Raadsinformatiebrief Collegereactie RKC brief 24-01-2022 incl. bijlagen

Raadsinformatiebrief

Onderwerp Collegereactie RKC brief 24-01-2022 Nummer 2022/427253 Datum college 8 maart 2022 Portefeuillehouder Raadt, E. de Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur R. Kruiswijk Telefoonnummer 023-5114997 Email rkruiswijk@haarlem.nl Bestemd voor: Het college stuurt deze raadsinformatiebrief ter kennisname naar de commissie Bestuur. Bijlagen - Bijlage 1. Informatiebrief RKC aan commissies en raad over aanbevelingen - Bijlage 2. Bijlage bij informatiebrief RKC over aanbevelingen - Bijlage 3. Aanbeveling RKC onderzoek jaarrekening 2016 begrotingswijzigingen - Bijlage 4. Bijlage benchmark begrotingswijzigingen In de brief van de RKC van 24 januari wordt een stand van zaken gegeven van de aanbevelingen die nog openstaan en die met deze brief als afgedaan worden beschouwd. In reactie op deze brief wordt in dit document aangegeven hoe de aanbevelingen die nog open staan zullen worden opgevolgd. Op basis van de brief van de RKC worden de aanbevelingen onder kopje 1 “aanbevelingen van vier jaar oud of ouder” afgedaan en afgesloten. Het college waardeert de wijze waarop de afdoening van de aanbevelingen van jaarstukken ouder dan 4 jaar door de RKC is gemotiveerd.

De volgende aanbeveling wordt overgedragen aan de auditcommissie gezien deze continue aandacht behoeft: 2017307005 Jaarstukken 2016/ Vergroten zicht op financiën Opvolging: naast de reeds met de RKC gedeelde analyse en voorstel over de begrotingswijzigingen wordt dit jaar bij het jaarverslag extra informatie toegevoegd met betrekking tot de aansluiting tussen primaire begroting en jaarrekening zoals verwacht op basis van deze aanbeveling. De eerder met de RKC gedeelde analyse is bijgevoegd als bijlage bij deze brief. Uit het benchmarkonderzoek over de begrotingswijzigingen is gebleken dat Haarlem, vergeleken met 12 andere qua omvang vergelijkbare gemeenten, onder het gemiddelde zit voor alle vergeleken jaren (2017 t/m 2020). Het college begrijpt de behoefte om voortdurend in gesprek te zijn over de inrichting van de begroting en de verantwoording. De auditcommissie kan bijdragen aan het goede gesprek over

Kenmerk: 2022/427253

1/3

wensen en dilemma’s die samenhangen met inzicht in de financiën. Het college hecht veel waarde om continu in gesprek te zijn om bij voorkeur tot gezamenlijke afweging te komen. Op basis van de brief van de RKC blijven de volgende aanbevelingen onder kopje 2 ‘Aanbevelingen van de afgelopen vier jaar die nog niet zijn afgesloten’ nog open: 2019311840 Informatiebeveiliging/ Kwetsbaarheden Opvolging: in de brief wordt aangegeven dat als Haarlem participeert in pilot vanaf december ’22, de RKC deze aanbeveling als afgedaan te beschouwen. De afwikkeling is met name afhankelijk van het implementeren van Network Access Control (NAC) en deze vernieuwing staat gepland voor de tweede helft van 2022. Er is derhalve geen actie op nodig. 20200305501 Governance Spaarnelanden/ lokaal kader in nota VP 20200305366 Governance Spaarnelanden/ formele governance 20200305399 Governance Spaarnelanden/ Statutenwijziging Opvolging: voor de eerste twee aanbevelingen wordt in de bijlage bij de brief aangegeven dat deze worden beschouwd als opgevolgd. Alle bovenstaande aanbevelingen zijn gekoppeld aan het raadsstuk Zienswijze Routekaart Spaarnelanden dat was aangemeld voor de commissie Bestuur van 10 februari. In de commissie is niet afgeconcludeerd op de gevraagde zienswijze en het college heeft een enkele vraag mee teruggenomen.

202124860 Externe inhuur/visie 202221908 Externe inhuur/ aanscherping beheersing 20210624874 Externe inhuur/ Borging Opvolging: de aanbevelingen met betrekking tot externe inhuur betreffen nieuwe aanbevelingen (ontstaansdatum 14/10/2021) en de aanbevelingen zullen vanuit de verantwoordelijke afdeling worden opgepakt. 20200961768 Fietsbeleid/ ambitieniveau op 10 aspecten BYPAD 20200961664 Fietsbeleid/ ambitie vertalen Opvolging: voorstel voor afdoening kan pas gedaan worden wanneer het fietsbeleid is opgesteld. Inmiddels is gestart met het opstellen van dit beleid en is de informatienota Aftrapnotitie fietsbeleid (2022/12895) in het college en de commissie beheer besproken. Deze nota bevat een opzet en planning van het op te stellen fietsbeleid. 20190194753 Welzijnssubsidies/ verantwoordingsinformatie 20190194727 Welzijnssubsidies/ voorbereiding subsidieronde 2019194697 Welzijnssubsidies/ ontwerp subsidietraject

Kenmerk: 2022/427253

2/3

Opvolging: afgesproken is om af te wachten tot de aanbesteding voltooid is en de nieuwe werkwijze is gestart; dan volgt een voorstel afdoening (verwachting: medio 2022).

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2022/427253

3/3

Rekenkamercommissie

Commissies Bestuur, Beheer, Samenleving en Ontwikkeling en Gemeenteraad van Haarlem

Onderwerp: ter informatie stand van zaken RKC-aanbevelingen 2022/1 Bijlagen: 1

24 januari 2022 Geacht commissie- en raadsleden, Naar aanleiding van het besluit van de Rekenkamercommissie (RKC), behandeld in de commissie Bestuur van september 2021, om aanbevelingen uit onderzoeken die vier jaar of langer geleden zijn gedaan niet meer na te volgen, willen wij uw aandacht vragen voor de zogenaamde ‘oude’ aanbevelingen en de recentere aanbevelingen van de RKC. Deze brief is bedoeld ter informatie: welke aanbevelingen ter opvolging open staan en wat daar de stand van zaken van is. De RKC zal met ingang van 2022 tweemaal per jaar een dergelijk overzicht naar de commissies en de raad sturen, en deze in afschrift naar het college, opdat dit ook geïnformeerd is en met actuele informatie eventuele afdoeningsvoorstellen kan doen. 1. Aanbevelingen van vier jaar oud of ouder Voor commissie Bestuur geldt dat onderstaande aanbevelingen niet meer worden opgevolgd. Het betreft aanbevelingen die verband houden met de financiële cyclus. De RKC zal de opvolging van deze aanbevelingen afsluiten en de derde, gezien de inhoud, onder de aandacht brengen van de Auditcommissie (zie ook de bijlage bij deze brief voor de achtergrond) Nummer 2016256856 2016411873 2017307005 201730702

naam Jaarstukken 2014/ informatiewaarde Jaarstukken 2015/ Effectieve beleidsuitvoering Jaarstukken 2016/ Vergroten zicht op financiën Jaarstukken 2016/ Aandacht fysiek domein jaarverslag

Voor commissie Beheer betreft het 1 aanbeveling rond Openbaar Groen. Nummer 2016200889

naam Openbaar Groen/ beleid

Rekenkamercommissie

Nu de planning is dat het groenbeleidsplan in februari 2022 aan de commissie beheer wordt aangeboden en wij ervan uit gaan dat met het vaststellen van dat groenbeleidsplan de aanbeveling met betrekking tot het vaststellen van beleid ten aanzien van openbaar groen, als afgedaan kan worden beschouwd, zullen wij de raad daarna vragen akkoord te gaan met het als afgedaan beschouwen van deze aanbeveling. Voor de commissies Samenleving en commissie Ontwikkeling speelt op dit moment de zgn. verjaring niet.

