Terugkoppeling managementletter Deloitte 2024

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Terugkoppeling managementletter Deloitte 2024 Nummer 2024/2155266 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling GRIFFIE Auteur D.M. Taets van Amerongen-Ingram Telefoonnummer 023-5113032 Email dtaets@haarlem.nl Bestemd voor: de gemeenteraad In haar vergadering van 10 december 2024 heeft de auditcommissie de managementletter 2024 van Deloitte besproken. Deze bespreking vond plaats in het kader van onze taak als adviserend orgaan aan de gemeenteraad. De auditcommissie heeft zich gericht op de bevindingen en aanbevelingen van Deloitte, die belangrijke aandachtspunten signaleren voor rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het financiële beheer. Bevindingen en aandachtspunten De managementletter bevestigt dat de basis van de interne beheersing van de gemeente Haarlem op orde is. maar signaleert ook de volgende aandachtspunten die verdere opvolging vereisen: 1. SiSa-regelingen Met betrekking tot de SiSa-regelingen wijst de managementletter op een significante toename in het aantal regelingen waarmee de gemeente te maken heeft. Dit brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee voor een tijdige en correcte oplevering van de bijbehorende verantwoordingsstukken. Deze stijging legt extra druk op zowel de organisatie als het controleproces.

Deloitte benadrukt het belang van een strakke planning en nauwe samenwerking binnen de organisatie om ervoor te zorgen dat de stukken tijdig worden aangeleverd en gecontroleerd, zodat vertragingen in het jaarrekeningtraject worden voorkomen. De auditcommissie onderschrijft deze bevindingen en benadrukt het belang van een proactieve aanpak door de organisatie. 2. Grondexploitaties De accountant constateert dat de grondexploitatiepositie van de gemeente Haarlem beperkt is, maar dat er risico’s zijn door personeelsverloop en de afhankelijkheid van extern ingehuurde krachten. Deloitte wijst op de noodzaak om ramingen beter te onderbouwen en actualisaties tijdig uit te voeren, met aandacht voor macro-economische ontwikkelingen. De auditcommissie onderschrijft deze bevindingen en benadrukt het belang van het versterken van interne capaciteit en het opvolgen van de aanbevelingen om risico’s beter beheersbaar te maken. 3. Jeugdzorgfinanciering De accountant constateert dat er in 2023 binnen de jeugdhulp een overgang heeft plaatsgevonden naar lumpsum-financiering. Dit vraagt om zorgvuldige monitoring en alertheid om eventuele onduidelijkheden bij declaraties te voorkomen en het afrekenproces soepel te laten verlopen. Daarnaast vraagt de

Kenmerk: 2024/2155266

1/3

bestuurlijke besluitvorming over de verdeling van kosten tussen samenwerkende gemeenten om verdere aandacht. De auditcommissie onderschrijft het belang van scherp toezicht en proactieve samenwerking om risico’s rond declaraties en afrekeningen te beperken. 4. Frauderisicoanalyse De accountant geeft aan dat er adequate aandacht wordt besteed aan frauderisico’s en integriteit, zowel op bestuurlijk niveau als binnen de organisatie. Aanbevelingen uit eerdere jaren zijn grotendeels opgevolgd, en de frauderisicoanalyse is stevig verankerd in de interne beheersingsprocessen. Deloitte benadrukt dat dit thema vanwege zijn relevantie blijvend aandacht vereist. De auditcommissie onderschrijft deze bevindingen en benadrukt het belang van voortdurende inspanningen om fraude en integriteitsrisico’s effectief te beheersen. 5. Europese aanbestedingen De managementletter constateert dat de grens voor rechtmatigheid ook dit jaar zal worden overschreden. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door eerdere opdrachten die vanwege spoedeisende redenen niet Europees zijn aanbesteed. Hoewel de organisatie in 2024 stappen heeft gezet om deze onrechtmatigheden te beperken, worden de effecten daarvan pas in 2025 zichtbaar vanwege de ingangstermijnen van nieuwe contracten.

De auditcommissie onderschrijft de noodzaak van een pragmatische benadering, maar benadrukt het belang van structurele verbeteringen in het aanbestedingsproces. 6. Automatisering en betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde gegevensverwerking In de managementletter wordt aangegeven dat er in 2024 beperkte verbeteringen zijn doorgevoerd om de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen. De gemeente maakt nog relatief weinig gebruik van nieuwe technieken, maar de implementatie van een nieuw financieel pakket, gepland voor 1 januari 2026, biedt kansen om bestaande aanbevelingen verder door te voeren. De overgang naar dit nieuwe financieel pakket heeft grote impact op de organisatie, onder andere door de noodzakelijke datamigratie, de inrichting van de autorisatiestructuur en het waarborgen van General IT Controls en application controls. De concerncontroller wijst erop dat dit een standaardpakket betreft dat flexibel kan worden ingericht, en dat ervaringen van andere gemeenten, zoals Haarlemmermeer en Alkmaar, hierbij waardevolle inzichten kunnen bieden. De auditcommissie onderschrijft deze bevindingen en benadrukt het belang van een zorgvuldige voorbereiding op deze transitie.

Het tijdig identificeren en prioriteren van IT-aandachtspunten is van belang om de continuïteit van de financiële processen te garanderen en risico’s tijdens de implementatie te minimaliseren. Mocht er behoefte zijn aan nadere toelichting of een bespreking van specifieke punten, dan staan wij uiteraard tot uw beschikking. Met vriendelijke groet, Melissa Oosterbroek Voorzitter Auditcommissie Haarlem

Kenmerk: 2024/2155266

2/3

Kenmerk: 2024/2155266

3/3