RK-rapport - keuzes in taakuitvoering

Raadsvoorstel

Onderwerp Rapport Rekenkamer – Keuzes in taakuitvoering Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Email Kernboodschap Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Ontwerp-besluit raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

2025/0774266 F. Roduner 6.2 Gemeentelijke organisatie GRIFFIE Looze, L.C. de ldelooze@haarlem.nl De rekenkamer Haarlem heeft onderzoek gedaan naar ‘Keuzes in taakuitvoering’. De raad wordt gevraagd de aanbevelingen in het rapport over te nemen. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel en over de wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering. N.v.t. De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van de rekenkamer Haarlem, Besluit: 1. Kennis te nemen van het rapport “Keuzes in taakuitvoering” en daarbij de conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraad te onderschrijven. 2. De volgende aanbevelingen aan het college over te nemen en het college opdracht te geven deze uit te voeren. 1. Versterk de implementatie en toepassing van beleidskaders 2. Optimaliseer de sturing, monitoring en verantwoording 3. Versterk het financieel risicomanagement en de interne cohesie de griffier,

de voorzitter,

1. Aanleiding De rekenkamer (RK) heeft in 2025 een onderzoek laten uitvoeren naar de keuzes in taakuitvoering. Dit onderzoek is uitgevoerd door BMC in opdracht van de RK. Op basis van de bevindingen is een rapportage geschreven, welke nu voor u ligt. De RK heeft naar aanleiding van de rapportage aanbevelingen aan het college en de gemeenteraad geformuleerd.

Kenmerk: 2025/607591

1/5

De concept rapportage is aan het college voorgelegd en het college heeft zijn bestuurlijke reactie op 28 oktober 2025 aan de RK gestuurd. Deze bestuurlijke reactie is als bijlage toegevoegd. 2. Beoogd resultaat De RK beoogd dat er doormiddel van deze aanbevelingen een positieve en constructieve bijdrage te leveren aan het besluitvormingsproces rondom taakuitvoering. Daarnaast dat inzicht wordt verschaft aan de raad over de gemaakte keuzes rondom taakuitvoering. 3. Onderbouwing voorstel De gemeente Haarlem maakt bewuste keuzes in haar taakuitvoering, waarbij verschillende sturingsvormen en rationaliteiten een rol spelen. De casestudies illustreren de complexiteit van deze keuzes en de dynamiek in de samenwerking met externe partijen en andere overheden. Er zijn duidelijke beleidskaders, maar de praktijk laat zien dat er ruimte is voor interpretatie en dat continue afstemming en monitoring essentieel zijn voor een doelmatige realisatie van gemeentelijke doelstellingen. Aanbeveling 1: Versterk de implementatie en toepassing van beleidskaders Het college van B&W en de ambtelijke organisatie moeten zorgen voor een consistente toepassing van de bestaande beleidskaders, met name het afwegingskader uit de Nota Verbonden Partijen en het Strategisch Inkoopbeleid, bij alle relevante beslissingen over taakuitvoering.

Dit is cruciaal om de geconstateerde kloof tussen beleid en praktijk te dichten. Integreer daarvoor het afwegingskader uit de Nota Verbonden Partijen en het Strategisch Inkoopbeleid als verplichte stap in de besluitvormingsprocessen voor nieuwe of gewijzigde externe samenwerkingen en inkooptrajecten. Documenteer de gemaakte afwegingen expliciet. Dit zorgt ervoor dat beleid niet slechts op papier bestaat, maar daadwerkelijk de besluitvorming stuurt. Formaliseer het afwegingskader voor de specifieke samenwerkingsvorm (participatie, GR of inkoop) en voor de keuze tussen inkoop en subsidie, zodat dit consistent wordt toegepast. Dit draagt bij aan een eenduidige en transparante besluitvorming. Aanbeveling 2: Optimaliseer de sturing, monitoring en verantwoording Hoewel de gemeente adequaat en pragmatisch per samenwerkingsrelatie de balans weet te vinden tussen vertrouwen en controle en tussen doelmatigheid en doeltreffendheid, gebeurt dit nog niet altijd even expliciet. Toch is dit van belang. Een zwaar accent op vertrouwen kan weliswaar gerechtvaardigd zijn, maar kan ook het sturend vermogen van het college en de raad reduceren. Hier zullen dan bewuste keuzes gemaakt dienen te worden.

Geadviseerd kan worden om bij nieuwe samenwerkingsvormen of bij sterk gewijzigde samenwerkingsvormen een dialoog met de raad en de organisatie te initiëren waarbij de vraag centraal staat welke sturingsmogelijkheden de diverse partijen wenselijk achten.