2. Aanbevelingen van de afgelopen vier jaar die nog niet zijn afgesloten Commissie Bestuur heeft de RKC gevraagd om tweemaal per jaar een terugkoppeling te geven van de openstaande aanbevelingen en de stand van zaken. De RKC zal dit doen aan alle commissies. Voor commissie Bestuur betreft het in januari 2022 nummer naam 2019311840 Informatiebeveiliging/ Kwetsbaarheden 20200305501 Governance Spaarnelanden/ lokaal kader in nota VP 20200305366 Governance Spaarnelanden/ formele governance 20200305399 Governance Spaarnelanden/ Statutenwijziging 202124860 Externe inhuur/visie 202221908 Externe inhuur/ aanscherping beheersing 20210624874 Externe inhuur/ Borging Voor commissie Beheer betreft dit nummer naam 20200961768 Fietsbeleid/ ambitieniveau op 10 aspecten BYPAD 20200961664 Fietsbeleid/ ambitie vertalen Voor commissie Samenleving betreft dit nummer naam 20190194753 Welzijnssubsidies/ verantwoordingsinformatie 20190194727 Welzijnssubsidies/ voorbereiding subsidieronde 2019194697 Welzijnssubsidies/ ontwerp subsidietraject. In de bijlage vindt u per aanbeveling de achtergrond van de aanbevelingen en kort de stand van zaken betreffende de uitvoering, voor zover door de organisatie aan de RKC is bekend gemaakt.

Rekenkamercommissie

We zullen het college vragen om, mocht dat aan de orde zijn, de stand van zaken te actualiseren en ons daarover te informeren. Zo kunnen wij steeds ook de commissies zo volledig mogelijk informeren en kunnen wij de raad voorstellen om, wanneer mogelijk, een aanbeveling af te doen.

Met vriendelijke groet, Sacha Schneiders, voorzitter RKC

Afschrift: college en de auditcommissie

Bijlage bij brief van RKC 24 januari ‘22 over aanbevelingen 1) Overzicht inhoud aanbevelingen 4 jaar of ouder, niet meer ter opvolging RKC nummer naam 2016256856 Jaarstukken 2014/ informatiewaarde

achtergrond Nog één onderdeel overgebleven: de raad draagt het college op meer aandacht voor horizontale verantwoording te hebben.

2016411873 Jaarstukken 2015/ Effectieve beleidsuitvoering

De raad draagt het college op focus te leggen op effectieve beleidsuitvoering door: a) meer aandacht voor management van het beleidsproces met SMART doelen/presentaties en meer focus op doeltreffendheid b) onderzoek te doen naar concrete oorzaken van vertraging in realisaties van o.a. investeringen en conclusies te gebruiken voor versterken van de uitvoering c) de mogelijkheid van 213a onderzoek actiever te benutten en zo nodig daarvoor meer budget te alloceren. De raad draagt het college op om a) Te analyseren wat de oorzaken of aanleidingen van de begrotingsbijstellingen van de afgelopen jaren zijn geweest. b) Op basis van die analyse een voorstel te doen hoe het aantal bijstellingen kan worden beperkt tot de strikt noodzakelijke. c) In het jaarverslag alle grote afwijkingen van de primaire begroting toe te lichten en digitaal een meer toegankelijke, integrale en verdiepende bijlage op te stellen waarin alle afwijkingen worden toegelicht. De raad draagt het college op om a) In de begroting de afspraken over de beeldkwaliteit in de wijken toe te lichten. b) In ieder geval in het gebiedsverslag op wijkniveau te rapporteren over effect- en prestatie-indicatoren en de resultaten op de beeldkwaliteit.

2017307005 Jaarstukken 2016/ Vergroten zicht op financiën

2017307021 Jaarstukken 2016/ Aandacht fysiek domein jaarverslag

Sta. van zaken Beschouwt RKC als afgedaan* (zie onderaan deze bijlage korte samenvatting evaluatie) Beschouwt RKC als afgedaan

Geeft RKC door aan Auditcommissie

Beschouwt RKC als afgedaan

nummer naam 2016200889 Openbaar Groen/ beleid

achtergrond De raad draagt het college op samenhangend beleid te formuleren zodat beleidsdoelstellingen voor openbaar groen alle belangrijke tendensen en ontwikkelingen in hun onderlinge samenhang beschrijven en zodat hieraan voldoende specifiek doelstellingen en middelen kunnen worden gerelateerd.

Sta. van zaken Beschouwt RKC na behandeling februari ‘22 als afgedaan.

2) Overzicht openstaande aanbevelingen Rekenkamercommissie; januari 2022 Commissie Bestuur nummer naam 2019311840 Informatiebeveiliging/ Kwetsbaarheden

20200305501

Governance Spaarnelanden/ lokaal kader in nota VP

achtergrond De raad geeft het college opdracht de informatiesystemen weerbaarder te maken tegen cybercrime door: a. De resterende kwetsbaarheden uit de penetratietesten overeenkomstig de aanbevelingen van Hoffmann te verhelpen. b. Vóór de zomer van 2019 een hertest te laten uitvoeren op de gevonden kwetsbaarheden en de gemeenteraad hierover te informeren en deze periodiek en met verschillende invalshoeken te herhalen.

Stavaza jan22 Als Haarlem participeert in pilot vanaf december ’22, als afgedaan te beschouwen.

De raad geeft het college de opdracht de Nota Verbonden Partijen te actualiseren en daarbij in ieder geval de volgende aandachtspunten mee te nemen: -De momenten en de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over en invloed kan uitoefenen op de prestatieafspraken en financiële resultaten van overheids N.V.'s.

Beschouwt RKC als opgevolgd Verzoek volgt om af te doen.

