RKC Rapport Inzicht in inhuur- Onderzoek naar externe inhuur - getekend raadsstuk 14 okt 2021

<1=

Gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp

RKC Rapport Inzicht in inhuur - Onderzoek naar externe inhuur Nummer

2021/479781______________________________________________________

Portefeuillehouder

Botter, J._________________________________________________________

Programma/beleidsveld

7.3 Overhead______________________________________________________

Afdeling

GRIFFIE__________________________________________________________

Auteur

Detmar, B._____________ ___________________________________________

Telefoonnummer_____

023-5114885______________________________________________________

Email_______________

rekenkamercommissie@haarlem.nl____________________________________

Kernboodschap

De rekenkamercommissie (RKC) heeft onderzoek gedaan naar de externe inhuur van de gemeente Haarlem. De afgelopen jaren was de ontwikkeling van externe inhuur bij tijd en wijle onderwerp van debat in de Haarlemse raad. Aanleiding vormde de stijging van de inhuur sinds 2014, terwijl er juist in de jaren daarvoor

een sterke daling was gerealiseerd. De centrale vraag van het onderzoek luidt: Is het beleid voor externe inhuur doelmatig en doeltreffend en is de

raadsinformatie toereikend? Het rapport bevat bevindingen, conclusies en aanbevelingen om de externe inhuur

in de gemeente Haarlem te verbeteren. Het onderwerp externe inhuur heeft in de afgelopen periode in toenemende mate

aandacht van het college. In 2020 is door de directie een nieuw concernkader voor externe inhuur vastgesteld en er wordt de komende jaren verder gewerkt aan het afbouwen van de inhuur naar de streefwaarde van 10%. In het nawoord kondigt

het college een dóórontwikkeling aan van het Strategisch Personeelsbeleid, een flink aantal van de bevindingen van de RKC wordt daarmee al geadresseerd. Dit

betreft onder andere een integrale werkinstructie, aandacht voor rechtmatigheid, monitoring en een beleidsdoelstelling.

Toch resteert er nog een aantal punten dat om aandacht vraagt. De aanbevelingen uit dit rapport zijn handvatten om verbeteringen ten aanzien van sturing, beheersing en informatievoorziening verder door te voeren. Behandelvoorstel

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van de rekenkamercommissie in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering.

Kenmerk: 2021/479781

1/4

Relevante eerdere besluiten_______

N.v.t.

Besluit College d.d

N.v.t.

Besluit Raad

De raad der gemeente Haarlem,

d d -li OKT 2021 Gelezen het voorstel van de rekenkamercommissie. Besluit: De aanbevelingen van de rekenkamercommissie zoals geformuleerd in paragraaf 2 van dit raadsstuk over te nemen en als opdracht neer te leggen bij het college van

lurgemeester en wethouders. de voorzitter,

d, ’rtffier,

1. Inleiding De afgelopen jaren vroeg de raad een aantal keren aandacht voorae ontwikkeling van de omvang van de externe inhuur. Voor 2014'rfaalde deze sterk in omvadg an na 2014 nam het weer sterk toe.

In het onderzoek is de werking van het beleid in de periode 2018 tot 2020 getoetst. Omdat integraal beleid in deze periode ontbrak, is een beleidsreconstructie opgesteld. Ook is de uitvoeringspraktijk getoetst en er is onderzocht hoeveel en waarvoor de gemeente Haarlem inhuurt. Ten slotte is ook

gekeken hoe de raad in positie is gebracht. De reactie van het college op de aanbevelingen is in het rapport opgenomen. Het college heeft eind 2019 een traject in gang gezet gericht op uitvoering van de motie. Hierdoor

vond het RKC-onderzoek plaats in een periode van beleidswijziging. De door de RKC onderzochte inhuur valt nog onder het oude beleid. Medio 2020 is de beleidswijziging geëffectueerd en verder aangescherpt, waarbij ook een aantal bevindingen van de RKC al zijn geadresseerd.

