Reactie rapporteurs en Auditcommissie op opvolging Duisenberg aanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie - getekend raadsbesluit
Tekst van het document
Raadsbesiuit
Gemeente Haarlem
Onderwerp Reactie rapporteurs en Auditcommissie op opvolging Duisenberg aanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie Nummer
2025/430996
Portefeuillehouder
Roduner, F. J.
Programma/beleidsveld
6.2 Gemeentelijk bestuur
Afdeling
Griffie
Auteur
Taets van Amerongen-lngram, D.M.
Telefoonnummer
023-53032
dtaets@haarlem.nl De raad besluit over de opvolging van aanbevelingen uit de zogenoemde
Kernboodschap
Duisenberg-light onderzoeken en de adviezen van de accountant en Auditcommissie over de verbetering van de informatiewaarde van de jaarstukken en, waar van toepassing, de begroting. De aanbevelingen zijn gericht op het verbeteren van de informatiewaarde, samenhang en Ieesbaarheid van deze Planning & Controlstukken. Voorgesteld wordt in te stemmen met het advies van de Auditcommissie om scenario 2 uit te werken. Dit scenario voorziet in een inhoudelijk verbeterde opzet van de jaarstukken, waarin per beleidsveld beter inzicht wordt geboden in de inzet van middelen, geleverde prestaties, risicos, reserves en investeringen. Voor de begroting zijn met name de volgende onderdelen uit scenario 2 van toepassing: een doelenboom met niet-gesaldeerde lasten en baten per product, een overzicht van investeringskredieten, een weergave van doeluitkeringen per beleidsveld en de vermelding van verbonden partijen per programma. Daarnaast brengen de rapporteurs en Auditcommissie via dit raadsvoorstel hun advies uit over de opvolging van de openstaande aanbevelingen. Een deel leent zich voor directe uitvoering; andere stellen zij voor te betrekken bij de eerstvolgende raadsconferentie over doelen(bomen), prestaties en indicatoren in de nieuwe raadsperiode of over te hevelen naar de nieuwe Auditcommissie.
Met dit besluit beschikt de raad over beter gestructureerde en inzichtelijke sturingsinformatie. Dit versterkt de kaderstellende en controlerende taak van de raad en vergroot de transparantie richting inwoners. Behandelvoorstel voor
De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het
commissie
voorstel van de rapporteurs en Auditcommissie en over de wijze van agendering van het raadsvoorstel in de raadsvergadering.
Relevante eerdere
Reactie college op rapporten Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport
besluiten of stukken
accounta nt (2024/1899618) Advies Auditcommissie opvolging tweetal Duisenberg light aanbevelingen
_______________________ (2024/978939)
Kenmerk: 2025/430996
1/7
Advies Deloitte leesbaarheid ¡aarverslag Duisenberg-light onderzoeken jaarstukken en begroting 2023 gemeente Haarlem (2024/841535) Advies rapporteurs opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling jaarstukken 2023 (2024/841648) Advies opvolging Duisenberg light aanbevelingen t.b.v. behandeling ontwerDbegroting 2024-2028 (2023/1790756) Besluit raad d.d........1.9 JUN 2025
De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van de rapporteurs en Auditcommissie, Besluit: 1.
in te stemmen met het advies van de Auditcommissie voor uitwerking van scenario 2 in de jaarstukken en begroting; in te stemmen met de adviezen van de rapporteurs en Auditcommissie ten anzien van de opvolging van de aanbevelingen (bijlage 1). de voorzitter,
1. Aanleiding ln de afgelopen jaren heeft de raa , op basis van diverse rapporte,,vn cgDúisenberg-rapporteurs, meerdere aanbevelingen overg
men ter verbetering van de irormatiewaarde van het jaarverslag
en de begroting. Deze aanbevelingen zijn bedoeld om de aansluiting tussen doelen, prestaties en middelen te versterken, versnippering van informatie tegen te gaan en de consistentie tussen begroting en jaarstukken te verbeteren. Begin 2024 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen de Duisenberg-rapporteurs, de wethouder en de accountant over twee openstaande aanbevelingen uit eerdere Duisenberg-light-onderzoeken. Doel van het gesprek was om tot een gezamenlijke duiding van deze aanbevelingen te komen, als stap richting een mogelijke uitwerking. Tijdens het gesprek werd duidelijk dat er ook behoefte bestond aan een bredere en werkbare uitwerking van andere aanbevelingen die betrekking hebben op de opbouw en informatiewaarde van de P&C-documenten, mede gezien het uitblijven van opvolging van deze aanbevelingen. Daarbij is onder meer gesproken over de aangekondigde uitbreiding van de zogenoemde W-vragen (Wat willen we bereiken?, Wat hebben we gedaan/bereikt? en Wat heeft het gekost?) in het Besluit begroting en verantwoording (BBV) ), gericht op het verbeteren van de verslaglegging over investeringen, verbonden partijen en risicos. De accountant is in dit gesprek gevraagd een vertaalslag te maken van deze openstaande aanbevelingen en ontwikkelingen naar een werkbare aanpak die recht doet aan de verschillende perspectieven.
