Opleggen van geheimhouding notulen aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden

Collegebesluit

Onderwerp Opleggen van geheimhouding notulen aandeelhoudersvergaderingen Spaarnelanden Nummer 2021/329493 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur Geffen, M. van Telefoonnummer 023-5114312 Email mvangeffen@haarlem.nl Kernboodschap De raadsfractie van het CDA vraagt om toezending van de notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden NV voor de jaren 2017 t/m 2021 en deze te ontvangen voorafgaand aan de vergadering van de commissie Bestuur van 17 juni 2021. De notulen moeten per passage beoordeeld worden of deze openbaar kunnen worden gemaakt. Uit een eerste snelle beoordeling is naar voren gekomen dat de notulen financiële bedrijfsgegevens en privacygevoelige informatie bevat. In lijn met de gemaakte afspraken wordt op dergelijke documenten die het college met commissie, raadsleden en/of raad deelt geheimhouding opgelegd. Behandelvoorstel voor Het college zendt dit besluit ter kennisname aan de commissie Bestuur. commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 15 juni 2021

n.v.t. 1. Geheimhouding op te leggen aan de commissie Bestuur op bijgevoegde notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden (2017 t/m 2020) op grond van artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet,ter bescherming van de economische belangen van Spaarnelanden, als bedoeld in artikel 10, eerste lid aanhef en onder c en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen, als bedoeld in artikel 10, tweede lid, aanhef en onder e van de Wet openbaarheid van bestuur. Omdat de gevraagde stukken snel moeten worden verstrekt, wordt geheimhouding opgelegd op alle stukken, totdat een nadere beoordeling heeft plaatsgevonden van welke delen wel en niet openbaar kunnen worden gemaakt. De geheimhouding rust op de documenten in hun geheel totdat een preciezere beoordeling is gemaakt waardoor de geheimhouding kan worden beperkt. de secretaris,

Kenmerk: 2021/329493

de burgemeester,

1/3

1. Inleiding De raadsfractie van het CDA vraagt om toezending van de notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden NV voor de jaren 2017 t/m 2021 en deze te ontvangen voorafgaand aan de commissie Bestuur vergadering 17 juni 2021. Bij dit soort vennootschappen is het gebruikelijk dat alleen de jaarrekening openbaar wordt gemaakt. De gevraagde notulen (van AvA's en dus ook van Spaarnelanden) zijn niet openbaar. Notulen worden bij op afstand geplaatste taken alleen in het verkeer tussen bedrijf en aandeelhouder besproken. De notulen zijn als gevolg van het verzoek opgevraagd bij Spaarnelanden NV. Op basis van het verzoek zijn er 11 documenten geïnventariseerd: - Notulen AvA 19 april 2017 - Notulen AvA 13 september 2017 - Notulen AvA 6 december 2017 - Notulen AvA 15 mei 2018 - Notulen AvA 13 december 2018 - Notulen AvA 4 maart 2019 - Notulen AvA 13 mei 2019 - Notulen AvA 16 september 2019 - Notulen AvA 16 december 2019 - Notulen AvA 14 mei 2020 - Notulen AvA 11 december 2020 Er zijn nog geen notulen van de AvA van 26 mei 2021. De notulen moeten per passage beoordeeld worden of deze openbaar kunnen worden gemaakt. Uit een eerste snelle beoordeling is naar voren gekomen dat de notulen vertrouwelijke financiële bedrijfsgegevens en privacygevoelige informatie bevat.

In lijn met de gemaakte afspraken wordt op dergelijke documenten die het college met commissie, raadsleden en/of raad deelt geheimhouding opgelegd. 2. Besluitpunten college Het college besluit: 1. Geheimhouding op te leggen aan de commissie Bestuur op bijgevoegde notulen van de aandeelhoudersvergaderingen van Spaarnelanden (2017 t/m 2020) op grond van artikel 86, tweede lid van de Gemeentewetter bescherming van de economische belangen van Spaarnelanden, als bedoeld in artikel 10, eerste lid aanhef en onder c en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen, als bedoeld in artikel 10, tweede lid, aanhef en onder e van de Wet openbaarheid van bestuur. Omdat de gevraagde stukken snel moeten worden verstrekt, wordt geheimhouding opgelegd op alle stukken, totdat een nadere beoordeling heeft plaatsgevonden van welke delen wel en niet openbaar

Kenmerk: 2021/329493

2/3

kunnen worden gemaakt. De geheimhouding rust op de documenten in hun geheel totdat een preciezere beoordeling is gemaakt waardoor de geheimhouding kan worden beperkt. 3. Beoogd resultaat Oplegging van de geheimhouding maakt het mogelijk dat de raadsleden de gevraagde stukken kunnen ontvangen zonder dat hierbij de financiële informatie of privacygevoelige informatie openbaar wordt. 4. Argumenten Geheimhouding wordt opgelegd ter bescherming van de belangen van de economische en financiële belangen van de gemeente en Spaarnelanden en van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen Omdat verzocht is de gevraagde notulen per omgaande te verstrekken, ontbreekt de tijd om precies te beoordelen voor welke delen van de notulen geheimhouding noodzakelijk is. Wel is bij een eerste snelle beoordeling duidelijk geworden dat de notulen financiële bedrijfsgegevens en privacygevoelige informatie bevat. Daarom legt het college voorlopig geheimhouding op de notulen in hun geheel, zodat zonder dralen aan het verzoek van de raadsfractie van het CDA kan worden voldaan. Daarna wordt de precieze beoordeling alsnog gemaakt en zal de geheimhouding worden beperkt tot wat strikt noodzakelijk is. 5. Risico’s en kanttekeningen n.v.t. 6. Uitvoering De vastgestelde notulen 2017 t/m 2020 worden verstrekt aan de commissie Bestuur. 7.

Bijlagen - Notulen AvA 19 april 2017 - Notulen AvA 13 september 2017 - Notulen AvA 6 december 2017 - Notulen AvA 15 mei 2018 - Notulen AvA 13 december 2018 - Notulen AvA 4 maart 2019 - Notulen AvA 13 mei 2019 - Notulen AvA 16 september 2019 - Notulen AvA 16 december 2019 - Notulen AvA 14 mei 2020 - Notulen AvA 11 december 2020

Kenmerk: 2021/329493

3/3