RKC Adviesbrief over opvolging aanbevelingen RKC Onderzoek Waarderhaven

Rekenkamercommissie

T.a.v. Gemeenteraad Haarlem

Kenmerk Datum Contact Telefoon E-mail

2021/233083 21 april 2021 Inge Mulders 023-5114885 imulders@haarlem.nl

Onderwerp: RKC Adviesbrief over opvolging aanbevelingen Waarderhaven

Geachte leden, De door de raad overgenomen aanbevelingen worden door de rekenkamercommissie (RKC) geregistreerd en zodra het college aan de raad hierover een verantwoording aanbiedt, wordt de RKC in de gelegenheid gesteld uw raad hierover te adviseren. De RKC informeert u met deze brief over haar oordeel over de verantwoordingen van het college over de opvolging van de aanbevelingen uit het onderzoek Waarderhaven uit 2017. Bij de beoordeling van de opvolging worden drie oordelen gehanteerd: opgevolgd/gedeeltelijk opgevolgd/niet opgevolgd. Het is aan de raad om vast te stellen of de aanbevelingen voldoende zijn afgedaan. Met Informatienota 2021/42975 legt het College verantwoording af over de wijze van opvolging van de RKC-aanbevelingen die de raad heeft overgenomen naar aanleiding van het onderzoek naar het project Waarderhaven. In de Informatienota wordt onvoldoende informatie geleverd over een aantal onderdelen van de aanbevelingen. De RKC heeft daarom een brief met aanvullende vragen aan het College gestuurd om zo alsnog de informatie te verkrijgen die nodig is voor een goede beoordeling. De brief en het antwoord daarop van het College zijn als bijlage bij deze brief gevoegd. Het College heeft de raad al eerder geïnformeerd over de opvolging van deze aanbevelingen aangeboden (2019/54755).

De RKC heeft de raad toen geadviseerd de nota als voortgangsbericht te beschouwen, omdat nog geen volledige opvolging kon worden vastgesteld (2019/292677). Hieronder zullen de aanbevelingen worden weergeven en een korte weergave van de wijze waarop de opvolging is vormgegeven. Vervolgens wordt het RKC oordeel gegeven. 1. Investeren in interne kwaliteit 2017/571969 a) Kies breed toegepaste methodieken (b.v. Integraal Projectmanagement voor projectmanagement) en voer die volledig door. Methodieken op papier alleen voldoen niet. Bewezen methodieken die ook door veel contractpartners (de markt) worden gehanteerd hebben de voorkeur boven zelf ontwikkelde methodieken, omdat dit de samenwerking

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2021/233083

1/4

vereenvoudigt. Een standaard methodiek heeft bovendien als voordeel dat kennis en training eenvoudig kunnen worden ingekocht. b) Maak een plan voor gedegen kennisontwikkeling bij medewerkers, leidinggevenden én bestuurders m.b.t. aanbesteden, projectmanagement (risicomanagement), contractmanagement, omgevingsmanagement, technisch management en projectbeheersing. De marktpartijen waarmee de gemeente Haarlem samenwerkt zijn zeer professioneel en de gemeente moet als contractpartner een goede tegenspeler zijn. Borg de kennisontwikkeling door externe certificering van medewerkers en organisatie. c) Vergroot het lerend vermogen van de organisatie door tussentijdse projectevaluaties bij grote en complexe (maatwerk-) projecten. Uit de Informatienota en de aanvullende informatie van het College blijkt dat de 5 rollen uit de methodiek Integraal Projectmanagement in Haarlem alle zijn belegd. Ook wordt aan alle in de aanbeveling genoemde kennisgebieden aandacht besteedt. De RKC onderschrijft de keuze alle senior procesmanagers IPMA-C te certificeren en hoopt dat dit voornemen ook spoedig zal worden gerealiseerd. De tussentijdse projectevaluaties worden ingevuld met de samenwerkingsmonitoren die veel breder kijken dan alleen de samenwerking. Oordeel RKC: opgevolgd. 2.

