Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief - getekend raadsbesluit
Tekst van het document
♦;* Gemeente Haarlem
4*
Raadsbesluit
Onderwerp Toestemming tot vaststellen wijzigingsregeling Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief Nummer____________ 2024/540977_______________________________________________________ Portefeuillehouder koenen,van D.______________________________________________________ Programma/beleidsveld 4.2 Economie, toerisme en cultuur______________________________________ Afdeling____________ ECDW____________________________________________________________ Auteur_____________ Vroom, C. en W. van den Dool_________________________________________ Telefoonnummer_____ 023-5114885_______________________________________________________ Email_______________ cvroom@haarlem.nl_________________________________________________ De gemeente Haarlem neemt samen met de gemeente Velsen en de Minister van Kernboodschap Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OCW) deel aan de 'Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief' (hierna NHA). Twee wetswijzigingen hebben gevolgen voor de gemeenschappelijke regeling: de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en de nieuwe Archiefwet 2021 die naar verwachting in 2026 in werking treedt.
De Wgr biedt een termijn van twee jaar om te komen tot de benodigde aanpassingen. Die termijn eindigt op 1 juli 2024. Op dat moment moet de gemeenschappelijke regeling op de benodigde punten zijn aangepast. Daarmee is de rechtmatigheid van de gemeenschappelijke regeling gewaarborgd. Om die reden worden wijzigingen die voortvloeien uit deze wetswijziging nu in de gemeenschappelijke regeling NHA ingepast.
De nieuwe Archiefwet 2021 is nog niet van kracht en onduidelijk is wanneer deze in werking treedt. Mogelijk wordt ook 2026 niet gehaald. Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling NHA die een gevolg zijn van deze nieuwe wet kunnen nog niet worden doorgevoerd. Dat gebeurt op het moment dat bekend is wanneer de Archiefwet 2021 van kracht wordt. De Minister van OCW zal dan uit de regeling treden. Met het oog op de aanstaande uittreding van de Minister wordt thans verkend of nieuwe deelnemers tot de gemeenschappelijke regeling willen toetreden. Als nieuwe deelnemers gaan toetreden zal de gemeenschappelijke regeling NHA opnieuw worden gewijzigd en voor besluitvorming worden voorgelegd.
Een besluit tot het wijzigen van een gemeenschappelijke regeling wordt genomen door het bestuursorgaan of de bestuursorganen die de regeling zijn aangegaan. Dat is in dit geval het college. De raad heeft op 28 maart 2024 zijn zienswijze over de ontwerpregeling kenbaar gemaakt. Op grond van de Wgr heeft het college toestemming van de raad nodig om de regeling te kunnen wijzigen. Behandelvoorstel voor commissie
De commissie Ontwikkeling wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.
Kenmerk: 2024/540977
1/5
In de commissie Bestuur van 3 november 2022, Wijzigingen gemeenschappelijke regelingen (2022/28609) In de raad van 28 maart 2024, Zienswijze op de wijziging Gemeenschappelijke regeling Noord-Hollands Archief in verband met de Wgr (2024/86724)
Relevante eerdere besluiten
Besluit College d.d. 23 april 2024
1.
Het college besluit tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling NoordHollands Archief, conform de als bijlage 1 bij dit besluit gevoegde wijzigingsregeling, welk besluit geldt nadat de raad hiervoor toestemming heeft verleend als bedoeld in artikel 1, vierde en vijfde lid van de Wet
gemeenschappelijke regelingen.
2.
Het college stelt het voorstel aan de raad vast.
de secretaris.
Besluit Raad
d-d
de burgemeester.
De raad der gemeente Haarlem,
J-O MEI 2024
(wordt ingevuld door de griffie)
Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: tot het verlenen van toestemming aan het college tot wijziging van de
Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief als bedoeld in artikel 1, | vierde en vijfde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen de voorzitter.
iffier.
/
1. Inleiding \ Op 1 juli 2022 is een wijzigii\g va de Wet gemeenschappelijke regelingen (verder: Wgr) in werking
getreden. Uit de gewijzigde Wgr volgen voor alle samenwerkingsverbanden op basis van de Wgr 'erkingsverband twee jaar de tijd heeft om haar regeling verplichte wijzigingen waarbij elk sam daarop aan te passen. Op 1 juli 2024 dient ook het Noord Hollands Archief (hierna: NHA) zijn
gemeenschappelijke regeling te hebben aangepast.
