Managementletter Deloite 2024 gemeente Haarlem

Informatienota

Onderwerp Managementletter Deloitte 2024 gemeente Haarlem Nummer 2024/1992101 Portefeuillehouder Roduner, F.J. Programma/beleidsveld 7.2 Algemene dekkingsmiddelen Afdeling CC Auteur Wubben, M. Telefoonnummer 06 184 09 818 Email mwubben@haarlem.nl De accountant, Deloitte, heeft de managementletter aangeboden na uitvoering Kernboodschap van de interim-controle in oktober 2024. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 te signaleren en onder de aandacht te brengen. De managementsamenvatting, pagina 6 t/m 10, bevat de bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen vanuit de interim controle. Er wordt gerapporteerd over een aantal specifieke onderwerpen, te weten: • Specifieke aandachtspunten bij de jaarrekening (SiSa-regelingen, grondexploitaties, lumpsum financiering Jeugd). • Frauderisicomanagement • Jeugdhulp • Grondexploitaties • Investeringsprogramma • Rechtmatigheidsverantwoording en EU-aanbestedingen • Automatisering en betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde gegevensverwerking

Behandelvoorstel voor commissie

De gerapporteerde bevindingen zijn hieronder nader beschreven en na te lezen in de managementletter toegevoegd als bijlage 1. Het onderdeel IT bevindingen en IT Maturity, zoals beschreven in bijlage C van de managementletter is vanwege de gevoeligheid van de beschreven processen en het opleggen van geheimhouding toegevoegd als aparte bijlage (bijlage 2). Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de auditcommissie en commissie Bestuur. Het college besluit op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen ten aanzien van de bij dit besluit behorende bijlage 2, ter

Kenmerk: 2024/1992101

1/5

bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente zoals bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, aanhef b van de Wet Open Overheid.

Relevante eerdere besluiten Besluit college d.d. 26 november 2024

Het college besluit voorts de geheimhouding vooralsnog voor onbepaalde duur op te leggen. N.v.t. 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. 2. Het college besluit op grond van artikel 87 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen ten aanzien van de bij dit besluit behorende bijlage 2, ter bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente zoals bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, aanhef b van de Wet Open Overheid. 3. Het college besluit geheimhouding voor onbepaalde duur op te leggen. de secretaris,

Kenmerk: 2024/1992101

de burgemeester,

2/5

1. Inleiding De managementletter van Deloitte (zie bijlage 1) bevat de tussentijdse bevindingen en aanbevelingen van de accountant van de gemeente Haarlem naar aanleiding van de interim-controle 2024. Deze rapportage is op 11 november jl. besproken met de gemeentesecretaris en wethouder Financiën en wordt op 10 december as. besproken in de auditcommissie. 2. Kernboodschap De interim-controle van Deloitte is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersomgeving van de gemeente Haarlem. De interim-controle gaat vooraf aan de eindejaarscontrole en het verstrekken van de controleverklaring en het accountantsverslag. In de managementletter rapporteert de accountant de aandachtspunten voor de organisatie en de bevindingen uit de interne controle. In de managementletter is een samenvatting opgenomen, pagina 6 t/m 10, deze bevat de bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen vanuit de interim controle. Per onderwerp komen de volgende punten aan de orde: •

•

•

Overall beeld interne beheersing en specifieke aandachtspunten: de interne beheersing is “overall-gezien” op orde. De progressie in optimalisatie en digitalisatie op eerder gerapporteerde bevindingen zijn als gevolg van een dynamisch personeelsbestand beperkt. Bij de jaarrekeningcontrole over 2024 zal specifiek aandacht worden besteed aan de volgende onderwerpen: o De toename in het aantal SiSa-regelingen en daarmee de tijdige oplevering van deze stukken; o Toereikende onderbouwing van de grondexploitaties gezien het vertrek van meerdere planeconomen; o De governance, monitoring en nalevering van contractuele afspraken omtrent de lumpsum financiering van complexe jeugdhulp en het tijdig vastleggen van de verdeelsleutel van de regionale lasten. Frauderisicomanagement: er wordt op een goede manier aandacht besteed aan fraude en integriteit, zowel op bestuurlijk niveau als binnen de organisatie. Aanbevelingen uit eerdere jaren zijn opgevolgd. Gezien de relevantie van deze thema’s blijft dit jaarlijks onderdeel van de controle. Jeugdhulp: in 2023 is overgegaan naar een taakgerichte bekostigingsvariant (lumpsum financiering) van jeugdhulp. In eerdere rapportages zijn aanbevelingen gedaan en bevindingen geconcludeerd. Vanuit de interim-controle 2024 zijn er positieve ontwikkelingen zichtbaar op deze gebieden.

Niettemin zijn er nog steeds onderwerpen die de aandacht vereisen: o De verordening jeugdhulp is niet gewijzigd naar de nieuwe systematiek a.g.v. de lopende en landelijke beroepsprocedure bij de Centrale Raad van Beroep; en o De bestuurlijke besluitvorming over de verdeling van kosten tussen de samenwerkende gemeenten.

