Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief, in verband met de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer

Raadsvoorstel

Onderwerp Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief, in verband met de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer. Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2025/653330 Loenen, D. van 4.2 Economie, toerisme en cultuur ECDW Valkema, E.E.J. en W. van den Dool evalkema@haarlem.nl Met dit raadsvoorstel wordt de raad gevraagd het advies van het college op te volgen en toestemming te geven voor de wijzigingsregeling van de gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (GR NHA). Dit in verband met de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer. Op dit moment neemt de gemeente Haarlem samen met de gemeente Velsen en de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) deel aan de GR NHA. De minister van OCW is voornemens om per 1 januari 2027 uit de GR NHA te treden. De gemeente Haarlemmermeer is momenteel nog geen deelnemer van de GR NHA, maar partner op basis van een dienstverleningsovereenkomst (dvo). Op 30 januari 2025 sprak de raad van Haarlemmermeer de intentie uit om per 1 januari 2026 als deelnemer toe te treden tot de GR NHA. Om toetreding van Haarlemmermeer mogelijk te maken, moet op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) de gemeenschappelijke regeling worden aangepast. De raden van Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer hebben inmiddels hun zienswijzen gegeven op het ontwerp van de wijzigingsregeling. Het ministerie van OCW heeft recent een aantal technische aanpassingen aangedragen.

Nadat de raden van Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer toestemming hebben verleend en ook het ministerie de wettelijke voorhangprocedure heeft doorlopen, kan worden overgegaan tot bekendmaking van de gewijzigde regeling door de gemeente Haarlem en is de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer een feit. De toetreding van de gemeente Haarlemmermeer loopt niet gelijk met de aangekondigde uittreding van de minister van OCW. De uittreding zal (beoogd)

Kenmerk: 2025/653330

1/8

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

Besluit college d.d. 14 oktober 2025

plaatsvinden met ingang van 1 januari 2027. De GR NHA wordt in 2026 daarom nogmaals gewijzigd. De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. - Zienswijze op de wijziging gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met toetreding gemeente Haarlemmermeer (2025/535011) in de raadsvergadering 18 september 2025. - Intentie gemeente Haarlemmermeer tot toetreding tot gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (2025/393314) in commissie ontwikkeling 22 mei 2025. - Zienswijze op de herziene begroting 2025 en de ontwerpbegroting 2026 en meerjarenbeleidsplan 2025-2028 inclusief meerjarenbegroting gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief (2025/348319) in raadsvergadering 19 juni 2025. - Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief (2024/540977) in raadsvergadering 30 mei 2024. - Informatie uittreden rijk uit regionale historische centra en nieuwe Wgr (2022/661351) in commissie ontwikkeling 09-06-2022. 1. Het college van burgemeester en wethouders stelt het voorstel aan de raad vast. 2.

Het college besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling NoordHollands Archief in verband met de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer tot de regeling per 1 januari 2026, welk als besluit geldt nadat de raad hiervoor toestemming heeft verleend als bedoeld in artikel 1, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen. de secretaris,

Kenmerk: 2025/653330

de burgemeester,

2/8

Ontwerp-besluit raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit:

1. 2. tot het verlenen van toestemming aan het college tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief als bedoeld in artikel 1, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 3. de griffier,

de voorzitter,

1. Aanleiding Toetreding Haarlemmermeer per 1 januari 2026 De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) deel aan de ‘Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief’ (GR NHA). De gemeente Haarlemmermeer is momenteel nog geen deelnemer van de GR NHA, maar partner op basis van een dienstverleningsovereenkomst (dvo). Op 30 januari 2025 sprak de raad van Haarlemmermeer de intentie uit om per 1 januari 2026 als deelnemer toe te treden tot GR NHA. Voor de gemeente Haarlemmermeer zijn de proces-, capaciteits- en kennisvoordelen en financiële afwegingen belangrijk voor toetreding. Voor deze toetreding moet de gemeenschappelijke regeling worden aangepast. Uittreding minister van OCW per 1 januari 2027 en belang van toetreding De toetreding van de gemeente Haarlemmermeer loopt niet gelijk met de aangekondigde uittreding van de minister van OCW. Die uittreding vindt (beoogd) plaats per 1 januari 2027. Op 4 september 2025 bood de minister van OCW de ontwerpbesluiten tot uittreding aan, aan de Eerste Kamer . Na uittreding van de minister van OCW dragen de achterblijvende deelnemers de bestuurlijke, juridische en financiële verantwoordelijkheden voor de GR NHA. Het toetreden van partner gemeenten als Haarlemmermeer draagt bij aan een groter draagvlak en verstevigt de samenwerking. De GR NHA wordt hierop nu aangepast.

Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling en toestemming raad Een besluit tot het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling wordt genomen door het bestuursorgaan of de bestuursorganen die de regeling is/zijn aangegaan. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is bij een wijziging toestemming van de raad nodig. De raad van Haarlem heeft op 18 september 2025 zijn zienswijze over de ontwerpregeling kenbaar gemaakt:

Kenmerk: 2025/653330

3/8

de raad heeft geen wensen of bedenkingen bij de voorgenomen toetreding van de gemeente Haarlemmermeer tot de GR NHA. De raden van Velsen en Haarlemmermeer hebben op 25 september hun zienswijzen kenbaar gemaakt en zij hebben evenals de raad van Haarlem geen wensen of bedenkingen ten aanzien van deze toetreding. De minister van OCW heeft recent nog een paar technische suggesties aangedragen. Deze zijn overgenomen in de versie van de gemeenschappelijke regeling die nu voorligt. De raad wordt nu gevraagd zijn toestemming te geven voor het wijzigen daarvan. 2. Beoogd resultaat Het tijdig aanpassen van de gemeenschappelijke regeling NHA in verband met de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer. 3. Onderbouwing voorstel Het NHA fungeert als historisch informatiecentrum voor de gemeente Haarlem, de provincie NoordHolland en de omliggende gemeenten. Ook beheert het NHA het Rijksarchief in de provincie. Het NHA voert de Archiefwet uit, inclusief het houden van toezicht op de informatiehuishouding van aangesloten overheden. De gemeenten Haarlem, Velsen en de minister van OCW vormen als deelnemers tezamen het bestuur van de GR NHA. Naast de deelnemers biedt NHA ook archiefdiensten aan via dienstverleningsovereenkomsten (dvo’s). NHA doet dit onder andere aan de provincie en diverse gemeenten. De gemeente Haarlemmermeer is momenteel een dvo-partner van de GR NHA.

Voor de gemeente Haarlemmermeer zijn financiële afwegingen, proces-, capaciteits- en kennisvoordelen belangrijk om van dvo-partner nu deelnemer te worden. Bovendien verwacht de gemeente Haarlemmermeer als deelnemer aan de GR NHA de dienstverlening aan de bewoners te kunnen verbeteren. Wijzigingen GR NHA in 2025 en 2026 In 2025 en 2026 zijn achtereenvolgens aanpassingen aan de GR NHA noodzakelijk vanwege: 1) De toetreding van de gemeente Haarlemmermeer per 1 januari 2026: De raad van Haarlemmermeer sprak op 30 januari 2025 de intentie uit om formeel toe te treden per 1 januari 2026. Voor die toetreding is nu een wijziging van de GR vereist. 2) Nieuwe Archiefwet en uittreding minister van OCW per 1 januari 2027: De Tweede Kamer heeft in februari 2025 ingestemd met een nieuwe Archiefwet. De nieuwe Archiefwet beoogt modernisering van de Archiefwet uit 1995, zodat de wet beter inspeelt op digitaal informatiebeheer. Een belangrijke wijziging is dat overheden de te bewaren informatie straks al na tien jaar, in plaats van na twintig jaar, overbrengen naar een

