Vrijgeven voorbereidingskrediet herinrichting Gedempte Oostersingelgracht - getekend raadsbesluit

Raadsbesluit

*;♦ Gemeente Haarlem

4*

Onderwerp

Vrijgeven voorbereidingskrediet herinrichting Gedempte Oostersingelgracht Nummer

2024/24234________________

Portefeuillehouder

Berkhout, R.A.H.____________

Programma/beleidsveld

4.3 Aantrekkelijke leefomgeving

Afdeling____________

PCM______________________

Auteur_____________

Vroom, W.A.W._____________

Telefoonnummer

023-5113832

Email

wvroom (8) haarlem.nl

Kernboodschap

In oktober 2023 is de commissie geïnformeerd over het proces waarmee de herinrichting van de Gedempte Oostersingelgracht (Groene Singel) wordt

voorbereid. Om die voorbereiding te kunnen uitvoeren, is een voorbereidingskrediet noodzakelijk. Bij de Programmabegroting is tot nu toe € 100.000 vrijgegeven. Om de definitiefase volgens het Haarlems Civiel Planproces te kunnen doorlopen is naar verwachting in totaal € 300.000 voorbereidingskrediet noodzakelijk. De raad wordt verzocht om daarom op dit moment aanvullend € 200.000 voorbereidingskrediet vrij te geven.

Behandelvoorstel voor

commissie

De commissie Beheer wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het

raadsstuk in de raadsvergadering. Relevante eerdere

Proces co-creatie herinrichting Gedempte Oostersingelgracht (2023/1382512) in

besluiten

commissie Beheer 2 november 2023

Besluit College d.d. 30 januari 2024

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Kenmerk: 2024/24234

de burgemeester,

1/4

Ontwerp-besluit Raad d.d. „U-ra 7024

De raad der gemeente Haarlem,

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Een aanvullend voorbereidingskrediet vrij te geven van € 200.000 voor de definitiefase van het project Herinrichting Gedempte Oostersingelgracht

(Groene Singel) ten laste van IP-post OR.021 (

de voorzitter.

Wier,

1. Inleiding leer geïnformeerd over het proces van co-creatie In oktober 2023 heeft het college commissie dat zal worden gevolgd bij het project Herinrichting Gedempte Oostersingelgracht (Groene Singel). In het Investeringsprogramma zijn daarvoor de posten SOR.29, OR.021 en OR.029 opgenomen, waarbij de voorbereidingskosten zijn opgenomen onder OR.021. Om de definitiefase van dit project te

kunnen doorlopen is een voorbereidingskrediet noodzakelijk van, naar verwachting, € 300.000. Het uitgangspunt is dat voorbereidingskredieten via een besluit worden vrijgegeven als onderdeel van de Kadernota of de Programmabegroting. Voor dit project is op die wijze tot nu toe € 100.000 vrijgegeven bij de Programmabegroting 2023-2027. Het eerstvolgende moment om meer krediet vrij

te geven, zou pas in juli 2024 bij de Kadernota 2025 zijn.

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor:

1.

Een aanvullend voorbereidingskrediet vrij te geven van € 200.000 voor de definitiefase van het project Herinrichting Gedempte Oostersingelgracht (Groene Singel) ten laste van IP-post

OR.021

3. Beoogd resultaat Door een groter deel van het voorbereidingskrediet vrij te geven, kan de definitiefase van het project

Herinrichting Gedempte Oostersingelgracht (Groene Singel) worden doorlopen. Vrijgeven van het overige voorbereidingskrediet, ten behoeve van de hierna volgende ontwerpfase, kan op het

passende moment worden opgenomen in de besluitvorming bij de Kadernota of de Programmabegroting.

Kenmerk: 2024/24234

2/4

4* 4. Argumenten 4.1 Met het verzochte voorbereidingskrediet kan de definitiefase van het project worden doorlopen.