-De wijze waarop de raad wordt betrokken bij strategische besluiten ten aanzien van overheids N.V.'s. -Een steviger positionering van het belang van de opdrachtgever in de governance en explicitering van de wijze waarop opdrachtgevers en aandeelhoudersbelangen onderling worden afgewogen. -Een kader voor (markt-)activiteiten of initiatieven van overheids N.V.'s buiten de initiële opdrachten. -De borging van tegenkracht in het college, de overheids N.V.'s zelf en de ambtelijke organisatie en de dialoog met de raad. 20200305366

Governance Spaarnelanden/ formele governance

20200305399

Governance Spaarnelanden/ Statutenwijziging

202124860

Externe inhuur/visie op inhuur

202221908

Externe inhuur/ aanscherpen beheersing

De raad geeft het college de opdracht de formele governance op orde te brengen door de rollen van opdrachtgever en aandeelhouder in het college te scheiden. De combinatie van de rollen is ongewenst, zeker nu er spanning is ontstaan tussen beide rollen als gevolg van de discussie over de DDO-bedragen en de strategische ontwikkeling. De raad geeft het college de opdracht de statutenwijziging met betrekking tot de doelen van de N.V. te onderbouwen zodat de raad alsnog in staat wordt gesteld wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Hierbij zou de raad een standpunt moeten innemen over de gewenste strategische ontwikkeling van Spaarnelanden.

Beschouwt RKC als opgevolgd Verzoek volgt om af te doen.

Raad geeft het college opdracht om op korte termijn een visie op externe inhuur als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting te ontwikkelen in het nieuwe Strategisch Personeelsbeleid. Raad geeft het college opdracht om a) De streefwaarde in de begroting te baseren op de personeelsbegroting die een onderverdeling kent naar afdelingen en naar externe inhuur. b) In de HR-rapportages de (substantiële) wijzigingen in de personeelsbegroting

Recent. RKC wacht voorstel voor afdoening af Recent. RKC wacht voorstel voor afdoening af

RKC heeft advies aan commissie bestuur uitgebracht/ Wachten op strategische visie ‘22

20210624874

Externe inhuur/ borgen informatievoorziening

Commissie Beheer nummer naam 20200961768 Fietsbeleid/ ambitieniveau op 10 aspecten BYPAD

20200961664

Fietsbeleid/ ambitie vertalen

op centraal en afdelingsniveau te laten toelichten. Daarbij moet eventuele dekking uit materieel budget altijd worden toegelicht. c) De ontwikkeling van de inhuur en de personeelsbegroting intensief te monitoren. Raad geeft het college opdracht om: a) In de begroting en het jaarverslag de raad te informeren over de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur en daarbij in het jaarverslag een toelichting te geven op die ontwikkeling. b) Het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid.

Recent. RKC wacht voorstel voor afdoening af

achtergrond De Raad draagt het college op om in het nieuwe integrale fietsbeleid naast fietsparkeren en het SOR-netwerk ook de overige aspecten uit de BYPAD-methode te verwerken en per onderdeel het ambitieniveau kenbaar te maken. Dat zijn de volgende: Deelmobiliteit, micromobiliteit en MaaS; Een fietsnetwerk dat in overeenstemming is met de ambitie en de verwachte ontwikkelingen in fietsgebruik; Kwaliteitsvolle infrastructuur met voldoende ambitieuze minimum inrichtingsvoorschriften; Verkeersveiligheid, waaronder de verdere implementatie van Duurzaam Veilig (o.a. uitbreiding 30 km zones); Stimulering van fietsgebruik; Systematische en structurele dataverzameling rond fietsgebruik en effectmetingen bij fietsmaatregelen; Het betrekken van inwoners en belanghebbenden en daarbij de aandachtspunten en ergernissen uit de inwonersenquête van dit onderzoek mee te nemen.

Stavaza Jan 22 Tezamen met mobiliteitsbeleid opgeschoven; RKC wacht voorstel voor afdoening af

De raad draagt het college op om overeenkomstig de planning in de Ontwikkelagenda Mobiliteitsbeleid in de eerste helft van 2021 integraal fietsbeleid aan de raad voor te leggen waarin de ambitie wordt vertaald in concrete doelen en fietsmaatregelen

Tezamen met mobiliteitsbeleid opgeschoven; RKC wacht

waardoor tevens duidelijk wordt welk specifiek fietsbudget en hoeveel menskracht nodig voorstel voor is om de fietsambitie te realiseren. afdoening af

Commissie Samenleving nummer naam achtergrond 20190194753 Welzijnssubsidies/ De raad staat aan het begin en aan het einde van een subsidieronde met kaderstelling en verantwoordingsinformatie controle. De raad draagt het college op om: In de kaderstelling van de beoogde sociale basis vast te leggen welke verantwoordingsinformatie de raad ontvangt om de voortgang te monitoren en de doeltreffendheid te beoordelen. Vanwege de substantiële financiële omvang van de subsidieronde is de suggestie hiervoor een separate jaarlijkse rapportage over subsidies in het sociaal domein of de sociale basis op te stellen.

20190194727

Welzijnssubsidies/ voorbereiding subsidieronde

Het opstarten van een nieuwe subsidieronde vraagt veel meer capaciteit, in kennis en uren, dan nodig is voor het doorlopen van de jaarlijkse subsidiecyclus. Ervaringen uit de laatste ronde leren dat de achterstand van het starten met een niet goed uitontwikkelde subsidieronde gaandeweg lastig is weg te werken. De raad draagt het college daarom op: De toepassing van de nieuwe werkwijze goed voor te bereiden en zo nodig door een externe partij te laten ondersteunen. Dit om te voorkomen dat de subsidieronde niet goed uitgewerkt (met een ontwikkelopgave) van start gaat en om te borgen dat alle betrokken medewerkers goed zijn toegerust voor de nieuwe werkwijze

Stavaza jan 22 In samenspraak met de organisatie afwachten tot aanbesteding voltooid is en nieuwe werkwijze is gestart; dan voorstel afdoening (medio 22) In samenspraak met de organisatie afwachten tot aanbesteding voltooid is en nieuwe werkwijze is gestart; dan

voorstel afdoening (medio 22) 2019194697

Welzijnssubsidies/ ontwerp subsidietraject.

Om tussentijds of achteraf te kunnen beoordelen of gesubsidieerde activiteiten hebben bijgedragen aan de beleidsdoelen van de gemeente moet de subsidiesystematiek daar vóóraf op worden ingericht. De raad geeft het college de opdracht om: Het ontwerp van de subsidietrajecten (proces, uitvraag/aanvraag/beschikking, werkwijze etc.) van de gemeente Haarlem zodanig te wijzigen dat het voldoet aan de evalueerbaarheidscriteria uit het beoordelingskader van dit onderzoek en hierin in ieder geval de onderstaande verbetermogelijkheden zorgvuldig te verwerken: a) Een consequente vertaling van strategische beleidsdoelen uit de programmabegroting naar (meetbare) operationele doelen in de matrix en die opnemen in de uitvraag van de gemeente. Per subsidietraject moet gekozen worden voor maximaal 1 à 2 doelen. b) Een consequente vertaling van operationele doelen uit de matrix naar tactische doelen van de activiteiten van de subsidieontvangers in de aanvraag. Per subsidietraject moet gekozen worden voor maximaal 1 à 2 doelen. c) Een beleidstheorie/interventielogica in de aanvraag waarmee een verband wordt gelegd tussen de activiteiten, de tactische doelen en de operationele doelen uit de uitvraag van de gemeente. Voor de nadere eisen aan de beleidstheorie wordt verwezen naar de rapportage van Regioplan.

d) Verantwoordingen die consequent beschrijven welke personen worden bereikt, of deze tot de beoogde doelgroep behoren en wat het uiteindelijk bereik is geweest, rekening houdend met uitval van deelnemers. e) Verantwoordingen die de doeltreffendheid van de activiteiten omschrijven. Bij bewezen effectieve interventies is het voldoende in de jaarlijkse verantwoording aan te tonen dat de activiteit conform plan is uitgevoerd. Voor niet bewezen effectieve interventies is een effectmeting waarschijnlijk gewenst. Dit moet per traject vooraf worden vastgelegd in het monitoring- en evaluatieplan.

