Raadsstuk Nieuw ´Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022´ en nieuwe ´Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022´

Raadsstuk

Onderwerp Nieuw ´Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022´ en nieuwe ´Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022´ Nummer 2022/74730 Portefeuillehouder n.v.t. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Van Seniorenconvent Auteur M.C.C. Philips Telefoonnummer 023-5115615 Email mphilips@haarlem.nl Kernboodschap Het Reglement van Orde voor de raad en de Algemene Commissieverordening zijn verouderd en sluiten niet meer aan bij de huidige praktijk van vergaderen. De raad heeft behoefte om een aantal wijzigingen aan te brengen. Er is zoveel mogelijk aangesloten bij de modelregelingen van de VNG. Behandelvoorstel voor De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het commissie voorstel van het college en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. Besluit Raad De raad der gemeente Haarlem, d.d. ………. (wordt ingevuld door de Gelezen het voorstel van het Seniorenconvent d.d. 7 februari 2022, griffie) Besluit: 1.

Het ‘Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022’ vast te stellen, en met ingang van de dag na de bekendmaking in werking te laten treden, onder gelijktijdige intrekking van het ‘Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad van Haarlem’, zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van de raad van 15 maart 2018 en inwerking getreden op 6 april 2018. 2. De ‘Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022’ vast te stellen, en met ingang van de dag na de bekendmaking in werking te laten treden, onder gelijktijdige intrekking van de Algemene Commissieverordening’, zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van de raad van 15 maart 2018 en in werking getreden op 17 april 2018. de griffier,

de voorzitter,

Kenmerk: 2022/74730

1/7

1. Inleiding In 2018 is de raad gestart met een op onderdelen gewijzigde vergaderpraktijk. Uit de in 2019 uitgevoerde evaluatie van die aanpassingen kon geen eenduidige conclusie worden getrokken over de wenselijkheid van implementatie van een geheel nieuw vergaderstelsel. Wel bleek uit die evaluatie dat er voldoende aanleiding was verbeteringen door te voeren in de praktijk van de bestaande werk- en vergaderwijze. Door het vertrek van de griffier en het uitbreken van de Covidpandemie hebben voorstellen voor die door te voeren aanpassingen langer op zich laten wachten dan was voorzien. Het Seniorenconvent heeft op 17 mei 2021 een traject in gang gezet om voor het einde van deze raadsperiode verbetervoorstellen voor te bereiden en ter besluitvorming voor te leggen. Deze voorstellen zijn verwerkt in een aangepast Reglement van Orde voor de raad (RvO) en een aangepaste Verordening op de raadscommissies. Het aanpassen van het RvO en de Verordening op de raadscommissies is benut om in beide een aantal actualisaties door te voeren. Voor dat actualiseren zijn de meest recente modelverordeningen van de VNG als leidraad benut. Dat betekent onder andere dat zoveel als mogelijk al datgene dat al in en door de Gemeentewet wordt geregeld geen plaats heeft gekregen in het RvO en de Verordening op de raadscommissies.

Vanzelfsprekend is het doorvoeren van aanpassingen en actualisaties ook gebruikt om tekortkomingen te corrigeren. In de ten behoeve van de behandeling van dit raadsvoorstel opgestelde was-wordt tabel is aangeven wat is geschrapt, gewijzigd en toegevoegd en voor zover dat niet evident is, wordt daarbij ook gemotiveerd waarom die verandering wordt voorgesteld. Het Seniorenconvent heeft bij het voorbereiden van de verbetervoorstellen de ambitie op het netvlies gehad de raad zo optimaal mogelijk in positie te brengen. Bij deze betere positionering van de raad, moeten ook taken en rollen van het presidium aansluiten. Dit heeft geleid tot een uitbreiding en aanscherping van taken, om de raad te kunnen bijstaan en faciliteren hierin. Het Seniorenconvent heeft bij het voorbereiden van de verbetervoorstellen ook steeds gewerkt vanuit het uitgangspunt zaken zoveel mogelijk te vereenvoudigen (met betrekking tot de spreektijdregeling bijvoorbeeld). Ook is steeds geredeneerd vanuit het uitgangspunt zaken zo min mogelijk limitatief te regelen, om de raad zoveel mogelijk keuzeruimte te bieden binnen de kaders die Reglement en Verordening stellen. 2. Voorstel aan de raad Het Seniorenconvent stelt de raad voor: 1. Het ‘Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022’ vast te stellen, en met ingang van de dag na de bekendmaking in werking te laten

Kenmerk: 2022/74730

2/7

treden, onder gelijktijdige intrekking van het ‘Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad van Haarlem’, zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van de raad van 15 maart 2018 en inwerking getreden op 6 april 2018. 2. De ‘Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022’ vast te stellen, en met ingang van de dag na de bekendmaking in werking te laten treden, onder gelijktijdige intrekking van de Algemene Commissieverordening’, zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van de raad van 15 maart 2018 en in werking getreden op 17 april 2018. 3. Beoogd resultaat Het nieuwe Reglement van Orde voor de raad en de nieuwe Verordening op de raadscommissies voorzien in een werk- en vergaderwijze waarbij de raad steeds optimaal in positie is.