De verwachting is dat met een voorbereidingskrediet van in totaal € 300.000 de definitiefase kan worden doorlopen en afgerond. Eindproducten van deze fase zijn de kaderstellende startnotitie,

voorzien van Programma van Eisen, Klanteisenspecificatie en een schets. Alle benodigde onderzoeken en processen om tot kwalitatief hoogwaardige producten te komen, zullen hiermee ook worden uitgevoerd. 4.2 Voor de definitiefase van dit project is een op zichzelf staand besluit van de gemeenteraad wenselijk om vertraging te beperken

In de afgelopen periode is voor projecten steeds de eerste jaarschijf als voorbereidingskrediet

vrijgegeven bij de vaststelling van de Programmabegroting. Vrijgave van overig voorbereidingskrediet is opgenomen bij de besluitvorming over de Programmabegroting of Kadernota nadat het project binnen de organisatie is opgestart. Voor de meeste projecten levert dit geen probleem op omdat de begroting voor de eerste jaarschijf voldoende is om de periode tot de eerstvolgende Programmabegroting / Kadernota te overbruggen.

Voor het project Herinrichting Gedempte Oostersingelgracht levert dat wel een probleem op, aangezien in de begroting voor de jaarschijf 2023 € 100.000 is opgenomen, die eind 2022 is vrijgegeven bij de Programmabegroting 2023-2027. Overige voorbereidingsposten in dit project zijn begroot in 2024 en 2025.

Bij het opstarten van het project eind 2023 bleek dat in dit geval het bij de Programmabegroting vrijgegeven krediet te beperkt is om de periode tot aan de Kadernota 2025 te overbruggen. Met dit

budget worden verschillende onderzoeken uitgevoerd en wordt het co-creatieproces georganiseerd met de stakeholders. Hiermee kan de kaderstellende startnotitie en het programma van eisen worden opgesteld. Een (aanvullend) kredietbesluit bij de vaststelling van de Kadernota 2025 in juli 2024 zou voor dit project meerdere maanden vertraging met zich meebrengen. Verplichtingen jegens opdrachtnemers

mogen pas worden aangegaan nadat het krediet is vrijgegeven. Om die vertraging te voorkomen is het nodig om voor de definitiefase van dit project het voorbereidingskrediet vrij te geven met een op zichzelf staand besluit. Het voorbereidingskrediet ten behoeve van de ontwerpfase kan wel gewoon via de besluitvorming bij de Kadernota of de Programmabegroting worden vrijgegeven.

5. Risico's en kanttekeningen

Kenmerk: 2024/24234

3/4

6. Uitvoering Er is gestart met de definitiefase van het project op basis van het reeds vrijgegeven deel van het

voorbereidingskrediet. Door nu het gehele voorbereidingskrediet vrij te geven voor deze fase, kunnen de volgende stappen worden gezet. Daaronder vallen de uitvoering van verschillende onderzoeken, maar ook de ondersteuning van de co-creatie.

PRE-INITIATIEFFASE

INIT1ATIEFFASE

DEFINITIEFASE

ONTWERPFASE

VOORBEREIDINGSFASE

REALISATIEFASE

Fase

Producten_________________

Initiatieffase

Plan van Aanpak

Q4 2023 - Q1 2024

Definitiefase

Onderzoeken

Q1-Q2 2024

Kaderstellende startnotitie met

Bevoegd

Raad

Planning gereed

Q2-Q3 2024

PvE en schets

Ontwerpfase

Voorbereidingsfase

Realisatiefase

Q3 2024

Participatie VO vrijgeven voor inspraak

B&W

Q12025

DO vaststellen______________

Raad

03 2025

Technische uitwerking Vergunningen

B&W

04 2025 Q4 2025

Werkvoorbereiding

Q12026

Start uitvoering

02 2026 Q4 2026

Uitvoering gereed

7. Bijlagen

Kenmerk: 2024/24234

4/4