Reactie college op evaluatie vergadermodel Haarlemse raad

Memo Reactie evaluatie vergadermodel Haarlemse raad

Aan

Presidium

Datum

28 mei 2024

Onderwerp

Reactie evaluatie vergadermodel Haarlemse raad

Van

College Haarlem

Beste leden van het presidium, Bedankt voor het delen van het rapport ‘evaluatie vergadermodel Haarlemse raad’. Het college heeft het rapport in goede orde ontvangen en met interesse gelezen. Fijn en goed dat er een onderzoek is uitgevoerd naar de werking van het huidige vergadermodel. Een groot deel van de aanbevelingen gaat over de raad en griffie. Daar waar er raakvlakken zijn met de rol van het college en die van de organisatie wil het college een aantal aandachtspunten meegeven t.b.v. de verdere uitwerking. 1. Kwaliteit van stukken/blauwdruk stukken • In het rapport wordt een aantal keer verwezen naar de kwaliteit van stukken en een duidelijke blauwdruk voor ambtelijke stukken. Het college erkent het belang van kwalitatief goede stukken om te komen tot effectieve besluitvorming. • Het is voor het college nog niet volledig duidelijk wat specifiek ontbreekt in de huidige stukken en wat de exacte wensen zijn vanuit de raad. Kwaliteit van de stukken is vaak subjectief of politiek geladen en moeilijk te objectiveren. • Met het ‘project aanpak kwaliteit stukken’ wordt in aanwezigheid van raadsleden, griffie en organisatie verder verkend wat er wordt verstaan onder ‘kwaliteit van de stukken’ en wat passende maatregelen zijn om dit verder te verbeteren. Het college hoort graag welke aanbevelingen uit dit project komen en wat wordt verwacht van de organisatie. 2.

Meer ruimte voor beeldvorming/opinievorming • Het college is voorstander van meer beeldvormende vergaderingen, waaronder technische sessies of werksessies waar zowel ambtenaren, portefeuillehouders (en stakeholders/deskundigen) actief aan kunnen deelnemen. Dit laatste is een ‘vorm’ die nog niet wordt gebruikt binnen Haarlem. Het college werkt graag mee aan een eventueel experiment en nieuwe vormen. • Het college is van mening dat frequenter gebruik maken van opinienota’s ook kan bijdragen aan het goede gesprek met de raad. 3. Spanningsveld tussen ‘betrokkenheid’ versus ‘ruimte/tijd’ • Het college is voorstander van het betrekken van raadsleden en het organiseren van bijeenkomsten buiten reguliere vergaderingen. • Dit vraagt ook scherpe keuzes vanuit de raad. De agenda’s zijn vaak vol, extra bijeenkomsten worden niet altijd goed bezocht en de controlerende rol vanuit de raad neemt soms de overhand (zo worden er in sommige commissies relatief veel ter kennisname stukken ter bespreking geagendeerd). Dit leidt tot een grote hoeveelheid stukken die besproken moeten worden terwijl er beperkt tijd is.

1/2

•

Het betreft een wisselwerking: meer ruimte om vroegtijdig mee te denken op dossiers vraagt ook ruimte en tijd om hier aandacht aan te besteden. Het college gaat hier graag het gesprek over aan met raad en griffie. Een leerzaam voorbeeld vindt het college de omgevingswet. 4. Verdelen advies/bespreekstukken over commissies, inclusief aanlevertermijnen • Het college is voorstander van het verdelen van advies- en bespreekstukken over twee commissies, met twee aanlevermomenten per cyclus. Het college is geen voorstander van één aanlevermoment per maand (zie ook bijgaande reactie op verzoek presidium m.b.t. het ‘aanleverschema’). 5. Technische vragen voorafgaand aan vergadering • Verzoek vanuit college is om bij de uitwerking ook te kijken of er door de griffie en commissievoorzitters opnieuw aandacht kan worden besteed aan het stellen van technische vragen voorafgaand aan vergaderingen i.p.v. tijdens vergaderingen zelf. 6. Representatie organisatie en college in onderzoek is beperkt • Het onderzoek heeft zich met name gefocust op raads- en commissieleden. Er lijkt slechts één ambtenaar te hebben deelgenomen aan de online vragenlijst. Bij het verdiepend interview zijn twee bestuursadviseurs en één collegelid geïnterviewd.

• Verzoek is om bij de nadere uitwerking rekening te houden met de impact op de ambtelijke organisatie en tijdig te toetsen of de uitvoering realistisch en haalbaar is. Het college gaat graag in gesprek met presidium over de evaluatie van het vergadermodel en de wens van het presidium m.b.t. aanlevertermijnen van stukken. Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris

de burgemeester

C.M. Lenstra

J. Wienen

2/2