Met de aanpassing van het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies wordt een aantal concrete veranderingen doorgevoerd die leiden tot: - verbeteringen in de werk- en vergaderwijze; - een takenpakket dat het presidium in staat stelt de raad zo optimaal mogelijk in positie te laten zijn; - een grotere mate van keuzevrijheid om binnen de kaders aanpassingen door te voeren in de werk- en vergaderwijze zonder dat daar meteen een aanpassing van het Reglement van Orde en/of de Verordening op de raadscommissies voor nodig is; - het schrappen van een aantal artikelen die inconsistent en niet eenduidig zijn geformuleerd in de vigerende verordeningen; - een Reglement en een Verordening die recht doen aan de geldende wet- en regelgeving en die uitleg die daar op basis van de meest recente inzichten aan gegeven dient te worden. 4. Argumenten 4.1 Raad in positie: presidium als kwaliteitsbewaker en poortwachter Een belangrijke motivatie voor de voorliggende verbetervoorstellen in de werkwijze en vergaderwijze van raad en raadscommissies is de ambitie om als raad zo optimaal mogelijk in positie te brengen.

Deze optimale positionering van de raad omvat de volgende elementen: in staat zijn om te sturen op de agenda, om kaders te kunnen stellen, om ‘stad’ en stadsbestuur te kunnen verbinden, om invloed te kunnen uitoefenen op de inrichting van besluitvormingsprocessen, en om te sturen op het ontvangen van die informatie die de raad daadwerkelijk in staat stelt toe te kunnen zien op de effecten van het gevoerde beleid en bestuur. Hierin heeft het presidium een belangrijke taak. Daarom worden voorstellen gedaan om het takenpakket van het presidium te verruimen. Daarmee wordt bereikt dat het presidium inderdaad die rol van poortwachter (‘wat moet wel en niet naar de raadsjaaragenda?’) en kwaliteitsbewaker (‘stelt dit de raad in staat te doen wat hij moet doen?’) kan vervullen.

Kenmerk: 2022/74730

3/7

In het Reglement van Orde wordt voorgesteld de volgende taken op te nemen: - het opstellen van kwaliteitscriteria voor bestuurlijke stukken/raadsvoorstellen en ervoor zorgen dat die criteria bekend zijn en erop toezien dat ze worden nageleefd; - toezien op duidelijke besluitpunten in de raads- en initiatiefvoorstellen; - zorgen voor een actueel inzicht in komende dossiers/agendapunten (actuele termijnplanning) en voor een Strategische Lange Termijn Agenda, en ervoor zorgen dat de daarvoor benodigde informatie wordt verkregen; en - ervoor zorgen dan de raad tijdig in positie is om kaders mee te kunnen geven aan de inrichting van besluitvormingsprocessen en de rol van de raad daarin. De raad moet actief, volledig en tijdig worden geïnformeerd en de best denkbare stukken ontvangen. Die aan de raad aangeboden stukken moeten steeds ‘getoetst’ worden: zijn ze geschikt gezien de fase in het besluitvormingsproces, hebben de stukken inderdaad informatiewaarde, etc. Het presidium vervult hierin een belangrijke taak. Doel is dat het presidium minder doorgeefluik wordt, zoals dat nu vaak het geval is, en meer kwaliteitsbewaker en dus poortwachter. Een actief optreden van het presidium wordt beoogd, dat in het belang van de raad zorgt voor goede stukken: minder informatiedichtheid (minder ‘papier’) en meer informatiewaarde.