Kenmerk: 2025/653330

4/8

archiefdienst waar iedereen de informatie kan raadplegen. Dit heeft naar verwachting ruimtelijke en financiële consequenties. Een van de gevolgen van de nieuwe Archiefwet is dat de minister van OCW uit alle regionale historische centra treedt, waaronder het Noord-Hollands Archief. Aan de Tweede en Eerste Kamers is inmiddels een zogenoemde voorhangbrief aangeboden. Daarmee legt de minister van OCW zijn voorgenomen uittredingsbesluiten aan het parlement voor. Het beheer van de rijksarchieven blijft bij het NHA, maar wordt gedelegeerd zonder deelname door de minister van OCW aan het bestuur. Over de uittreding en de financieel-juridische consequenties, alsmede de hoogte van een specifieke uitkering (SPUK), voert een vertegenwoordiging van de GR NHA momenteel gesprekken met de minister van OCW. Zodra de uittreedregeling bekend is, zal de GR NHA opnieuw worden gewijzigd. De betrokken raden van de gemeenten Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer kunnen hierover hun zienswijze geven. Naar verwachting zal dit vóór het zomerreces van 2026 zijn. Na het zomerreces van 2026 volgt dan een verzoek om toestemming met de gewijzigde GR NHA en daarmee met de uittreding door de minister van OCW. Spreiding risico’s Na uittreding van de minister van OCW dragen de achterblijvende deelnemers volledig de bestuurlijke, juridische en financiële verantwoordelijkheid.

Toetreding van nieuwe deelnemers is dan ook na deze uittreding van belang voor het spreiden van de draaglast en de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de wettelijke archieftaken. GR NHA is sinds 2024 in gesprek met ook andere dvo-partners om het draagvlak voor en hun betrokkenheid bij de gemeenschappelijke regeling verder te vergroten. Toetreedvoorwaarden Voor de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer gelden de volgende voorwaarden als uitgangspunt: - De huidige dienstverlening wordt voortgezet en uitgebreid met de voordelen voor deelnemers; - Op basis van de kostenverdeelsystematiek wordt de bijdrage van de gemeente Haarlemmermeer iets hoger. Daar staat tegenover dat de dvo risico-opslag vervalt; - De eenmalige toetreedkosten van 43.000 euro worden aan de weerstandsreserve gedoteerd. Op dit bedrag wordt de risico-opslag 2025 verminderd: de eenmalige toetreedsom is dan 21.000 euro. - Toetreden tot DB/AB en bijbehorend stemrecht.

Kenmerk: 2025/653330

5/8

Wijzigingen in de GR NHA Ten behoeve van de toetreding door de gemeente Haarlemmermeer wordt de GR NHA op de volgende punten gewijzigd: 1) Bestuursstructuur -Het Algemeen Bestuur (AB) wordt uitgebreid van zes naar zeven leden. De gemeente Haarlem heeft twee leden, waaronder de voorzitter. De gemeenten Velsen en Haarlemmermeer leveren elk één lid. Het aantal vertegenwoordigers van de minister van OCW blijft met drie leden ongewijzigd. - Het Dagelijks Bestuur (DB) bestaat uit drie leden: de voorzitter (burgemeester gemeente Haarlem) en twee leden uit respectievelijk de gemeente Velsen en de gemeente Haarlemmermeer. De minister van OCW is hierin niet langer vertegenwoordigd, vooruitlopend op de uittreding in 2027. 2) Toetreedplan en verdeling algemene reserve De GR wordt gewijzigd wat betreft de door de gemeente Haarlemmermeer in te brengen taakuitvoering, de daarbij behorende bijdrage aan de GR en de wijze van verdeling van de algemene reserve. Separaat worden in een toetreedplan afspraken gemaakt over de toetreding van Haarlemmermeer, zoals de GR-bijdrage vanaf 2026, het dienstverleningspakket en de verdeling van de reeds opgebouwde algemene reserve. 3) Technische wijzigingen Kleine correcties worden doorgevoerd naar aanleiding van opmerkingen van de minister van OCW en als gevolg van wijzigingen in de Wgr.

De uittreding van de minister van OCW per 1 januari 2027 zal voor de GR NHA meer ingrijpend zijn op meerdere onderdelen. Daarom zal de GR in 2026 meer fundamenteel wijzigen. Wet gemeenschappelijke regelingen en betrokkenheid raad De Wgr versterkt de rol van gemeenteraden in GR-wijzigingen. De gemeenteraden van Haarlem en Velsen zijn in staat gesteld hun zienswijze te geven op het ontwerpbesluit. De gemeenteraad van Haarlemmermeer heeft parallel hieraan een eigen besluit over toetreding genomen en is in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze kenbaar te maken. Was-wordt lijst gewijzigde regeling Om het de raad te vergemakkelijken toestemming te geven ten aanzien van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Noord Hollands Archief, is in bijlage 2 een zogenoemde ‘was-wordt lijst’ van de huidige en gewijzigde regeling opgenomen, met een toelichting bij elk afzonderlijk artikel van de GR.