Het adviesrapport van Deloitte van april 2024 is hiervan het resultaat (bijlage 2). Naar
Kenmerk: 2025/430996
2/7
aanleiding van dit advies heeft door het college een dummyprogramma opgesteld waarin aanbevelingen, samen met de adviezen van de accountant en aanstaande wijzigingen in het BBV zijn verwerkt. De Auditcommissie heeft de dummy in februari en april 2025 beoordeeld. Op basis daarvan brengt zij via dit raadsvoorstel advies uit aan de raad. ln april 2025 vond daarnaast een overleg plaats tussen de rapporteurs, de wethouder en de concerncontroller over andere aanbevelingen die in het eerdere gesprek en in het accountantsadvies niet waren besproken. Aanleiding hiervoor was de collegereactie van oktober 2024 (bijlage 3). ln dit gesprek is besproken welke aanbevelingen zich lenen voor directe uitvoering en welke onderwerpen beter aan de nieuwe raad kunnen worden voorgelegd. Belangrijkste opbrengst van het gesprek is dat het college openstond voor vervanging van de huidige smiley-legenda door een stoplichtcodering met aangepaste toelichting, en dat is onderstreept dat de consistentie tussen begroting en jaarverslag een doorlopend verbetertraject is. 2. Beoogd resultaat Dit voorstel beoogt duidelijkheid te verschaffen over de opvolging van alle openstaande aanbevelingen uit het zogenoemde Duisenberg-light onderzoeken en de adviezen van de accountant en de Auditcommissie. 3. Voorstel en onderbouwing De raad wordt voorgesteld: i.
in te stemmen met het advies van de Auditcommissie voor uitwerking van scenario 2 in de jaarstukken en begroting;
2.
in te stemmen met de adviezen van de rapporteurs en Auditcommissie ten aanzien van de opvolging van de aanbevelingen (bijlage 1).
De onderstaande overwegingen vormen de onderbouwing van het voorstel aan de raad. 1. lntegrale benadering versterkt overzicht en samenhang De door de raad overgenomen aanbevelingen en adviezen van rapporteurs, Auditcommissie en accountant beogen een meer integrale opzet van de jaarstukken en begroting. Daarbij gaat het om het verbeteren van de aansluiting tussen doelen, prestaties en middelen, het tegengaan van versnippering van informatie en het versterken van de consistentie tussen begroting en jaarverslag. Door deze elementen samen te brengen ontstaat een overzichtelijker en samenhangender geheel dat de controlerende taak van de raad ondersteunt. 2. Dummyprogramma als onderbouwing voor uitwerking aanbevelingen en adviezen Het dummyprogramma biedt een concrete uitwerking van diverse aanbevelingen en adviezen. Hierdoor kan de raad gericht kiezen weike aanbevelingen en adviezen worden verwerkt in toekomstige jaarstukken en begrotingen.
Kenmerk: 2025/430996
3/7
3. coliege staat overwegend positief tegenover opvolging aanbevelingen Uit het overzicht in bijlage 1 blijkt dat het college veel aanbevelingen en adviezen positief heeft beoordeeld en (deels) inhoudelijk heeft overgenomen of daartoe bereid is. Met deze nota worden de adviezen van rapporteurs en Auditcommissie over de opvolging ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Nadat het college uitvoering heeft gegeven aan de opvolging van de adviezen, kan de raad beoordelen of deze aanbevelingen als afgedaan kunnen worden beschouwd. 4. Raadsconferentie als passend moment voor nadere keuzes De rapporteurs vinden het passend om sommige aanbevelingen bij de nieuwe raad neer te leggen. Zij stellen voor om deze te betrekken bij de raadsconferentie aan het begin van de nieuwe raadsperiode, zodat de nieuwe raad zich hierop kan herbezinnen op de wenselijkheid en uitwerking ervan. 5. Auditcommissie adviseert positief over scenario 2 De Auditcommissie adviseert de raad om in te stemmen met scenario 2, omdat dit scenario naar haar oordeel het beste evenwicht biedt tussen ¡nformatiewaarde, overzichtelijkheid en uitvoerbaarheid. Scenario 2 voorziet in een inhoudelijk verbeterde opzet van jaarverslag en begroting, waarin diverse aanbevelingen en adviezen van rapporteurs, accountant en Auditcommissie zijn overgenomen, namelijk: 1.