Kenmerk: 2025/607591

2/5

Aanbeveling 3: Versterk het financieel risicomanagement en de interne cohesie Hoewel de samenwerkingspartijen een gedegen risico-inventarisatie presenteren, dient men zich te realiseren dat hiermee met name risico’s in beeld worden gebracht die in eerste instantie neerslaan bij de externe partij. Risico’s die in eerste instantie neerslaan bij de gemeenten worden doorgaans niet door een externe partij in beeld gebracht. Het college zal erop moeten toezien dat de risico’s met betrekking tot een bepaalde samenwerking zo volledig mogelijk in beeld worden gebracht. De risico-inventarisatie van de externe partij kan hiertoe een opmaat zijn, maar is niet voldoende. Daarnaast dient de verantwoordelijkheid voor deze risico’s eenduidig belegd te worden binnen de gemeentelijke organisatie of bij de externe partner en dienen beheersmaatregelen voor deze risico’s getroffen te worden. De verantwoordelijkheid voor de verschillende taken die binnen de inkoopfunctie onderscheiden kunnen worden, kan eenduidiger belegd worden. Daarbij rijst de vraag in hoeverre het onderscheid tussen tactische en strategische inkoop voor iedereen duidelijk is en zo niet, in hoeverre dit onderscheid dan toegevoegde waarde heeft.

Aanbevelingen aan gemeenteraad: • Versterking van de controlerende rol bij externe taakuitvoering Hoe logisch het onderscheid tussen beleidsarm en beleidsrijk ook is, de mindere mate van betrokkenheid van de raad bij beleidsarme onderwerpen is niet zonder risico. Een raad die minder betrokken is, houdt het college minder scherp en het gevaar bestaat dat ontwikkelingen en risico’s niet meer door de raad worden opgemerkt en aangekaart. De casestudies wijzen uit dat ook beleidsarme processen niet risicovrij zijn. Het blijft dan van belang dat ook ten aanzien van minder beleidsrijke onderwerpen de raad voldoende betrokken blijft. Informatievoorziening richting de raad kan hier een cruciale rol spelen. In dit verband kan doorgaans niet volstaan worden met de paragraaf Verbonden Partijen, zoals opgenomen in de programmabegroting of de jaarstukken. Zeker bij grotere samenwerkingsrelaties zijn tussenrapportages richting de raad cruciaal om de raad goed op de hoogte te stellen van ontwikkelingen en eventuele risico’s. Hier ligt zeker ook een rol weggelegd voor de raad zelf: de raad zal zijn informatiebehoefte met betrekking tot samenwerkingsrelaties goed richting het college dienen te articuleren.

• Explicitering van afwegingen en risico's bij strategische keuzes De raad dient van het College van B&W een expliciete onderbouwing te vragen van de afwegingen bij strategische keuzes voor taakuitvoering. Dit bevordert transparantie en verantwoording bij belangrijke beslissingen. Vraag om een heldere articulatie van de gemaakte afwegingen, inclusief de voor- en nadelen, de verwachte impact op doelmatigheid, kwaliteit, risico's en democratische legitimiteit. Dit omvat ook de financiële consequenties op lange termijn en de implicaties van garantstellingen. Wanneer het afwegingskader van de Nota Verbonden Partijen niet consequent wordt toegepast bij belangrijke beslissingen, dan kan het gevolg zijn dat strategische keuzes mogelijk worden gemaakt zonder volledig transparante en expliciete overweging van alle relevante factoren en afwegingen. Door

Kenmerk: 2025/607591

3/5

expliciete rechtvaardiging te vragen, kan de raad ervoor zorgen dat beslissingen goed onderbouwd zijn en dat het college verantwoording aflegt voor de gekozen koers. Verzoek daarnaast het college een gedetailleerd risicoprofiel voor elke nieuwe of significant gewijzigde externe samenwerking op te stellen, inclusief mitigatiestrategieën en de impact op het gemeentelijke weerstandsvermogen. Dit biedt de raad een completer beeld van de potentiële financiële en operationele kwetsbaarheden. 4. Risico’s en kanttekeningen 4.1 Risico’s N.v.t. 4.2 Kanttekeningen N.v.t. 5. Consequenties en uitvoering 5.1 Financiën N.v.t. 5.2 Communicatie N.v.t. 5.3 Participatie N.v.t. 5.4 Juridisch N.v.t. 5.5 Planning De aanbevelingen uit het rapport die worden overgenomen, worden op de actielijst met aanbevelingen, waar het college aan werkt, geplaatst. Indien het college de aanbeveling als opgevolgd beschouwd, dan beoordeeld de RK dit en zal vervolgens een voorstel tot afdoening doen aan de gemeenteraad. De RK monitort de lijst met aanbevelingen en meldt jaarlijks bij de jaarstukken van de RK de stand van zaken hierover. 5. Bijlagen a) Bestuurlijke rapportage b) Nota van bevindingen c) Bestuurlijke reactie op onderzoeksrapport

Kenmerk: 2025/607591

4/5

Kenmerk: 2025/607591

5/5