Raadsinformatiebrief Toelichting aanvullende kredietaanvraag Dolhuys

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Toelichting aanvullende kredietaanvraag Dolhuys Nummer 2021/87721 Datum college 16 februari 2021 Portefeuillehouder Botter, J. Programma/beleidsveld 5.3 Overige beheerstaken Afdeling VG Auteur B. Böhne Telefoonnummer 023-5114873 Email bbohne@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de Raad. Behoort bij onderwerp Aanvullende kredietaanvraag project Dolhuys (2020/1212045) in commissievergadering 3 februari 2021. Bijlagen Deze Raadsinformatiebrief is een toelichting op de aanvullende kredietaanvraag Dolhuys. De kredietaanvraag is op woensdag 3 februari jl in de commissie Ontwikkeling behandeld. Op een aantal onderdelen is een nadere uitleg gewenst. Waarom is er medio december een raadsinformatiebrief verstuurd? Actieve informatieplicht Er is een raadinformatiebrief gestuurd om te informeren over deze overschrijding op het verleende krediet. Dit in het kader van de actieve informatieplicht naar de Raad. De RIB is opgesteld direct nadat de wethouder op 11 december 2020 is geïnformeerd over de overschrijding. Afsluiten jaarrekening Voor de afhandeling van het aanvullend krediet is het noodzakelijk om de overschrijding mee te nemen in de jaarafsluiting 2020. Behandeling van de kredietaanvraag moet daarom direct aan het begin van 2021 plaatsvinden. Zodat er geen onrechtmatigheden in de jaarrekening ontstaan.

De overschrijding zoals gemeld in de RIB was op dat moment inzichtelijk. Hoewel de financiële administratie nog niet helemaal was afgerond. Tijdens de afronding zijn en er nog correcties uitgevoerd. Wat is het verschil tussen overschrijding in de RIB en de aanvullende kredietaanvraag? Administratieve correcties Bij afronding van de financiële administratie kwamen twee foutieve boekingen naar voren. Een onjuiste boeking door een typefout en een foutieve invoer inclusief BTW. In totaal voor € 420.000 Deze correcties hebben geleid tot een lagere overschrijding. De tijdsdruk waaronder de RIB van 11 december moest worden opgesteld heeft tot de onvolledige weergave geleid. Bij een normale afsluiting zouden deze posten ook aan het licht zijn gekomen, maar niet in melding aan de raad verwerkt. Het betreft in beide gevallen interne registraties en niet dubbel betaalde of ten onrechte afgedragen bedragen. In de werkelijkheid waren de kosten dus altijd al lager.

Kenmerk: 2021/87721

1/3

Kredietoverschrijding versus kostenoverschrijding In de RIB van december is een kostenoverschrijding van € 481.366 gemeld. Uit de projectadministratie, aangevuld met prognoses van in opdracht gegeven werk bleek dat ten opzichte van het beschikbare budget een tekort was ontstaan. De subsidies waren daarbij al aan het projectbudget toegevoegd en als dekking gebruikt. De kostenoverschrijding die nu in de kredietaanvraag wordt gepresenteerd is lager geworden doordat bij nadere analyse is gebleken dat de werkelijke kosten circa € 0,4 mln lager zijn dan in december gedacht. Daarnaast is nu rekening gehouden met € 150.000 van de subsidies dat ten gunste van het Museum moet worden gebracht en is een bedrag van € 130.000 als huurderswensen in de terugbetalingsafspraken met het Museum gedekt. Dit leidt per saldo tot de genoemde kostenoverschrijding van € 102.200,- uit de Aanvullende Kredietaanvraag. Voor het budgetrecht van de Raad is het noodzakelijk dat ook voor kosten die gedekt worden door subsidies krediet wordt aangevraagd. In dit project is dat ten onrechte achterwege gebleven en de Aanvullende Kredietaanvraag dient ertoe deze omissie te herstellen. Op 11 december was het college nog niet op de hoogte van dit feit zodat hiermee in de RIB van december geen rekening is gehouden.