Verzakelijking projectaansturing 2017/572001 a) Leg heldere administratieve en besluitvormingsprocedures en resultaatgerichte interne sturing binnen het fysiek domein vast en pas deze consequent toe. Dit voorkomt informele besluitvorming en draagt bij aan betere projectbeheersing. Tijdens de gehele looptijd van het project, dus ook tijdens de uitvoering, dient de projectdriehoek (bestuurlijk opdrachtgeverambtelijk opdrachtgever en procesmanager) actief te zijn en tijdig beheersmaatregelen te treffen. b) Probeer in ruimere mate gebruik te maken van past performance bij aanbestedingen, b.v. door een abonnement op en toepassing van pastperfomance.nl van het CROW. Dit wordt al door tientallen gemeenten gedaan. c) Voorkom informele informatie-uitwisseling in het omgevingsmanagement door alle vragen en verzoeken uit de omgeving te registreren en een reactietermijn vast te leggen. Maak de rolverdeling van de verschillende in de uitvoering betrokken partijen ook duidelijk aan de omgeving. Deze formalisatie zorgt voor duidelijkheid in het omgevingsmanagement en biedt de omgeving houvast. Met de nieuwe planprocessen HRPP en HCPP wordt sinds eind 2019 op meer zakelijke wijze invulling gegeven aan de interne projectaansturing. Het onderdeel m.b.t. de past performance was door het werken met raamcontracten al eerder obsoleet geraakt.

De informatie-uitwisseling wordt veel strakker uitgevoerd met een heldere taakverdeling tussen Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: [Kenmerk] Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

2/4

de gemeente en de contractpartners. Alle vragen, meldingen of klachten worden geregistreerd en zo mogelijk direct beantwoord. Bij meldingen of klachten is de gemeentelijke richtlijn van 4 weken als reactietermijn van toepassing. Oordeel RKC: opgevolgd

3. Borging kwaliteit en verzakelijking door periodieke externe audits 2017/571974 Door periodieke (jaarlijkse) externe audits op de dan lopende grote en complexe projecten moet de volledige en juiste toepassing van methodieken en kennis worden verifieerd. De raad heeft al eerder aanbevelingen van de rekenkamercommissie overgenomen ten aanzien van onder andere VTU, risicomanagement, contractmanagement en projectmanagement. De doorwerking hiervan op eigen kracht blijkt niet toereikend. Het College geeft aan sinds kort te werken met een eigen auditor die moeten toetsen op de volledige en juiste toepassing van methodieken en kennis. Door het interne karakter van de functie is de onafhankelijkheid mogelijk onvoldoende geborgd. In antwoord op de aanvullende vraag van de RKC geeft het college aan hier aandacht voor te hebben. Mocht de (interne) evaluatie van het functioneren van de auditor daar aanleiding toe geven, dan zal in de komende aanbesteding van raamcontracten de functie van een externe auditor worden meegenomen. Oordeel RKC: opgevolgd 4. Eenduidige en tijdige informatievoorziening aan de raad 2017/572011 Ontwikkel en hanteer een vast format voor de rapportage aan de raad over de financiën en de resultaten van de tussentijdse evaluaties van de grote en complexe projecten. Rapporteer ook aan de raad over de resultaten van de externe audits binnen het fysieke domein.

Het College geeft aan de raad op verschillende wijzen te informeren. Uit de informatienota en de brief met aanvullende informatie blijkt dat de raad 2x per jaar over de financiën van grote en complexe projecten worden geïnformeerd in het kader van de Regeling Grote en Risicovolle Projecten en dat de resultaten van de tussentijdse evaluaties (samenwerkingsmonitoren) worden gepresenteerd in jaarlijkse evaluatienota. Verdere navraag leert dat ook de bevindingen van de interne auditor in die nota zullen worden meegenomen. Oordeel RKC: opgevolgd

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: [Kenmerk] Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

3/4

Nogmaals: Het is aan de raad zelf om vast te stellen of de aanbevelingen voldoende zijn opgevolgd.

