Uitvoering Archiefwet 2019-2020

Informatienota

Onderwerp Uitvoering Archiefwet 2019-2020 Nummer 2020/1197036 Portefeuillehouder Botter, J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling IV Auteur Schoonaard, P.G.W. Telefoonnummer 023-5114281 Email wschoonaard@haarlem.nl Kernboodschap Het Noord-Hollands Archief (verder NHA) houdt permanent toezicht op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem en rapporteert daar jaarlijks over aan het college van burgemeester en wethouders. Het verslag van het archieftoezicht over de periode juli 2019- juni 2020 benoemt vooral de constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer door Haarlem en Zandvoort. Er wordt gewerkt aan diverse actielijnen om de kwaliteit van de informatie continu te borgen. Het is van belang om voldoende capaciteit in te blijven zetten voor de uit te voeren activiteiten. De aandachtspunten die door het NHA zijn benoemd voor de komende jaren, zijn bekend en onderkend. Deze zijn inmiddels voor een deel gerealiseerd of worden afgerond in 2021. Voor een deel zal dit plaatsvinden in de continue doorontwikkeling van het applicatie- en gegevenslandschap in de komende jaren. Jaarlijks vindt door de Provincie Noord-Holland een beoordeling plaats van de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem. Deze beoordeling (november jl.) is gebaseerd op het jaarverslag van het NHA.

De naleving van de Archiefwet- en regelgeving in Haarlem in het jaar 2020 is door de provincie als “adequaat” gekwalificeerd, het hoogst haalbare oordeel. Door deze beoordeling blijft de provincie een lichter toezichtregime voor Haarlem hanteren. Behandelvoorstel voor Het college zendt de informatienota ter kennisgeving aan de Commissie Bestuur commissie als onderdeel van haar actieve informatieplicht. De raadscommissie bepaalt de wijze van agendering van de informatienota in de raadsvergadering. Relevante eerdere Informatienota Uitvoering Archiefwet 2018-2019, zaaknummer 2019/850512. besluiten Besluit College 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. d.d. ……. (wordt ingevuld door de secretaris, de burgemeester, BC)

Kenmerk: 2020/1197036

1/4

Inleiding Op de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in de gemeente Haarlem vindt permanent toezicht plaats door de gemeentearchivaris, het Noord-Hollands Archief (verder NHA). De wettelijk voorgeschreven rapportage van de gemeentearchivaris is in augustus 2020 opgesteld en wordt door het college aan de raad aangeboden. Op basis van de resultaten van dit permanente toezicht vindt er ook jaarlijks een beoordeling plaats door de provincie Noord-Holland van de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving. Dit is een vorm van tweedelijns, interbestuurlijk toezicht, waarover wordt gerapporteerd aan het college. Deze nota informeert u over de belangrijkste aanbevelingen uit de rapportage van de gemeentearchivaris en de beoordeling van de provincie over de periode 2019-2020. Daarnaast wordt op hoofdlijnen beschreven hoe de gemeente de aanbevelingen realiseert. 2. Kernboodschap Constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer Het verslag van het archieftoezicht van het NHA betreft de periode juli 2019 - juni 2020. Het verslag benoemt vooral de constante doorontwikkeling van het informatie- en archiefbeheer door Haarlem en Zandvoort. Er wordt gewerkt aan diverse actielijnen om de kwaliteit van de informatie continu te borgen. Het is van belang om voldoende capaciteit in te blijven zetten voor de uit te voeren activiteiten.

Uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving is “adequaat” De door de provincie Noord-Holland toegestuurde beoordeling (november jl.) is gebaseerd op het verslag van het NHA. De uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in Haarlem tijdens de periode juli 2019 – juni 2020 wordt door de provincie als “adequaat” gekwalificeerd. Dit is het hoogst haalbare oordeel. Door deze beoordeling blijft de provincie een lichter toezichtregime voor Haarlem hanteren. Positieve resultaten in 2019 en 2020 Het NHA constateert dat de gemeente Haarlem in 2019-2020 positieve resultaten heeft bereikt in het informatie- en archiefbeheer door te werken aan diverse actielijnen: • Digitale informatie duurzaam toegankelijk houden voor gemeente en burgers, onder andere door aansluiting op het e-depot van het NHA en door verdere beleidsvorming op dit onderwerp. Tevens hebben Haarlem en Zandvoort een Hotspotmonitor vastgesteld voor de periode 2010-20181, zodat archieven over bijzondere gebeurtenissen worden bewaard. • De gemeente werkt aan een nieuwe invulling van de ICT-architectuur in samenwerking met de VNG. Deze architectuur is er mede op gericht om de duurzaamheid en toegankelijkheid 1

Hotspot-monitor is een nieuw onderdeel van de manier waarop de overheid selecteert op het te bewaren en te vernietigen archief, bedoeld om informatie veilig te stellen over bijzondere gebeurtenissen. Het gaat hierbij niet alleen om het bewaren van archief van de gemeente, maar ook van andere, betrokken overheidsorganisaties en particulieren.