Met als beoogd resultaat dat de raadsleden minder tijd kwijt zullen zijn met het lezen en doorgronden van de stukken en raadsvoorstellen. Bijzondere aandacht van het presidium zal uitgaan naar de kwaliteit van de besluitpunten in de raadsvoorstellen. Welk besluit wordt precies gevraagd? Zijn de voorgestelde kaders en keuzes voldoende scherp geformuleerd? Wat zijn de consequenties van de voorgenomen keuzes? Hoe raken ze aan eerdere keuzes en hoe werken ze door in andere beleidsvelden? Enzovoort. Dit toetsen gebeurt in het belang van de kwaliteit van de kaders die de raad stelt en is dus ook in het belang van de controle door de raad. Zonder heldere kaders en duidelijke doelen zal immers ook het toezicht, de monitoring en de controle door de raad nooit optimaal kunnen zijn. Het consequenter en scherper toetsen op de kwaliteit van de besluitpunten geeft een impuls aan de kwaliteit van de permanente cyclus van sturen-controleren-bijsturen, geeft een impuls aan de oordeelsvorming en het debat in de commissies en de raad omdat de raadsleden in het vervolg beter weten waar ze mee instemmen en waar dat toe leidt. De raad is in positie als hij steeds tijdig beschikt over een zo actueel mogelijk overzicht van (aanstaande) dossiers en agendapunten. Dat biedt de mogelijkheid om als raad proactief onderwerpen te agenderen. Zodoende heeft de raad grip op zijn eigen agenda.

Het zorgt ervoor dat belangrijke dossiers tijdig op de agenda (kunnen) komen te staan. Naast inhoudelijke kaders zijn proceskaders steeds belangrijker: richtinggevende uitspraken van de raad over de inrichting van besluitvormingsprocessen. De raad is goed in positie als hij tijdig invloed kan uitoefen op de vormgeving van die besluitvormingsprocessen. Dergelijke proceskaders zijn lang

Kenmerk: 2022/74730

4/7

niet bij elk dossier van belang, maar wel bij de grote, veelal complexe dossiers. Voorkomen moet worden dat de raad niet tijdig in positie komt om te kunnen sturen op de inrichting van de besluitvormingsprocessen en met name op de rol van de raad daarin. Belangrijk om te vermelden is, dat het om te beginnen aan het college en de gemeentesecretaris is ervoor te zorgen dat die richtlijnen en kwaliteitscriteria worden nageleefd. Voor de benodigde afstemming verdient het aanbeveling vaker dan nu het geval is de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger uit te nodigen (een deel van) de vergadering van het presidium bij te wonen. Naast intensieve afstemming met college en organisatie zijn er nog twee belangrijke voorwaarden om van deze taakopvatting van het presidium een succes te kunnen maken. De raadsleden die zitting krijgen in het presidium moeten over voldoende tijd en over de wil beschikken om te investeren in het optimaal positioneren van de raad. Ook geldt dat de griffie, en in het bijzonder de griffier, voldoende tijd moet kunnen vrijmaken om de stukken en de vergaderingen van het presidium goed te kunnen voorbereiden. 4.2. Kortere en daarmee krachtigere commissievergaderingen: opgeknipt in tweeën De lange (aaneengesloten) duur van de commissievergaderingen in de bestaande situatie wordt ongewenst gevonden.

Daarom wordt voorgesteld vast te houden aan de vier-wekelijkse-cyclus en terug te keren naar de werkwijze in vorige raadsperioden waarin de commissievergaderingen korter duurden en werden ingepland in twee parallelle sessies (in opeenvolgende weken). Er wordt vastgehouden aan een vaste en herkenbare vergaderdag, de donderdag, en aan de tussenweek. De tussenweek is bedoeld voor raadsmarkten en informatieve bijeenkomsten, maar kan ook door raadsen commissieleden worden gebruikt om op eigen gelegenheid in gesprek te gaan met inwoners en organisaties of als rustweek. De tussenweek is van week 3 naar week 2 verplaatst, zodat na de input die is opgehaald in de tussenweek desgewenst nog in de commissies kan worden besproken in week 3. Tot slot wordt vastgehouden aan een structureel moment voor het vragen(half)uur apart van de vergaderingen van raad en commissies.

De vergadercyclus ziet er dan als volgt uit: Week 1: 4 commissies die twee aan twee parallel vergaderen en een vragen(half)uur Week 2: tussenweek: raadsmarkten, rustweek en ruimte voor fracties voor eigen initiatieven Week 3: 4 commissies die twee aan twee parallel vergaderen en een vragen(half)uur Week 4: raadsvergadering voorafgegaan door een vragen(half)uur 4.3 Vereenvoudiging spreektijdregeling Voorgesteld wordt om de huidige spreektijdregeling op drie onderdelen te vereenvoudigen en zo nodig significante wijzigingen over te laten aan de volgende raad. De uitwerking ervan is in de praktijk nagenoeg identiek aan de huidige verdeling. De spreektijdregeling van het college is uitgebreid, om daarmee recht te doen aan de praktijk. In de praktijk kreeg het college namelijk al

