Nota Management letter Deloitte 2020 Gemeente Haarlem

Informatienota

Onderwerp Management letter Deloitte 2020 Gemeente Haarlem Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2020/1102622 Snoek, M. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Kruiswijk, R. 023-5114997 rkruiswijk@haarlem.nl De accountant Deloitte heeft de management letter aangeboden na uitvoering van de interim controle in het najaar. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Een samenvatting van aandachtspunten die voortgekomen zijn uit de interim controle wordt op pagina 5 t/m 8 gegeven. Deze aandachtspunten betreffen: •

• • •

Behandelvoorstel voor commissie

Verbeteringen in de interne beheersing: de interne beheersing wordt vaak achteraf door het Audit Team worden ingevuld, in plaats van door de verantwoordelijken in de eerste en tweede lijn. Er zijn daarnaast verbeteringen mogelijk ten aanzien van de positionering van de tweede lijn. Risicomanagement: de in 2020 opgestelde frauderisicoscan kan op een aantal punten verbeterd worden. IT audit: er zijn bevindingen geconstateerd ten aanzien van het logische toegangsbeheerproces en daarbij IT risico’s onderkend. Sociaal domein: de controle op de getrouw- en rechtmatigheid van de verantwoorde lasten in het sociaal domein is in 2020 grotendeels vergelijkbaar met de voorgaande jaren, en wordt complex door de aanvullende bijdragen in 2020 voor continuïteit en meerkosten. Daarnaast valt op dat de grip op de kosten van het sociaal domein hoog op de agenda staat om te voorkomen dat de kosten in het sociaal domein (verder) oplopen.

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur.

Kenmerk: 2019/960645

1/3

Deze rapportage, ook wel managementletter genoemd, is gericht aan de organisatie en vraagt van het college geen verdere actie.

Relevante eerdere besluiten

N.v.t.

Besluit College d.d.

Het college stelt de informatienota aan de commissie Bestuur vast. de secretaris,

de burgemeester,

Inleiding Het bijgevoegde rapport van Deloitte bevat de tussentijdse bevindingen en aanbevelingen van de accountant van de gemeente Haarlem naar aanleiding van de interim controle 2020. De rapportage is op 11 november besproken met de gemeentesecretaris en de wethouder Financiën en wordt begin december besproken in de auditcommissie.

2. Kernboodschap De interim controle maakt deel uit van de controle door de accountant op de jaarrekening 2020. Deze controle heeft als doel een goed beeld te krijgen van de bedrijfsprocessen van de gemeente Haarlem. De interim controle gaat vooraf aan de eindejaarscontrole en het verstrekken van de controleverklaring. In de management letter verwoordt de accountant de aandachtspunten en bevindingen uit de interim controle. In de management letter wordt een samenvatting van aandachtspunten die voortgekomen zijn uit de interim controle. Deze aandachtspunten betreffen: •

• •

Verbeteringen in de interne beheersing: de interne beheersing wordt vaak achteraf door het Audit Team worden ingevuld, in plaats van door de verantwoordelijken in de eerste en tweede lijn. Er zijn daarnaast verbeteringen mogelijk ten aanzien van de positionering van de tweede lijn. Risicomanagement: de in 2020 opgestelde frauderisicoscan kan op een aantal punten verbeterd worden. IT audit: er zijn bevindingen geconstateerd ten aanzien van het logische toegangsbeheerproces en daarbij IT risico’s onderkend.

Kenmerk: 2019/960645

2/3

Sociaal domein: de controle op de getrouw- en rechtmatigheid van de verantwoorde lasten in het sociaal domein is in 2020 grotendeels vergelijkbaar met de voorgaande jaren, en wordt complex door de aanvullende bijdragen in 2020 voor continuïteit en meerkosten. Daarnaast valt op dat de grip op de kosten van het sociaal domein hoog op de agenda staat om te voorkomen dat de kosten in het sociaal domein (verder) oplopen. Ten aanzien van de bovengenoemde aandachtspunten worden de specifieke bevindingen die gedaan zijn tijdens de interim controle beschreven. Iedere bevinding wordt kort uiteengezet met het bijbehorende risico en de aanbeveling vanuit Deloitte. Vervolgens wordt aandacht besteed aan de belangrijkste actualiteiten die betrekking hebben op de jaarrekening 2020. Hierbij is aandacht voor de impact van het coronavirus. De effecten die genoemd worden die impact zullen hebben op de jaarrekening zijn de uitvoering en controle op de Tozoregeling, subsidieverstrekking en het opstellen van de voorziening dubieuze debiteuren. Daarnaast worden de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording, de wijziging besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004, de aanpassing in controlestandaard 540 ten aanzien van schattingsposten en de btw procedures genoemd. 3.

Consequenties De organisatie onderneemt al de nodige acties om aan de aandachtpunten en aanbevelingen van de accountant te voldoen, zoals: • Er wordt op dit moment een onderzoek uitgevoerd in het kader van art. 213a naar de doelmatigheid van het “three lines of defence-model”. • Het audit-team is bezig met het opstellen van een analyse op (mogelijke) risico’s als gevolg van het coronavirus. Deze analyse is in de afrondende fase en zal vervolgens in het controleplan verwerkt worden. 4. Vervolg Begin december 2020 wordt de concept managementletter besproken in de auditcommissie. De management wordt vervolgens aan de commissie Bestuur aangeboden. Na de accountantscontrole van de jaarrekening 2020 worden college en raad door de accountant geïnformeerd met een verslag van bevindingen over de voortgang van de aanbevelingen.

5. Bijlage Bijlage 1: Management letter 2020 gemeente Haarlem van Deloitte.

Kenmerk: 2019/960645

3/3