Na de zienswijze van de raden van de gemeente Velsen en Haarlem en reactie van het Rijk zijn de voorgestelde wijzigingen die volgen uit de gewijzigde Wgr verwerkt in de regeling.
De nieuwe Archiefwet 2021 is nog niet definitief door de Kamer vastgesteld. De minister van OCW, die nu nog deelnemer is in de regionale historische centra (RHC's), zal vanaf de inwerkingtreding van
Kenmerk: 2024/540977
2/5
4* de nieuwe Archiefwet uit de RHC's treden, zo ook uit het NHA. Naar verwachting is dit pas op 1 januari 2026 een feit.
De aangekondigde uittreding is aanleiding voor het NHA op zoek te gaan naar nieuwe deelnemende
partners in de gemeenschappelijke regeling. De toetreding van nieuwe partners wordt op dit moment voorbereid met in ieder geval twee (mogelijke) toetreders.
Wijzigen gemeenschappelijke regeling in drie stappen
Gegeven de eerder genoemde uiterste termijn van implementatie van de Wgr als ook de onzekerheden rondom uittreding en toetreding van partners wordt de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling (nu) in drie stappen uitgevoerd:
1.
Als eerste alle benodigde wijzigingen om op uiterlijk 1 juli 2024 de gewijzigde Wgr te voldoen;
2.
De tweede wijziging zal nodig zijn om toetreders in de regeling op te nemen (afhankelijk van de voortgang in het toetredingsproces);
3.
De aanstaande uittreding van de Minister van OCW leidt zoals het er nu uitziet in 2026 tot een derde wijziging van de gemeenschappelijke regeling die voor besluitvorming aan de raad wordt
voorgelegd.
2.
Voorstel aan de raad
Het college stelt de raad voor toestemming te verlenen aan het college tot wijziging van de
Gemeenschappelijke Regeling Noord-Hollands Archief als bedoeld in artikel 1, vierde en vijfde lid van
de Wet gemeenschappelijke regelingen. 3. Beoogd resultaat Het tijdig aanpassen van de gemeenschappelijke regeling NHA aan de gewijzigde Wgr.
4. Argumenten
1. De raad heeft zijn zienswijze op de gewijzigde gemeenschappelijke regeling gegeven In de ontwerp gewijzigde gemeenschappelijke regeling zijn op basis van de Wgr zowel technische als
ook meer inhoudelijke wijzigingen verwerkt. De raad heeft op 28 maart 2024 zijn zienswijze over de ontwerpregeling kenbaar gemaakt en is akkoord met de regeling zoals deze voorligt. Ook in Velsen is
de raad akkoord met de gewijzigde regeling. Het college stelt vervolgens de gewijzigde gemeenschappelijke regeling met voorafgaande toestemming van de raad vast, conform de wijzigingsregeling die als bijlage 1 bij dit besluit is gevoegd.
2. Uiterlijk per 1 juli 2024 dienen alle samenwerkingsverbanden de gemeenschappelijke regeling te hebben aangepast.
De Wgr is 1 juli 2022 ingegaan en kent een implementatietermijn van 2 jaar. Indien de gemeenschappelijke regeling NHA voor 1 juli is aangepast, wordt daarmee de rechtmatigheid van de gemeenschappelijke regeling gewaarborgd.
Kenmerk: 2024/540977
3/5
3. Voorhangprocedure Rijk richting parlement In de GR NHA is bepaald dat de regeling kan worden gewijzigd bij daartoe strekkende besluiten van
de Minister en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten (artikel 37). Het Rijk zal een voorhangprocedure doorlopen bij het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling van het
NHA. Deze procedure wordt opgestart nadat de volledige procedure bij de gemeenten is doorlopen, dus na de zienswijzen en de toestemmingsprocedure. Zodra de colleges de wijzigingsregeling hebben
vastgesteld, start de voorhangprocedure en wordt deze in een periode van vier weken doorlopen. De
procedure houdt in dat de Minister het wijzigingsbesluit overlegt aan de beide kamers van de StatenGeneraal. Als binnen vier weken niet door of namens een van de kamers of door ten minste een
vijfde van het grondwettelijk aantal leden van een van der kamers de wens te kennen wordt gegeven dat de inwerkingtreding van het wijzigingsbesluit bij wet wordt geregeld, treedt het wijzigingsbesluit
in werking. Het ligt in de lijn der verwachtingen dat de kamers deze wens niet te kennen zullen
geven. 4. GR bijdrage Rijk wordt een specifieke uitkering Na het uittreden wordt de bijdrage van het Rijk omgezet in een specifieke uitkering (SPUK) waardoor
een subsidierelatie met het NHA wordt aangegaan. Het Rijk komt op afstand te staan en zal de rijksarchiefbeheertaken aan het NHA delegeren. De afspraak over het voortzetten van de financiering is ook in de sideletter bij het convenant nogmaals benadrukt.