Het opnemen van een overzicht van verbonden partijen per programma, waarin per verbonden partij het financieel belang van de gemeente en de bijdrage aan het behalen van de programmadoelstellingen worden toegelicht, waardoor de raad beter inzicht krijgt in de betrokkenheid van verbonden partijen. 2. Niet-gesaldeerde weergave van lasten en baten per product (op basis van taakvelden) in de doelenboom, waarmee beter inzicht ontstaat in de bruto omvang van activiteiten en de inzet van middelen per beleidsveld duidelijker zichtbaar wordt; 3. Per beleidsveld een uitsplitsing van lasten volgens de primaire en gewijzigde begroting en het rekeningresultaat, met een meerjarige trendgrafiek en toelichting op afwijkingen, waardoor de raad beter zicht krijgt op de financiële ontwikkeling. 4. Een totaaloverzicht van de begrote en gerealiseerde dotaties en onttrekkingen van reserves per beleidsveld, met de bijbehorende eindstanden, waardoor de raad inzicht krijgt in zowel de financiële opbouw als het daadwerkelijke gebruik van reserves in het programma. 5.
Per beleidsveld een overzicht van investeringskredieten met het begrote bedrag, de realisatie en het restant, afgezet tegen de vastgestelde kredieten uit de begroting van het verslagjaar en de actualisatie in de daaropvolgende begroting, waardoor de raad beter kan beoordelen of investeringen tijdig en doelmatig zijn uitgevoerd en hoe is bijgestuurd. 6. Een visuele weergave van de tien grootste investeringen, met per ¡nvestering het resterende budget, waardoor de raad beter zicht krijgt op de financiële voortgang en eventuele onderbenutting van deze investeringen.
Kenmerk: 2025/430996
4/7
,-;--
7. Een overzicht van doeluitkeringen per regeling, met realisatie, vooruitontvangen bedragen en resterende ruimte, gegroepeerd per beleidsveld in plaats van alleen in de sisa-bijlage, waardoor de raad beter zicht krijgt op de inzet van specifieke rijksbijdragen, de uitvoeringsvoortgang en de risicos op onderbesteding of terugbetaling in het programma. 8. Een overzicht van de top-10 risicos binnen het programma, met toelichting op aard, kans en maximaal financieel gevolg per beleidsveld, waardoor de raad beter zicht krijgt op de belangrijkste onzekerheden en de mate waarin de gemeente in staat is om eventuele financiële tegenvallers op te vangen. 9. Een verwijzing naar bijlage 6.9 Productenrealisatie in de doelenboom, met per product de gerealiseerde prestaties en koppeling aan programmadoelstellingen, waardoor de raad eenvoudig kan nagaan welke prestaties zijn geleverd en hoe deze bijdragen aan het behalen van beleidsdoelen. Scenario 1 voorziet slechts in het opnemen van informatie die aansluit bij de aangekondigde uitbreiding van de zogenoemde W-vragen in het Besluit begroting en verantwoording (BBV). ln dit scenario zijn niet ook nog aanbevelingen van de rapporteurs en adviezen van de accountant of de Auditcommissie verwerkt. De opzet van het programmadeel, waaronder de doelenboom en toelichtingen, blijft daarmee grotendeels gelijk aan die van de huidige stukken.
