Vaststellen verordening van de raad van de gemeente Haarlem houdende wijziging van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022 en Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers

Raadsvoorstel

Onderwerp Vaststellen verordening van de raad van de gemeente Haarlem houdende wijziging van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022 en Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem Nummer 2026/ 59913 Van seniorenconvent Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling GRIFFIE Auteur Taets van Amerongen-Ingram, D.M. Email dtaets@haarlem.nl Kernboodschap De raad wordt voorgesteld de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022 te actualiseren om beter aan te sluiten bij de staande uitvoeringspraktijk en om interpretatieverschillen te voorkomen bij het toekennen, besteden, verantwoorden en zo nodig terugvorderen van fractiemiddelen. In de uitvoering is gebleken dat enkele bepalingen ruimte laten voor uiteenlopende uitleg. Met deze wijzigingsverordening worden deze onderdelen verduidelijkt en worden explicieter gemaakt, zodat de eenduidig toepasbaar is. Daarnaast wordt de raad voorgesteld de Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem vast te stellen. Met deze regeling worden uniforme maatregelen vastgelegd voor de inzet van fractiemedewerkers en stagiairs, met als doel de formele registratie en integriteitstoetsing te versterken, de fysieke beveiliging en informatieveiligheid te waarborgen en de rechtmatige besteding van fractiebudgetten te bevorderen.

Behandelvoorstel voor Het seniorenconvent wordt verzocht advies uit te brengen aan de raad over de commissie wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering. Relevante eerdere Voorstel tot vaststelling uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs besluiten Ontwerp-besluit raad De raad der gemeente Haarlem, d.d. ………. (wordt ingevuld door de Gelezen het voorstel van het seniorenconvent griffie) Besluit: 1. ‘Verordening houdende wijziging van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022’ vast te stellen. 2. De ‘Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem’ vast te stellen. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2026/59913

1/7

1. Aanleiding De Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022 vormt het kader voor de financiële bijdrage aan raadsfracties en de verantwoording daarover. In de uitvoeringspraktijk is gebleken dat een aantal bepalingen te veel ruimte laat voor verschillende interpretaties. Dit speelt met name bij de jaarlijkse indexering van de bedragen, bij de termijnen en werkwijze rond vaststelling en bevoorschotting, en bij de toepassing van de regeling wanneer zich wijzigingen voordoen in de fractiesamenstelling, zoals afsplitsingen. In de uitvoering is daarnaast gebleken dat artikel 3 wel een opsomming bevat van uitgaven die in ieder geval niet zijn toegestaan, maar dat enkele veelvoorkomende of lastig te duiden categorieën daarin niet expliciet worden genoemd. Dit leidt bij de controle en bij vragen van fracties tot discussie over de vraag of bepaalde uitgaven wel of niet onder fractieondersteuning vallen en welke uitgaven sowieso niet zijn toegestaan. Daarom is verduidelijking gewenst, zodat fracties vooraf weten waar zij aan toe zijn en de controle achteraf op een consistente manier kan plaatsvinden. Tot slot kan zich na vaststelling en verrekening de situatie voordoen dat (een deel van) het ontvangen voorschot moet worden terugbetaald, terwijl de fractie inmiddels niet (meer) in de raad is vertegenwoordigd of feitelijk niet meer functioneert.

Omdat een fractie geen rechtspersoon is, is in dergelijke situaties niet altijd duidelijk wie namens de fractie kan worden aangesproken op nakoming en terugbetaling. Dit kan de invordering bemoeilijken. Daarnaast is in de praktijk gebleken dat er onduidelijkheden bestaan over de inzet van fractiemedewerkers en stagiairs, onder meer over formele aanmelding en registratie, integriteitseisen, toegangsrechten tot gemeentelijke gebouwen en (vertrouwelijke) informatie, en de bekostiging van vergoedingen en middelen. Om hierin uniformiteit en transparantie te realiseren is een uitvoeringsregeling opgesteld die deze inzet nader regelt binnen de kaders van de verordening. Fracties maken gebruik van fractiemedewerkers voor de ondersteuning van hun werkzaamheden. Zij leveren een belangrijke bijdrage aan het goed functioneren van raadsfracties. In de praktijk is