In samenspraak met de organisatie afwachten tot aanbesteding voltooid is en nieuwe werkwijze is gestart; dan voorstel afdoening (medio 22)

*Behorend bij afdoening aanbeveling Jaarstukken 2014, informatiewaarde, horizontale verantwoording Evaluatie WRGT Doel Wrgt: Bemoeienissen van de ene overheid met de andere moeten daarom tot een minimum beperkt blijven. In dit stramien is interbestuurlijk toezicht alleen passend wanneer dat met grote terughoudendheid wordt uitgevoerd; alleen in ‘spoedeisende gevallen’ en bij ‘risico’s en knelpunten’. Het nieuwe interbestuurlijke toezicht zou moeten voldoen aan “de principes van nabijheid, enkelvoudigheid, samenwerking, selectiviteit en proportionaliteit”. De principes van nabijheid en enkelvoudigheid leiden ertoe dat het provinciebestuur als enige toezicht houdt op de gemeentebesturen, en alleen voor zover die belast zijn met de uitvoering van medebewindstaken, (met uitzondering van taken op het sociaal domein). Een beoordeling van het stelsel van interbestuurlijk toezicht op basis van de doelstellingen van effectiviteit, efficiency en transparantie is lastig bij gebrek aan informatie over de situatie zoals die was voor de Wrgt. Daarbij komt dat niet duidelijk is waartoe het stelsel van interbestuurlijk toezicht precies dient. Wanneer de doelstelling niet scherp is geformuleerd is de effectiviteit van het toezicht niet goed vast te stellen.

De centrale bepaling (art 124 Gemeentewet) is imperatief geformuleerd: “Wanneer de raad, het college of de burgemeester een bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderde beslissing niet of niet naar behoren neemt dan wel bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderde handeling niet of niet naar behoren verricht, of anderszins een bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderd resultaat niet, niet tijdig of niet naar behoren tot stand brengt, besluiten gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koning als het de burgemeester betreft daarin namens de raad, het college of de burgemeester te voorzien ten laste van de gemeente.” In tamelijk schril contrast met deze strakke opdracht aan GS staan de vele uitspraken in de MvT dat de bevoegdheid “terughoudend”, “sober” en “alleen bedoeld voor die gevallen waarin zich risico’s of knelpunten voordoen” moet worden gehanteerd. Meer nog, alle provincies hebben dezelfde zes toezichtdomeinen geselecteerd (behoudens een enkele kleine afwijking, zie tabel 3.1). Die domeinen zijn: ▪ archief- en informatiebeheer, ▪ gemeentefinanciën, ▪ huisvesting statushouders, ▪ monumenten en archeologie, ▪ ruimtelijke ordening, ▪ het omgevingsrecht.

Positie gemeenteraad ‘Vertrouwen op horizontale verantwoordingsmechanismen’ was een essentieel uitgangspunt van de Wrgt dat uit de beleidsreconstructie naar voren kwam. Dat uitgangspunt, of liever die veronderstelling over de controle van de uitvoering van het college door de raad, komt in alle provinciale IBT-documenten terug. Oordelen van de provinciebesturen gaan in een aantal provincies direct naar de raad; in de meeste andere provincies verzoekt het provinciebestuur het college de toezichtbrieven aan de raad door te sturen. Een enkele provincie vindt dat het de eigen verantwoordelijkheid is van de colleges om dat al of niet te doen. Zowel uit de casestudy’s als uit de enquête blijkt dat de raad niet de rol van controleur van de uitvoering vervult die door de wetgever werd verondersteld. De in de beleidstheorie veronderstelde controle door de raad blijkt, voor wat betreft de kwaliteit van de uitvoering van medebewindswetgeving, in de praktijk niet te bestaan. Naast het toezicht op de provincies houdt IenM wat een viertal wetten betreft nog toezicht op gemeenten. Het gaat om titel 5.2 van de Wet vervoer gevaarlijke stoffen (WVGS), de Wet basisregistraties adressen en gebouwen (Wet BAG), Wet Luchtkwaliteit (titel 5.2 Wet milieubeheer) en de Havenbeveiligingswet. Alleen voor de eerstgenoemde taak is het toezicht ingevuld.

Voor de Havenbeveiligingswet wordt het toezicht momenteel vormgegeven. Ten aanzien van het toezicht op gemeenten bij de uitvoering van de Wet BAG en de regelgeving omtrent de luchtkwaliteit wordt door het ministerie zelf aangegeven dat het toezicht nog niet wordt ingevuld. In algemene zin is gesteld dat IenM als gevolg van beperkte capaciteit keuzes moet maken met betrekking tot het houden van toezicht en de wijze waarop het stelsel is ingericht. Conclusie: In de derde plaats is het oordeel over de eis van transparantie gematigd positief: de vormgeving, uitvoering en werking van het stelsel is voldoende uitgewerkt en duidelijk voor betrokkenen. De uitgangspunten van de regeling zijn in algemene zin betrekkelijk helder. De vertaling daarvan in de provinciale toezichtregimes is eveneens duidelijk. De duidelijke juridische grondslagen van het provinciale toezicht bevorderen die helderheid. Dat geldt echter niet voor het vertrouwen op horizontale verantwoording, dat aan het stelsel van systeemtoezicht ten grondslag ligt. Veel raadsleden (her)kennen de rol die in het interbestuurlijk toezicht voor de raad is weggelegd niet. Een kleiner punt is dat veel van de betrokkenen (waaronder ook provinciale toezichthouders zelf) de stappen die door de provinciale toezichthouder op de interventieladder worden gezet niet als zodanig herkennen.

Voor het specifieke rijkstoezicht geldt dat de gemeenten lang niet altijd begrijpen hoe het rijk toezicht houdt op het sociaal domein; daar lijkt nog wel een verduidelijkingsslag te kunnen worden gemaakt.