De Auditcommissie vindt dit scenario onvoldoende, omdat het onvoldoende tegemoetkomt aan de behoefte aan integraliteit, transparantie en vergelijkbaarheid. Scenario 3 bevat dezelfde opzet als scenario 2, aangevuld met twee onderdelen: een uitgebreide toelichting op de mutaties van de bestemmingsreserves en een specificatie van incidentele baten en lasten per programma. Daarmee geeft dit scenario invulling aan het merendeel van de aanbevelingen die betrekking hebben op de opbouw en inhoud van het programmadeel. De Auditcommissie vindt dit scenario te omvangrijk en te weinig overzichtelijk. De toevoegingen zorgen voor een aanzienlijke uitbreiding van het aantal paginas, terwijl de meerwaarde daarvan in verhouding tot de extra informatie beperkt is. Dit staat haaks op de wens van de raad om te komen tot kernachtige en goed leesbare P&C-producten. Scenario 4 voorziet in het opnemen van bijlage 6.5 (Analyse en toelichting per beleidsveid) in het programmadeel van de jaarstukken. Daarmee wordt bestaande detailinformatie, die nu digitaal beschikbaar is als bijlage, verplaatst naar het gedrukte boekwerk. Hoewel dit bijdraagt aan integraliteit met de doelen en producten van de toelichting op afwijkingen in de financiële realisatie ten opzichte van de begrote realisatie, leidt het ook tot een aanzienlijke toename van het aantal gedrukte paginas per programma.
De Auditcommissie ziet hierin onvoldoende meerwaarde in verhouding tot de toename van het aantal extra paginas. Om die reden wordt dit scenario ontraden. 6. Overzicht openstaande aanbevelingen en advies Voor een volledig overzicht van alle openstaande aanbevelingen, de stand van zaken bij de opvolging
Kenmerk: 2025/430996
5/7
door het coilege, en het bijbehorende advies van de rapporteurs en de Auditcommissie, wordt verwezen naar de bijlage Reactie opvolging openstaande Duisenberg aanbevelingen en adviezen accountant en Auditcommissie juni 2025. 4. Risicos en kanttekeningen 4.1 Risicos Bij de uitwerking van scenario 2 zijn op dit moment geen bijzondere risicos voorzien. 4.2 Kanttekeningen 4.2.1 De aanbeveling over het koppelen van financiële middeien aan doelen vergt systeemaanpassingen Deze aanbeveling is nog niet concreet uitgewerkt, omdat de financiële administratie is ingericht op het niveau van beleidsvelden en taakvelden, en niet op het niveau van doelstellingen. De commissie vindt het wenselijk dat de raad, in het licht van deze complexiteit, zelf de afweging maakt of het extra inzicht dat een directe koppeling kan bieden opweegt tegen de benodigde inspanning om dit structureel mogelijk te maken. De Auditcommissie stelt daarom voor om deze aanbeveling over te hevelen naar de nieuwe Auditcommissie. Die kan, vanuit haar rol in de beoordeiing van de inrichting en kwaliteit van de P&C-producten, straks het gesprek voeren over de wenselijkheid en uitvoerbaarheid van deze aanbeveiing.
4.2.2 Afhankelijkheid van landelijke ontwikkelingen De inrichting van programmabegroting en jaarstukken staat niet op zichzelf, maar is mede afhankelijk van landelijke ontwikkelingen, zoals aanpassingen in het Besluit begroting en verantwoording (BBV). Verdere concretisering van de aangekondigde BBV-wijzigingen kan invloed hebben op de inrichting van P&C-documenten. 5. Consequenties en uitvoering .
Het voorstel heeft geen directe financiële gevolgen. Scenario 2 is door het college beoordeeld als uitvoerbaar binnen de bestaande capaciteit en begroting. Na besluitvorming door de raad op 19 juni 2025: o
Worden de aanbevelingen uit scenario 2 verwerkt in de opzet van de Programmabegroting 2026-2030 en de jaarstukken 2025;
o
Wordt het overzicht met openstaande aanbevelingen en adviezen geactualiseerd en gemonitord;
o
Brengen de rapporteurs en Auditcommissie advies uit aan de raad over de verwerking van de aanbevelingen en adviezen in de programmabegroting 2026-2030 (in november);
o
Worden die aanbevelingen en adviezen waarvoor dat is voorzien overgeheveld naar de nieuwe Auditcommissie.
Kenmerk: 2025/430996
6/7
,-;-
o
Worden die aanbevelingen en adviezen waarvoor dat is voorzien besproken tijdens de raadsconferentie Programmas, doelen en indicatoren die gepland wordt aan het begin van de nieuwe raadsperiode.
6. Bijlagen i.
Overzicht met adviezen per Duisenberg aanbeveling of advies van de accountant en Auditcommissie
2. Adviesrapport Deloitte Leesbaarheid jaarverslag gemeente Haarlem 3. Reactie college op rapporten Duisenberg Jaarstukken 2023 en adviesrapport accountant
Kenmerk: 2025/430996
7/7