Met vriendelijke groet,

Sacha Schneiders, voorzitter

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: [Kenmerk] Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

4/4

Rekenkamercommissie

College van Burgemeester en Wethouders Gemeente T.a.v. Wethouder Haarlem M.R.J. Rog

Kenmerk Datum Contact Telefoon E-mail

2021/120702 22 februari 2021 Inge Mulders 023-5114885 imulders@haarlem.nl

Onderwerp: Verzoek om aanvullende informatie bij verantwoording opvolging RKC-aanbevelingen Waarderhaven Geachte heer Rog, In 2017 heeft de gemeenteraad aanbevelingen overgenomen die waren geformuleerd naar aanleiding van het RKC-onderzoek naar het project Waarderhaven. De aanbeveling werden vervolgens geregistreerd als opdrachten van de raad aan het college. Uw college legt over de opvolging van die aanbevelingen met Informatienota 2021/42975 verantwoording af aan de raad. De RKC is vervolgens in de gelegenheid gesteld de raad te adviseren over de volledigheid van de opvolging. De RKC beschouwt een verantwoording uitsluitend op de wijze waarop deze ingaat op alle in de aanbeveling opgenomen aspecten. Voor een goede beoordeling van de opvolging ontvangt de RKC daarom graag enige aanvullende informatie. Deze wordt hieronder per aanbeveling in blauw gevraagd. Het is goed mogelijk dat de gevraagde aanvullende informatie wel wordt gedekt met de nieuwe werkwijze en technieken, maar dat dit niet is op te maken uit de verantwoording van het college. De RKC kan de opvolging daardoor niet goed beoordelen. 1. Investeren in interne kwaliteit. a) Kies breed toegepaste methodieken (b.v. Integraal Projectmanagement voor projectmanagement) en voer die volledig door. Methodieken op papier alleen voldoen niet.

Bewezen methodieken die ook door veel contractpartners (de markt) worden gehanteerd hebben de voorkeur boven zelf ontwikkelde methodieken, omdat dit de samenwerking vereenvoudigt. Een standaard methodiek heeft bovendien als voordeel dat kennis en training eenvoudig kunnen worden ingekocht. U geeft aan dat in het Haarlems Civiel Planproces (HCPP) en het Haarlems Ruimtelijk Planproces (HRPP) wordt gewerkt volgens de IPM-techniek. In het IPM worden 5 rollen onderscheiden: projectmanagement, projectbeheersing, omgevingsmanagement, technisch management en contractmanagement. U geeft aan dat vanwege de kleinere organisatie de rollen in Haarlem soms

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2021/120702

1/3

worden gecombineerd. In uw verantwoording worden 4 rollen genoemd. Het aspect van projectbeheersing wordt niet expliciet benoemd. Kunt u ook de invulling van die rol nader toelichten? b) Maak een plan voor gedegen kennisontwikkeling bij medewerkers, leidinggevenden én bestuurders m.b.t. aanbesteden, projectmanagement (risicomanagement), contractmanagement, omgevingsmanagement, technisch management en projectbeheersing. De marktpartijen waarmee de gemeente Haarlem samenwerkt zijn zeer professioneel en de gemeente moet als contractpartner een goede tegenspeler zijn. Borg de kennisontwikkeling door externe certificering van medewerkers en organisatie. In de schets van de opleidingsmogelijkheden komen niet alle aspecten zoals genoemd in de aanbeveling (aanbesteden, projectmanagement (risicomanagement), contractmanagement, omgevingsmanagement, technisch management en projectbeheersing) expliciet terug. Kunt dit aanvullen en ook ingaan op het aspect van borging van de kennis (certificering)? c) Vergroot het lerend vermogen van de organisatie door tussentijdse projectevaluaties bij grote en complexe (maatwerk-) projecten. U geeft aan dat tussentijds leren van de organisatie wordt ingevuld door op vaste momenten in het proces te evalueren. In een eerdere reactie heeft de RKC aangegeven dat met tussentijds werd bedoeld tijdens de uitvoering van het project.