2. Voorstel aan de raad De rekenkamercommissie stelt de raad voor de volgende aanbevelingen over te nemen en als

opdracht bij het college neer te leggen:

Kenmerk: 2021/479781

2/4

4* 1.

2.

3.

Visie op inhuur ontwikkelen. De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven op korte termijn een visie op externe inhuur als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting te ontwikkelingen in het nieuwe Strategische Personeelsbeleid. Aanscherpen van de beheersing van inhuur. De RKC beveelt aan het college opdracht te geven: a. De streefwaarde in de begroting te baseren op de personeelsbegroting die een onderverdeling kent naar afdelingen en naar externe inhuur. b. In de HR-rapportages de (substantiële) wijzigingen in de personeelsbegroting op centraal en afdelingsniveau te laten toelichten. Daarbij moet eventuele dekking uit materieel budget altijd worden toegelicht. c. De ontwikkeling van de inhuur en de personeelsbegroting intensief te monitoren. Borgen informatievoorziening en agendering. De RKC beveelt aan het college opdracht te geven om: a. In de begroting en het jaarverslag de raad te informeren over de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur en daarbij in het jaarverslag een toelichting te geven op die ontwikkeling. b. Het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid.

3. Beoogd resultaat Een verbetering van de externe inhuur in de gemeente Haarlem en een over dit onderwerp beter

geïnformeerde gemeenteraad.

4. Argumenten 1. Uit het onderzoek blijkt dat de opzet, het bestaan en de werking van beleid beperkt was. Het ontbreekt aan integraal beleid ten aanzien van externe inhuur en aan een bovenliggend strategisch personeelsbeleid. Hierdoor is er geen visie op de gewenste omvang van de inhuur. De praktische werkinstructies voor inhuur bleken goed bekend bij de afdelingshoofden, maar boden ook ruimte voor verschillende werkwijzen. Ook stelde de

accountant diverse malen dat er tekortkomingen waren met betrekking tot de rechtmatigheid van de inhuur: het Europees aanbestedingsbeleid en het eigen inkoopbeleid

werden onvoldoende gevolgd. 2. Uit het onderzoek blijkt dat de centrale sturing beperkts is, maar de externe inhuur van de gemeente Haarlem niet hoog is in vergelijking met andere gemeenten. De relatief lage omvang van extern inhuur in de gemeente Haarlem is het resultaat van strakke sturing op de omvang van de inhuur in de periode 2012-2014, maar dit effect is

inmiddels deels weer tenietgedaan. Hoewel het BBV sinds 2017 verplicht een streefwaarde voor de externe inhuur te publiceren, wordt de ontwikkeling van het percentage in de HR-

Kenmerk: 2020/743411

3/4

rapportages pas sinds eind 2019 gerelateerd aan de streefwaarde in de begroting. De monitoring van de inhuur kreeg pas in recente jaren weer meer aandacht. De inhuur kon daardoor in de jaren 2014-2018 weer oplopen. Van centrale sturing op een inhuurdoelstelling was in de onderzoeksperiode geen sprake. In de monitoring wordt alleen gekeken naar de omvang van de inhuur en niet naar de samenstelling.

3. Uit het onderzoek blijkt dat de raadsinformatie gefragmenteerd is en dat er niet altijd hetzelfde soort informatie wordt verstrekt. Gedurende het jaar wordt de raad wel bij tijd en wijle om budget voor extra inhuur gevraagd. Zonder compleet financieel beeld zijn deze aanvragen voor de raad lastig in de juiste context te plaatsen.

5. Risico's en kanttekeningen

NVT 6. Uitvoering •

Het college zal, indien de raad hiertoe besluit, uitvoering geven aan de aanbevelingen. De overgenomen aanbevelingen worden geregistreerd en de opvolging zal door de rekenkamercommissie worden gemonitord. De raad zal hierover worden geïnformeerd.

7. Bijlagen Bijlage 1

2021/ RKC Rapport Inzicht in inhuur - Onderzoek naar Externe inhuur

Kenmerk: 2021/479781

4/4