Oude versie: Bijlage 1 Verordening van de raad van gemeente Haarlem houdende wijziging van het Reglement van Orde van de raad van Haarlem voor vergaderingen en werkzaamheden van de raad 2022, van de Verordening op

besluit. Onder informatie en communicatievoorzieningen wordt verstaan een smartphone en een computer, alsmede de daarbij behorende internetabonnementen. Per politiek ambtsdrager wordt maximaal één computer verstrekt. Onder een computer wordt verstaan een laptop of tablet. Een smartphone wordt niet als computer aangemerkt. Een raads- of commissielid tekent een bruikleenovereenkomst voor de informatie en communicatievoorzieningen die hem of haar voor de duur van de functievervulling ter beschikking worden gesteld. Het college stelt het model van de bruikleenovereenkomst vast (eerste lid). Een raads- of commissielid levert uiterlijk op de laatste dag van de functievervulling de ter beschikking gestelde informatie en communicatievoorzieningen in bij de gemeente (tweede lid). Overname van de informatie en communicatievoorzieningen is mogelijk nadat de voorzieningen zijn geschoond en tegen vergoeding van de resterende waarde van de voorzieningen in het economisch verkeer (derde lid). Dit sluit aan bij de eisen rond informatiebeveiliging, zoals opgenomen in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Artikel 6.

Aanwijzing als eindheffingsbestanddeel In het kader van de werkkostenregeling op grond van artikel 31 Wet op de Loonbelasting 1964 zijn een aantal vergoedingen in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de verordening aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Dat is op dit moment het geval voor de volgende vergoedingen: artikel 3.1.6. onkostenvergoeding, artikel 3.1.10 tegemoetkoming ziektekostenverzekering, artikel 3.1.7 reiskostenvergoeding, artikel 3.3.2. vergoeding van informatie en communicatievoorzieningen, artikel 3.3.3. vergoeding kosten scholing, artikel 3.3.4. vergoeding contributie beroepsvereniging en artikel 3.3.7. vergoeding van een voorziening in verband met een structurele functionele beperking. De gemeente draagt in dat geval de loonbelasting, waardoor de vergoeding belastingvrij (netto) aan de politieke ambtsdrager kan worden overgemaakt. Anders worden deze door de Belastingdienst als loon gezien en moet hierover bij de politieke ambtsdragers loonbelasting worden ingehouden. In het kader van de werkkostenregeling kan in de financiële administratie worden aangegeven of een verstrekking of vergoeding onder de gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten of onder de nihil-waarderingen valt. Artikel 7.

Betaling vaste vergoedingen Artikel 7 onderscheidt de betaling van de vergoeding van commissieleden (eerste lid) en de jaarlijkse tegemoetkoming voor het treffen van een voorziening voor arbeidsongeschiktheid, ouderdom en overlijden als bedoeld in artikel 3.1.9 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers (tweede lid). Ten behoeve van de praktische uitvoerbaarheid wordt in het tweede lid bepaald dat de betaling jaarlijks en uiterlijk in maart plaatsvindt. De betaling heeft betrekking op het daaraan voorafgaande jaar. Artikel 8. Betaling en declaratie van onkosten Het Rechtspositiebesluit en de Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers regelen wanneer de vergoedingen en onkosten betaald moeten worden aan raads- en commissieleden. Daar waar geen expliciete termijn is genoemd, kunnen deze artikelen uitkomst bieden. De betaling van onkosten kan worden voorgeschoten uit eigen middelen, later gedeclareerd worden of de factuur wordt rechtstreeks naar de gemeente verstuurd. Hierbij gaat de voorkeur uit naar rechtstreeks facturering bij de gemeente. Het verdient aanbeveling dat het college een formulier vaststelt waarmee raads- en commissieleden 20

gemaakte onkosten kunnen verantwoorden. Raads- en commissieleden declareren in beginsel hun kosten bij de griffier. Alleen voor onvermijdelijke functionele kosten kunnen raadsleden een declaratieverzoek indienen en vergoed krijgen. Voor kosten waarvoor de onkostenvergoeding bestemd is mogen geen andere declaraties vergoed worden. Belangrijke uitgangspunten voor het betalen van voorzieningen aan raadsen commissieleden zijn:  het gaat uitsluitend om functionele kosten die gemaakt worden om raadslid te kunnen zijn;  er moet een directe relatie zijn tussen de uitgaven en de taken van de gemeente;  de functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn;  de uitgave moet een duidelijk belang van de gemeente dienen;  bestuurskosten worden in principe rechtstreeks door de gemeente betaald;  er moet een wettelijke grondslag zijn. De onkostenvergoeding is opgebouwd op basis van onder andere de volgende kostencomponenten:  Representatie;  Vakliteratuur;  Contributie, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (anders dan beroepsverenigingen voor het ambt);  Bureaukosten, porti;  Zakelijke giften;  Ontvangsten thuis;  Excursies.

Kosten die voor eigen rekening dienen te blijven, zijn kosten als:  individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);  fooien in Nederland;  verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;  gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;  activiteiten van partijgenootschappelijke aard;  abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen;  representatieve aanpassingen aan de eigen woning en representatieve ontvangsten thuis.

21