Kenmerk: 2025/653330

6/8

4. Risico’s en kanttekeningen Gefaseerde besluitvorming De GR NHA moet worden aangepast vanwege meerdere ontwikkelingen. Oorspronkelijk was het doel om in 2024 alle benodigde wijzigingen — voortvloeiend uit de Wgr, de nieuwe Archiefwet en de toetreding van nieuwe deelnemers — in één keer door te voeren. Daarmee zou een langdurig besluitvormingstraject worden voorkomen. Door vertraging in de behandeling van de Archiefwet is dit niet haalbaar gebleken. Daarom is de besluitvorming opgesplitst in drie stappen: 1. eerdere Wgr-wijzigingen – inmiddels vastgesteld, in mei 2024 2. wijzigingen in verband met de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer per 1 januari 2026 – voorliggend voorstel (zie bijlage 3); en 3. wijzigingen in verband met de uittreding per 1 januari 2027 door de minister van OCW op basis van de nieuwe Archiefwet – besluitvorming voorzien in 2026. De aandacht is tot nu toe als eerste uitgegaan naar de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer, want die toetreding is voor GR NHA een belangrijke stap. Met andere potentiële toetreders zijn inmiddels ook verkennende gesprekken gevoerd, dus mogelijk volgen nieuwe partners. Bij ontwikkelingen hieromtrent zal de raad daarover separaat worden geïnformeerd. Door deze gefaseerde aanpak kunnen toetreding en uittreding zorgvuldig worden geregeld en blijft de rechtmatigheid van de GR geborgd.

De voorgestelde wijzigingen in dit voorstel richten zich uitsluitend op de toetreding van de gemeente Haarlemmermeer. Dit heeft voor de huidige deelnemers prioriteit om zodoende een breed draagvlak voor verantwoordelijkheden en risico’s te houden. Overgangsjaar 2026 In 2026 volgt een integrale wijziging van de GR NHA in verband met de nieuwe Archiefwet en de uittreding door de minister van OCW. Het jaar 2026 geldt ook als overgangsjaar. Per 1 januari 2027 zal een integraal gewijzigde GR van kracht worden. Ter voorbereiding op de gewijzigde situatie is een nieuwe tarief- en bekostigingssystematiek opgesteld, die al in 2026 in werking treedt, maar oorspronkelijk voorzien was voor na de uittreding van de minister van OCW. Ook wordt in 2026 de samenstelling van het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur gewijzigd, waarin de minister van OCW geen zitting meer heeft in het Dagelijks Bestuur. De minister van OCW blijft in die periode met drie leden vertegenwoordigd in het Algemeen Bestuur (AB) en kan daar zijn belangen blijven behartigen. Het AB heeft bovendien de bevoegdheid het DB te controleren, waardoor de positie van de minister formeel en feitelijk tot de uittreding op 1 januari 2027 gewaarborgd blijft. Dat het DB in 2026 uit slechts drie leden bestaat, volgt uit de wet die stelt dat het aantal DB leden nimmer de meerderheid van het AB mag zijn. De keuze is gemaakt die zetel

Kenmerk: 2025/653330

7/8

aan de nieuwe toetreder Haarlemmermeer te geven. 5. Consequenties en uitvoering Begin oktober 2025 deelde het ministerie van OCW het instemmingsbesluit van de minister van OCW met de wijziging van de GR NHA 2024 met het NHA. Na publicatie van het besluit in de Staatscourant zal de gemeente Haarlem de gewijzigde regeling publiceren in het Gemeenteblad. Van belang is dat publicatie op korte termijn en in ieder geval voorafgaand aan toetreding van Haarlemmermeer wordt afgerond. Nadat de raden van Haarlem, Velsen en Haarlemmermeer toestemming hebben verleend aan de nu voorliggende wijziging van de GR NHA en ook de minister van OCW de genoemde voorhangprocedure heeft doorlopen, kan vervolgens worden overgegaan tot bekendmaking van de gewijzigde regeling door de gemeente Haarlem. 6. Bijlagen 1: Wijzigingsregeling GR NHA in verband met toetreding gemeente Haarlemmermeer 2: Was-wordt lijst 3: Geconsolideerde versie van de GR NHA d.d. 1 januari 2026

Kenmerk: 2025/653330

8/8