1. Inhoud BAZ (2017/307005) (RKC onderzoek Jaarstukken 2016 - Vergroten zicht op financiën): De raad draagt het college op om: a) Te analyseren wat de oorzaken of aanleidingen van de begrotingsbijstellingen van de afgelopen jaren zijn geweest. b) Op basis van die analyse een voorstel te doen hoe het aantal bijstellingen kan worden beperkt tot de strikt noodzakelijke. c) In het jaarverslag alle grote afwijkingen van de primaire begroting toe te lichten en digitaal een meer toegankelijke, integrale en verdiepende bijlage op te stellen waarin alle afwijkingen worden toegelicht. 2. Toelichting secretaris RKC a) Het gaat bij deze aanbeveling niet om nut en noodzaak of verplichting vanuit BBV/Verordening van de individuele begrotingsmutaties, maar om de grote lijnen in de oorzaken van of aanleidingen tot van de wijzigingen elk jaar. Was de begroting niet realistisch, waren er onverwachte gebeurtenissen, heeft de raad het beleid tussentijds gewijzigd, circulaires, eenmalige uitkeringen etc.? Wat zijn de voornaamste bronnen van begrotingswijzigingen? b) Wordt ook niet expliciet geadresseerd in de afdoening, maar kan worden beantwoord door aan te geven dat alleen noodzakelijke wijzigingen worden doorgevoerd en dat de primaire begroting zo realistisch mogelijk wordt opgesteld. Onder noodzakelijk begrijp ik dan dat de wijziging voortvloeit uit BBV of financiële verordening.

Heb ik dat goed? Hierdoor maak je duidelijk dat de organisatie er alles aan doet begrotingswijzigingen te voorkomen. Tenzij uit het antwoord op a) naar voren zou komen dat ook een onrealistische begroting een van de oorzaken is, dan zou ook daarop moeten worden geacteerd. c) Voor het overzicht van de raadsleden is het wenselijk de toelichting op de grote wijzigingen t.o.v. de primaire begroting altijd terug laten komen in het jaarverslag, zodat het jaarverslag beter zelfstandig leesbaar wordt. Dit dus i.t.t. het gestelde in jullie notitie in (een bijlage bij) het jaarverslag duidelijk maken wat er sinds de primaire begroting is gebeurd en niet alleen aan te sluiten op het vorige product. Deze aanbeveling betreft alleen de grote afwijkingen van de primaire begroting en moet raadsleden helpen overzicht te krijgen, zonder dat ze daar zelf 3 voortgangsrapportages bij moeten pakken. De definitie van ‘groot’ is niet gegeven.

3. Uitwerking:

A. Analyse wat de oorzaken of aanleidingen van de begrotingsbijstellingen van de afgelopen jaren zijn geweest. Gevraagd is wat de oorzaak en/of aanleiding was tot wijziging van de begroting. Was de begroting niet realistisch, waren er onverwachte gebeurtenissen, circulaires, heeft de raad het beleid gewijzigd? Daarbij is het ook van belang in hoeverre wijzigingen al bij het opstellen van de begroting waren te voorzien? Dan zou er geen wijziging noodzakelijk zijn. Deze laatste vraag is moeilijk te beantwoorden als je 4 jaar na dato begrotingswijzigingen gaat inventariseren. Om nader te bekijken wat oorzaak of aanleiding was van een wijziging, is voor een indeling van de wijzigingen gekozen in soorten wijzigingen (budgettaire wijzigingen, neutrale wijzigingen, reserve mutaties en budgetoverhevelingen) en deze verder uitgediept in subcategorieën, waarin

1

onderscheid wordt gemaakt in externe oorzaken, circulaires/rijksbijdragen etc. en overige wijzigingen. Hierdoor kan een indicatie van de noodzaak worden gegeven.

A. Soorten begrotingsbijstelling naar 4 categorieën In eerste instantie is gekeken wat de belangrijkste soorten van wijzigingen er zijn. Deze zijn opgesplitst in vier algemene categorieën: 1. 2. 3. 4.

Budgettaire wijzigingen Neutrale wijzigingen Reserve mutaties Budgetoverhevelingen

Daarnaast heeft in de volgende paragraaf een verdere uitwerking in subcategorieën plaatsgevonden, om antwoord te krijgen op de vraag of dat door externe oorzaken is gebeurd, door circulaires/nieuwe rijksbijdragen of door bijvoorbeeld toevoegingen en onttrekkingen aan reserves in de loop van het jaar. Voor reservemutaties is altijd een raadsbesluit vereist. Op basis van de hiervoor vermelde indeling kan een overzicht worden opgesteld van de begrotingswijzigingen over de afgelopen vier jaar: Totaal per categorie 1.Budgettaire wijzigingen 2.Neutrale wijzigingen 3. Reservemutaties 4.Budgetoverhevelingen Totaal

2020 110 59 40 15 224

2019 45 54 42 8 149

2018 67 52 39 14 172

2017 62 31 26 5 124

Met betrekking tot de totale financiële omvang van begrotingswijzigingen merkt de accountant in de managementletter 2020 (2020/1102622) op dat Haarlem wat dat betreft de financiële omvang van de begrotingswijzigingen keurig in het midden zit van Nederlandse gemeenten. Bij uitgaven gaat het in Haarlem om 9% ten opzichte van de primaire begroting en gemiddeld in Nederland bedraagt dit 8%. Bij baten zit Haarlem met 6% ten opzichte van de primaire begroting precies op het landelijk gemiddelde. Dat zegt echter niets over het aantal wijzigingen. Daar zal bij de controle naar gekeken gaan worden. Ten aanzien van de vraag of het aantal begrotingswijzigingen is een benchmark gehouden onder 100.000+- gemeenten. De uitkomst van deze benchmark is als bijlage toegevoegd. Daaruit blijkt dat Haarlem ruim onder het gemiddelde zit van de 12 gemeenten die aan de benchmark hebben deelgenomen (zie bijlage).

Toelichting: 1.Budgettaire wijzigingen De budgettaire wijzigingen zijn veelal de wijzigingen met de grootste beleidsvrijheid. Om de vraag te kunnen beantwoorden wat de aanleiding is van deze wijzigingen, zijn wijzigingen ook uitgewerkt in

2

subcategorieën, waaronder de vraag of de wijzigingen door externe, of interne ontwikkelingen worden veroorzaakt. 2. Neutrale wijzigingen Neutrale wijzigingen, als genoemd onder 2, zijn een mengeling van beheersmatige wijzigingen (voor interne sturing) en van bijvoorbeeld gewijzigde rijksbijdragen. Als in de loop van het jaar een subsidie of rijksbijdrage wordt toegekend, die tot even grote uitgaven leidt (neutraal), moeten baten en lasten gewijzigd worden ingevolge de BBV (bruto ramen). Deze laatste categorie is onvermijdelijk.