Kenmerk: 2020/1197036

2/4

•

•

•

van digitale informatie structureel goed in te richten volgens de principes van Common Ground2. Op basis van de directienota ‘Borgen voor de toekomst’ wordt volgens een jaarlijks werkplan de bewerking en overbrenging van de papieren archiefbescheiden uitgevoerd. Het afgelopen jaar zijn er diverse bewerkte archieven volgens planning overgebracht naar het NHA. Een overzicht van alle informatie die zich binnen de organisatie bevindt, wordt binnen het programma Gegevensmanagement uitgebouwd. Deze “IPA registratie” van informatie, processen en applicaties vormt de basis voor het informatiebeheer. In het digitale informatiebeheer van afdelingen worden systematisch verbeteringen gerealiseerd op basis van het gehanteerde kwaliteitssysteem.

Aandachtspunten voor de komende jaren Het NHA benoemt ook nog de enkele overgebleven belangrijke aandachtspunten, waarvan de organisatie zich bewust is: • Continueren van de aandacht voor het digitaal werken bij afdelingen, uitbreiden van het kwaliteitsmanagement in de organisatie, en compleet maken van het overzicht van alle informatie in de gehele organisatie.

•

Vaststellen van resterende onderdelen van het beleid gericht op duurzame toegankelijkheid van informatie voor gemeente en burgers.

•

De mogelijkheid om gestructureerd archiefwaardige informatie te vernietigen is nog niet in alle applicaties ingericht.

3. Consequenties Het verslag van het NHA en de beoordelingsbrief van de Provincie laten zien dat de gemeente voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving. De aandachtspunten die door het NHA zijn benoemd voor de komende jaren, zijn bekend en onderkend. Deze zijn inmiddels voor een deel gerealiseerd of worden afgerond in 2021. Voor een deel zal dit plaatsvinden in de continue doorontwikkeling van het applicatie- en gegevenslandschap in de komende jaren. Dit heeft, voor zover nu kan worden overzien, geen extra financiële consequenties. 4. Vervolg Een deel van de aandachtspunten is direct gerelateerd aan de doorontwikkeling van het applicatieen gegevenslandschap en geldt niet alleen voor Haarlem, maar voor alle gemeenten. Dit neemt meerdere jaren in beslag. De gemeente sluit daarbij aan bij de landelijke ontwikkelingen waaronder

2

Met Common Ground (onder regie van VNG) willen gemeenten hun informatievoorziening eenvoudiger, slimmer en flexibeler inrichten. Met deze herinrichting kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering verbeteren.

Kenmerk: 2020/1197036

3/4

Common Ground. Door hierbij actief aan te haken, kan zorg gedragen worden om de tijdige vernietiging van digitale archiefwaardige informatie organisatie breed te implementeren. Daarnaast wordt gewerkt aan een robuuste infrastructuur waarbij het digitaal werken zo goed mogelijk kan worden gefaciliteerd en waarmee op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier kan worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving. De gemeente werkt gestructureerd toe naar het ‘in control’ krijgen en houden van haar informatieen archiefbeheer. In het plan ‘Informatiebeheer op orde’ zijn de kaders en doelen gesteld voor de gewenste verbeteringen. De gemeente ambieert aansluiting op het e-depot van het Noord-Hollands Archief in het komend jaar. Dit is een belangrijke stap in het duurzaam toegankelijk houden van informatie voor gemeente en burgers. In 2021 worden de resterende onderdelen van het beleid op dit vlak vastgesteld. Tevens vindt actualisatie van de Hotspotmonitor plaats, waardoor archief over recente gebeurtenissen die belangrijk zijn voor Haarlem wordt bewaard. Het kwaliteitsmanagement voor het informatiebeheer wordt continu doorontwikkeld. Het richt zich op het systematisch verbeteren van het informatiebeheer in de organisatie. Het centrale overzicht van informatie, processen en applicaties (IPA) wordt verder aangevuld en beheerd.

Dit overzicht vormt de basis voor het digitaal werken en informatiebeheer van alle afdelingen. Door voldoende capaciteit in te zetten voor het beheer van digitale informatie kunnen de werkvoorraden in kwaliteitscontrole en afdoening van digitale dossiers en zaken in het centrale systeem worden bijgehouden. Op basis van de directienota ‘Borgen voor de toekomst’ wordt volgens een jaarlijks werkplan de bewerking en overbrenging van de papieren archiefbescheiden uitgevoerd. Deze werkzaamheden zullen begin 2023 volledig gerealiseerd zijn. In het kader van het jaarlijkse toezicht door het NHA en de Provincie wordt het bestuur steeds op de hoogte gehouden van de belangrijkste resultaten binnen het informatie- en archiefbeheer. 5. Bijlagen 1. Verslag van het archieftoezicht, Noord-Hollands Archief. 2. Verslag van het beheer overgebracht archief, Noord-Hollands Archief. 3. Oordeel Interbestuurlijk Toezicht, Provincie Noord-Holland.

Kenmerk: 2020/1197036

4/4