RIB Vervolg Richtlijn AI naar aanleiding van de commissie Bestuur d d 30 oktober 2025

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Vervolg Richtlijn AI naar aanleiding van commissie Bestuur d.d. 30 oktober Nummer 2025/768125 Portefeuillehouder N.V.T. Haarlem Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling GRIFFIE Auteur F.H.A. de Boer Telefoonnummer 0646215106 Email fdeboer@haarlem.nl Bestemd voor: De griffie stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname aan commissie Bestuur. Behoort bij onderwerp Vaststellen Richtlijn en toetsingskader AI gemeenteraad Haarlem 2025 (2025/544190) in de commissievergadering van 11 december. Bijlagen Geachte leden van de commissie Bestuur, Op 30 oktober 2025 heeft uw commissie gesproken over de Richtlijn en toetsingskader AI. Daarbij zijn door diverse fracties aandachtspunten ingebracht. Hieronder wordt toegelicht hoe deze zijn opgepakt en welke aanpassingen daarop zijn doorgevoerd. Gewijzigd raadsvoorstel Tijdens de commissiebehandeling heeft u de voorkeur uitgesproken om de richtlijn op te delen in de uitgangspunten voor raad en griffie en het naslagwerk. Dit raadsvoorstel stelt de uitgangspunten voor raad en griffie vast. De uitgangspunten komen overeen met de uitgangspunten in de Richtlijn en Toetsingskader AI zoals besproken op 30 oktober. Om de uitgangspunten te begrijpen en voor achtergrondinformatie kunt u het Naslagwerk Richtlijn en toetsingskader AI voor de gemeenteraad van Haarlem 2025 raadplegen.

Dit naslagwerk is ter informatie en stelt u niet vast. Hoewel de uitgangspunten niet bindend zijn, adviseren wij deze wel door de raad te laten vaststellen, vergelijkbaar met andere kaders zoals de gedragscode integriteit raadsleden en commissieleden. Vaststelling door de raad geeft de uitgangspunten bovendien een helder, gezamenlijk vastgesteld kader dat door alle raads- en commissieleden als referentie kan worden gebruikt. De inhoud blijft daarmee ondersteunend, niet verplichtend. Overzicht van AI-tools Tijdens de bespreking is door D66 en PvdA gevraagd om een overzicht van AI-tools die het meest geschikt zijn voor het raadswerk, inclusief informatie over de opslaglocaties. Dit overzicht is bijgevoegd bij het naslagwerk ter informatie. Gezien de vragen die in de commissie zijn gesteld, wordt vóór de raadswisseling een workshop georganiseerd waarin deze tools, hun kansen en hun risico’s toegelicht. Deze workshop wordt tevens opgenomen in het startprogramma van de nieuwe raad.

Kenmerk: 2025/768125

1/2

Geen verplicht gebruik Copilot In de commissie werd de vraag gesteld waarom de verplichting om met Copilot te werken niet voor de raad geldt. Hiervoor zijn meerdere redenen: 1. Raadsleden hebben de beschikking over een gemeentelijk device, maar werken daarop niet per se binnen het gemeentelijk netwerk. Die noodzaak is er niet, omdat raadsleden geen gebruik maken van de software die voor ambtenaren beschikbaar is. Uitzonderingen daarop is het gebruik van Motion (voor het indienen van declaraties). Daarnaast werken raadsleden regelmatig vanaf eigen apparatuur. Een verplicht gebruik van Copilot, dat functioneert binnen de beveiligde gemeentelijke omgeving, biedt voor de raad daarom geen aanvullende meerwaarde. 2. Raads- en commissieleden zijn zich er nu al van bewust dat zij geen geheime of vertrouwelijke informatie mogen delen dus ook niet via AI-modellen. Omdat zij in AI-toepassingen dus uitsluitend openbare informatie invoeren, is het niet noodzakelijk om raadsleden te verplichten binnen een afgeschermde Copilot-omgeving te werken. De Richtlijn benadrukt dat het raadzaam is om meerdere modellen te raadplegen. Zo voorkomen we ongewenste vooroordelen die zich kunnen uiten in de output van een AI-model. Een verplichting om uitsluitend met Copilot te werken zou dit uitgangspunt doorkruisen en de kwaliteit van het raadswerk eerder verzwakken dan versterken.

Hulpmiddel De commissie heeft aangegeven dat uitgangspunten vooral een praktisch hulpmiddel moeten zijn en geen verplichtend karakter heeft. De uitgangspunten sluiten hierop aan: deze bevat handvatten en aandachtspunten waarmee raads- en commissieleden AI op een veilige en zorgvuldige manier kunnen toepassen, zonder dat sprake is van verplichtingen. AI-coördinator In de commissie is gevraagd naar de invulling van de rol van AI-coördinator en of hiervoor aanvullende capaciteit nodig is. De taak van AI-coördinator wordt binnen de griffie ingevuld door de informatiemanager. Dit betreft een neventaak die past binnen het huidige takenpakket van de informatiemanager, waarvoor geen extra middelen nodig zijn. De AI-coördinator zal er op toezien dat het onderwerp AI wordt opgenomen in het startprogramma van de raad. Tevens geeft de AI-coördinator de workshop tijdens het startprogramma.

Kenmerk: 2025/768125

2/2