3 en 4. Reservemutaties en budgetoverhevelingen Deze besluiten zijn altijd aan de raad en vloeien voort uit het budgetrecht. Als door bepaalde oorzaken (kan zowel intern als extern zijn) budgetten in de loop van het jaar niet tot besteding kunnen komen en de afgesproken prestatie moet nog worden verricht, kan besloten worden het budget over te hevelen. Dat kan uitsluitend d.m.v. een begrotingswijziging in de loop van het jaar. Reservemutaties worden in basis vaak meerjarig geraamd. Door ontwikkelingen in de loop van het jaar kan er noodzaak ontstaan bedragen te wijzigen of een nieuwe reserve in stellen en een bedrag daaraan te doteren, zoals bijv. de risico-reserve corona in 2020. Er wordt naar gestreefd om toevoegingen en onttrekkingen aan reserves zoveel mogelijk in de primaire begroting op te nemen. Toevoegingen of onttrekkingen in de loop van het jaar zijn soms onvermijdelijk. B. Verdieping/aanleiding wijzigingen Zoals hiervoor al aangegeven is nog een verdieping aangebracht door een indeling te kiezen (subcategorieën) waarin onderscheid wordt gemaakt in externe oorzaken, circulaires/rijksbijdragen etc. en overige wijzigingen en kan een indicatie worden gegeven van de noodzaak de begroting aan te passen. Hiervoor zijn zeven categorieën gebruikt, waarvan het volgende overzicht is opgesteld:

Totaal per subcategorie 1. Actualisatie beleid 2.Actualisatie a.g.v. externe ontwikkelingen 3. Wijzigingen van beheersmatige aard voor interne sturing 4.Reservemutaties 5.Gewijzigde rijksbijdragen 6.Subsidie (baten/lasten) 7.Correctieboekingen Totaal

2020 25

2019 21

2018 41

2017 33

98

23

31

14

37 40 16 2 6 224

38 42 12 2 11 149

43 39 7 8 3 172

28 26 10 8 5 124

Toelichting: 1 ,2 en 5. Wijzigingen als gevolg van actualisatie beleid of a.g.v. externe ontwikkelingen Deze wijzigingen komen het meeste voor. Daarom zijn deze wijzigingen uitgesplitst in wijzigingen als gevolg van actualisatie beleid (eigen keuze zoals bijvoorbeeld een budget voor duurzame LEDverlichting binnenstad), of als gevolg van externe ontwikkelingen (zoals toename bouwleges door toename van grote bouwprojecten). 3

Uit de uitsplitsing blijkt dat wijzigingen als gevolg van externe ontwikkelingen in de loop van de jaren zijn toegenomen en in 2019 en 2020 de belangrijkste oorzaken waren van wijzigingen. In 2020 is dat extreem met 100 wijzigingen, maar 46 daarvan hebben betrekking op bijstellingen als gevolg van corona (en waren dus ook niet eerder te ramen). Daarnaast zijn tussen de 10 à 15 bijstellingen per jaar nodig als uitwerking van de circulaire van het Rijk die in de loop van het jaar worden ontvangen (gewijzigde rijksbijdrage). Het aandeel actualisatie beleid, niet door externe oorzaken, daalt als onderdeel van het totaal aantal wijzigingen van 27% in 2017, naar 24% in 2018, 14% in 2019 en 11% in 2020. Die 11% is geflatteerd vanwege het grote aantal externe wijzigingen als gevolg van corona. Als hiervoor gecorrigeerd wordt bedraagt het aantal voor 2020 eveneens 14%. Het streven is gericht deze ontwikkelingen zoveel als mogelijk in de primaire begroting te ramen, waardoor het aantal begrotingswijzigingen op dit punt beperkt kan blijven. 3 en 6 Wijzigingen van beheersmatige aard voor interne sturing (subsidie baten en lasten) Over de vier jaren is het aandeel van deze wijzigingen tussen de 20% en 30%. Twee soorten wijzigingen komen veelvuldig voor, wijzigingen die te maken hebben met formatie, inhuur en verdeling van kosten en wijzigingen die neutraal zijn.

Op de neutrale wijzigingen is al ingegaan in onderdeel A. De begroting wordt in de zomer opgesteld voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting van kracht is. Dat betekent dat tussen dat tijdstip en bijvoorbeeld de kadernota/voortgangsrapportage van het begrotingsjaar bijna driekwart jaar verstreken is, waarin allerlei besluiten zijn genomen t.a.v. de formatie, inzet op projecten etc. Soms is de uitwerking daar van zelfs neutraal, maar omdat het verschillende beleidsvelden raakt, bestaat toch de verplichting hier een formele wijziging van te maken. Als het neutrale wijzigingen betreft zou je er voor kunnen kiezen deze niet te ramen en in de jaarrekening toe te lichten. Nadeel hiervan is dat de begroting ook een beheersinstrument voor de ambtelijke organisatie is. Als deze neutrale wijzigingen – waaronder wijzigingen in formatie – niet geraamd worden, kan er ook minder goed gestuurd worden op de uitvoering. Dit geldt ook voor de categorie subsidies baten en lasten. 5. Reservemutaties Deze zijn al in onderdeel A aan de orde gesteld. 7. Correctieboekingen Correctieboekingen zijn overbodig als er direct juist wordt geraamd. Fouten zullen blijven bestaan, maar deze dienen wel tot het uiterste beperkt te worden. In omvang is deze categorie bepekt, maar in de uitvoering zal er bij voortduring aandacht besteed blijven worden dit aantal zo gering mogelijk te houden.

B. Op basis van die analyse een voorstel te doen hoe het aantal bijstellingen kan worden beperkt tot de strikt noodzakelijke Uit de analyse als hiervoor opgenomen blijkt dat de begrotingswijzigingen voor een aanzienlijk deel voortvloeien uit externe ontwikkelingen, gewijzigde rijksbijdragen (circulaires) en mutaties in reserves. Gelet op het budgetrecht van de raad, uitgewerkt in de financiële verordening, is het onontkoombaar deze wijzigingen aan de raad voor autorisatie voor te leggen om overschrijdingen te voorkomen. Cijfermatig kan dat als volgt worden weergegeven: 4

Totaal naar oorzaak In aantallen 1.Externe ontwikkelingen, reservemutaties en gewijzigde rijksbijdragen 2.Overige wijzigingen Totaal In percentages 1.Externe ontwikkelingen, reservemutaties en gewijzigde rijksbijdragen 2.Overige wijzigingen Totaal

2020

2019

2018

2017

154 70 224

77 72 149

77 95 172

50 74 124

69% 31% 100%

52% 48% 100%

45% 55% 100%

40% 60% 100%

Uit de analyse blijkt dat het aantal wijzigingen als gevolg van externe ontwikkelingen is toegenomen van 40% in 2017 naar bijna 70% in 2020. Dat het aantal absolute wijzigingen in 2020 sterk is toegenomen wordt veroorzaakt door corona, het instellen van het noodfonds en de steunmaatregelen. Zoals hiervoor aangewezen kan het aantal van deze wijzigingen niet worden beperkt. Van de overige wijzigingen zijn 2 soorten wijzigingen dominant, te weten actualisatie van beleid en wijzigingen van Beheersmatige aard voor interne sturing. Actualisatie van beleid is uiteraard een beleidskeuze. Twee willekeurige voorbeelden zijn een wijziging vanwege een onderzoek naar centrale afstandsbediening bruggen of het oprichten van een 2e fietsdepot. Er kan geen onderscheid worden gemaakt of dat al dan niet op verzoek van de raad is gebeurd. Als deze wijzigingen achterwege blijven kan er ook geen uitvoering worden gegeven aan een gewenste (beleids)ontwikkeling. Er wordt naar gestreefd de grotere ontwikkelingen integraal bij de kadernota af te wegen. Deze keuzes komen dan ook in de begroting terecht en vergen geen wijziging meer. Maar het is niet mogelijk, ook vanwege de uitkomst van onderzoeken, inspraak, gevolgen moties en amendementen, om alle ontwikkelingen al in de primaire begroting te ramen. Wij zien dan ook geen mogelijkheid om een voorstel te doen het aantal van deze wijzigingen te beperken.

