RKC rapport Kwaliteit van dienstverlening Burgerzaken
Tekst van het document
Raadsstuk
Onderwerp Raadsstuk Rekenkamercommissie Rapport “Kwaliteit in dienstverlening”
Nummer Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap
Behandelvoorstel voor commissie
Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)
2023/735183 6.1 Dienstverlening GRIFFIE/ RKC Detmar, B. 023-5115545 bdetmar@haarlem.nl Er is een onderzoek gedaan door de Rekenkamercommissie naar de kwaliteit van dienstverlening op de afdeling Burgerzaken De raad wordt gevraagd de twee aanbevelingen in het rapport over te nemen. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van de Rekenkamercommissie Besluit: 1. kennis te nemen van het rapport “Kwaliteit in Dienstverlening” 2. de aanbevelingen die worden gedaan in het onderzoeksrapport over te nemen en het college op te dragen deze uit te voeren; de aanbevelingen zijn: -
-
Zorg dat de afdeling tijd krijgt voor (periodieke) investering in kennisoverdracht binnen het team en dat de medewerkers ondersteuning krijgen hóe zij opgedane kennis en inzichten effectief kunnen delen. Zorg dat er bij monitoring en rapportage een match is met de kwaliteitswaarden zoals die zijn benoemd in deze rapportage. Hier is reeds mee gestart. Het advies is om deze match zo expliciet mogelijk te maken.
de griffier,
de voorzitter,
1/3
1. Inleiding De rekenkamercommissie (RKC) heeft in 2022/2023 een onderzoek laten uitvoeren naar de kwaliteit van Dienstverlening op de afdeling KCC en Burgerzaken. Dit onderzoek is uitgevoerd door bureau Lysias i.s.m. met de RKC. Op basis van de bevindingen van het bureau is een rapportage geschreven, welke nu voor u ligt. De concept rapportage is aan het college voorgelegd en het college heeft zijn bestuurlijke reactie op 23 mei 2023 aan de RKC gestuurd. Deze bestuurlijke reactie is integraal opgenomen in het rapport, in hoofdstuk 8. Omdat de belangrijkste conclusie van het onderzoek is, dat de dienstverlening goed is en de inwoners tevreden zijn, is de voornaamste aanbeveling van de RKC eigenlijk ‘ga door op deze weg’. Er zijn wel enkele zaken geconstateerd waarbij een (praktische) wijziging in de werkwijze kan bijdragen aan het optimaliseren van de dienstverlening en daarom doet de RKC twee concrete aanbevelingen naar aanleiding van dit onderzoek. 2. Voorstel aan de raad De raad wordt voorgesteld om 1. kennis te nemen van het rapport “Kwaliteit in Dienstverlening” 2. de aanbevelingen die worden gedaan in het onderzoeksrapport over te nemen en het college op te dragen deze uit te voeren.
De aanbevelingen zijn: - zorg dat de afdeling tijd krijgt voor (periodieke) investering in kennisoverdracht binnen het team en dat de medewerkers ondersteuning krijgen hóe zij opgedane kennis en inzichten effectief kunnen delen. - zorg dat er bij monitoring en rapportage een match is met de kwaliteits-waarden zoals die zijn benoemd in deze rapportage. Hier is reeds mee gestart. Het advies is om deze match zo expliciet mogelijk te maken. 3. Beoogd resultaat De RKC hoopt dat er met behulp van haar aanbevelingen een positieve bijdrage wordt geleverd aan de reeds goed lopende afdeling KCC en Burgerzaken. 4. Argumenten De belangrijkste conclusie van het onderzoek is dat de zaken op de afdeling KCC en BZ goed op orde zijn en de dienstverlening een hoge kwaliteit heeft. Opvolging van de aanbevelingen kan de processen op de afdeling nog verder stroomlijnen en de werknemers ondersteunen in hun taken. De RKC aanbevelingen zijn zo geformuleerd dat ze praktisch uitvoerbaar zijn.
2/3
Het college heeft een reactie gegeven op het rapport en de genoemde aanbevelingen. (H8 van het rapport) De raad kan zich zo een beeld vormen met hoe er in de uitvoering mee wordt omgegaan. 5. Risico’s en kanttekeningen NVT 6. Uitvoering De aanbevelingen uit het rapport die worden overgenomen, worden op de actielijst met aanbevelingen, waar het college aan werkt, geplaatst. De RKC monitort deze lijst en brengt tweemaal per jaar een brief aan de raad met de stand van zaken uit. 7. Bijlage RKC Rapport “Kwaliteit in Dienstverlening”
.
3/3