Raadsstuk bij Duisenberg onderzoeken jaarstukken 2020 gemeente Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp Raadsstuk bij onderzoeken methode Duisenberg-light naar de jaarstukken 2020 gemeente Haarlem Nummer 2021/289103 Portefeuillehouder Rog, M. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling Griffie Auteur Taets van Amerongen-Ingram, D.M. Telefoonnummer 023-5113032 Email dtaets@haarlem.nl Kernboodschap In 2019 heeft de raad besloten in eigen beheer aanvullend onderzoek naar de jaarstukken en begroting te verrichten met behulp van de methode Duisenberg met als werktitel ‘Duisenberg light’. Hiervoor worden ieder jaar door de raad vier rapporteurs benoemd die in koppels onderzoek verrichten voor een tweetal commissies. Dit jaar hebben de onderzoeken zich toegespitst op een beleidsveld van programma’s die zijn ondergebracht bij de raadscommissies Beheer en Samenleving. Aan de raad wordt gevraagd kennis te nemen van de bevindingen uit de onderzoeken en de daarin opgenomen aanbevelingen over te nemen. De raad wordt daartoe gevraagd het college te verzoeken in de aankomende begroting te rapporteren over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen en waar mogelijk deze al te implementeren in de aankomende begroting. Wettelijke grondslag De Gemeentewet bepaalt in artikel 198 dat het de bevoegdheid van de raad is om het jaarverslag en de jaarrekening vast te stellen en het college daarmee décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beheer.

Op grond van artikel 198 Gemeentewet legt het college aan de gemeenteraad over elk begrotingsjaar verantwoording af. Dat gebeurt door de gemeenterekening en het jaarverslag aan de gemeenteraad te overleggen. Benoeming rapporteurs methode Duisenberg light februari 2021 Relevante eerdere Raadsstuk Opvolging aanbevelingen methode Duisenberg-light jaarstukken 2019 besluiten Raadsstuk bij onderzoeken methode Duisenberg-light jaarstukken gemeente Haarlem 2019 Raadsstuk Reactie Duisenberg rapporteurs op opvolging door raad overgenomen aanbevelingen onderzoek jaarstukken 2018 Raadsstuk bij onderzoeken methode Duisenberg light jaarstukken 2018 gemeente Haarlem Raadsbesluit raadsonderzoek jaarrekening (2019/51131)

Kenmerk: 2021/289103

1/5

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van de rapporteurs van de raad, Besluit: De volgende aanbevelingen over te nemen en voor de aanbevelingen aangaande het college, het college te verzoeken de volgende aanbevelingen uit te voeren: 1. Aanbeveling 1: Zorg dat er in de begroting meer informatie over de doelen wordt opgenomen. Neem op welke beleidskaders er gelden en wat de speerpunten en aandachtspunten zijn voor het komend jaar en begroot daarop (college). 2. Aanbeveling 2: Formuleer in de begroting en het jaarverslag, kort en krachtig een onderbouwde doelstelling voor het onderdeel onderwijs bij beleidsveld 1.1 en geef daarbij aan wat de prestaties zijn die daaruit volgen en wat dit mag kosten (college). 3. Aanbeveling 3: Neem in de begroting en het jaarverslag hyperlinks op naar het SHO en het JOP. Neem in de begroting en het jaarverslag voor dat boekjaar de staatjes op uit het JOP met daarin de projecten en (begrote en gerealiseerde) kosten (college). 4. Aanbeveling 4: Maak van het beleidsveld sport en onderwijs twee separate beleidsvelden in de begroting en het jaarverslag (college). 5. Aanbeveling 5: Ga als gemeenteraad na of de informatie zoals opgenomen in de begroting voldoende is om de drie W-vragen (wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen, wat mag het kosten) te beantwoorden. 6.