De tweede soort wijzigingen betreffen wijzigingen van beheersmatige aard voor de interne sturing (door de jaren heen ca. 20% van de wijzigingen) die voor de gemeenteraad minder interessant zijn. Dit betreffen vaak wijzigingen als gevolg van wijzigingen in formatie, kostenverdeling, kosten van bedrijfsvoering etc. In een aantal gevallen zijn deze wijzigingen neutraal, maar hebben wel betrekking op verschillende beleidsvelden of op zowel lasten als baten. In deze gevallen is een wijziging verplicht. Als er voor wordt gekozen deze wijzigingen niet te ramen, maar achteraf in de jaarrekening toe te lichten, zou het aantal wijzigingen kunnen dalen. Dit zou dan ook in de financiële verordening vastgelegd dienen te worden. Het aantal toe te lichten afwijkingen in de jaarrekening neemt hierdoor toe. Dat deze wijzigingen nu wel worden voorgelegd vloeit o.m. voort uit het feit dat de begroting niet alleen een autorisatiefunctie voor de raad kent, maar ook een beheerfunctie voor budgethouders. Het budget van budgethouders is nu één op één gekoppeld aan de begroting. Als wijzigingen voor interne sturing niet meer worden geraamd, zullen budgethouders op een andere wijze geïnformeerd moeten worden over beschikbaar budget. 5

Overigens vallen ook budgetoverhevelingen van het ene naar het andere jaar onder deze categorie. Deze zullen wel (net als bestemming rekeningresultaat) altijd aan de raad voorgelegd blijven worden vanwege het budgetrecht. Aanpassingen vanwege subsidies (lasten en baten) en correcties komen veel minder voor. De laatstgenoemde categorie is uiteraard vermijdbaar en behoort zo min mogelijk toegepast te worden. Het aantal in 2020 bedroeg 6.

Conclusie/Voorstel Uitsluitend wijzigingen van beheersmatige aard voor interne sturing (zo’n 20% van het totaal aantal wijzigingen), zou anders georganiseerd kunnen worden, wat tot een beperking van het aantal wijzigingen kan leiden. Zo is in onderzoek of wijzigingen als gevolg van personeelsmutaties en wijzigingen in de organisatie op een andere wijze verwerkt kunnen worden dan nu plaatsvindt. Daarnaast zal de aandacht er op gericht worden om wijzigingen zoveel als mogelijk in de primaire begroting te ramen, waardoor dergelijke wijzigingen tussentijds niet nodig zijn.

C. In het jaarverslag alle grote afwijkingen van de primaire begroting toe te lichten en digitaal een meer toegankelijke, integrale en verdiepende bijlage op te stellen waarin alle afwijkingen worden toegelicht Alle grote afwijkingen van de primaire begroting worden in het jaarverslag toegelicht , in deel 1. Als voorbeeld is die van de jaarrekening 2019 opgenomen: Opbouw begrotingssaldo 2019 Programmabegroting 2019 (uitkomst meerjarenraming)

-3.964 v

Aanvullende voorstellen Programmabegroting 2019-2023

2.363 n

Bestuursrapportage 2018

1.601 n

Uitkomst Septembercirculaire 2018

1.176 n

Decemberrapportage 2018

-12 v

Uitkomst basis begrotingskader

1.164 n

Indexatie baten en lasten

182 n

Financiële voortgangsrapportage 2019

77 n

Actualisatie investeringsplan

-1.802 v

Hogere lasten cluster sociaal

-3.478 v

Hogere lasten cluster fysiek

-102 v

Hogere lasten cluster burger en bestuur

200 n

Dotaties/onttrekking algemene reserve

2.000 n

Mutaties Kadernota 2019

-2.923 v

Begrotingsuitkomst na Kadernota 2019

-1.759 v

Mutaties Bestuursrapportage 2019

6.805 n

Begrotingsuitkomst na Bestuursrapportage 2019

5.046 n

6

In deel 1 wordt vervolgens een analyse opgenomen van het rekeningresultaat waarin het verschil op hoofdlijnen tussen de uitkomst van de gewijzigde begroting en de werkelijke baten en lasten wordt verklaard Tenslotte wordt een integrale en verdiepende toelichting opgenomen van alle afwijkingen van meer dan € 100.000 naar onderscheid in baten en lasten per beleidsveld t.o.v. de gewijzigde begroting.

Wat is de afgelopen jaren gedaan aan toelichting en transparantie? 1 Een lijst van baten en lasten per product toevoegen bij begroting en rekening; 2 Bij elke P&C-product steeds aansluiten op het beginsaldo van het vorige product en de mutaties afzonderlijk toelichten. Daarnaast wordt bij de kadernota een totaal tabel van het begrotingskader weergegeven waarin alle vastgestelde wijzigingen worden weergegeven; 3 Vanwege de transparantie en samenhang is het aantal momenten dat de begroting wordt gewijzigd beperkt tot ongeveer 3 per jaar (kadernota/bestuursrapportage en indien nodig voor de rechtmatigheid een decemberrapportage). Uiteraard omvatten deze wijzigingen aanpassingen van meerdere beleidsvelden. Alle wijzigingen worden toegelicht; 4 Per wijziging wordt toegelicht wat de reden voor bijstelling is. 5 De jaarrekening geeft een analyse van de verschillen op de gewijzigde begroting, zoals is voorgeschreven in het BBV. Alle begrotingswijzigingen zijn al eerder afzonderlijk toegelicht in bestuursrapportage of voortgangsrapportage. Omdat opnieuw in de jaarrekening te doen is dubbelop. De verschillen in baten en lasten worden afzonderlijk toegelicht en daarnaast nog afzonderlijk toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.

In de jaarrekening 2015 zijn destijds, ook op verzoek van de raad, meer uitgebreide financiële analyse per beleidsveld opgenomen waarin per P&C-product de opbouw van de ramingen was weergegeven (gecomprimeerd) en de uiteindelijke afwijking t.o.v. de gewijzigde raming, gesplitst naar baten en lasten. De totstandkoming van dergelijke overzichten vergt veel ambtelijke inzet en vanuit de raad was geen enkele reactie ontvangen dat deze meer uitgebreide toelichting bijdroeg aan een betere verantwoording en een betere leesbaarheid. In latere jaren is daarom een analyse opgesteld conform de BBV, dat wil zeggen dat verantwoording wordt afgelegd over verschillen ten opzichte van beschikbaar gestelde budgetten. Of die budgetten oorspronkelijk zijn geraamd of gewijzigd, is voor de verantwoording irrelevant. In die afweging heeft het college gekozen voor de huidige vorm van verantwoording. 6 Om de wijzigingen nog meer inzichtelijk te maken worden de wijzigingen ook gecategoriseerd. Als voorbeeld kan verwezen worden naar de laatst uitgebrachte Voortgangsrapportage 2020: a. Budgettaire wijzigingen verdeeld in verbeteringen en verslechteringen: Deze wijzigingen zijn noodzakelijk op grond van de BBV en de financiële verordening. Op grond van artikel 5 moet de raad geïnformeerd worden als geautoriseerde baten of lasten met minimaal € 100.000 overschreden dreigen te worden. b.