Kenmerk: 2026/59913

2/7

gebleken dat er onduidelijkheden bestaan over de inzet van fractiemedewerkers, zowel ten aanzien van hun rechtspositie, financiering en formele registratie, als ten aanzien van de aan hen toegekende informatierechten en plichten, werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Op dit moment zijn fractiemedewerkers formeel bij de griffie aangemeld. In de praktijk komt het echter ook voor dat fracties personen inzetten die niet zijn aangemeld bij de griffie en onder uiteenlopende benamingen werkzaamheden voor hen verrichten, zoals fractieassistenten, medewerkers, stagiairs of vrijwilligers. Zonder formele aanmelding ontbreekt inzicht wie deze personen zijn, welke werkzaamheden zij bij de fractie verrichten en onder welke rechtspositie zij vallen. Daarnaast is, wanneer personen niet formeel bij de griffie zijn aangemeld, niet duidelijk over welke toegangsrechten zij beschikken, zowel wat betreft de fysieke toegang tot gemeentelijke gebouwen als voor (vertrouwelijke) informatie. Dit vormt een risico voor de informatiebeveiliging en de naleving van geheimhoudingsplicht. Fractiemedewerkers en stagiairs behoren nu niet tot de kring van personen aan wie op grond van de Gemeentewet geheime informatie is verstrekt. Verder komt het voor dat mensen die door raadsfracties worden ingezet voor ondersteunende werkzaamheden niet of niet volledig worden bekostigd uit het fractiebudget.

Ook de aan hen ter beschikking gestelde middelen, zoals ICT-apparatuur en mobiele devices, worden niet in alle gevallen uit het fractiebudget bekostigd. Dit kan ertoe leiden dat middelen die voor fractieondersteuning zijn bestemd onbenut terugvloeien naar de algemene reserve, terwijl feitelijke kosten ten laste komen van andere gemeentelijke budgetten. Gelet op de hiervoor geschetste praktijk is het noodzakelijk om uniforme maatregelen vast te stellen over de inzet van fractiemedewerkers en stagiairs. Deze maatregelen beogen de formele registratie en integriteitstoetsing te versterken, de fysieke beveiliging en de informatieveiligheid te waarborgen en de rechtmatige besteding van fractiebudgetten te bevorderen. Daarom wordt de raad voorgesteld de Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem vast te stellen. 2. Beoogd resultaat Het beoogd resultaat van dit raadsbesluit is dat de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022 op een aantal punten explicieter en beter uitvoerbaar wordt, zodat de regeling eenduidig kan worden toegepast door fracties, griffie en financiële uitvoering.

Daarmee wordt beoogd dat: • de wijze van indexering van de bedragen vooraf vastligt en jaarlijks consistent kan worden toegepast; • de termijnen voor vaststelling, bekendmaking en bevoorschotting aansluiten bij de uitvoeringspraktijk; • de toepassing bij wijzigingen, waaronder afsplitsing, duidelijk is vastgelegd; • het kader voor niet toelaatbare bestedingen op enkele punten is verduidelijkt, zodat beoordeling en controle consistenter kan plaatsvinden; en

Kenmerk: 2026/59913

3/7

•

de invorderbaarheid van terug te betalen bedragen is geborgd door duidelijkheid te geven over aanspreekbaarheid bij niet nakoming.

Met de vaststelling van de Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem wordt beoogd dat voor alle fracties uniforme basisafspraken gelden over aanmelding en registratie, integriteitstoetsing en toegang tot gemeentelijke voorzieningen en informatie. Daarmee worden de fysieke beveiliging en informatieveiligheid versterkt en wordt de rechtmatige besteding van fractiebudgetten bevorderd. 3. Onderbouwing voorstel De voorgestelde wijzigingen hebben een overwegend verduidelijkend en technisch karakter. Zij sluiten op onderdelen beter aan bij de staande praktijk, zodat de verordening eenduidig toepasbaar is voor fracties en voor de uitvoering door griffie en financiële organisatie. Indexering In de uitvoering is in de afgelopen jaren een vaste werkwijze gehanteerd voor de jaarlijkse indexering van de fractiebijdrage. Deze werkwijze was echter niet expliciet in de verordening vastgelegd. Door aan te geven dat wordt aangesloten bij het in de Kadernota voor het betreffende begrotingsjaar opgenomen indexatiepercentage voor subsidies, wordt de bestaande werkwijze expliciet gemaakt. Vaststelling en bevoorschotting De verordening gaat uit van vaststelling en bekendmaking in december, terwijl dit in de uitvoering in januari plaatsvindt. Met de aanpassing wordt aangesloten bij de staande praktijk.

Besteding en verantwoording Artikel 3 bevat al een niet limitatieve opsomming van bestedingen die in ieder geval niet zijn toegestaan. In de praktijk is gebleken dat het behulpzaam is om enkele categorieën expliciet te benoemen die bij beoordeling en controle tot vragen kunnen leiden. Door deze aanvullingen wordt vooraf meer duidelijkheid gegeven richting fracties en kan de beoordeling en controle consistenter plaatsvinden, terwijl de niet limitatieve opzet van het artikel behouden blijft. Afsplitsing Artikel 6 regelt bij afsplitsing expliciet de gevolgen voor het variabele deel per zetel. De toepassing ten aanzien van het basisbedrag was niet expliciet opgenomen, maar wel in de praktijk toegepast. Met de aanvulling wordt verduidelijkt hoe het basisbedrag bij afsplitsing wordt toegepast in het lopende kalenderjaar en hoe dit doorwerkt naar het daaropvolgende kalenderjaar. Terugvordering en aanspreekbaarheid In voorkomende gevallen kan na vaststelling en verrekening blijken dat (een deel van) het voorschot moet worden terugbetaald, terwijl een fractie niet (meer) in de raad is vertegenwoordigd of feitelijk

Kenmerk: 2026/59913

4/7

niet meer bestaat. Omdat een fractie geen rechtspersoon is, is het wenselijk om te verduidelijken wie in dergelijke situaties namens de fractie kan worden aangesproken op nakoming en terugbetaling. Met de aanvulling in artikel 8 wordt deze aanspreekbaarheid expliciet gemaakt en wordt de invordering praktisch beter geborgd. Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs De uitvoeringsregeling concretiseert uniforme maatregelen voor de inzet van fractiemedewerkers en stagiairs, binnen de kaders van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022. De regeling legt vast dat fractiemedewerkers (waaronder ook vrijwilligers) en stagiairs voorafgaand aan de start bij de griffier worden aangemeld en geregistreerd en dat vóór aanvang de integriteit- en geheimhoudingsverklaring () wordt ondertekend en nevenwerkzaamheden worden opgegeven. Ook worden uniforme uitgangspunten vastgelegd over toegang tot gemeentelijke gebouwen en tot informatie, waarbij geldt dat stagiairs in geen geval toegang krijgen tot vertrouwelijke of geheime informatie en dat eventuele tijdelijke toegang voor fractiemedewerkers alleen op strikt noodzakelijke basis en na gemotiveerd verzoek door de griffier kan worden toegestaan. Tot slot wordt verduidelijkt dat vergoedingen en middelen (zoals ICT-apparatuur en mobiele devices) uit het fractiebudget worden bekostigd. 4.

Risico’s en kanttekeningen 4.1 Risico’s Aan dit voorstel zijn geen wezenlijke risico’s verbonden. De wijzigingen in de verordening leggen op onderdelen de staande uitvoeringspraktijk expliciet vast en beogen geen inhoudelijke aanpassing. De uitvoeringsregeling vraagt om consequente toepassing (aanmelding vooraf en naleving van de vastgelegde werkwijze), 4.2 Kanttekeningen De aanvullingen in artikel 3 hebben een verduidelijkend karakter. De opsomming van niettoelaatbare bestedingen blijft niet limitatief; ook uitgaven die niet passen binnen het doel en de strekking van fractieondersteuning blijven niet toegestaan, ook als zij niet expliciet zijn genoemd. Voor een consistente uitvoering van deze verordening is en blijft het van belang dat bij beoordeling en controle steeds wordt aangesloten bij het doel van financiële bijdrage zoals opgenomen in artikel 3, eerste lid en dat vergelijkbare gevallen gelijk worden behandeld. De uitvoeringsregeling bevat uniforme uitgangspunten, maar toepassing in individuele gevallen vraagt waar nodig een concrete beoordeling (bijvoorbeeld bij een gemotiveerd verzoek om tijdelijke toegang tot vertrouwelijke of geheime informatie). Dit wordt ondervangen door een consistente

Kenmerk: 2026/59913

5/7

uitvoeringslijn door de griffier en door het uitgangspunt dat toegang zo beperkt mogelijk wordt verleend. De uitvoeringsregeling legt uniforme basisafspraken vast. Kanttekening daarbij is dat de regeling een beperkte uitzonderingsroute bevat voor situaties waarin een fractie stelt dat een fractiemedewerker tijdelijke toegang tot specifieke vertrouwelijke informatie nodig heeft voor de uitvoering van werkzaamheden. In zulke gevallen moet de griffier het verzoek beoordelen op noodzaak, reikwijdte, duur en wijze van toegang en daarbij passende voorwaarden stellen. Stagiairs krijgen in geen geval toegang. 5. Consequenties en uitvoering 5.1 Financiën Aan dit voorstel zijn geen directe financiële consequenties verbonden. De wijzigingen zijn technisch en procedureel van aard en leiden niet tot extra uitgaven. Voor de uitvoering is geen aanvullend budget of afzonderlijk financieel besluit nodig. De uitvoeringsregeling verduidelijkt dat vergoedingen voor fractiemedewerkers en stagiairs en ook middelen zoals ICT apparatuur en mobiele devices uit het fractiebudget worden bekostigd. 5.2 Communicatie Na vaststelling wordt de gewijzigde verordening bekendgemaakt via het elektronische gemeenteblad op overheid.nl. Daarnaast worden raads- en commissieleden door de griffie geïnformeerd over de wijzigingen. Er vindt geen externe communicatie richting inwoners of andere belanghebbenden plaats.

De griffie verstrekt de vastgestelde uitvoeringsregeling aan alle fracties en communiceert de praktische werkwijze voor aanmelding, het aanleveren van VOG en de integriteitsverklaring. 5.3 Participatie Dit voorstel betreft een interne regeling voor ondersteuning van raadsfracties. Participatie van inwoners of andere externe belanghebbenden is daarom niet aan de orde. 5.4 Juridisch De wettelijke grondslag voor deze verordening is artikel 33, derde lid van de Gemeentewet. De raad is bevoegd tot vaststelling en wijziging van de verordening. De wijzigingen beogen de verordening beter uitvoerbaar te maken en onduidelijkheden weg te nemen. Na vaststelling vindt bekendmaking plaats in het elektronische gemeenteblad. De Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem is een nadere uitwerking binnen de kaders van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022. De verordening definieert het begrip fractiemedewerker en bevat regels over de besteding en verantwoording van de financiële bijdrage voor fractieondersteuning. De uitvoeringsregeling sluit

Kenmerk: 2026/59913

6/7

daarop aan door uniforme praktische afspraken vast te leggen over de inzet van fractiemedewerkers en stagiairs. 5.5 Planning  Behandeling van het voorstel in het seniorenconvent op 16 februari 2026.  Zonder tussenkomst van de commissie Bestuur als hamerstuk aan te bieden ter vaststelling in de raadsvergadering van 26 maart.  De uitvoeringsregeling treedt in werking met ingang van de nieuwe raadsperiode.  Bekendmaking in het elektronische gemeenteblad en inwerkingtreding op de dag na bekendmaking. 6. Bijlage Bijlage 1: Verordening houdende wijziging van de Verordening geldelijke voorzieningen gemeenteraadsfracties Haarlem 2022 Bijlage 2: Was/wordt tabel bij de wijzigingsverordening Bijlage 3: Uitvoeringsregeling fractiemedewerkers en stagiairs gemeente Haarlem Bijlage 4: Format Integriteitsverklaring

Kenmerk: 2026/59913

7/7