Aanbeveling 6: Bespreek als raad of de doelen en prestaties onderscheidend genoeg zijn en de indicatoren aansluiten en meten wat je wilt weten. a. Ga na in welke mate de huidige prestatie (indicatoren) antwoord geven op de vraag; wat gaan we daarvoor doen/heeft de gemeente gedaan wat zij wilde doen? b. Ga na in hoeverre de indicatoren een goed beeld geven van de inzet van de gemeente. c. Bespreek in het seniorenconvent of het opportuun is een deze periode nog een indicatorenconferentie te organiseren of dit over te dragen aan

Kenmerk: 2021/289103

2/5

de volgende gemeenteraad 7. Aanbeveling 7: Vergroot als college in de aan de gemeenteraad aangeboden begroting en jaarrekening de informatiewaarde door op lager detailniveau inzicht te geven in het programma en de verantwoording van de gekoppelde doelen, prestaties en het budget. Hierbij kan accordering plaatsvinden op programma niveau, maar wordt inzicht gegeven op doelniveau. Neem hierbij kennis van de werkwijze van andere gemeenten (Utrecht / Eindhoven). de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Met de jaarstukken, de jaarrekening en het jaarverslag, legt het college verantwoording af aan de raad. De verantwoording gaat over de besteding van de middelen zoals opgenomen in de gemeentebegroting van het voorgaande jaar en die beschikbaar zijn gesteld door de raad. De jaarstukken geven ook aan of het college de beoogde prestaties heeft geleverd en doelstellingen heeft gerealiseerd. De raad kan op basis van de jaarstukken controleren of het college in overeenstemming met de begroting en kadernota gestelde kaders heeft gehandeld. De raad beoordeelt de rapportage en stelt de jaarstukken vast, waarmee het betreffende boekjaar wordt afgesloten en het college décharge wordt verleend. In 2019 heeft de raad besloten in eigen beheer aanvullend onderzoek naar de jaarstukken en begroting te verrichten met behulp van de methode Duisenberg. Dit dient tot meer “scherpte” bij de voltallige raad te leiden en beoogt hiermee de inhoudelijke kwaliteit van de controlerende taak van de gemeenteraad te versterken . Het beoogt tevens een bijdrage te leveren aan een meer inhoudelijker debat over de grotere lijnen van het beleid bij de behandeling van de jaarstukken.

Daarnaast heeft de raad besloten een aparte raadsvergadering te wijden aan de behandeling van de jaarstukken en zo te komen tot een politiek en inhoudelijk verantwoordingsdebat ”voorbij” de technische vragen, waardoor tevens de betrokkenheid van raadsleden bij het debat wordt vergroot. Er is besloten voor de duur van drie jaar (de begrotingen en jaarstukken 2018. 2019 en 2020) uitvoering te geven aan de methode met de werktitel "Duisenberg-light" en een tweetal rapporteurs te benoemen die één beleidsveld van hun commissie onderzoeken. 2. Aanpak onderzoeken m.b.v. methode Duisenberg De raad heeft voor dit jaar besloten dat het onderzoek methode Duisenberg-light zich toespitst op één van de beleidsvelden van de programma’s waar de commissie Beheer en op één van de beleidsvelden van de programma’s waar de commissie Samenleving voor verantwoordelijk is. Voor de commissie Samenleving is gekozen voor beleidsveld 1.1 Onderwijs en Sport met als focus de