Financiële gevolgen coronacrisis. In dit specifieke geval is een afzonderlijke categorie aangemaakt voor de gevolgen van corona. Deze waren vooraf niet te voorzien en zijn tussentijds voor autorisatie door de raad voorgelegd. c. Neutrale wijzigingen. Dan is er een categorie neutrale wijzigingen. Op het eerste gezicht zijn deze niet persé nodig om te autoriseren, immers neutraal. Het zijn echter wijzigingen tussen beleidsvelden en een mutatie in zowel lasten en baten. Als in de financiële verordening zou worden toegestaan dat neutrale wijzigingen tussen beleidsvelden niet meer door de raad geautoriseerd zouden behoeven te worden, kan het aantal wijzigingen worden verminderd. Dat wijzigingen bruto worden weergegeven (baten en lasten, niet gesaldeerd), ligt vast in de BBV. Dus een rijksbijdrage van € 1 miljoen en een hoger subsidie van € 1 miljoen binnen een 7

beleidsveld, leidt toch tot een begrotingswijziging. Daarnaast heeft het ook in informatieve functie. Bijvoorbeeld het verkrijgen van subsidie en uitvoering van projecten/diensten. Neutrale wijzigingen kunnen wel degelijk ook een inhoudelijk afwegingsaspect hebben; meer uitgeven aan beleid product A en dekken door minder beleid op product B. d. Reservemutaties. Tenslotte worden reservemutaties afzonderlijk weergegeven. Het instellen en opheffen van reserves, alsmede het doteren aan en onttrekken van bedragen aan reserves vereisen altijd een raadsbesluit. Vaak zijn in eerdere raadsvoorstellen al besluiten hiertoe genomen en bij de voortgangsrapportage of bestuursrapportage worden deze reservemutaties formeel geraamd (bijvoorbeeld verkopen vastgoed).

8

Inventarisatie aantal begrotingswijzigingen Gemeente

2020

2019

2018

2017

Haarlem Alkmaar

224

149

172

124 In 2020 was het aantal hoger o.m. vanwege 49 wijzigingen als gevolg van Corona “Als gevolg van besluitvorming van raad en B&W worden begrotingswijzigingen opgesteld . Daarnaast ook nog technische wijzigingen als het over de producten heen gaat. Deze drie onderdelen worden door de raad uiteindelijk in een begrotingswijziging vastgesteld en verwerkt. Als het aantal begrotingswijzigingen teruggebracht van 6 stuks in 2017 naar 2 stuks vanaf 2020.” Amersfoort is zeer terughoudend in tussentijdse wijzigingen. De vastgestelde begroting in een jaar wordt in principe alleen gewijzigd n.a.v. de bestemming van het rekeningresultaat, de bijstelling van de grondexploitaties en sinds begrotingsjaar 2020 ook voor de gemeentefondscirculaires. Gedurende het begrotingsjaar doen zich echter ook in Amersfoort nog wel situaties voor, waardoor toch een raadsbesluit voor een begrotingswijziging nodig is.

162 479

110 359

76 417

Amersfoort

Arnhem Breda

X

Toelichting

380 M.i.v. 1 januari 2018 heeft er een wijziging in de werkwijze plaatsgevonden. Voorheen werden alle wijzigingen verzameld en in losse ronden met een separaat besluit aangeboden aan de raad. Op verzoek van de raad worden, daar waar mogelijk, de wijzigingen direct bij het betreffende besluit meegenomen en slecht bij de bestuursrapportage alle overige noodzakelijke wijzigingen.

Dordrecht

600

600

600

Eindhoven

954

1.019

1.214

Maastricht

26

0

15

Nijmegen

411

462

196

Groningen Haarlemmermeer

124 106

128 106

131 106

In de praktijk is daar naast de bestuursrapportage nog wel een laatste slotwijziging aan toegevoegd. Als overgang is er in 2018 nog wel een voorstel gebaseerd op de oude werkwijze aangeboden (1e ronde)

600 Dordrecht werkt de afgelopen jaren gemiddeld met zo'n 600 budgetwijzigingen ten opzichte van een primair vastgestelde begroting, met name veel wijzigingen als gevolg veel bestemmingsreserves, waarover de raad gaat 664

111 begrotingswijzigingen, vastgesteld door de raad, op programmaniveau 106 In Haarlemmermeer is er sprake van een beperkt aantal begrotingswijzigingen per jaar. Eigenlijk alleen naar aanleiding van de voor- en najaarsrapportage. En als we daar op in zoemen dan blijkt dat eigenlijk bij elk taakveld (Iv3) of beleidsdoel (waar de programma’s bij ons uit zijn opgebouwd) wel sprake is van een wijziging in de budgetten. Ook wel logisch want in het kader van begrotingsrechtmatigheid moet je de budgetten gedurende het jaar ook zoveel mogelijk bijstellen. De aantallen komen dan eigenlijk overeen met het aantal taakvelden, 53 9 Bij de begroting van jaar t wordt een gewijzigde begroting jaar t-1 aan de Raad voorgelegd. Hierbij worden met name technische wijzigingen doorgerekend (invulling stelposten, doorrekening apparaatskosten etc.) en aanpassingen Algemene Uitkering, reserves en voorzieningen. Na vaststelling van genoemde gewijzigde begroting jaar t-1 wordt aan het einde van het begrotingsjaar bij Bestuursrapportage en/of apart raadstuk begrotingsrechtmatigheid met name de wijzigingen aan de Raad voorgelegd welke de rechtmatigheid raken. 200 In de twee tussentijdse rapportages gedurende het jaar (de P&C documenten) worden twee type wijzigingen gedaan. De eerste zijn de meldingen met een effect op het begrotingssaldo.

De tweede type zijn meer technische wijzigingen die budgettair neutraal zijn. Bijvoorbeeld het aanpassen van een Rijksbijdrage waarbij ook het kostenniveau wordt aangepast. Deze neutrale aanpassingen moeten volgens de spelregels door de raad worden besloten omdat het lasten en baten niveau wordt aangepast. Omdat deze vaak niet bestuurlijk interessant zijn, zijn deze opgenomen in een bijlage bij de p&c documenten. In 2020 zijn we gestart om van meldingen alleen wanneer noodzakelijk aan te passen in de begroting.

Rotterdam Tilburg

359

315

146

137

Gemiddeld Haarlem

287 224

271 149

287 172

212 124

Uiteraard zijn de interne neutrale begrotingswijzigingen (binnen de programma’s) welke niet apart aan de Raad worden voorgelegd talrijker.