Kenmerk: 2024/1992101

3/5

•

•

•

•

Grondexploitaties: macro economische ontwikkelingen (versnelling woningbouw opgaven, klimaattransitie en meer specifiek verduurzaming, stikstofproblematiek en netcongestie) dienen centraal te staan bij het actualiseren van de grondexploitatieramingen t.b.v. de Jaarrekening 2024. Ook het verloop van (senior) planeconomen binnen het team vraagt aandacht. Alhoewel de organisatie er alles aan doet om dit op te vangen, blijft het voor de accountant een punt van aandacht. Het college merkt hierbij wel op dat inclusief het recent afsluiten van vijf grondexploitaties de grondexploitatiepositie van Haarlem beperkt is. Om tot een tijdige en adequate actualisatie van de grondexploitaties te komen zal de accountant o.a. de uitvoering van haar risicoanalyse op complexniveau en de inhoudelijke controle op complexen met een hoger risico vervroegen t.o.v. de controle van vorig jaar. Ter onderbouwing van de financiële impact voor de jaarrekening zal het interne Auditteam enkele (extra) scenario’s doorrekenen in de vorm van een sensitiviteitsanalyse. Investeringsprogramma: de accountant constateert dat de organisatie en het college de complexiteit van projecten van de gemeente Haarlem onderkent als aandachtspunt.

Desalniettemin blijft de accountant aandacht vragen voor het realistisch inschatten van de slagkracht van de organisatie wanneer het gaat om het realiseren van het geplande investeringsvolume. De organisatie en het college herkennen dit punt van attentie van de accountant en geven veel aandacht aan het realiseren van het oplopende investeringsvolume. Rechtmatigheidsverantwoording en EU-aanbestedingen: in navolging van vorig jaar zal ook dit jaar de grens voor rechtmatigheid worden overschreden. Dit wordt met name veroorzaakt door het doorlopen van eerder gedane opdrachten waarbij (vanwege spoedeisende redenen) niet Europees is aanbesteed (bijvoorbeeld de opvang van Oekraïners). De organisatie heeft in 2024 wel stappen gezet om deze onrechtmatigheid op te lossen, de gevolgen daarvan zijn veelal pas in 2025 zichtbaar i.v.m. ingangstermijn van de contracten. Zowel de organisatie, het college als de accountant erkennen de noodzaak om soms doeltreffendheid boven rechtmatigheid te stellen. Automatisering: in 2024 zijn er beperkte verbeteringen doorgevoerd om de betrouwbaarheid en continuïteit van data te waarborgen. Binnen de gemeente wordt nog beperkt gebruik gemaakt van nieuwe technieken. Echter, de implementatie van een aantal nieuwe systemen biedt kansen om de openstaande aanbevelingen verder door te voeren.

De recent aangenomen IT-auditor kan een nadrukkelijke rol spelen bij de interne toetsing rondom de inrichting van het pakket, de migratie van data, de inrichting van de autorisatiestructuur en de voorgenomen inrichting van General IT Controls en application controls.

De organisatie zal op basis van bovenstaande aandachtspunten aan de slag gaan om de gevraagde informatie tijdig beschikbaar te hebben en zal daar waar nodig afspraken maken met Deloitte om de controle zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Kenmerk: 2024/1992101

4/5

3. Consequenties De organisatie onderneemt de nodige acties om aan de aandachtspunten en aanbevelingen van de accountant te kunnen voldoen. Vanwege de gevoeligheid van zaken zoals beschreven in de bij deze informatienota bijgesloten bijlage 2, besluit het college besluit op grond van artikel 97 van de Gemeentewet geheimhouding op te leggen ten aanzien van de bij dit besluit behorende bijlage 2, ter bescherming van de economische en financiële belangen van de gemeente zoals bedoeld in artikel 5.1, tweede lid, aanhef en b van de Wet Open Overheid. Het betreft hier informatie over de IT-volwassenheid en inrichting van de organisatie. Openbaarmaking kan op dit moment leiden tot een nadelige (juridische) positie van de gemeente en eventueel daaruit voortvloeiende nadelige financiële gevolgen. De geheimhouding wordt vooralsnog voor onbepaalde duur opgelegd, aangezien nu nog niet kan worden vastgesteld wanneer openbaarmaking mogelijk is. 4. Vervolg Op 10 december as. zal de managementletter worden besproken in de auditcommissie. De managementletter zal daarna worden aangeboden aan de commissie Bestuur. Na de accountantscontrole van de Jaarrekening 2024 worden het college en de raad door de accountant geïnformeerd met een verslag van bevindingen over de voortgang van de aanbevelingen en geconstateerde bevindingen tijdens de eindejaarscontrole. 5.

Bijlagen Bijlage 1: Managementletter Deloitte 2024 Gemeente Haarlem. Bijlage 2: Bijlage C Managementletter Deloitte 2024 Gemeente Haarlem.

Kenmerk: 2024/1992101

5/5