Kenmerk: 2021/289103

3/5

doelstelling ‘voldoende goed onderhouden van onderwijsvoorzieningen’ en voor de commissie Beheer is gekozen voor beleidsveld 5.1 Openbare ruimte en mobiliteit met als focus de doelstelling ‘toename groen in de openbare ruimte’. Om het onderzoek uit te voeren zijn door de raad uit iedere commissie elk 2 rapporteurs (1 van de oppositie en 1 van de coalitie) benoemd. Voor de commissie Beheer zijn dat de rapporteurs Bas van Leeuwen (D66) en Eloy Aerssens (VVD). Voor de commissie Samenleving zijn dat de rapporteurs Ziggy Klazes (Groenlinks) en Peter van Kessel (VVD). De rapporteurs zijn begeleid door Liesbeth Reekers die samen met Pieter Duisenberg aan de wieg van de methode heeft gestaan en de methode inmiddels in meerdere gemeenten heeft uitgerold. Vanuit de griffie heeft Daphne Taets de rapporteurs ondersteund. Voor het onderzoek hebben de rapporteurs zich gebaseerd op de informatie uit de jaarstukken 2020, de (gewijzigde) begroting 2020-2024 en voorgaande jaarstukken en begrotingen, beleidsnota’s en externe bronnen. Tevens zijn er technische vragen gesteld aan de verantwoordelijke ambtenaren. Directie en college zijn voorafgaand geïnformeerd dat er onderzoeken zullen plaatsvinden en zijn verzocht ambtelijke capaciteit vrij te maken om eventuele vragen van de onderzoekers te beantwoorden. Tot slot heeft er een gesprek plaatsgevonden met de accountant, de heer Van Vught.

Op basis hiervan hebben de rapporteurs een concept rapportage opgesteld; een neutrale analyse gebaseerd op feiten en zonder waardeoordeel van de beleidsmatige keuzes die zijn gemaakt en met technische en inhoudelijke conclusies en aanbevelingen. De rapporteurs hebben vooraf (vertrouwelijk) hun bevindingen met de commissies Beheer en Samenleving besproken, voordat de rapportages in definitieve vorm aan de raad en college zijn aangeboden. De commissievergaderingen hebben plaatsgevonden op 2 juni jl. en de leden van die commissies zijn toen in de gelegenheid gesteld vragen te stellen input te leveren op de conclusies en aanbevelingen. Voor deze behandeling in de commissies zijn de betrokken afdelingshoofden en de gemeentesecretaris uitgenodigd om zo nodig een nadere technische verduidelijking te geven en eventuele feitelijke onjuistheden te corrigeren. De behandeling in de commissies heeft geleid tot kleine aanpassingen in de rapportages. De rapporteurs adviseren de raad om de methode Duisenberg light voort te zetten en zullen dit ook aangeven tijdens de eindevaluatie die eind dit jaar staat gepland. Ondanks de aanzienlijke tijdsinvestering die deze onderzoeken vergen, is het inzicht dat hierdoor ontstaat groot. Niet alleen wordt hiermee de controlerende taak van de raad versterkt, maar het draagt ook bij aan de persoonlijke ontwikkeling als raads- en commissielid. 3.

Opvolging aanbevelingen door de raad overgenomen aanbevelingen Alle door de raad overgenomen aanbevelingen worden door de griffie geregistreerd in het volgsysteem en worden uitgezet in de organisatie zodat deze kunnen worden opgevolgd. Ten behoeve van de begrotings- en jaarstukkenbehandeling wordt er een (ambtelijk) voorstel

Kenmerk: 2021/289103

4/5

aangeboden aan de rapporteurs inzake de opvolging van iedere aanbeveling. De rapporteurs beoordelen deze voorstellen en brengen advies uit aan de raad over de wijze van opvolging. De raad wordt dan gevraagd voor iedere aanbeveling hun advies over te nemen. 4. Voorstel aan de raad Naar aanleiding van de conclusies van de Duisenberg light onderzoeken, zijn door de rapporteurs aanbevelingen geformuleerd. De raad wordt gevraagd het college te verzoeken in de aankomende begroting te rapporteren over de voortgang van de implementatie van de aanbevelingen die voor hen bestemd zijn en waar mogelijk deze al te implementeren in de aankomende begroting. Voor wat betreft de aanbevelingen die de raad zelf aangaan wordt het seniorenconvent gevraagd deze verder vorm te geven.

Bijlagen Bijlage 1 Duisenberg onderzoek beleidsveld 1.1 Onderwijs en Sport Bijlage 2 Duisenberg onderzoek beleidsveld 5.1 Openbare ruimte en mobiliteit

Kenmerk: 2021/289103

5/5