bedrag is inclusief BTW) mogen slechts worden aangegaan na akkoord door de budgethouder of zijn vervanger. e. Financiële verplichtingen vanaf € 250.000 mogen slechts worden aangegaan indien tevens de hoofdbudgethouder akkoord is. 2. Een budgetbeheerder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, indien door een ander dan de budgetbeheerder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken.. Voor betalingen aan derden via geautomatiseerd elektronisch berichtenverkeer is geen autorisatie door de budgethouder nodig. 3. Wat betreft het aangaan van verplichtingen en het betaalbaar stellen van facturen als bedoeld in het eerste lid en het tweede lid gelden in aanvulling de volgende voorwaarden voor facturen ten laste van Haarlem (bedragen zijn inclusief BTW): a. Tot maximaal € 100.000 op eigen titel; b. van € 100.000 tot € 250.000 waarbij autorisatie wordt verkregen van de budgethouder; c. vanaf € 250.000 waarbij autorisatie wordt verkregen van de budgethouder en de hoofdbudgethouder. 4. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het Mandateringsbesluit alsmede conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid 5.

De functie van budgetbeheerder is onverenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en met functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen. 6. Een budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt. Bestaande tekst artikel 5, eerste lid, onderdeel a

d. financiële verplichtingen worden geregistreerd in het financieel systeem door middel van een inkooporder. De directie kan een ondergrens bepalen.

2. Een budgetbeheerder is bevoegd tot het betaalbaar stellen van facturen, indien door een ander dan de budgetbeheerder is vastgesteld dat de prestatie is geleverd en voldoet aan de afspraken.. Voor betalingen aan derden via geautomatiseerd elektronisch berichtenverkeer is geen autorisatie door de budgethouder nodig. 3. Wat betreft het aangaan van verplichtingen en het betaalbaar stellen van facturen gelden in de volgende voorwaarden voor facturen ten laste van Haarlem (bedragen zijn exclusief BTW): a. Tot maximaal € 100.000 op eigen titel; b. van € 100.000 tot € 250.000 waarbij autorisatie wordt verkregen van de budgethouder; c. vanaf € 250.000 waarbij autorisatie wordt verkregen van de budgethouder en de hoofdbudgethouder. 4. Inkoop en/of aanbesteding van diensten, leveringen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting, het Mandateringsbesluit van de gemeente Haarlem alsmede conform het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid 5. De functie van budgetbeheerder is onverenigbaar met een functie waarin een betaalopdracht kan worden gecreëerd en met functies die belast zijn met applicatiebeheer van financiële systemen. 6. Een budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en geen facturen autoriseren waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt. Nieuwe tekst artikel 5, eerste lid, onderdeel a

a. in de lasten binnen één kostenplaats of in de baten binnen één kostenplaats;

a. in de lasten binnen één product/project of in de baten binnen één product/project;

Bestaande tekst artikel 6, derde lid

Nieuwe tekst artikel 6, derde lid

3. Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen

3. Meevallers in de baten (lees: werkelijke inkomsten zijn hoger dan begroot) mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen