Vaststellen Delegatiebesluit werkgeverschap raad gemeente Haarlem 2025, Mandaatbesluit griffier en de lnstructie voor de griffier gemeente Haarlem 2025 - getekend raadsbesluit

Raadsbesluit

Gemeente Haarlem

Onderwerp Vaststelien Delegatiebesluit werkgeverschap raad gemeente Haarlem 2025, Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2025 en de lnstructie voor de griffier gemeente Haarlem 2025 Nummer

2025/422949

Portefeuillehouder

Wienen, J.

Programma/beleidsveld

6.2 Gemeentelijk bestuur

Afdeling

CC/griffie

Auteur

Kingma, E.C.M. / Poulino, J.

Telefoonnummer Email Kernboodschap

De raad stelt drie samenhangende besluiten vast: 1. het Delegatiebesluit werkgeverschap raad gemeente Haarlem 2025, waarmee de werkgeverscommissie zelfstandig bevoegd personele besluiten ten aanzien van op de griffie werkzame medewerkers kan nemen, als verdere uitwerking van de in de Verordening werkgeverscommissie gemeente Haarlem 2023 opgenomen delegatiegrondslag; 2. het Mandaatbesluit voor de griffier gemeente Haarlem 2025, dat het bestaande Mandaatbesluit uit 2022 vervangt, en waarin de werkgeverscommissie de aan haar gedelegeerde bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel aan de griffier mandateert, en aanvullend een aantal overige mandaten aan de griffier worden verleend door raad en college/burgemeester; 3. de lnstructie voor de griffier gemeente Haarlem 2025 dat nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier bevat, mede gebaseerd op het in 2023 vastgestelde functieprofiel van de griffier, en de in 2004 vastgestelde instructie vervangt. Omdat in het mandaatbesluitbesluit bevoegdheden van resp. de raad, de werkgeverscommissie, het college en de burgemeester aan de griffier worden verleend, resulteert dit in een mandaatbesluit waarbij alle vier bestuursorganen (dat wil zeggen: raad, werkgeverscommissie, college en burgemeester) een besluit

______________________ nemen, een ieder waar het zijn bevoegdheid betreft. Niet van toepassing. Het seniorenconvent heeft besloten dat het voorstel direct Behandelvoorstel voor commissie

aan de raad wordt aangeboden.

Relevante eerdere

-

lnstructie voor de griffier (nr. 687) in raadsvergadering 10 december 2004);

besluiten

-

Werkgeverschap Griffie (2013/29969) in raadsvergadering 31 januari 2013;

-

Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2022 (2022/916012) in

_______________________

raadsvergadering 13 oktober 2022;

Kenmerk: 2025/422949

1/6

-

Verordening werkgeverscommissie gemeente Haarlem 2023 (2023/81562) in raadsvergadering 26 januari 2023.

Besluit college

1. Het college van burgemeester en wethouders stelt het voorstel aan de raad

d.d. 3 iuni 2025

vast. 2. Het college besluit voorts, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, tot het vaststellen van het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2025. de secretaris,

Besluit burgemeester d.d. 3 iuni 2025

de burgemeester,

De burgemeester besluit, voor zover het ziin bevoegdheid betreft, tot het vaststellen van het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2025. de burgemeester,

Besluit

De werkgeverscommissie besluit, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, tot het

werkgeverscommissie vaststellen van het Mandaatbesluitbesluit griffier gemeente Haarlem 2025, welk d.d...........................besluit geldt nadat de raad het Delegatiebesluit werkgeverschap raad gemeente Haarlem 2025 heeft vastgesteld. de secretaris,

Besluitxaad d.d......... J JUL 2O5

de voorzitter,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het seniorenconvent, Besluit: 1. Tot het vaststellen van het Delegatiebesluit werkgeverschap raad gemeente Haarlem 2025. 2. Voor zover het ziin bevoegdheid betreft, tot het vaststellen van het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2025 3. Tot het vaststellen van de lnstructie voor de griffier gemeente Haarlem 2025. de voorzitter,

Kenmerk: 2025/422949

2/6

,-;--

1. Aanieiding ln 2013 heeft de raad de werkgeverscommissie ingesteld. Bij de instelling heeft de raad bepaalde werkgeversbevoegdheden ten aanzien van de griffier en de overige medewerkers bij de griffie aan de werkgeverscommissie opgedragen door middel van mandatering. Daarbij heeft de raad besloten dat de griffier een aantal werkgeversbevoegdheden ten aanzien van medewerkers van de griffie in mandaat uitoefent. De mandaten aan de griffier wat betreft het werkgeverschap ten aanzien van het griffiepersoneel zijn in 2022 geactualiseerd en aangevuld met mandaten op ook andere gebieden. Met de in 2023 in werking getreden Verordening werkgeverscommissie gemeente Haarlem 2023 is ervoor gekozen om de werkgeverscommissie niet langer op basis van mandaat namens de raad te laten handelen, maar deze bevoegdheden aan haar over te dragen door middel van delegatie. Als gevolg hiervan wordt het oude mandaatbesluit uit 2013 ingetrokken en vervangen door een delegatiebesluit. Dit heeft ook gevolgen voor het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2022. De griffier verkrijgt de mandaten op personeel gebied namelijk na vaststelling van het delegatiebesiuit niet langer rechtstreeks van de raad, maar van de werkgeverscommissie. Dat betekent dat de raad wordt voorgesteld het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2022 in te trekken.

De werkgeverscommissie verleent dezelfde mandaten rondom het werkgeverschap van de griffiemedewerkers in een nieuw vast te stellen Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2025. Bij deze actualisatie is er voor gekozen om twee aanvullende mandaten aan de griffier te verlenen. De nieuw toegevoegde mandaten betreffen het voeren van correspondentie met initiatiefnemers van een referendum en het behandelen van klachten over griffiemedewerkers. Aangezien het mandaatbesluit bevoegdheden van de raad, de werkgeverscommissie, het college en de burgemeester bevatten, besluit elk bestuursorgaan afzonderlijk—voor zover het zijn bevoegdheid betreft — tot mandaatverlening aan de griffier. De raad verleent mandaat voor bevoegdheden die samenhangen met de uitoefening van zijn eigen taken, zoals besluitvorming over fractievergoedingen, privacy-verzoeken (AVG) of klachtbeha ndeli ng. De werkgeverscommissie verleent mandaat voor de personele bevoegdheden ten aanzien van de medewerkers van de griffie. Het college en de burgemeester verlenen mandaat voor bevoegdheden die voortvloeien uit de gemeentelijke bedrijfsvoering ofvertegenwoordiging, zoals het aangaan van overeenkomsten of procesvertegenwoordiging. De lnstructie voor de griffier gemeente Haarlem 2025 bevat nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Deze vervangt de in 2004 vastgestelde lnstructie voor de griffier.

Kenmerk: 2025/422949

3/6

2. Beoogd resuitaat Met dit besluit wordt bereikt dat de werkgeverscommissie en de griffier rechtmatig uitvoering geven aan een aantal wettelijke bevoegdheden, waaronder het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerkers, van en ten behoeve van de raad. Daarnaast wordt voorzien in nadere regels over de taak en bevoegdheden van de griffier. 3. Onderbouwing voorstel Delegatie van werkgeversbevoegdheden van de raad aan de werkgeverscommissie Delegatie betekent dat de raad wat betreft het werkgeverschap van de griffier en de griffiemedewerkers een deel van zijn bevoegdheid uit handen geeft en neerlegt bij de werkgeverscommissie. ln artikel 10:13 van de Algemene wet bestuursrecht wordt delegatie omschreven als het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder zijn eigen verantwoordelijkheid uitoefent. De delegatie is beperkt tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de bij de griffie werkzame ambtenaren (artikel 107e, tweede lid van de Gemeentewet). De griffier valt hier niet onder. Niet gedelegeerd zijn de bevoegdheid: -

te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier (art. 107, tweede lid van de Gemeentewet);

-

in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier te stellen (art. 107a, tweede lid van de Gemeentewet)

-

de vervanging van de griffier te regelen (art. 107d, eerste lid van de Gemeentewet); en

-

regels over de organisatie van de griffie te stellen (art. 107e, eerste lid van de Gemeentewet).

Deze bevoegdheden blijven dus aan de raad. ln de situatie tot 1 januari 2020 waarin de Ambtenarenwet nog van toepassing was, werd aan de werkgeverscommissie ook het vaststellen en wijzigen van de arbeidsvoorwaardenregeling Haarlem (ARH) gedelegeerd. Na de normalisatie van de rechtspositie van de ambtenaren zijn de arbeidsvoorwaarden opgenomen in een privaatrechtelijke cao (de Cao Gemeenten) en een lokaal Personeelshandboek. De raad heeft na de normalisatie alleen nog de bevoegdheden met betrekking tot de individuele rechtspositionele zaken van de griffier en de medewerkers van de griffie (Boek 7, titel 10 Burgerlijk Wetboek, artikel 107, tweede lid en 107e, tweede lid Gemeentewet). De bevoegdheid om in de individuele rechtsbetrekking het Personeelshandboek zoals dat geldt voor de gemeentelijke organisatie die onder de gemeentesecretaris ressorteert van toepassing te laten ziin en eventuele afwijkingen daarvan, is overgedragen aan de werkgeverscommissie. Artikel 85 van de Gemeentewet voorziet erin dat de werkgeverscommissie verantwoording aan de raad aflegt over de uitoefening van de overgedragen bevoegdheden. Dat gebeurt in de vorm van een jaarverslag dat aan de raad wordt uitgebracht (zie artikel 9 van de Verordening werkgeverscommissie gemeente Haarlem 2023).

Kenmerk: 2025/422949

4/6

r

Mandatering van werkgeversbevoegdheden ten aanzien van gr,ffiemedewerkers De werkgeverscommissie kan op haar beurt de gedelegeerde bevoegdheden ten aanzien van het griffiepersoneel aan de griffier mandateren. Voor deze mandatering is gekozen door middel van het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2025. De griffier wordt door middel van mandatering in staat gesteld een aantal werkgeversbevoegdheden uit te oefenen ten aanzien van medewerkers van de griffie. Het betreft dage!ijkse beslissingen en handelingen die uitvoering geven aan het werkgeverschap. Bijzondere besluiten op het gebied van ontslag zijn van mandaat uitgezonderd en worden door de werkgeverscommissie uitgeoefend. Overige mandaten Aan de griffier zijn bij het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2022 overige bevoegdheden gemandateerd. De griffier neemt besluiten over het aangaan van overeenkomsten ten behoeve van de raad en de griffie. Ook verstuurt hij de beslissingen over de verlening van fractiegelden. Verder behandelt hij verzoeken die worden gedaan in het kader van de privacywetgeving (AVG) en eventuele ingebrekestellingen gericht aan de raad als beslissingen uitblijven. Deze blijven gehandhaafd in het nieuwe mandaatbesluit. Nieuwe mandaten Twee mandaten worden toegevoegd: het voeren van correspondentie met initiatiefnemers van een referendum en het behandelen van een klacht over een griffiemedewerker.

ln de praktijk is namelijk gebleken dat de griffier deze taken moet kunnen vervullen, maar de bijbehorende mandaten nog niet had gekregen. Bij afwezigheid is de plaatsvervangend griffier bevoegd en ondermandaat van de verleende mandaten is toegestaan Bij afwezigheid van de griffier treedt de plaatsvervangend griffier in zijn plaats en is bevoegd om de verleende mandaten uit te oefenen. De griffier mag ondermandaat aan griffiemedewerkers verlenen, zoals is aangegeven in het overzicht van mandaten behorende bij het Mandaatbesluit. Over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden wordt door de griffier informatie en verantwoording verstrekt Mandaat is een vorm van opdrachtverlening. Het is zaak dat de griffier aan de raad verslag uitbrengt over de wijze waarop hij uitvoering heeft gegeven aan de mandaten. Om die reden is in het Mandaatbesluit een bepaling opgenomen over de informatievoorziening.

Kenmerk: 2025/422949

5/6

De lnstructie voor de griffler gemeente Haarlem 2025 bevat nadere regels over de taak en bevoegdheden van de griffier ln artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet is bepaaid dat de raad nadere regels stelt over de taak en bevoegdheden van de griffier. Deze regels zijn voor het laatst vastgesteld in 2004 en zijn toe aan een actualisatie. Bij de actualisatie is het model gevolgd dat de VNG afgelopen februari heeft uitgebracht. De taken en bevoegdheden van de griffier hebben de afgelopen twintig jaar meer vorm gekregen en zijn in veel opzichten veranderd. Zo is er een duidelijke taak en adviesrol voor de griffier ten aanzien van de bestuurlijke besluitvorming en de processen die daarop zien. Ook zijn in de instructie bepalingen opgenomen die zien op de rol van de griffier in relatie tot de verhoudingen tussen raad, college en de ambtelijke organisatie, als die tussen de griffier en de griffie. De basis voor de nieuwe modelinstructie van de VNG is het model voor het profiel van de raadsgriffier, dat in 2022 door de VNG is gedeeld met alle gemeenten. ln Haarlem is dit nieuwe functieprofiel op 18 april 2023 door de werkgeverscommissie vastgesteld. De huidige instructie uit 2004 komt niet langer overeen met het functieprofiel, wat mede een aanleiding vormt voor de actualisatie. 4. Risicos en kanttekeningen Geen. 5.

Consequenties en uitvoering Na besluitvorming worden het Delegatiebesluit, het Mandaatbesluit en de lnstructie voor de griffier bekendgemaakt in het digitale Gemeenteblad, waarmee zij inwerking treden. 6. Bijlagen 1.

Delegatiebesluit werkgeverschap raad gemeente Haarlem 2025

2.

Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2025;

3.

lnstructie voor de griffier gemeente Haarlem 2025.

Kenmerk: 2025/422949

6/6