In de Informatienota lijkt dit te worden gedekt met de samenwerkingsmonitoren. Kunt u toelichten of en hoe dit instrument, naast de samenwerking met de partner, ook wordt gebruikt voor tussentijdse evaluatie van het project? 2. Verzakelijking projectaansturing a) Leg heldere administratieve en besluitvormingsprocedures en resultaatgerichte interne sturing binnen het fysiek domein vast en pas deze consequent toe. Dit voorkomt informele besluitvorming en draagt bij aan betere projectbeheersing. Tijdens de gehele looptijd van het project, dus ook tijdens de uitvoering, dient de projectdriehoek (bestuurlijk opdrachtgeverambtelijk opdrachtgever en procesmanager) actief te zijn en tijdig beheersmaatregelen te treffen. In de verantwoording geeft u aan dat de werkwijzen ter kennisname aan de raad zijn gestuurd. Kunt u ook aangeven of de werkwijzen al worden toegepast? b) Probeer in ruimere mate gebruik te maken van past performance bij aanbestedingen, b.v. door een abonnement op en toepassing van pastperfomance.nl van het CROW. Dit wordt al door tientallen gemeenten gedaan. c) Voorkom informele informatie-uitwisseling in het omgevingsmanagement door alle vragen en verzoeken uit de omgeving te registreren en een reactietermijn vast te leggen. Maak de rolverdeling van de verschillende in de uitvoering betrokken partijen ook duidelijk aan de

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2021/120702 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

2/3

omgeving. Deze formalisatie zorgt voor duidelijkheid in het omgevingsmanagement en biedt de omgeving houvast. U geeft aan dat alle vragen uit de omgeving tegenwoordig digitaal worden geregistreerd. Kunt u ook aangeven of er sprake is van een vaste reactietermijn? 3. Borging kwaliteit en verzakelijking door periodieke externe audits. Door periodieke (jaarlijkse) externe audits op de dan lopende grote en complexe projecten moet de volledige en juiste toepassing van methodieken en kennis worden verifieerd. De raad heeft al eerder aanbevelingen van de rekenkamercommissie overgenomen ten aanzien van onder andere VTU, risicomanagement, contractmanagement en projectmanagement. De doorwerking hiervan op eigen kracht blijkt niet toereikend. U geeft aan dat de gemeente sinds kort een eigen audit coördinator heeft. Kunt u aangeven op welke wijze u borgt dat de interne auditor eenzelfde onafhankelijke toetsing uitvoert als een externe auditor en of deze audits op methodieken en kennis periodiek (jaarlijks) zullen plaatsvinden? 4. Eenduidige en tijdige informatievoorziening aan de raad. Ontwikkel en hanteer een vast format voor de rapportage aan de raad over de financiën en de resultaten van de tussentijdse evaluaties van de grote en complexe projecten. Rapporteer ook aan de raad over de resultaten van de externe audits binnen het fysieke domein.

U geeft aan dat de raad sinds de tweede helft van 2020 conform de Regeling Risicovolle Projecten in de bestuursrapportages wordt geïnformeerd over grote en complexe projecten. Kunt u ook aangeven of hierin zowel financiën van de projecten als de resultaten van de tussentijdse evaluaties (samenwerkingsmonitoren) en de (externe) audits op methodieken en kennis van de eigen organisatie worden meegenomen?

Zodra wij de aanvullende informatie hebben ontvangen zal de RKC de raad adviseren over de wijze van opvolging. Met vriendelijke groet,

Sacha Schneiders, voorzitter

Graag ons kenmerk vermelden bij uw reactie.

Kenmerk: 2021/120702 Telefoonnummer: 14 023 | www.haarlem.nl

3/3