Kenmerk: 2022/74730

5/7

meer spreektijd dan op papier toebedeeld, om recht te kunnen doen aan alle vragen en bijdragen van de fracties. In de nieuwe spreektijdregeling is ook recht gedaan aan raadsleden die gedurende een raadsperiode besluiten als zelfstandige fractie door te gaan. De tijd die zij kregen was minder dan de inspreektijd voor insprekers. Daarom werd in afwijking van de regeling vanuit coulance steeds meer tijd toebedeeld. Voor afsplitsingen gelden nu dezelfde als voor andere fracties van gelijke omvang. 4.4 Meer flexibiliteit: formele benoeming raadsleden in alle raadscommissies Op dit moment is het praktijk dat raadsleden wel zitting hebben in een bepaalde ‘vaste’ raadscommissie, veelal op basis van de werkverdeling die in de fracties wordt gemaakt, maar dat ze niet formeel zijn benoemd als lid van die specifieke raadscommissie. Voorgesteld wordt deze praktijk (flexibiliteit, maar wel formele benoeming) in de Verordening op de raadscommissies juridisch correct te regelen. In navolging van veel andere gemeenten wordt voorgesteld alle raadsleden formeel te benoemen als lid van alle raadscommissies. In de praktijk verandert er overigens niet veel, omdat van de afgevaardigde leden per fractie steeds één afgevaardigde het woord voert over een aan de orde zijnde agendapunt. Het aantal woordvoerders per agendapunt is dus nooit meer dan het aantal fracties dat in de raad vertegenwoordigd is.

Wel kan tussen de agendapunten gewisseld worden van woordvoerder: woordvoerder 1 van fractie X neemt de stoel over van woordvoerder 2 van fractie X. Niet-raadsleden die aan bepaalde eisen voldoen kunnen benoemd worden als commissielid en kunnen net als de raadsleden benoemd worden als lid van alle raadscommissies. Een eenmansfractie kan maximaal drie commissieleden niet-raadsleden ter benoeming aan de raad voordragen. Andere fracties kunnen maximaal twee commissieleden niet-raadsleden ter benoeming aan de raad voordragen. Op deze manier is geregeld dat in de huidige situatie met vier raadscommissies er voldoende menskracht kan zijn voor de werkverdeling en voor het bijwonen van de commissievergaderingen. 4.5 Meer flexibiliteit: (experimenteer)ruimte voor andere vormen van (beeldvormend) overleg, al dan niet op locatie Herhaaldelijk is de wens uitgesproken om als raad intensiever verbonden te kunnen zijn met de samenleving. In het bijzonder leeft deze wens om ter voorbereiding op de besluitvorming informatie uit die samenleving tot de raad te laten komen. In de Verordening op de raadscommissies is de mogelijkheid opgenomen om ook binnen de bestaande commissiestructuur anders te vergaderen, op locatie eventueel ook, en met meer mogelijkheden voor diversiteit aan mogelijkheden voor participatie door inwoners en anderen.

Het openen van deze mogelijkheid sluit aan bij de in gang gezette ontwikkelingen om de Verordening op het burgerinitiatief te actualiseren, bij de denkrichtingen die worden ontwikkeld aangaande het aanpassen van de Referendumverordening en de beoogde Verordening Burgerberaad.

Kenmerk: 2022/74730

6/7

5. Risico’s en kanttekeningen Een aantal van de voorgestelde veranderingen vraagt om investeringen in de afstemming en het samenspel tussen raad, college en organisatie. Daarom is het nadrukkelijk de bedoeling om een aantal van de hier voorgestelde veranderingen in de werk- en vergaderwijze samen met het college en de organisatie handen en voeten te geven. Het succes van deze veranderingen is immers in sterke mate afhankelijk van de kwaliteit van het samenspel tussen de betrokken bestuursorganen en de organisatie. Gewenning zal nodig zijn om routines te laten ontstaan die recht doen aan het beter in positie zijn van de raad en tegelijk recht te blijven doen aan de dynamiek die onmiskenbaar eigen is aan het besturen van een gemeente. Deze veranderingen zullen - zeker aanvankelijk - meer tijd vragen van het presidium en van de griffie. Het vraagt immers op onderdelen om aanpassingen van bestaande werkprocessen en van de tot nu toe gehanteerde (aanlever)termijnen. Het is dan ook niet uit te sluiten dat de hier voorgestelde veranderingen in eerste instantie tot vertraging in de besluitvorming zullen leiden. Temeer omdat een en ander ook het nodige vraagt van college en organisatie. 6.

Uitvoering Nadat de raad instemt met de beslispunten zullen het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies in werking treden op de dag nadat deze bekend zijn gemaakt in het digitale gemeenteblad. De oude regelingen worden gelijktijdig ingetrokken. 7. Bijlagen - Bijlage 1: Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022; - Bijlage 2: Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022; - Bijlage 3: was-wordt tabel Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022; - Bijlage 4: was-wordt tabel Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022.

Kenmerk: 2022/74730

7/7