5. De rijksbestuurders blijven betrokken in de komende periode, gericht op de belangen van het NHA Het uitstel heeft tot gevolg dat tot de datum van uittreding drie (van de totaal zes) bestuurders
namens het Rijk deelnemen aan het dagelijks en algemeen bestuur. Hoewel de rijksbestuurders formeel de Minister dus blijven vertegenwoordigen, is hun betrokkenheid de komende tijd met name
gericht op de belangen van het NHA. 5. Risico's en kanttekeningen Aanpassing bepalingen over uittreding In verband met de uittreding van de minister is een belangrijk onderdeel van de gewijzigde Wgr voor het NHA relevant, namelijk de verplichte aanpassing van de regels over uittreding. De bestaande artikelen 34 en 35 in de gemeenschappelijke regeling NHA zijn aangepast aan de gewijzigde Wgr en
betreffen de uittreding van een deelnemer uit de gemeenschappelijke regeling:
Artikel 34 ziet op het opstellen en vaststellen van het uittredingsplan, waarin de juridische,
personele en organisatorische consequenties van de uittreding worden omschreven.
In artikel 35 is de hoogte en het betaalritme van de uittreedsom bepaald. De afbouw van de
betaling door de uittredende deelnemer in vijfjaar is afgestemd op periode waarover de consequenties van de uittreding op grond van artikel 34 worden omschreven.
Voor het uittreden van de Minister geldt het bestuursconvenant
Voor de uittreding van de minister is een uitzondering op bovenstaande bepalingen over de
(financiële) gevolgen van de uittreding gemaakt. Reden hiervoor is dat de Minister heeft
Kenmerk: 2024/540977
4/5
4’ aangekondigd ook na uittreding de financiering aan het NHA in stand te houden op het niveau van het laatste jaar van deelname aan deze gemeenschappelijke regeling. De afspraken over de
samenwerking en ondersteuning van het NHA zijn opgenomen in het "Bestuursconvenant duurzame samenwerking Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de regionale historische centra" d.d. 1 februari 2024 (zie bijlage 4). Het derde tot en met het zesde lid van artikel 34 en het eerste lid van artikel 35 zijn om deze reden niet van toepassing op de uittreding van de Minister. Wel zal de
Minister bij zijn uittreding met het NHA in gesprek gaan over kosten die mogelijk alsnog met de uittreding samenhangen.
Nader overleg met het Rijk over de kosten De nadere afspraken worden door het Rijk per RHC overeengekomen. In het overleg met het Rijk zal wat betreft het NHA aandacht worden gevraagd voor de volgende punten:
o
De SPUK, die een 1 op 1 voortzetting is van de huidige GR bijdrage
o
Aanvullende afspraken uitreden Rijk bij NHA:
a.
Frictiekosten
b.
Vergoeding van BTW
c.
De investeringskosten, die gemaakt zullen worden om de toekomstige overbrenging van het
Rijk mogelijk te maken (maatwerk gesprek). o
Onder algemene voorwaarden: het vaststellen aandeel in de egalisatie en bestemmingsreserves naar rato op 31-12-2024.
6. Uitvoering Nadat de raden van Haarlem en Velsen toestemming hebben verleend en ook de Minister genoemde voorhangprocedure heeft doorlopen, kan worden overgegaan tot bekendmaking van de gewijzigde
regeling. Dit moet vóór 1 juli 2024 plaatsvinden (of zo snel als de voorhangprocedure van het Rijk is afgerond).
7. Bijlagen Bijlage 1: Wijzigingsregeling GR NHA Bijlage 2: Regeling GR NHA 1 juli 2024
Bijlage 3: Was-wordt lijst Bijlage 4: Bestuursconvenant duurzame samenwerking ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en de regionale historische centra d.d. 1 februari 2024
Bijlage 5: Sideletter
Kenmerk: 2024/540977
5/5