De hoogte van de Aanvullende Kredietaanvraag bedraagt nu de resterende kostenoverschrijding van € 82.200 (samengesteld uit de kostenoverschrijding voor rekening van de gemeente ad € 102.200 plus de kostenoverschrijding voor rekening van het Museum ad € 130.000 verminderd met het subsidieaandeel voor het Museum ad € 150.000) plus de subsidies € 482.800. Daarmee komt de kredietoverschrijding waarvoor nu toestemming gevraagd wordt op € 565.000 zoals opgenomen in de voorliggende Aanvullende Kredietaanvraag. Per saldo komt van deze kredietaanvraag uiteindelijk alleen het bedrag van € 102.200 voor rekening van de gemeente. Waarom is er een verdeling van de subsidie met Museum van de Geest afgesproken? Van het verleende subsidiebedrag voor duurzaamheid en toegankelijkheid ad. € 300.000 is de helft voor het museum van de Geest. Er is in het projectteam besloten om de subsidieaanvraag door de gemeente – als eigenaar van het gebouw - uit te laten voeren. De kans op het verkrijgen en de hoogte van de subsidie, was daarmee groter. Het museum heeft eveneens aanzienlijk geïnvesteerd in deze onderdelen en de subsidie dient als dekking. Hoe wordt het krediet in de huur verrekend met het Museum van de Geest? De aanvullende kredietaanvraag vermeldt dat er voor ruim 6 miljoen euro in het gebouw is geïnvesteerd.

Dit is een groot bedrag, maar bedacht moet worden dat hiermee een van de oudste en mooiste gebouwcomplexen voor toekomstige generaties behouden is en met het Museum van de Geest er een bijzondere en passende invulling voor deze gebouwen en voor de stad Haarlem is behouden. Van het gehele bedrag is bovendien een groot deel verrekend in de jaarlijkse huur die het Museum zal betalen. De onderhouds- en instandhoudingskosten zijn onderdeel van de Kostprijsdekkende huur die het museum betaalt en het krediet Herinrichting ad. € 1.600.000 en afbetaling krediet Huurderswensen ad. € 565.000 worden als aanvullende betaling in de maandelijkse huursom verwerkt. In totaal bedraagt de jaarhuur van het museum € 210.000 exclusief BTW.

Kenmerk: 2021/87721

2/3

Welk onderhoud aan het Dolhuys is in de toekomst benodigd? In de kredietaanvraag staat dat er nog onderhoud benodigd is voor enkele bouwdelen. Daarom een korte toelichting op het onderhoud dat de afdeling Vastgoed op korte termijn (< 2 jaar) oppakt. Het planmatig onderhoud voor de aankomende 10 jaar is ook in kaart gebracht en opgenomen in het (meerjaren)onderhoudsplan. Achterstallig onderhoud Het achterstallige onderhoud aan het Dolhuys is voor het overgrote deel weggewerkt in het uitgevoerde project. De nog resterende achterstallige werkzaamheden zijn: • Herstel van het dak van creatief atelier: deels bestaat dit uit herstel van houtrot in de constructie en deels uit het aanbrengen van deugdelijk dakbeschot en een waterkerende laag, in 2021 zijn hiervoor onderzoekskosten opgenomen in de planning en voor 2022 is een geraamd bedrag van € 80.000 opgenomen voor de uitvoer van de werkzaamheden. •

Vervangen van stucwerk: in diverse niet publiektoegankelijke ruimten moeten herstelwerkzaamheden aan stucwerk uitgevoerd worden, in de planning voor 2022 is hiervoor een post van € 25.000 opgenomen.

Planmatig en correctief onderhoud Op basis van de actuele meerjaren onderhoudsplanning en de in de afgelopen maand uitgevoerde check op de monumentale waarden door de Monumentenwacht is het in de komende jaren uit te voeren onderhoud aan het Dolhuys in beeld. Het planmatige onderhoud bestaat uit bijvoorbeeld periodiek schilderwerk en het planmatig vervangen van installaties aan het einde van levensduur. Gemiddeld is er voor de komende 10 jaar voor circa € 50.000 per jaar aan planmatig onderhoud gepland. Naast het planmatige onderhoud worden er jaarlijkse uitgaven geraamd voor correctief onderhoud. Vanwege het monumentale karakter van het Dolhuys wordt er rekening gehouden met hogere uitgaven voor correctief onderhoud dan voor andere objecten. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/87721

3/3